Xerox FreeFlow Web Services Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: FreeFlow Web Services

Type: Gebruikershandleiding

FreeFlow™ Web Services

Handleiding voor

drukwerkinkopers

Web Services

Versie 7.00

Oktober 2008

DWS01V7.0E-02

de publicatie worden genoemd zijn handelsmerk van Xerox Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

Handelsmerken van andere bedrijven worden ook erkend.

Adaptec®, het Adaptec-logo, SCSlSelect®, en EZ-SCSI® zijn handelsmerken van Adaptec, Inc.

Adobe®, het Adobe-logo, Acrobat®, het Acrobat-logo, Acrobat Reader®, Distiller®, Adobe PDF JobReady™, PostScript® en het

PostScript-logo zijn geregistreerde handelsmerken of zijn onderdeel van de handelsmerken van Adobe Systems Incorporated in de

Verenigde Staten en/of andere landen. Alle voorvallen, tenzij anders aangegeven, van de naam PostScript in the tekst verwijzen

naar de the PostScript-taal, zoals gedefinieerd door Adobe Systems Incorporated. De naam PostScript wordt ook gebruikt als

product-handelsmerk voor Adobe Systems' uitvoering van de vertaler en voor andere producten van Adobe.

Autologic® is een geregistreerd handelsmerk van Autologic Information International, Inc.

Compaq® and QVision® zijn geregistreerd bij United States Patent and Trademark Office, voor Compaq Computer Corporation.

DEC, DEC RAID en Redundant Array van Independent Disks zijn geregistreerde handelsmerken van Digital Equipment Corporation.

Imaging Technology verstrekt met toestemming van Accusoft Corporation.

Intel® en Pentium® zijn geregistreerde handelsmerken van Intel Corporation.

Novell® en NetWare® zijn geregistreerde handelsmerken van Novell, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen.

Oracle® is een geregistreerd handelsmerk van Oracle Corporation Redwood City in California.

ScanFix® Image Optimizer en ImagXpress zijn geregistreerde handelsmerken of maken deel uit van de handelsmerken van

SonyTM en Storage by SonyTM zijn handelsmerken van Sony.

PANTONE ™ en andere Pantone, Inc. handelsmerken zijn eigendom van Pantone Inc.

Quark® en QuarkXpress® zijn geregistreerde handelsmerken van Quark, Inc.

StorageView™ is een geregistreerd handelsmerk van CMD Technology, Inc.

TIFF® is een geregistreerd handelsmerk van Aldus Corporation.

Windows®, Windows XP®, Windows Server® 2003, en Internet Explorer zijn handelsmerken van Microsoft Corporation;

Microsoft® en MS-DOS® zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation.

Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van de Independent JPEG Group.

Dit product bevat software ontwikkeld door Apache Software Foundation.

Deze software is gedeeltelijk gebaseerd op het werk van de Graeme W. Gill.

Bevat Adobe® PDF Libraries en Adobe Normalizer technologie

De Graphics Interchange Format © is auteursrechtelijk eigendom van CompuServe Incorporated. GIFSM is een Service Mark-

eigendom van CompuServe Incorporated.

Gedeelten bevatten een toepassing van het LZW-algoritme, dat is geregistreerd onder U.S. Patent 4,558,302.

Gedeelten van deze software zijn een SSLv3/TLS-toepassing, geschreven door Eric Rescorla en met toestemming van Claymore

Pernavas en Erwin Bolwidt.

Alle ander genoemde namen en diensten die in deze publicatie worden genoemd zijn handelsmerken van hun eigen bedrijven. Ze

worden in deze publicatie ten bate van deze bedrijven gebruikt en zijn niet bedoeld als akkoord of als affiliatie met de publicatie.

Bedrijven, namen en data die in de de gegeven voorbeelden worden weergegeven zijn fictief, tenzij anders aangegeven.

Afgedrukt in de Verenigde Staten.

Dit document wordt regelmatig gewijzigd. Veranderingen, technische onjuistheden en typografische fouten zullen in de volgende

editie worden gecorrigeerd.

Document versie: 1.0 (September 2008)

Inhoudsopgave

Inleiding .............................................. 1

Over FreeFlow Web Services................................................................. 1

Over deze handleiding......................................................................... 1

Belangrijkste concepten ...................................................................... 2

Jobs en sjablonen...................................................................................................................................... 2

Job workflow............................................................................................................................................. 3

Beginnen ............................................................................................. 4

Belangrijkste componenten van de interface........................................................................................ 4

Jobs bestellen ....................................... 5

Bestelling-workflows........................................................................... 5

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi ................................................. 6

Optionele wizard-stappen ....................................................................................................................... 6

Jobspecificatie .............................................................................................................................................................7

Variabele informatie ...................................................................................................................................................7

Bestand uploaden .......................................................................................................................................................8

Bestandsrapport ..........................................................................................................................................................8

Afdrukvoorbeeld ..................................................................................................................................................... 11

Joboverzicht ............................................................................................................................................................. 11

Jobgegevens .............................................................................................................................................................. 12

Statische jobs bestellen........................................................................................................................... 12

Het bestellen van variabele informatie-jobs ....................................................................................... 13

Klantspecifieke jobs bestellen ............................................................................................................................... 14

Variabele informatie-jobs bestellen ...................................................................................................................... 15

Uit variabele data-archieven bestellen .................................................................................................................. 17

Jobs bestellen uit HTML-catalogi........................................................ 19

Belangrijkste workflow .......................................................................................................................... 19

Aanvullende bestelopties ....................................................................................................................... 20

Inventaris-jobs bestellen ................................................................... 20

Afdrukken naar inventaris ..................................................................................................................... 20

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesii

Bestellen uit inventaris............................................................................................................................ 21

Jobs bestellen uit opgeslagen bestanden op de computer van de

gebruiker ........................................................................................... 21

Boek samenvoegen-jobs bestellen .................................................... 22

Afdrukbestanden uploaden.................................................................................................................... 22

Bindwijze instellen................................................................................................................................... 23

Preflight-rapport...................................................................................................................................... 23

Job-componenten definiëren................................................................................................................. 24

Bestellen.................................................................................................................................................... 25

Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa........... 26

Het beheer van jobs in de winkelwagen .............................................................................................. 26

Bestelprijs berekenen.............................................................................................................................. 27

Het afrekenen van de bestelling bij de kassa....................................................................................... 27

Het instellen van verzend-parameters ..................................................................................................................27

Opdracht plaatsen ....................................................................................................................................................28

Jobs opvolgen ...................................... 29

Jobwachtrij en status......................................................................... 29

Naar een job zoeken .......................................................................... 30

Belangrijke functies van het zoekvenster............................................................................................. 30

Zoekopties................................................................................................................................................ 31

Jobgegevens en gerelateerde handelingen ........................................................................................... 32

Jobactiviteiten................................................................................... 33

Sjablonen beheren ............................... 35

Sjablonenopslag ............................................................................... 35

Sjabloon-typen......................................................................................................................................... 36

Functieknoppen en handelingen........................................................................................................... 36

Naar sjablonen zoeken ........................................................................................................................... 37

Sjablonen maken............................................................................... 37

Workflows en wizards ............................................................................................................................ 37

Eenvoudige job-sjablonen ......................................................................................................................................38

Samengestelde job-sjablonen .................................................................................................................................38

Statische sjablonen aanmaken ............................................................................................................... 39

Inhoud naar een sjabloon uploaden ......................................................................................................................39

Sjablooneigenschappen instellen ...........................................................................................................................39

Preflight-controle van het ge-uploade bestand ...................................................................................................40

Inhoudsopgave

iiiHandleiding voor drukwerkinkopers

Sjablonen als statisch opslaan ................................................................................................................................40

VI-sjablonen maken................................................................................................................................ 41

VI-workflow instellen ..............................................................................................................................................41

VI-velden maken ......................................................................................................................................................41

Eigenschappen van VI-velden definiëren ............................................................................................................43

VI-velden opzetten ..................................................................................................................................................44

VI-sjabloon opslaan .................................................................................................................................................44

Boek samenvoegen-sjablonen maken .................................................................................................. 44

Sjabloon-activiteiten ......................................................................... 45

Workflowinstellingen instellen.............................................................................................................. 46

MailToPrint-optie instellen.................................................................................................................... 47

VI-velden definiëren met Form Editor ................................................. 49

De basis veldeigenschappen bepalen ................................................................................................... 49

Tekstvelden ...............................................................................................................................................................49

Beeldvelden ...............................................................................................................................................................54

Geavanceerde opties ................................................................................................................................................56

Job-activa............................................ 59

Catalogusbank .................................................................................. 59

Catalogi beheren...................................................................................................................................... 59

Een nieuwe HTML-catalogus aanmaken .............................................................................................................59

Sjablonen toevoegen aan HTML-catalogi ............................................................................................................59

Catalogus-inhoud exporteren .................................................................................................................................60

Opzet voor sjabloon-weergave ............................................................................................................. 60

Opzet cataloguseigenschappen ............................................................................................................. 61

Weergave-parameters instellen ..............................................................................................................................61

Workflow-parameters instellen ..............................................................................................................................61

Variabele informatie-velden instellen ...................................................................................................................62

Opdrachtparameters instellen ................................................................................................................................62

Afleveringparameters instellen ...............................................................................................................................62

Prijsvoorbeeld instellen ...........................................................................................................................................63

E-mailopties instellen ..............................................................................................................................................63

De opzet-procedure afsluiten .................................................................................................................................63

Beeldbank......................................................................................... 64

De beeldbank beheren............................................................................................................................ 64

Beelden uploaden naar de bibliotheek ..................................................................................................................64

Inventaris.......................................................................................... 65

Inventaris-sjablonen beheren ................................................................................................................ 65

Variabele databestanden................................................................... 66

Bibliotheek beheren ................................................................................................................................ 66

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesiv

Database functies .................................................................................................................................... 66

Accountbeheer ..................................... 67

Inleiding............................................................................................ 67

Algemene accountinstellingen .......................................................... 68

Algemene contactinformatie ................................................................................................................. 68

Standaard startpagina.............................................................................................................................. 68

Standaard verzend- en factuuradressen ............................................................................................... 68

Accountgebruikers instellen.............................................................. 69

Gebruikers beheren................................................................................................................................. 69

Een nieuwe gebruiker aanmaken ...........................................................................................................................69

Hulpmiddelen voor gebruikerslijst ........................................................................................................................70

Startpagina van de gebruiker ..................................................................................................................................71

Verzenden en factureren .........................................................................................................................................71

Gebruikerstypen en privileges............................................................................................................... 72

Gebruikersgroepen instellen ............................................................. 74

Nieuwe groep aanmaken........................................................................................................................ 74

Een groep verwijderen ........................................................................................................................... 74

Afdelingen instellen ........................................................................... 75

Kostenposten instellen ...................................................................... 75

Een nieuwe kostenpost aanmaken ....................................................................................................... 75

Een budget voor een kostenpost aanpassen....................................................................................... 76

Per e-mail te versturen mededelingen instellen.................................. 77

Het adresboek beheren ..................................................................... 78

Contacten beheren .................................................................................................................................. 78

Weergave van contacten .........................................................................................................................................78

Naar een contact zoeken ........................................................................................................................................78

Een nieuw contactpersoon aanmaken ..................................................................................................................79

Activiteiten van de taakbalk ...................................................................................................................................79

Configuratie van Printerdriver ............... 81

Printerdriver installeren .................................................................... 82

Voorwaarden (Alleen Windows Vista)................................................................................................. 82

Installatie op Macintosh, Windows 2000, 2003, XP en Vista .......................................................... 83

Macintosh ..................................................................................................................................................................83

Windows ....................................................................................................................................................................83

Inhoudsopgave

vHandleiding voor drukwerkinkopers

Jobs bestellen via de printerdriver ..................................................... 84

Terminologie ......................................... v

Index .................................................. vii

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesvi

Lijst van figuren

Afbeelding 1: Verband tussen jobtype – job – sjabloon.............................................................................. 2

Afbeelding 2: Fasen in job workflow.............................................................................................................. 3

Afbeelding 3: Pagina Jobspecificatie............................................................................................................... 7

Afbeelding 4: Pagina Bestand uploaden......................................................................................................... 8

Afbeelding 5: Pagina Bestandsrapport ........................................................................................................... 8

Afbeelding 6: Weergave preflight-verslag ...................................................................................................... 9

Afbeelding 7: Wizard-stappen bewerken ..................................................................................................... 10

Afbeelding 8: Variabele velden...................................................................................................................... 14

Afbeelding 9: Variabele data uploaden......................................................................................................... 15

Afbeelding 10: Variabele data-archief........................................................................................................... 17

Afbeelding 11: Componenten definiëren van een Boek samenvoegen-job ........................................... 24

Afbeelding 12: Winkelwagen ......................................................................................................................... 26

Afbeelding 13: Zoekvenster........................................................................................................................... 30

Afbeelding 14: Venster sjablonen ................................................................................................................. 35

Afbeelding 15: Hulpmiddelen voor selectieve upload ............................................................................... 42

Afbeelding 16: Dialoogvenster Form Editor (voorbeeld van een variabel beeldveld) ......................... 43

Lijst van figuren

FreeFlow Web Servicesviii

Inleiding

Over FreeFlow Web Services

FreeFlow Web Services is een software applicatie voor business workflow management, ontworpen voor de

drukwerkindustrie. De applicatie fungeert als een communicatie-platform tussen de drukker en de

drukwerkinkoper.

FreeFlow Web Services spreekt alle behoeftes van drukwerkinkopers aan en biedt een volledig e-Commerce

Ready platform, met capaciteiten voor een flexibel bestelproces en informatiebeheer. Bovendien voorziet

FreeFlow Web Services de drukwerkinkopers van hulpmiddelen als variabele data, sjabloon- en beeldbanken,

one-to-one marketing en online prijsmodellen.

Kenmerken en capaciteiten van FreeFlow Web Services voor drukwerkinkopers bestaan uit:

 Flexibele bestelopties

 Vooraf vastgestelde bestelling-workflow

 Online specificatie van de te bestellen jobs

 Het bestellen van variabele informatie-jobs

 Status opvolgen van bestelde jobs

 Hulpmiddelen voor accountbeheer

Over deze handleiding

De Handleiding voor drukwerkinkopers is ontworpen voor alle drukwerkinkopers die van plan zijn met het

FreeFlow Web Services-systeem te werken en het omvat alle facetten van administratie- en productie-workflow

van de drukwerkinkoper. Dit zijn de voornaamste doelen van de Handleiding voor drukwerkinkopers:

 De drukwerkinkoper vertrouwd maken met de verschillende softwarefuncties van het FreeFlow Web

Services-systeem

 De drukwerkinkoper te voorzien van informatie ter referentie

 De drukwerkinkoper te begeleiden bij de voornaamste workflows, zoals het bestellen van jobs, het

aanmaken van sjablonen en administratie.

Inleiding

FreeFlow Web Services2

Belangrijkste concepten

Jobs en sjablonen

De belangrijkste termen en definities die in FreeFlow Web Services gebruikt worden, zijn:

 Jobtype - de parameters die een job beschrijven die door de de drukker geproduceerd kan worden, zoals

bijvoorbeeld visitekaartjes, brochures, briefpapier met briefhoofd etc.

 Jobinhoud - een inhoudsbestand waaruit een specifieke print job wordt samengesteld, wanneer hij wordt

gecombineerd met een kenmerkend jobtype.

 Job - een combinatie van een jobtype met een jobinhoud. Jobs kunnen in het systeem worden aangemaakt

voor eenmalig gebruik, of ze kunnen worden opgeslagen voor herhaaldelijk gebruik.

Er bestaan drie job-categorieën in het systeem:

 Eenvoudige jobs - jobs die bestaan uit één inhoudsbestand.

 Boek samenvoegen jobs - samengestelde jobs die uit een aantal ge-uploade bestanden of uit meerdere

componenten bestaan, zoals bijvoorbeeld voorpagina's en tekstpagina's die op verschillend materiaal

worden afgerukt.

 Niet-papier jobs - jobs die niet geprint hoeven worden of jobs die worden afgedrukt op materiaal dat

niet uit papier bestaat, zoals bekers, kleding of pennen.

 Sjabloon - een jobtype in combinatie met een specifieke jobinhoud, dat wordt opgeslagen voor herhaaldelijk

gebruik, zoals voor herdruk of voor variabele data objecten.

Afbeelding 1: Verband tussen jobtype – job – sjabloon

Job

Jobtype

Job als sjabloon opslaan

Jobinhoud

Een job bestellen

Een job aanmaken

Een job bestellen

Belangrijkste concepten

3Handleiding voor drukwerkinkopers

Op basis van een eenvoudige job kunt u twee soorten sjablonen maken:

 Statische sjablonen - bevatten onveranderlijke jobinhoud.

Statische sjablonen hebben een blijvende, onveranderlijke jobinhoud. Elke keer dat een job die op een

statisch sjabloon is gebaseerd opnieuw wordt afgedrukt, zal het resultaat er hetzelfde uit zien. De Boek

samenvoegen sjablonen zijn in essentie hetzelfde als statische sjablonen.

Zie Statische sjablonen aanmaken op pagina 39.

 Variabele Informatie (VI)-sjablonen - bevatten variabele velden en worden gebruikt voor het aanmaken

van klantspecifieke of variabele data jobs. Variabele velden worden aangemaakt met behulp van de functie

Selectieve Upload en de eigenschappen van de variabele velden worden gewijzigd met behulp van Form

Editor. Zie VI-velden maken op pagina 41 en VI-velden definiëren met Form Editor op pagina 49.

VI-sjablonen maken het invoeren van enkelvoudig en meervoudig variabele data mogelijk. Klantspecifieke

jobs bevatten enkelvoudig variabele data, die in de variabele velden worden ingevoerd. Er kunnen meerdere

klantspecifieke objecten worden aangemaakt, gebaseerd op de ge-uploade variabele data. Elk sjabloon-

object is gebaseerd op één invoering van variabele data en vertegenwoordigt een klantspecifieke job. Een

verzameling van zulke objecten kan als een sjabloon met een archief van variabele data worden opgeslagen.

Zie Het bestellen van variabele informatie-jobs op pagina 13 voor het uploaden van variabele data.

Job workflow

Een drukwerkinkoper bestelt jobs die door de drukker moeten worden gedrukt. Elke bestelde job doorloopt de

volgende fasen:

Afbeelding 2: Fasen in job workflow

Na het aanmaken en specificeren van een job, voegt de drukwerkinkoper de job toe aan de winkelwagen. Het

overbrengen van een job naar de kant van de drukker wordt in gang gezet als de job wordt besteld. De

productie-fase en de afleveringsfase zijn in handen van de drukker. De drukwerkinkoper geeft aan dat de

bestelling voor de job is ontvangen.

Elke bestelling is een afzonderlijke eenheid en kan diverse jobs bevatten. Als een drukwerkinkoper een job-

opdracht plaatst, wordt dit beschouwd als een contractuele stap.

Het aanmaken en specificeren van een job

Het toevoegen van de job aan de winkelwagen

Navigatie naar het vereiste jobtype

Het afrekenen van de bestelling bij de kassa

Productie en aflevering

De job als ontvangen markeren

Inleiding

FreeFlow Web Services4

Beginnen

Het FreeFlow Web Services-systeem werkt in een Windowsomgeving, met Internet Explorer als

browserinterface. Daarnaast kunnen drukwerkinkopers de relevante pagina's van de applicatie openen vanuit een

MAC-besturingssysteem.

 Voer, om vanaf de interface van de drukwerkinkoper in te loggen op de FreeFlow Web Services applicatie,

uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op

Inloggen.

Het systeem controleert uw gegevens en opent de interface voor de drukwerkinkoper, die op uw

gebruikerstype is afgestemd.

Zie Gebruikerstypen en privileges op pagina 72 voor het instellen van gebruikerstypen.

Het is mogelijk om de taal van de gebruikersinterface te veranderen naar een van de gegeven talen op het

inlogscherm. Elke taal in het systeem staat in verband met de geschikte maateenheden. Als u bijvoorbeeld US

English kiest, dan zal er gebruik gemaakt worden van het Brits-Amerikaanse maatsysteem, maar als u UK

English of een andere taal kies, zal er gebruik gemaakt worden van het metrieke stelsel.

Belangrijkste componenten van de interface

Bij het inloggen krijgt de drukwerkinkoper toegang tot de interface van de drukwerkinkoper. Het gebruikerstype

wordt bovenaan het scherm aangegeven.

De interface van de drukwerkinkoper is onderverdeeld in vier hoofdpagina's:

Jobs bestellen - maakt het bestellen van alle soorten jobs mogelijk. Zie Bestelling-workflows op pagina 5.

Jobs opvolgen - maakt het opvolgen van de job-status mogelijk. Zie Jobs opvolgen op pagina 29 voor job-status

en hulpmiddelen voor status-opvolging.

Sjablonen beheren - maakt het beheer van alle activa in het systeem mogelijk (sjablonen, catalogi, archieven,

beelden, inventaris etc.). Zie Sjablonen beheren op pagina 35 en Job-activa op pagina 59.

Account beheren - maakt accountbeheer mogelijk (accountgegevens, gebruikers, afdelingen etc.). Zie

Accountbeheer op pagina 67.

De overige functieknoppen boven aan het scherm zijn:

Winkelwagen - toont de winkelwagen met alle jobs die al zijn toegevoegd en nog besteld moeten worden. Voor

het werken met de winkelwagen, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa op pagina 26.

Software downloads - maakt het mogelijk applicaties en systeemfuncties die door de drukker beschikbaar gemaakt

zijn te downloaden.

Help - biedt de gebruiker online help-informatie en navigatie-hulpmiddelen.

Uitloggen - hiermee kan de gebruiker uitloggen uit het systeem.

Alleen drukwerkinkopers met administratie-, supervisor- of ontwerpprivileges kunnen toegang

verkrijgen tot en werken met de pagina's

Sjablonen beheren en Account beheren.

Jobs bestellen

Bestelling-workflows

Wanneer de drukker inlogt bij FreeFlow Web Services wordt de pagina Jobs bestellen geopend. De opmaak van

de startpagina wordt voor elke drukwerkinkoper apart bepaald in het systeem. De startpagina

Jobs bestellen kan

als launch pad, as a job-catalogus of als opslagplaats voor sjablonen worden gezien.

De launch pad

Jobs bestellen biedt een alternatief beginpunt voor het bestellen van jobs:

 Uit onze catalogus bestellen - biedt de drukwerkinkoper een aantal workflows voor het bestellen van

eenvoudige opdrachten. De jobs worden vanuit de Superstore-catalogus of vanuit een HTML-catalogus

besteld.

Superstore-catalogi worden door de drukker speciaal voor de drukwerkinkoper ontworpen en geleverd,

waardoor ze een klantspecifieke indruk maken. Zie Jobs bestellen uit Superstore Catalogi op pagina 6.

HTML-catalogi kunnen zowel door de drukker als door een gemachtigde drukwerkinkoper worden

geleverd. Zie Jobs bestellen uit HTML-catalogi op pagina 19.

Bij het bestellen van een job wordt het type workflow bepaald door het type catalogus en/of het sjabloon

dat voor het maken van de job is gekozen.

 Documenten uit uw computer afdrukken - biedt de drukker workflows voor het bestellen van jobs die

gebaseerd zijn op inhoudsbestanden op de computer van de gebruiker.

 Een Boek samenvoegen bestellen- biedt de drukwerkinkoper een workflow voor het bestellen van

samengestelde jobs.

Elke drukwerkinkoper kan een job bestellen uit een catalogus of een uit een map die in de

gebruikersinstellingen is gespecificeerd. Zie Startpagina van de gebruiker op pagina 71 voor

het instellen van gebruikerstoegang.

De optie Een Boek samenvoegen bestellen verschijnt als de de drukker deze functie Boek

samenvoegen aanbiedt.

Het hele bestelproces, zoals beschreven in dit hoofdstuk, kan worden uitgevoerd door gebruikers

met bestelprivileges. Alleen deze gebruikers kunnen een job maken en deze direct naar de drukker

versturen. Andere gebruikers kunnen na het maken van een job deze alleen ter goedkeuring

opsturen.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services6

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

Een superstore-catalogus maakt een klantspecifieke indruk en wordt ingesteld aan de hand van de behoeften van

de drukwerkinkoper.

1 Klik op de pagina

Jobs bestellen op de knop Bestelling starten onder Uit onze catalogus bestellen.

De volgende pagina wordt geopend. De catalogus die de gebruikersinstellingen gedefinieerd is wordt

standaard weergegeven.

Als de producten in de catalogus in categorieën zijn verdeeld, dan wordt in het navigatie-venster aan de

linker kant van het scherm een lijst met categorieën weergegeven. Het aantal producten per categorie wordt

aangegeven naast de categorie-naam.

Als een overzicht van de

Winkelwagen op het scherm wordt weergegeven, dan worden het aantal jobs in de

wagen en de totale prijs van de jobs getoond. Een lijst van de te bestellen jobs verschijnt later onder aan het

overzicht, in het venster

Gereserveerde artikelen. Aanpasbare marketing-berichten en artikelen voor

gerelateerde verkoop kunnen op het scherm verschijnen (optioneel).

2 Klik op een categorie-naam in het navigatie-venster onder

Categorie selecteren of klik op de

overeenkomstige knop

Selecteren onder de categorie-naam in het midden-venster, om de categorie inclusief

producten te openen en weer te geven.

3 Begin de bestelling-workflow door op de knop

Aan winkelwagen toevoegen onderaan de benodigde job te

klikken.

OF

Klik op de knop

Uploaden om een workflow te starten, waarbij een nieuw product gebaseerd op het

aangegeven jobtype moet worden aangemaakt en besteld.

4 Klik op de knop

Reserveren om een product later te bestellen. Het product verschijnt in het venster

Gereserveerde artikelen.

Optionele wizard-stappen

Bij het bestellen uit een superstore-catalogus wordt de workflow bepaald door het jobtype. De wizards kunnen

uit een combinatie van de volgende stappen bestaan:

 Jobspecificatie

 Variabele informatie

 Bestand uploaden

 Bestandsrapport

 Afdrukvoorbeeld

 Joboverzicht

 Jobgegevens

Als de knop Uw eigen ontwerpen uploaden verschijnt, kunt u een bestelling voor een job

plaatsen door uw eigen ontwerp-bestand te uploaden, zonder verder in de categorie te

zoeken. De producten die door het uploaden van nieuwe bestanden zijn gemaakt kunnen

direct worden besteld en/of worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

7Handleiding voor drukwerkinkopers

Jobspecificatie

Als een bestelling wordt geplaatst voor een job die gebaseerd is op een sjabloon, waarbij de standaard

jobeigenschappen bewerkbaar zijn, dan omvat de workflow de stap

Jobspecificatie. Deze stap in altijd

ingeschakeld als een gebruiker zijn eigen ontwerp uploadt.

De gebruiker kan alleen die jobeigenschappen veranderen, die door de sjabloon-ontwerper voor verandering

zijn opengesteld. Er kunnen verschillende job-parameters voor verandering worden opengesteld:

Kleurinstellingen, afdrukzijden, job-afmeting, papiersoort en een aantal afwerking-opties, zoals vouwen,

lamineren etc..

Afbeelding 3: Pagina Jobspecificatie

Zie Sjablooneigenschappen instellen op pagina 39 op de pagina Jobspecificatie van de bestel-wizard om

veranderingen mogelijk te maken aan de jobeigenschappen.

Variabele informatie

De wizard-stap Variabele infor ma tie maakt deel uit van de bestelling-workflow als er een VI-sjabloon wordt

geselecteerd. Met een VI-sjabloon kunt u het volgende doen:

 De job handmatig aanpassen

 Variabele data uploaden uit een extern bestand met variabele data

 Klantspecifieke jobs uit het archief met variabele data selecteren.

De inhoud van de stap

Variabele informatie kan verschillen afhankelijk van de ingeschakelde klantspecifieke

opties.

Als een parameter wordt veranderd die door de drukker zo ingesteld, dat hij invloed heeft op de

totaalprijs van de job, dan wordt de prijs van de job bijgewerkt.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services8

Bestand uploaden

De bestelling-workflow heeft een stap Bestand uploaden als de job werd gemaakt door het uploaden van een

ontwerp-bestand naar een geselecteerd jobtype.

Afbeelding 4: Pagina Bestand uploaden

1 Klik op de knop Bladeren en navigeer naar het bestand dat u wilt uploaden.

2 Kies het bestand en klik op

Openen.

3 Klik op

Verdergaan. De preflight-controle wordt gestart.

The systeem controleert op verkeerde combinaties van job-parameters en gedefinieerde eigenschappen van

het jobtype.

Als dit proces is afgerond gaat de bestelling-wizard door naar de stap

Bestandsrapport.

Bestandsrapport

De wizard-stap Bestandsrapport, als deze door de drukker is ingeschakeld, kan deel uit maken van alle bestelling-

workflows die de stap

Bestand uploaden bevatten. Met de wizard-stap Bestandsrapport kunt u na het uploaden

van een nieuw design de problemen die tijdens de preflight werden ontdekt weergeven en oplossen.

Afbeelding 5: Pagina Bestandsrapport

Als u niet in deze fase, maar later een bestand voor de job wilt uploaden, kunt u het keuzerondje

Bestanden apart verzenden aanvinken en klikken op Verdergaan. De wizard gaat door naar de

volgende stap zonder de job te controleren. Zie Bestanden aan een job toevoegen op pagina 11.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

9Handleiding voor drukwerkinkopers

Als er problemen zijn ontdekt en uw drukker staat toe problematische jobs te bestellen, kunt u de drukker

vragen om de problemen op te lossen. Zo niet, dan kunt u de problemen zelf oplossen.

 Als u ervoor kiest de drukker de problemen te laten oplossen, selecteer dan het juiste selectievakje aan de

onderkant van het scherm.

 Als u ervoor kiest om de gevonden problemen weer te geven, gebruik dan de link Klik hier om deze

problemen weer te geven

om het preflight-verslag te openen.

Er verschijnt een gedetailleerd verslag met een weergave van de problemen en mogelijke oplossingen. Bij

elk probleem hoort een link die leidt tot een extra informatie-pagina met de probleembeschrijving en/of

instructies voor het oplossen van het probleem.

Afbeelding 6: Weergave preflight-verslag

Een algemene oplossing voor elk ondervonden probleem (behalve problemen met lettertypen en beelden met

lage resolutie-waarden) is het updaten van de de jobtype-eigenschappen met de eigenschappen van het ge-

uploade bestand. Een aantal aanvullende oplossingen per probleem worden weergeven in de keuzelijst

Oplossing. In het veld Speciale instructies kunt u als klant een opmerking achterlaten voor de drukker.

Pagina-afmeting bewerken

Als de pagina-afmeting van de ge-uploade bestanden niet past bij de afmeting van het jobtype, heeft u meerdere

mogelijkheden om dit probleem aan te pakken.

 De eigenschappen van het jobtype updaten aan de hand van het ge-uploade bestand.

 De eigenschappen van het jobtype onveranderd laten.

 Het snijden en de bleed van de aangemaakte job bewerken.

U kunt het preflight-verslag weergeven zonder de problemen aan te pakken, of u kunt ervoor

kiezen slechts een aantal van de problemen oplossen. Het selectievakje om uw drukker om hulp

te vragen bij het oplossen van de problemen blijft gedurende het hele proces zichtbaar.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services10

1 Om de eigenschappen van het jobtype te updaten aan de hand van het ge-uploade bestand, kunt u hiervoor

de optie instellen in het keuzevenster.

Oplossing.

2 Om de pagina-afmeting te houden zoals gedefinieerd in het jobtype, kunt u hiervoor de optie instellen in het

keuzevenster.

Oplossing.

3 Om de pagina-afmeting van de job te bewerken, klik op de knop

Bijsnijden en bleed bewerken dat onder

het keuzevenster

Oplossing verschijnt.

De wizard

Bijsnijden en bleeds aanpassen verschijnt waarmee u de nodige veranderingen kunt doorvoeren

aan de pagina-afmeting en aan de eigenschappen van het ge-uploade bestand.

4 Klik op

Start om de wizard te starten.

5 Gebruik de pijltjes van de eerste wizard-stap om zo nodig de pagina's van de job te roteren.

6 Klik op

Volgende. In de volgende stap worden instructies getoond.

7 Volg de instructies van de wizard totdat het selectievakje

Ik heb de afmeting en de bleeds goed afgesteld

op het scherm verschijnt.

Afbeelding 7: Wizard-stappen bewerken

8 Als u tevreden bent met uw instellingen, kunt u dit selectievakje aanvinken en op Opslaan klikken.

De preflight-controle wordt opnieuw uitgevoerd en het bestandsrapport wordt ge-update.

9 Controleer het ge-update bestandsrapport om er zeker van te zijn dat het probleem is opgelost.

Als de eigenschappen van het jobtype ge-update worden aan de hand van het ge-uploade

bestand, kan de prijs indicatief worden.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

11Handleiding voor drukwerkinkopers

Afdrukvoorbeeld

De wizard-stap Afdrukvoorbeeld kan aan elke bestelling-workflow worden toegevoegd. Het venster

Afdrukvoorbeeld heeft een taakbalk waarmee de volgende handelingen kunnen worden uitgevoerd:

 De pagina waarvan u een afdrukvoorbeeld wenst uit het keuzeveld Pagina kiezen

 De job linksom of rechtsom roteren

 De zoom-weergave van het afdrukvoorbeeld tussen 'Passend in venster'/ 'Ware grootte' schakelen

 Een PDF-afdrukvoorbeeld in lage resolutie weergeven

 Het afdrukvoorbeeld verversen.

Joboverzicht

Het venster Joboverzicht kan aan elke stap van de bestelling-wizard worden toegevoegd.

Het venster met het joboverzicht toont per job de naam, de eigenschappen, de totaalprijs en het standaard

aantal voor bestelling. Het aantal exemplaren kan worden veranderd door uit een van de vooraf gedefinieerde

aantallen te kiezen in het keuzeveld

Exemplaren, of door een aantal in het veld in te voeren aan de hand van de

getoonde pijltjes. Als het aantal exemplaren is veranderd, verschijnt er een knop

Prijs updaten, waarmee de

gebruiker de prijs kan herberekenen.

Met behulp van de link

Bijlage (als hij verschijnt) kunt u ontwerp-bestanden (beeldbestanden, lettertypen etc.)

aan een job toevoegen.

Bestanden aan een job toevoegen

1 Klik op de link Bijlage. Het dialoogvakje Bijlagen opent.

2 Gebruik de pictogrammen in de taakbalk voor het herbenoemen, wissen en downloaden van aanvullende

bestanden.

3 Klik op de knop

Bestanden uploaden om het dialoogvenster Bestanden uploaden te openen.

4 Navigeer naar het benodigde opgeslagen bestand en upload het naar de job. U kunt ook meerdere

bestanden naar de FTP-pagina van drukker uploaden met behulp van de optie 'naar FTP uploaden'.

5 Klik op

Verdergaan. De bestanden worden aan de lijst met bijlagen toegevoegd in het dialoogvenster

Bijlagen.

6 Markeer een bestand uit de lijst en klik op de knop

Markeren voor productie. Er wordt een preflight-

controle uitgevoerd en het bestand wordt naar de productie-wachtrij van de drukker verzonden.

Als u het selectievakje Ik heb de afmeting en de bleeds goed afgesteld niet aanvinkt en

vervolgens op de knop

Opslaan klikt, verschijnt een extra selectievakje. Vink dit selectievakje

aan om de drukker te vragen het probleem met de pagina-afmeting op te lossen.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services12

Jobgegevens

De wizard-stap Jobgegevens kan aan elke bestelling-workflow worden toegevoegd. De standaard jobnaam, het

jobtype en de aanmaakdatum worden in dit venster weergegeven.

Bovendien kan de gebruiker ook gebruik maken van de volgende instellingen:

 De standaard jobnaam kan zo nodig veranderd worden.

 Een referentiecode van de klant kan zo nodig worden ingevoerd.

 Er kan een kostenpost worden gekozen uit de vooraf gedefinieerde opties.

 Er kan een opmerking worden geplaatst.

De stap

Jobgegevens is meestal de laatste stap van de bestelling-workflow. Hierna kan de aangemaakte job aan de

winkelwagen worden toegevoegd en worden besteld.

Statische jobs bestellen

Hieronder volgt een voorbeeld-workflow voor het bestellen van een statische job.

1 Selecteer een job in de catalogus door op de bijbehorende knop

Aan winkelwagen toevoegen te klikken.

Als er sprake is van een statische job wordt de pagina

Afdrukvoorbeeld geopend met een afdrukvoorbeeld

van de job. Zie Afdrukvoorbeeld op pagina 11.

2 Klik op het pictogram

PDF-proef met een lage resolutie in de taakbalk om het jobontwerp te controleren.

3 Sluit de proef af en markeer het selectievakje

Ik heb de proef gecontroleerd en accepteer deze onder het

afdrukvoorbeeld.

4 Klik op

Verdergaan.

De lage-resolutie PDF wordt aangemaakt en opgeslagen. De volgende keer dat u deze job

opent, is het afdrukvoorbeeld direct beschikbaar.

De drukker kan op de pagina Afdrukvoorbeeld aanvullende informatie, zoals jobgegevens of

een overzicht van de jobeigenschappen, geven. Zie Joboverzicht op pagina 11 en Jobgegevens

op pagina 12.

Als de drukker de jobeigenschappen voor bewerkingen heeft opengesteld, wordt de wizard-

pagina

Jobspecificatie geopend. Zie Jobspecificatie op pagina 7.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

13Handleiding voor drukwerkinkopers

5 Klik op de wizard-knop

Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

De catalogus verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van aanvullende jobs. U

kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen.

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en de bestelprocedure kunt voltooien.

6 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa

op pagina 26.

Het bestellen van variabele informatie-jobs

Klantspecifieke producten worden besteld aan de hand van VI-sjablonen met variabele velden. Als u tekst

invoert in de velden voor variabele data, verschijnt deze tekst als onderdeel van de job en wordt volgens de

sjabloon-definities opgemaakt. VI-jobs met een enkele klantspecifieke data-ingeving worden handmatig

aangemaakt. VI-jobs met meerdere klantspecifieke data kunnen één voor één handmatig worden aangemaakt of

ze kunnen alle tegelijk worden gecreëerd door variabele date up te loaden vanuit een extern database-bestand.

Als de ge-uploade variabele data worden opgeslagen als een variabele data-archief, dan kan de bestelling van

deze job-eenheden vanuit het archief worden besteld.

Hieronder volgen drie voorbeelden van workflows bij het bestellen van VI-jobs.

Het aantal exemplaren kan in de winkelwagen worden veranderd, door uit een van de vooraf

gedefinieerde opties te kiezen in het keuzeveld

Aantal, of door een aantal in te voeren in het

veld aan de hand van de getoonde pijltjes.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services14

Klantspecifieke jobs bestellen

1 Selecteer een job in de catalogus door op hun knop Aan winkelwagen toevoegen te klikken.

Als er sprake is van variabele velden die klantspecifieke aanpassingen mogelijk maken, wordt de pagina

Variabele infor matie geopend met een weergave van de velden.

Afbeelding 8: Variabele velden

De pagina kan, afhankelijk van de instellingen bij de drukker, een venster met het afdrukvoorbeeld en het

joboverzicht bevatten. Zie Joboverzicht op pagina 11 en Afdrukvoorbeeld op pagina 11.

2 Gegevens invoeren in de variabele velden

3 Klik op

Verdergaan. De pagina Jobspecificatie wordt geopend. Zie Jobspecificatie op pagina 7.

4 Voer de nodige veranderingen aan de jobeigenschappen door en klik op

Verdergaan.

De pagina

Jobgegevens wordt geopend. Zie Jobgegevens op pagina 12.

5 Voer de informatie in in de lege velden, bepaal de verzenddatum en verander zo nodig de jobnaam.

6 Klik op de wizard-knop

Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

De catalogus verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van aanvullende jobs. U

kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen. 

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en het bestelproces kunt voltooien.

Als er informatie wordt ingevoerd, verschijnt er in het venster met het afdrukvoorbeeld een

stippellijn rondom de ingevoerde informatie. Als het -icoon aan de stippellijn vastzit,

kan de gebruiker het gestippelde veld verplaatsen en naar een andere plek binnen pagina-

gebied van de job slepen.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

15Handleiding voor drukwerkinkopers

7 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa

op pagina 26.

Variabele informatie-jobs bestellen

Variabele data uploaden

1 Selecteer een job in de catalogus door op de bijbehorende knop Aan winkelwagen toevoegen te klikken.

Als het geselecteerde product is gebaseerd op een sjabloon waarmee meerdere klantspecifieke objecten

aangemaakt kunnen worden, dan kunt u met de pijltjes op de pagina

Variabele inf or mat ie variabele data uit

een externe database uploaden.

Afbeelding 9: Variabele data uploaden

2 Selecteer het keuzerondje Een database-bestand uploaden, klik op Bladeren en navigeer naar het bestand

dat u wilt uploaden. Selecteer het bestand en klik op

Openen.

3 Selecteer het keuzerondje

Bestandopmaak selecteren en selecteer het bestandstype en de codering die u

wilt uploaden.

OF

Selecteer het keuzerondje

Uploaden met klantspecifiek schema en selecteer een toewijzing-schema uit de

keuzevelden.

4 Klik op

Verdergaan. De volgende wizard-pagina wordt geopend.

Variabele data toewijzen

1 Selecteer De eerste rij bevat de veldnamen.

2 U kunt variabele data aan de variabele velden toewijzen, door de vereiste optie uit de keuzelijst naast de

veldtitel te kiezen. Schakel de optie

Niet uit database importeren in voor de velden die niet klantspecifiek

moeten worden aangepast.

3 Om het dialoogvenster

Schemabeheer te openen en het nieuwe toewijzingsschema op te slaan, klik op de

link

Schema.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services16

OF

Kies een bestaand toewijzingsschema uit de keuzelijst.

4 Klik op

Verdergaan. Het systeem verwerkt de ge-uploade informatie en maakt klantspecifieke objecten aan.

Variabele data bewerken

Een extra bewerkingsvenster verschijnt aan de rechterkant van het scherm, waarmee de gebruiker de

aangemaakte objecten kan bewerken. De gebruiker kan objecten weergeven, handmatig bewerken of verwijderen

en hij kan nieuwe objecten toevoegen.

Als u een veldnaam selecteert uit de lijst met veldnamen bovenaan de lijst met data, zal de namenlijst de waarden

voor dit veld weergeven.

1 Om een lijst weer te geven met de ge-uploade variabele waarden voor dit veld, kunt u binnen het

bewerkingsvenster een veldnaam uit het bovenste keuzevakje selecteren.

2 Selecteer één van de gegevens uit de lijst. Het geselecteerde gegeven verschijnt in het juiste veld. De andere

velden worden aan de linker kant ge-update met de de informatie die relevant is voor dat formulier met

variabele data.

3 Om een nieuw gegeven aan de lijst toe te voegen, kunt u aan de linker kant een bestaand gegeven aanpassen

en klikken op de knop

Nieuw onder het bewerkingsvenster.

4 Klik op de knop

Verwijderen om de data uit de lijst te wissen.

5 Klik op de link

PDF-afdrukvoorbeeld om de job als een PDF-bestand van lage resolutie te bekijken.

Gebruik de navigatieknoppen onder het afdrukvoorbeeld om tussen de data te manoeuvreren.

6 Klik op de knop

Database verwijderen om alle data van de job te wissen.

7 Om variabele data uit een ander database-bestand toe te voegen, klik op de knop

Database importeren.

8 Om variabele data naar een extern database-bestand te exporteren, klik op de knop

Database exporteren.

9 Om de veranderingen in de variabele data op te slaan, klik op de knop

Opslaan.

10 Klik op

Verdergaan.

Hetzelfde bewerkingsvenster verschijnt als de gebruiker het keuzerondje Handmatig data

aanmaken

op de wizard-pagina Variabele informatie aanvinkt. Hiermee kan de gebruiker

handmatig meervoudig variabele data aanmaken.

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi

17Handleiding voor drukwerkinkopers

Bestellen

De job wordt verwerkt en de wizard-pagina Jobgegevens wordt geopend. Zie Jobgegevens op pagina 12.

1 Voer de jobgegevens in in de lege velden en verander zo nodig de jobnaam.

2 Klik op de wizard-knop

Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

De catalogus verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van aanvullende jobs. U

kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen. 

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en het bestelproces kunt voltooien.

3 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa

op pagina 26.

Uit variabele data-archieven bestellen

1 Selecteer een job in de catalogus door op de bijbehorende knop Aan winkelwagen toevoegen te klikken.

Als het geselecteerde product een archief van variabele data bevat, verschijnt een tabel met klantspecifieke

objecten.

Afbeelding 10: Variabele data-archief

Elke rij in de tabel Sjabloon-archief gebruiken stelt een object van de job voor. De rijen zijn voorzien van

een selectie keuzevakjes. Alle objecten worden in de tabel weergegeven en zijn standaard ter bestelling

aangevinkt.

Er kunnen aanvullende optionele wizard-stappen aan de workflow worden toegevoegd,

afhankelijk van de instellingen bij de drukker.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services18

2 U kunt de benodigde objecten vinden met behulp van de zoekmachine onderaan het scherm: kies een

veldnaam uit de keuzelijst met variabele velden en voer de data in waar u naar op zoek bent.

De relevante rij wordt in de tabel gemarkeerd.

3 Haal de vinkjes weg bij objecten die u op dit moment niet wil bestellen.

4 Klik op

Verdergaan. De pagina Afdrukvoorbeeld wordt geopend. Zie Afdrukvoorbeeld op pagina 11.

Het afdrukvoorbeeld toont de eerste data-ingave in het archief. Klik om alle data weer te geven op het

pictogram

PDF-proef met een lage resolutie in de taakbalk. Het dialoogvenster PDF-afdrukvoorbeeld wordt

geopend. Gebruik de navigatieknoppen onder het afdrukvoorbeeld om tussen de data te manoeuvreren.

5 Sluit het dialoogvenster

PDF-afdrukvoorbeeld en ga terug naar de wizard-pagina Afdrukvoorbeeld.

6 Vink het keuzevakje

Ik heb de proef gecontroleerd en accepteer deze onder het venster met het

afdrukvoorbeeld en klik op

Verdergaan.

De pagina

Samenvatting wordt geopend. Zie Joboverzicht op pagina 11.

7 Verander het aantal te bestellen exemplaren en klik op de knop

Prijs updaten.

De opnieuw berekende prijs wordt getoond.

8 Klik op de wizard-knop

Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

De catalogus verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van aanvullende jobs. U

kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen.

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en het bestelproces kunt voltooien.

9 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa op

pagina 26.

U kunt de variabele data ook aan een archief toevoegen. Gebruik de link Data toevoegen

om toegang te krijgen tot het juiste hulpmiddel om handmatig het variabele data-archief te

bewerken (zie Variabele data bewerken op pagina 16 voor meer informatie).

De lage-resolutie PDF wordt aangemaakt en opgeslagen. De volgende keer dat u deze job

opent, is het afdrukvoorbeeld direct beschikbaar.

Jobs bestellen uit HTML-catalogi

19Handleiding voor drukwerkinkopers

Jobs bestellen uit HTML-catalogi

Producten die deel uitmaken van HTML-catalogi worden weergeven als thumbnails met gegevens eronder.

Vanuit een HTML-catalogus kunt u één voor één artikelen bestellen, zonder de winkelwagen te gebruiken.

Belangrijkste workflow

1 Klik op de pagina Jobs bestellen op de knop Bestelling starten onder Uit onze catalogus bestellen.

De standaard catalogus, zoals gedefinieerd in de gebruikersinstellingen, verschijnt. De inhoud van de

catalogus wordt aan de rechterkant weergegeven. Elk product in de catalogus is voorzien van een link,

waarmee de bestelprocedure kan worden gestart.

2 Klik op de link

Bestelling starten onder een te bestellen product.

3 Op het volgende scherm kunt u de productgegevens en de prijs controleren. De getoonde standaardprijs

wordt berekend voor een standaard aantal exemplaren, zoals wordt weergegeven in het veld

Aantal

exemplaren

4 Verander het aantal exemplaren dat moet worden afgedrukt.

Als u een VI-job bestelt, verschijnt er een veld met variabele informatie tussen de overige jobgegevens.

5 U kunt de informatie die afgedrukt moet worden uit vooraf gedefinieerde opties in de keuzevelden kiezen,

of u kunt de vereiste informatie handmatig invoeren.

6 Klik op

Verdergaan.

7 Op het volgende scherm kunt u voor de te bestellen job de prijscomponenten, de totaalprijs, de

betaalmethode en het verzendadres controleren.

8 Bekijk alle jobpagina's. In het afdrukvoorbeeld wordt standaard de eerste jobpagina getoond. Gebruik het

keuzeveld

Paginanummer boven het afdrukvoorbeeld om tussen de pagina's te navigeren.

9 Klik op de link

PDF-afdrukvoorbeeld om de softproef van de job weer te geven.

10 Klik op

Uw opdracht plaatsen. De opdrachtbevestiging met een weergave van de job en de bestelgegevens

verschijnt.

De bestelling wordt geplaatst bij de drukker.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services20

Aanvullende bestelopties

Er zijn aanvullende bestelopties voor het bestellen van jobs die gebaseerd zijn op catalogi of sjablonen. De

informatie die is opgeslagen in een HTML-catalogus kan worden geëxporteerd naar een externe HTML- pagina,

die vervolgens gebruikt kan worden als het beginpunt voor het bestellen. Met deze opties kunnen

drukwerkinkopers hun drukwerk bestellen, zonder in te hoeven loggen in het systeem, waardoor ze het ontwerp

en het budget centraal kunnen controleren.

Er zijn twee functies waarmee de drukwerkinkopers jobs kunnen bestellen vanaf een externe HTML-pagina:

 HTML exporteren- het exporteren van een catalogus/sjabloon naar een externe HTML-pagina, die wordt

opgeslagen en op de internetpagina van de drukker of op de intranet-pagina van de drukwerkinkoper

geplaatst. Jobs kunnen direct vanaf de internetpagina worden besteld.

 MailToPrint versturen - het exporteren van een catalogus/sjabloon naar een externe HTML-pagina, die per

e-mail naar specifieke werknemers wordt verstuurd. De werknemers ontvangen de HTML-pagina als een

bijlage in een e-mailbericht, waar vanuit besteld kan worden.

Gebruikers die de HTML-pagina per e-mail ontvangen worden gespecificeerd in de MailToPrint-

instellingen. Er zijn ook speciale instellingen die bepalen of de jobs die vanaf de deze specifieke pagina

besteld worden direct naar de productie of naar medewerkers met meer privileges verstuurd mogen worden

In het laatste geval wordt er, als een werknemer een job bestelt, een verzoek tot toestemming verzonden naar

vooraf ingestelde e-mail adressen. 

Zie MailToPrint-optie instellen op pagina 47 voor het instellen van de MailToPrint-workflow en e-mail

adressen.

De bestelling-workflow van deze twee opties is hetzelfde als wordt beschreven in Belangrijkste workflow

hierboven.

Inventaris-jobs bestellen

Uw drukker kan specifieke jobs afdrukken en opslaan in de opslagplaats van de drukker zelf. Als deze optie is

ingeschakeld voor een sjabloon, kunnen de jobs naar inventaris worden afgedrukt en naar inventaris worden

besteld. De optie 'naar inventaris afdrukken' kan alleen voor statische jobs worden ingeschakeld. Zie Inventaris

op pagina 65 voor het beheren van inventaris-sjablonen.

Afdrukken naar inventaris

Het bestellen van jobs naar inventaris wordt uitgevoerd vanuit het venster Inventaris dat zorgt voor het beheer

van de inventaris-sjablonen.

1 Klik op het tabblad

Sjablonen beheren en klik vervolgens op de optie Inventaris in het linker menu. Het

venster

Zoeken wordt geopend.

2 U kunt het benodigde inventaris-sjabloon op naam zoeken met behulp van de zoekmachine boven de lijst

met sjablonen. Door de volledige naam in het zoekveld in te voeren wordt het specifieke sjabloon gevonden.

Door een tekenreeks in te voeren worden alle sjablonen met namen die beginnen met tekens uit de

tekenreeks gevonden.

3 Gebruik

Geavanceerd zoeken om het aantal zoekresultaten te beperken d.m.v filtercriteria, zoals nummers

of andere attributen.

Jobs bestellen uit opgeslagen bestanden op de computer van de gebruiker

21Handleiding voor drukwerkinkopers

4 Selecteer het benodigde sjabloon uit de lijst met zoekresultaten en klik op de knop

Naar inventaris printen

onderaan de sjabloon-gegevens.

De winkelwagen wordt geopend. De job wordt aan de winkelwagen toegevoegd en wordt aangegeven door

het -icoon.

5 Selecteer het aantal exemplaren dat naar de inventaris moet worden afgedrukt.

6 Voltooi de bestelprocedure (zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa op pagina 26).

Bestellen uit inventaris

Het bestellen uit de inventaris wordt gedaan vanuit de opslagplaats voor sjablonen. In de opslagplaats voor

sjablonen worden de inventaris-sjablonen aangegeven door het -icoon. Als een inventaris-sjabloon wordt

geselecteerd, wordt het aantal exemplaren dat op dat moment in de inventaris wordt opgeslagen getoond met

de sjabloon-gegevens.

1 Selecteer een inventaris-sjabloon op de pagina

Sjablonen en let op het maximaal aantal exemplaren dat uit

de inventaris kan worden besteld.

2 De knop

Aan winkelwagen toevoegen verschijnt. Klik op de knop om de job toe te voegen aan de

winkelwagen. 

De winkelwagen wordt geopend. De job wordt aan de winkelwagen toegevoegd en word aangegeven door

het -icoon.

3 Selecteer het aantal exemplaren dat moet worden afgedrukt uit de inventaris.

4 Voltooi de bestelprocedure (zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa op pagina 26).

Jobs bestellen uit opgeslagen bestanden op de

computer van de gebruiker

Om jobs te bestellen uit opgeslagen bestanden op de computer van de gebruiker:

1 Op de pagina

Jobs bestellen, klik op Bestelling starten onder Documenten uit uw computer afdrukken.

Het scherm

Selecteer een jobtype verschijnt met een weergave van de jobtypen die besteld kunnen worden.

2 Selecteer een benodigd jobtype en klik op de knop

Selecteren.

De bestelling-wizard wordt gestart.

De wizard bestaat uit verschillende stappen, afhankelijk van het geselecteerde jobtype. Zie de

overeenkomstige voorbeeld-wizards in de Jobs bestellen uit Superstore Catalogi gedeelte hierboven.

3 Voer op elke wizard-pagina de vereiste handelingen uit. Zie Optionele wizard-stappen op pagina 6.

4 Klik op de wizard-knop

Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services22

De pagina

Jobs bestellen verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van

aanvullende jobs. U kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen.

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en het bestelproces kunt voltooien.

5 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa op

pagina 26.

Boek samenvoegen-jobs bestellen

De bestelling-workflow van Boek samenvoegen jobs bestaat uit de volgende stappen:

 Afdrukbestanden uploaden

 Bindwijze instellen

 Preflight-rapport

 Job-componenten definiëren

 Bestellen

Om jobs te bestellen die uit een aantal afdruk-bestanden of componenten bestaan:

1 Klik op de pagina

Jobs bestellen op de knop Bestelling starten onder Een Boek samenvoegen bestellen.

2 Om door te gaan met de eerste wizard-stap, klik op de knop

Starten met afdrukken.

De wizard-pagina

Bestanden uploaden verschijnt met gebruikersinstructies wat betreft de werkprocedure.

Afdrukbestanden uploaden

1 Om één voor één bestanden up te loaden selecteert u het keuzerondje Een bestand uploaden.

Zoek met de knop

Bladeren de bestanden die u nodig heeft, selecteer de bestanden één voor één en voeg ze

aan de job toe door op de knop

Uploaden te klikken.

Selecteer, voor het uploaden van meerdere bestanden tegelijkertijd, het keuzerondje

FTP -upload voor

meerdere bestanden gebruiken

. 

Het venster met de FTP-pagina van de drukker wordt geopend. Selecteer de bestanden en sleep ze naar het

venster.

De bestandsnamen verschijnen in het venster

Bestanden uploaden.

Als u de wizard voor het eerst uitvoert, verschijnt er een introductie-scherm. Deze

introductie wordt, als de gebruiker het juiste selectievakje aanvinkt, de volgende keer

overgeslagen.

Boek samenvoegen-jobs bestellen

23Handleiding voor drukwerkinkopers

2 Als alle bestanden zijn toegevoegd klikt u op

Doorgaan om door te gaan naar het volgende scherm, waar de

gebruiker een bindwijze kan definiëren.

Bindwijze instellen

1 Op de pagina Bindwijze definiëren kiest u een boekbinding uit de ingeschakelde opties.

Voor elke gekozen bindwijze is een aantal aanvullende parameters ingeschakeld.

2 Definieer alle aanvullende binding-parameters.

3 Klik op

Verdergaan. De bestanden worden door het systeem ge-upload en gecontroleerd.

Preflight-rapport

Als er bestanden zijn met afdruk-problemen verschijnt het bericht 'Klaar met fouten' en de problematische

bestanden worden aangegeven door waarschuwingsiconen. De link

PDF-preflight verschijnt bij elk bestand met

afdruk-problemen.

1 Klik op de link om de preflight-controle te starten en het bestandsrapport weer te geven.

Het systeem controleert de bestanden op kleur-instelling, gebruikte lettertypen en beelden. Het

Rapport

van bestandsupload

verschijnt.

2 Klik op

Verdergaan. De wizard gaat door naar de volgende stap waar de job-componenten kunnen worden

gedefinieerd.

U kunt in dit stadium de ge-uploade bestanden nog verwijderen.

De gebruiker kan ongeacht de problemen doorgaan met de bestelling. Als de gebruiker

besluit door te gaan, dan moet onderaan het scherm het juiste selectievakje worden

aangevinkt.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services24

Job-componenten definiëren

De pagina Componenten definiëren verschijnt.

Afbeelding 11: Componenten definiëren van een Boek samenvoegen-job

De linkerkant van het venster geeft een lijst met ge-uploade bestanden en gegevens weer. Eigenschappen van

het gehele boek worden weergeven in het venster

Boek samenvatting.

1 Klik om tabbladen aan het boek toe te voegen op de knop

Tabbladen toevoegen.

Het dialoogvakje

Tabbladen toevoegen wordt geopend.

2 Kies een type tabblad en een papierkwaliteit en voer een tekst in voor elk nieuw tabblad. Selecteer het aantal

pagina's dat op het tabblad moet volgen. Herhaal totdat alle tabbladen zijn gedefinieerd en klik op

OK. 

De nieuwe tabbladen verschijnen in de lijst met componenten.

3 Om lege pagina's aan het boek toe te voegen, klik op de knop

Blanco pagina's toevoegen.

Het dialoogvakje

Blanco pagina's toevoegen wordt geopend.

4 Bepaal of de blanco pagina gekleurd of z/w is en selecteer de papierkwaliteit. Voer het aantal toe te voegen

blanco pagina's in. Selecteer het aantal pagina's dat op de blanco pagina's moet volgen en klik op

OK. De

nieuwe blanco pagina's verschijnen in de lijst met componenten.

Een samengestelde job kan beginnen met een enkel bestand, op basis waarvan de boek-

componenten kunnen worden aangemaakt. Er kan bepaald worden welke pagina's de

omslag vormen, welke z/w zijn en welke kleurinhoud hebben.

Boek samenvoegen-jobs bestellen

25Handleiding voor drukwerkinkopers

5 U kunt de volgorde van de componenten in de lijst veranderen door de pijl-knoppen

Naar boven

verplaatsen

en Naar beneden verplaatsen bovenaan de componenten-lijst te gebruiken.

6 Selecteer een component in de lijst, om de eigenschappen van een bepaald component te veranderen.

De eigenschappen van de componenten verschijnen aan de rechterkant van het scherm, in het venster

Eigenschappen voor de geselecteerde pagina's veranderen.

7 Verander zo nodig het type en de papierkwaliteit van de geselecteerde component en klik op

Toepassen. 

De gegevens van het component worden veranderd op de lijst.

8 Om uitzonderingen op pagina's te definiëren kunt u de paginanummers invoeren in het tekstveld

Pagina's

selecteren

onder de lijst met componenten en op Selecteren klikken.

Het aantal geselecteerde pagina's verschijnt in het venster en de juiste settings worden ingeschakeld.

9 Voer de nodige veranderingen door en klik op

Toepassen.

10 U kunt een PDF-afdrukvoorbeeld van lage kwaliteit weergeven en een preflight-controle uitvoeren.

Bestellen

1 Klik op de wizard-knop Aan winkelwagen toevoegen. De job wordt aangemaakt en toegevoegd aan de

winkelwagen.

De eerste wizard-pagina verschijnt, wat het mogelijk maakt om over te gaan tot het bestellen van

aanvullende Boek samenvoegen-jobs. U kunt de bestelprocedure voltooien op een later tijdstip.

Klik op de knop

Aan winkelwagen toevoegen.

De winkelwagen verschijnt, zodat u nu prijsopgaven kunt opvragen en het bestelproces kunt voltooien.

2 Om de bestelling-workflow te voltooien, zie Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa

op pagina 26.

Een verandering aan één van de eigenschappen vereist het opnieuw instellen van alle

eigenschappen. Daarom worden alle items in de componenten-lijst verwijderd.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services26

Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de

kassa

Als de gebruiker op de knop Aan winkelwagen toevoegen klikt in een van de bestelling-wizards, dan kan de

bestelling-workflow worden voltooid.

Afbeelding 12: Winkelwagen

Het beheer van jobs in de winkelwagen

1 Klik op het pictogram naast een jobnummer om een opmerking voor deze job in te voeren of te bewerken.

De opmerking kan door de drukker worden bekeken en kan dienen als communicatiekanaal tussen de

drukwerkinkoper en de drukker voor speciale instructies.

2 Voor de jobs die niet op dit moment worden besteld:

Klik op

Opslaan voor later om deze job uit de winkelwagen te halen en over te brengen naar Opgeslagen

jobs

voor toekomstig gebruik.

OF

Klik op

Wissen om een job definitief uit de winkelwagen te verwijderen.

3 Klik op de link met de jobnaam om terug te keren naar de wizard-pagina, waar jobeigenschappen, inhoud en

gegevens zo nodig kunnen worden aangepast.

Het systeem geeft elke job een uniek nummer als hij aan de winkelwagen wordt toegevoegd.

Alle jobs op één pagina van de winkelwagen worden samengevoegd tot één bestelling.

Winkelwagen en het afrekenen van de bestelling bij de kassa

27Handleiding voor drukwerkinkopers

Bestelprijs berekenen

1 Voer in het tekstvakje Aantal het aantal jobexemplaren in dat per job afgedrukt moet worden.

2 Klik op

Prijsopgave ontvangen om de prijs per job en de totaalprijs van de bestelling te berekenen.

3 Klik op

Naar de kassa als u de prijzen accepteert.

Het afrekenen van de bestelling bij de kassa

Met de standaard afreken-procedure wordt de bestelling-workflow voltooit. Hij bestaat uit de volgende stappen:

 Het selecteren van een verzendadres en een verzendmethode

 Het selecteren van een betalingsmethode

 Het besteloverzicht controleren

 Het plaatsen van de opdracht

De procedure kan aan de hand van de eisen van de drukwerkinkoper worden aangepast.

Het instellen van verzend-parameters

1 Klik om het getoonde verzendadres te wijzigen op Bewerken op het scherm Selecteer een verzendadres.

2 Om een ander verzendadres te selecteren, klikt u op de koppeling

Adresboek tonen. Zie voor meer

informatie Het adresboek beheren op pagina 78.

3 Klik op de koppeling

Nieuw verzendadres invoeren om een nieuw verzendadres op te geven.

4 Klik op de koppeling

Naar meerdere adressen verzenden om de job naar meer dan één adres te laten

verzenden.

5 Klik op

Verdergaan als de juiste adressen zijn toegevoegd.

Het scherm

Verzendopties kiezen verschijnt.

6 Stel de verzenddatum vast met behulp van de kalender.

7 Selecteer, als er verschillende verzendmethoden beschikbaar zijn een verzendmethode en klik op

Verdergaan.

Jobs bestellen

FreeFlow Web Services28

Opdracht plaatsen

1 Op het scherm Opdracht plaatsen kunt u een betalingsmethode kiezen uit de door de drukker ingeschakelde

opties.

2 Controleer de verzendinformatie, kies per een job in de bestelling een kostenpost en vul zo nodig voor alle

jobs de velden

Referentiecode in.

3 Klik op de wizard-knop

Uw opdracht plaatsen.

Het scherm

Opdrachtbevestiging verschijnt met een bevestiging van de bestelling en de bestelgegevens.

4 Klik op de knop

Doorgaan met winkelen om naar het scherm Jobs bestellen terug te keren.

Voor jobs die nog niet bij de kassa zijn aangekomen kunt u de jobeigenschappen weergeven en

aanpassen. Voor jobs die al wel bij de kassa zijn aangekomen kunt u alleen de job-parameters

weergeven.

Jobs opvolgen

Jobwachtrij en status

Met de pagina Jobs opvolgen kan de gebruiker de status van jobs weergeven, jobs bestellen die in de winkelwagen

op bestelling wachten, opnieuw toestemming geven voor herhaalde bestelling, jobs als sjablonen opslaan,

jobeigenschappen bewerken en zoeken naar jobs aan de hand van verscheidende criteria.

De jobwachtrij en de status worden als volgt gedefinieerd in het systeem:

 Opgeslagen jobs - de jobs die eerder werden aangemaakt en opgeslagen en gereed zijn voor bestelling. Deze

jobs kunnen worden bekeken door de drukker, maar komen niet in de productie, totdat de drukwerkinkoper

deze jobs toevoegt aan de winkelwagen en ze daadwerkelijk bestelt.

 Winkelwagen - de jobs die in de winkelwagen zijn geplaatst. Zie Winkelwagen en het afrekenen van de

bestelling bij de kassa op pagina 26.

 Goedkeuring - de jobs die besteld zijn door gebruikers zonder goedkeuring-privileges en op goedkeuring

van een supervisor of beheerder wachten. De wachtrij

Goedkeuring toont alle jobs die op goedkeuring

wachten en heeft de opties goedkeuren of annuleren.

 Afdrukken - de bestelde jobs die op dit moment in de Productie-wachtrij bij de drukker staan.

 Verzenden - de bestelde jobs die de drukker al heeft verzonden.

 Ontvangen - de bestelde jobs die de drukwerkinkoper al heeft ontvangen van de drukker.

Jobs opvolgen

FreeFlow Web Services30

Naar een job zoeken

U kunt toegang krijgen tot het venster Zoeken door onderaan de lijst met de jobstatus op de pagina Jobs

opvolgen

op de optie Zoeken te klikken.

Afbeelding 13: Zoekvenster

Belangrijke functies van het zoekvenster

Het venster is opgebouwd uit de volgende elementen:

 Zoekmachine en de knop Geavanceerd zoeken - een zoekmechanisme dat diverse mogelijkheden biedt voor

het vinden van een specifieke job of een groep jobs met een gemeenschappelijk kenmerk. Zie voor meer

informatie Zoekopties op pagina 31.

 Tabel zoekresultaten - geeft een lijst weer met alle jobs die d.m.v. de zoekopdracht zijn gevonden. De tabel

bevat een aantal attribuutkolommen. Door op de kolomtitels te klikken wordt de lijst met jobs naar attribuut

gesorteerd.

Maak gebruik van de knop

Kolomkeuze om het juiste dialoogvenster te openen, waarmee u de weergave van

de tabel met zoekresultaten kunt instellen. In dit dialoogvenster wordt een lijst met alle beschikbare

jobattributen weergegeven. Als een attribuut is gemarkeerd verschijnt een kolom met deze attribuutnaam in

de tabel met zoekresultaten en de relevante informatie wordt getoond.

 De knop Excel-rapport - hiermee kan de gebruiker zoekresultaten naar een Excel-bestand exporteren. Door

op deze knop te klikken wordt een dialoogvenster geopend, waarmee de gebruiker kan bepalen welke

U kunt toegang krijgen tot hetzelfde venster door op de knop Status weergeven onder

Opdrachtstatus op de pagina Jobs opvolgen te klikken.

Naar een job zoeken

31Handleiding voor drukwerkinkopers

attributen in het Excel-rapport zullen verschijnen. Als in het dialoogvenster een attribuut is ingeschakeld,

verschijnt er een kolom met deze attribuutnaam in het Excel-bestand.

Deze functie is optioneel en er kan alleen geëxporteerd worden als de overeenkomstige module door uw

drukker is aangeschaft.

 Venster jobgegevens - geeft de parameters weer van een job die in de tabel met zoekresultaten is

geselecteerd en biedt links voor relateerde handelingen.

Zoekopties

Hier volgen zoekopties die beschikbaar zijn in de keuzelijst Status:

Alle - jobs uit alle wachtrijen en van elke status worden weergegeven.

Alle (excl. gewiste) - jobs uit alle wachtrijen en van elke status worden weergegeven, behalve de gewiste jobs.

Opgeslagen jobs, Goedkeuring in afwachting, Gereed voor afdrukken, Verzonden, Ontvangen, en Ontwerp -

geven de jobs van deze wachtrijen weer.

Geannuleerd - toont alle jobs die door een supervisor of beheerder zijn geannuleerd in de wachtrij Goedkeuring.

Gewist - toont alle gewiste jobs.

Gereed voor bestelling, Besteld, Niet besteld - toont alle jobs met de overeenkomstige status.

Er kunnen aanvullende filter-criteria in de zoekvelden worden ingevoerd:

 Met het keuzemenu Zoeken kunt u een attribuut voor filteren uitkiezen. De lijst met attributen bevat

attributen voor algemene jobidentificatie, prijsbepaling, bestelgegevens, bestelstatus, verzendinformatie en

gebruikersgegevens.

 Het keuzeveld met opdrachten naast het veld Zoeken wordt gebruikt om het filtertype in te stellen op basis

van tekst of nummers. De opties die u in dit keuzeveld kunt vinden zijn afhankelijk van het type attribuut

dat in het veld

Zoeken is geselecteerd.

In de volgende tabel worden alle optionele filterinstellingen opgesomd en beschreven:

Jobs opvolgen

FreeFlow Web Services32

 Het tekstveld naast het opdrachtvakje wordt gebruikt om letters of cijfers in te voeren die het doel van de

zoekopdracht voorstellen.

 Met Geavanceerd zoeken kan de gebruiker een specifieke status en specifieke attributen invoeren die de

omvang van de zoekopdracht zullen beperken. Met de knop

Geavanceerd zoeken krijgt u toegang tot het

bijbehorende dialoogvenster, waar een aantal van deze attributen kunnen worden gecombineerd.

Jobgegevens en gerelateerde handelingen

Het subvenster met jobgegevens is voorzien van de volgende links naar aanvullende informatie en hulpmiddelen:

 PDF-afdrukvoorbeeld - hiermee kan de gebruiker een afdrukvoorbeeld van de geselecteerde job in PDF-

formaat weergeven.

 Opmerking - geeft toegang tot een dialoogvenster, waar een opmerking voor de drukker kan worden

toegevoegd of bewerkt.

 Preflight - start het preflight-proces en geeft het bestandsrapport weer met kleuren, lettertypen en

beeldinformatie.

 Variabele data - verschijnt alleen als er in de tabel met zoekresultaten een VI-job is geselecteerd. Met een klik

op deze link wordt het dialoogvenster

Variabele data bewerken geopend, waarmee de gebruiker handmatig

variabele data kan aanmaken of data kan importeren uit een extern database-bestand voor de geselecteerde

job. Zie voor meer informatie Het bestellen van variabele informatie-jobs op pagina 13.

 Bijlagen - hiermee kan de gebruiker ontwerp-bestanden (lettertypen, beelden etc.) aan de job toevoegen.

 Knoppen voor optionele activiteiten - de handelingen die voor een job zijn ingeschakeld hangen af van de

status van de job. Er zijn dus in de tabel met zoekresultaten per job verschillende combinaties van

bewerkingsknoppen geselecteerd.

Zie Jobactiviteiten op pagina 33 voor meer informatie.

Opdrachtopties

Filtertype Opdracht Beschrijving

1 Gebaseerd op

tekst

Lijkt op Zoek een jobnaam door een letter, letters of een woord in te

voeren in het zoekveld.

2 Numeriek > Zoek naar alle jobnummers die groter zijn dan het nummer

dat is ingevoerd in het volgende veld.

< Zoek naar alle jobnummers die kleiner zijn dan het nummer

dat is ingevoerd in het volgende veld.

<= Zoek naar alle jobnummers die kleiner zijn dan of gelijk zijn

aan het nummer dat is ingevoerd in het volgende veld.

=> Zoek naar alle jobnummers die groter zijn of gelijk zijn aan

het nummer dat is ingevoerd in het volgende veld.

<> Zoek naar alle jobnummers die kleiner of groter zijn dan het

nummer dat is ingevoerd in het volgende veld.

= Zoek naar alle jobnummers die gelijk zijn aan het nummer

dat is ingevoerd in het volgende veld.

Jobactiviteiten

33Handleiding voor drukwerkinkopers

Jobactiviteiten

Afhankelijk van het type en de status van een geselecteerde job in de tabel met zoekresultaten van het venster

Zoeken of in een wachtrij van Jobs opvolgen, kunnen de volgende opdrachtknoppen op het scherm verschijnen:

 Aan winkelwagen toevoegen - brengt de geselecteerde job over naar de winkelwagen om een prijsopgave te

ontvangen en om te bestellen. Voor het werken met de winkelwagen, zie Winkelwagen en het afrekenen

van de bestelling bij de kassa op pagina 26.

 Job opnieuw bestellen - verstuurt een exemplaar van de geselecteerde job naar de winkelwagen. Verschijnt

voor de jobs in de wachtrij van

Afdrukken, Verzenden en Ontvangen.

 Job wissen - wist de job uit het systeem.

 Job kopiëren - maakt een nieuwe job aan die identiek is aan de geselecteerde job. Verschijnt voor jobs in de

wachtrij van

Opgeslagen jobs en voegt kopieën van jobs toe aan dezelfde wachtrij.

 Eigenschappen bewerken - opent het dialoogvenster Eigenschappen bewerken waar de gebruiker de

jobeigenschappen kan weergeven en aanpassen.

 Verplaats naar Ontvangen - brengt de geselecteerde job over naar de wachtrij Ontvangen en stuurt een

bericht naar de drukker dat de job is ontvangen. Verschijnt voor jobs in de wachtrij

Verzenden.

 Opslaan als sjabloon - slaat de geselecteerde job op als sjabloon voor toekomstig gebruik. Verschijnt voor

de jobs in de wachtrij van

Opgeslagen jobs, Afdrukken, Verzenden en Ontvangen.

 Variabele data - verschijnt als er een VI-job is geselecteerd in de wachtrij van Opgeslagen jobs. Met een klik

op deze knop wordt het dialoogvenster

Variabele data bewerken geopend, waarmee de gebruiker

handmatig variabele data kan aanmaken of data kan importeren uit een extern database-bestand voor de

geselecteerde job. Zie voor meer informatie Het bestellen van variabele informatie-jobs op pagina 13.

 Een e-mail voor goedkeuring verzenden - verschijnt als er een job is geselecteerd in de wachtrij van

Opgeslagen jobs. Dit wordt gebruikt als er voorafgaande aan de bestelling feedback nodig is van een of

meer recensenten. De gebruiker voert het onderwerp, de opmerkingen en de e-mailadressen van de

recensenten in. Het goedkeuringsproces wordt via e-mail uitgevoerd en vereist niet dat de recensenten

systeemgebruikers zijn. De ontvangers krijgen een e-mailbericht, plaatsen opmerkingen en klikken op

Accepteren of Annuleren.

De knop Opslaan als sjabloon verschijnt alleen voor gebruikers met privileges wat betreft

sjabloonbeheer. Zie Gebruikerstypen en privileges op pagina 72.

Op het moment dat een ontvanger de job accepteert of annuleert, ontvangt de initiatiefnemer

een e-mail met goedkeuringsstatus en reacties.

Een beheerder, supervisor of super user kan jobs goedkeuren en bestellen ongeacht de status

van goedkeuring.

Jobs opvolgen

FreeFlow Web Services34

Sjablonen beheren

Sjablonenopslag

Als een gebruiker op het tabblad Sjablonen beheren klikt, wordt standaard het venster Sjablonen geopend.

Afbeelding 14: Venster sjablonen

De opslag van beschikbare sjablonen wordt in het centrale gedeelte van het venster weergegeven. De informatie

over een geselecteerd sjabloon/bestand wordt aan de rechterkant van het scherm getoond.

Met de hulpmiddelen in de taakbalk van het venster kan de gebruiker de sjablonen en de opslag beheren. Zie

Functieknoppen en handelingen op pagina 36.

Met de link

Zoeken kan de gebruiker een specifiek sjabloon of een groep sjablonen vinden. Zie Naar sjablonen

zoeken op pagina 37.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services36

Sjabloon-typen

Sjabloon-typen worden aangegeven met de volgende pictogrammen:

Zie Belangrijkste concepten op pagina 2 voor job/sjabloon-relaties.

Functieknoppen en handelingen

De taakbalk op het scherm Sjablonen bevat pictogrammen voor standaard handelingen, zoals knippen, kopiëren,

plakken, herbenoemen, wissen en het aanmaken van nieuwe mappen.

Bovendien zijn er een aantal pictogrammen en links die specifieke handelingen in gang zetten:

 Nieuw sjabloon aanmaken - opent de pagina Selecteer een jobtype en zet de workflow voor het aanmaken

van statische en VI-sjablonen in gang.

 Cataloguskoppeling - opent het dialoogvenster Catalogus kiezen, waarmee u een specifieke catalogus kunt

vinden en aan de sjabloon-opslag kunt toevoegen.

 Lijst weergeven - toont in de standaard weergave een lijst met mappen en sjablonen in hiërarchische volgorde

en de bijbehorende informatie:

Als een map wordt geselecteerd, worden de naam en het pictogram van de map getoond.

Als een sjabloon wordt geselecteerd, wordt de basisinformatie over het sjabloon getoond, zoals naam,

jobtype, kleuren, pagina-afmeting en de datum waarop het sjabloon voor het laatst is gewijzigd.

Als het geselecteerde sjabloon een VI-sjabloon is met een archief van variabele data, dan wordt het aantal

data weergegeven.

 Thumbnails weergeven- geeft de sjabloon-opslag als thumbnails weer. In deze weergave worden alleen de

namen en de thumbnails getoond.

 PDF-afdrukvoorbeeld - geeft een PDF-afdrukvoorbeeld van het geselecteerde sjabloon.

 Zoeken – opent het venster dat gebruikt wordt om naar sjablonen te zoeken.

- geeft statische sjablonen weer (eenvoudig en samengesteld)

- geeft VI-sjablonen weer voor het aanmaken van klantspecifieke jobs of variabele data-jobs.

- geeft VI-sjablonen aan die al een variabele data-archief bevatten.

- geeft statische sjablonen weer voor de jobs die naar inventaris kunnen worden afgedrukt en van

inventaris kunnen worden besteld.

Dezelfde workflow wordt in gang gezet als u op de knop Een nieuw sjabloon aanmaken

klikt aan de onderkant van het scherm. Zie Statische sjablonen aanmaken op pagina 39.

Door op

Een nieuw Boek samenvoegen-sjabloon aanmaken te klikken wordt de

workflow voor het aanmaken van samengestelde sjablonen in gang gezet. Zie Boek

samenvoegen-sjablonen maken op pagina 44.

Sjablonen maken

37Handleiding voor drukwerkinkopers

Naar sjablonen zoeken

Het zoekmechanisme biedt diverse methoden om een specifiek sjabloon of een groep sjablonen met een

gemeenschappelijke noemer te vinden.

1 Klik op

Zoeken om het zoekvenster te openen.

2 Voer bij het zoekvenster een volledig(e) of gedeeltelijk(e) sjabloon-naam/-nummer in.

Het mechanisme begint met zoeken en geeft alle overeenkomende sjablonen in de opslag weer. Hoe

vollediger de sjabloonnaam, des te nauwkeuriger het zoeken.

3 De tabel

Zoekresultaten bevat attribuutkolommen. Klik op een kolomtitel om de lijst sjablonen te sorteren.

4 Klik op de knop

Geavanceerd zoeken om het dialoogvenster Geavanceerd zoeken naar sjablonen te

openen.

Met geavanceerd zoeken kan de gebruiker een specifieke status, specifieke attributen, of een combinatie

van een aantal attributen invoeren, om de omvang van de zoekopdracht te beperken.

5 Klik op de knop

Kolomkeuze om het dialoogvenster te openen voor het selecteren van de attribuut-

kolommen die u wilt weergeven. In dit dialoogvenster wordt een lijst met alle sjabloon-attributen

weergegeven. Selecteer de keuzevakjes voor de weer te geven attributen.

6 Klik op de knop

Excel-rapport om de zoekresultaten naar een Excel-bestand te exporteren. Met behulp

van het dialoogvenster dat wordt geopend kunt u de attributen selecteren die in het Excel-bestand zullen

verschijnen. Als een attribuut is geselecteerd, verschijnt de relevante informatie in het Excel-bestand.

7 Selecteer een sjabloon in het venster

Zoekresultaten om de sjabloongegevens weer te geven. De gegevens

en de ingeschakelde handelingen worden in het onderste gedeelte van het venster weergegeven. (zie het

Functieknoppen en handelingen gedeelte op pagina 36).

8 Klik op de knop

Mapweergave om terug te keren naar het venster Sjablonen.

Sjablonen maken

De handelingen die in dit hoofdstuk beschreven worden kunnen worden uitgevoerd door gebruikers met

privileges voor sjabloonbeheer. De gebruiker kan sjabloontypen aanmaken en die toevoegen aan de sjabloon-

opslag voor toekomstig gebruik. Er zijn verschillende workflows voor het aanmaken van VI-, statische en Boek

samenvoegen-sjablonen. Het systeem biedt de gebruiker verschillende wizards voor het maken van sjablonen.

Workflows en wizards

Er zijn twee belangrijke workflows voor het maken van sjablonen, uitgaande van de volgende sjabloon-

categorisatie:

 Eenvoudige job-sjablonen - statische en VI-sjablonen bestaande uit een enkel ge-upload bestand

 Samengestelde job-sjablonen - Boek samenvoegen-sjablonen bestaande uit een aantal ge-uploade

bestanden.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services38

Eenvoudige job-sjablonen

Met de workflow voor het maken van een statisch sjabloon kunt u het volgende doen:

 Inhoud uploaden naar een jobtype

 Eigenschappen toevoegen en verwijderen

 Als een job is aangemaakt op basis van dit sjabloon, kunnen parameters worden gedefinieerd die kunnen

worden ingeschakeld voor bewerking.

 Standaard eigenschappen van een jobtype aanpassen (inhoud).

Zie Statische sjablonen aanmaken op pagina 39.

De workflow voor het aanmaken van VI-sjablonen omvat al het bovenstaande en biedt de volgende aanvullende

handelingen:

 Variabele velden aanmaken in ge-uploade PDF-bestanden met de functie selectieve upload.

 Eigenschappen van de variabele velden definiëren met de Form Editor functie

 Variabele data uploaden naar de variabele velden.

Zie VI-sjablonen maken op pagina 41.

De wizard voor het aanmaken van een statisch of een VI-sjabloon wordt in gang gezet door op het pictogram in

de taakbalk

Nieuw sjabloon aanmaken of op de toegewezen link aan de onderkant van het scherm te klikken.

De wizard bestaat uit de volgende stappen:

 Algemene eigenschappen

 Inhoud

 Intentie

 Bestandsrapport

 Variabele informatie

Samengestelde job-sjablonen

De workflow voor het aanmaken van Boek samenvoegen-sjablonen bestaat uit de volgende handelingen:

 Een aantal bestanden uploaden

 De bindeigenschappen instellen

 De eigenschappen van aparte boek-componenten onafhankelijk van elkaar veranderen

 Pagina-uitzonderingen instellen

 Blanco pagina's en tabbladen toevoegen/verwijderen.

Zie Boek samenvoegen-sjablonen maken op pagina 44.

De wizard wordt in gang gezet door op de toegewezen link aan de onderkant van het scherm te klikken en

bestaat uit de volgende stappen:

 Bestanden uploaden

 Bindwijze definiëren

 Rapport van bestandsupload

Sjablonen maken

39Handleiding voor drukwerkinkopers

 Componenten definiëren

 Opslaan als sjabloon

Statische sjablonen aanmaken

Inhoud naar een sjabloon uploaden

1 In het scherm Sjablonen, klik op Een nieuw sjabloon aanmaken om de aanmaak-wizard voor sjablonen te

starten.

Het dialoogvakje

Selecteer een jobtype verschijnt.

2 Selecteer een benodigd jobtype en klik op

Selecteren. De aanmaak-wizard voor sjablonen wordt geopend.

3 Op de wizard-pagina

Algemene eigenschappen kunt u alle noodzakelijke gegevens en opmerkingen

invoeren.

4 Klik op

Thumbnail veranderen om het pictogram van het sjabloon te vervangen door een pictogram uit de

toegewezen bibliotheek.

5 Klik op

Opslaan en verdergaan om door te gaan met de volgende stap.

6 Op de wizard-pagina

Inhoud kunt u naar het benodigde inhoudsbestand navigeren het uploaden.

7 Klik op

Opslaan en verdergaan om door te gaan met de volgende stap.

Sjablooneigenschappen instellen

1 Op de wizard-pagina Intentie in de kolom Zichtbaar kunt u de opties selecteren die bij het aanmaken van

een job gebaseerd op dit sjabloon weergegeven moeten worden.

U kunt tijdens elke fase van het aanmaken van een sjabloon terug gaan naar de sjabloon-

opslag door op de knop

Terug naar bibliotheek of Terug naar sjabloonbank te klikken.

De intentie-opties zijn afhankelijk van de eigenschappen van het geselecteerde jobtype. Er

kunnen geen opties worden toegevoegd die niet bij jobtype horen.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services40

2 Als er een job wordt besteld op basis van dit sjabloon, kunt u de organisatie van de eigenschappen

configureren op de pagina

Jobspecificatie van de bestel-wizard,.

a Een nieuw tabblad toevoegen om de pagina

Jobspecificatie op te splitsen in verschillende tabbladen

tijdens het weergeven van de intentie in de bestel-wizard.

i Klik op de knop

Tabblad toevoegen.

ii Voer in het dialoogvenster dat wordt geopend een nieuwe naam en beschrijving in voor het tabblad

en klik op

OK.

Een rij met de nieuwe naam voor het tabblad wordt toegevoegd aan de lijst met intentie-opties.

b Gebruik de knoppen

Naar boven verplaatsen en Naar beneden verplaatsen om de eigenschapen te

organiseren: selecteer een eigenschap in de lijst en verplaats hem naar de benodigde positie.

Zie Jobspecificatie op pagina 7 voor een beschrijving van de pagina met de bestel-wizard.

3 Pas de standaard instellingen aan zoals gedefinieerd in het Jobtype:

a Selecteer een intentie-optie en klik op de knop

Bewerken om selectie-opties toe te voegen/verwijderen

tijdens het bestellen van jobs vanaf dit sjabloon.

b Verander de instellingen, pas de stap-naam aan, voer een beschrijving in en klik op

Opslaan.

4 Klik op de knop

Verwijderen om de geselecteerde optie uit de intentie-lijst te verwijderen.

Preflight-controle van het ge-uploade bestand

1 Klik op Opslaan en verdergaan. De preflight-controle van het ge-uploade bestand wordt uitgevoerd en de

wizard-pagina

Bestandsrapport wordt geopend.

2 Gebruik de link

Klik hier om deze problemen weer te geven om het preflight-verslag te openen en de

problemen aan te pakken. OF

Klik op

Opslaan en verdergaan om het sjabloon inclusief de ontdekte problemen op te slaan.

Zie Bestandsrapport op pagina 8 voor meer informatie over het preflight-verslag en aanverwante

handelingen.

Sjablonen als statisch opslaan

1 Klik op Opslaan en verdergaan. 

De aanmaak-wizard voor sjablonen gaat vooraf aan de pagina

Variabele inf or matie.

Een afdrukvoorbeeld van het ge-uploade bestand wordt op deze pagina weergegeven. Zie Afdrukvoorbeeld

op pagina 11 voor functieknoppen van het afdrukvoorbeeld.

2 Stel het sjabloontype in als

Statisch (geen variabele informatie). Dit is standaard.

3 Klik op

Voltooien.

Het aangemaakte sjabloon wordt opgeslagen als statisch sjabloon en wordt toegevoegd aan de lijst op het

scherm

Sjablonen.

De pagina

Variabele Informatie maakt geen onderdeel uit van de bestelling-workflow voor jobs die op dit

sjabloon zijn gebaseerd.

Sjablonen maken

41Handleiding voor drukwerkinkopers

VI-sjablonen maken

1 In het scherm Sjablonen, klik op Een nieuw sjabloon aanmaken.

De aanmaak-wizard voor sjablonen wordt gestart.

2 Voer alle stappen van de workflow voor statische sjablonen uit vanaf Inhoud naar een sjabloon uploaden

tot Preflight-controle van het ge-uploade bestand.

De aanmaak-wizard voor sjablonen gaat vooraf aan de pagina

Variabele informatie. Vanaf dit punt gaat de

aanmaak-wizard voor VI-sjablonen door met de volgende stappen:

 VI-workflow instellen

 VI-velden maken

 Eigenschappen van VI-velden definiëren

 VI-velden opzetten

 VI-sjabloon opslaan

VI-workflow instellen

De functieknoppen en de handelingen die zijn ingeschakeld voor jobs met VI-archieven zijn anders dan de

functieknoppen en de handelingen van jobs die handmatig klantspecifiek kunnen worden aangepast.

Om de pagina

Variabele In f or matie te configureren voor de bestelling-workflow voor jobs die op dit sjabloon

zijn gebaseerd:

1 Kies uit het keuzemenu een van de twee VI-workflow-opties:

 Klantspecifiek (opdracht enkele data-ingave) - voor het bestellen van jobs met enkele data-ingave.

 VDP (database upload/bewerken) - voor het bestellen van jobs met meerdere data-ingaven.

Als u een van de twee opties selecteert, worden de knoppen

Selectieve upload en Form Editor ingeschakeld.

Deze knoppen worden gebruikt voor het maken en definiëren van variabele velden.

VI-velden maken

1 Klik op de knop Selectieve upload.

De pagina

PDF aanpassen verschijnt met het ge-uploade PDF-bestand.

2 Kies uit het keuzemenu van de knop in de taakbalk

Tekst/Beeld selecteren:

 Tekstgebied selecteren om het selecteren van tekstvelden in te schakelen.

Sleep de cursor over de tekst om deze te selecteren.

 Grafisch/Beeld-gebied selecteren om het selecteren van beeldvelden in te schakelen.

Selecteer een beeld door de selectielijst om het object heen te slepen.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services42

Het dialoogvakje

Geselecteerde velden verschijnt.

Afbeelding 15: Hulpmiddelen voor selectieve upload

De geselecteerde velden verschijnen in het dialoogvenster en stellen de aangemaakte variabele velden voor.

3 U kunt de aangemaakte velden herbenoemen door artikelen in de lijst te selecteren en nieuwe namen in te

voeren in het tekstvakje onderaan het dialoogvenster.

De variabele velden zijn aangemaakt. VI-jobs kunnen op basis van dit sjabloon worden besteld en

persoonlijke informatie kan handmatig worden ingevoerd of ge-upload worden naar de voorbereide velden.

4 U kunt de navigatie-knoppen onderaan het afdrukvoorbeeld gebruiken, naar een andere sjabloon-pagina

gaan of zo nodig Stap 2 en Stap 3 herhalen.

5 Klik op

OK. Het PDF-afdrukvoorbeeld wordt afgesloten en de gebruiker komt terug op de pagina Variabele

Informatie

van de aanmaak-wizard voor sjablonen.

Als de variabele velden zijn gekozen met behulp van de selectieve upload-functie, onderzoekt de

applicatie alle lettertypen die in deze velden worden gebruikt en controleert of het

overeenkomende lettertype op de server bestaat. De gebruiker kan hier een vervangend lettertype

kiezen, ook als er wel een overeenkomstig lettertype is gevonden.

Sjablonen maken

43Handleiding voor drukwerkinkopers

Eigenschappen van VI-velden definiëren

1 Klik op de knop Form Editor.

Het dialoogvakje

Form Editor opent. De aangemaakte velden worden weergegeven in het venster

Veldnaam.

Afbeelding 16: Dialoogvenster Form Editor (voorbeeld van een variabel beeldveld)

2 Eigenschappen van de aangemaakte variabele velden instellen:

a Selecteer een veld in de lijst

Veldnaam.

De relevante eigenschappen verschijnen aan de rechterkant, in het venster met de eigenschappen.

b De veldeigenschappen instellen.

3 Klik op

Geavanceerde opties om regels te definiëren voor het geselecteerde veld.

Zie VI-velden definiëren met Form Editor op pagina 49 voor een beschrijving van de VI-veldtypen,

eigenschappen en regels.

4 Klik op

OK om het dialoogvenster Form Editor te sluiten en terug te keren naar de pagina Variabe le

informatie van de aanmaak-wizard voor sjablonen.

5 Klik op

Opslaan en verdergaan.

De volgende pagina wordt geopend, waarmee de gebruiker de samenstelling van de variabele velden tijdens de

stap

Variabele informatie in de bestelling-workflow kan definiëren.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services44

VI-velden opzetten

De mogelijkheid om de variabele velden over een aantal pagina's te distribueren is belangrijk onder de volgende

omstandigheden:

 Er is een groot aantal variabele velden gedefinieerd.

 Het sjabloon heeft meerdere pagina's met variabele velden op elke pagina.

 De variabele velden hebben verschillende context.

U kunt de lijst met variabele velden handmatig, of, in het geval van sjablonen met meerdere pagina's, automatisch

splitsen.

1 Selecteer een veld en klik op

Tabblad toevoegen om handmatig een nieuwe pagina aan de bestelling-wizard

toe te voegen.

2 Selecteer een tabblad en herbenoem het tabblad met behulp van de knop

Bewerken.

3 Gebruik

Naar boven verplaatsen en Naar beneden verplaatsen om de volgorde van de velden op de

pagina of om een geselecteerd veld naar de benodigde pagina te verplaatsen.

4 Gebruik de knop

Stappen d.m.v. pagina's splitsen om automatisch de velden over de pagina's te

distribueren. 

De lijst van variabele velden wordt over een aantal pagina's opgesplitst.

VI-sjabloon opslaan

1 Klik op Voltooien. Het sjabloon wordt aangemaakt en opgeslagen.

Het nieuwe sjabloon verschijnt in de opslag, in het venster

Sjablonen.

Boek samenvoegen-sjablonen maken

1 In het scherm Sjablonen, klik op Een nieuw Boek samenvoegen-sjabloon aanmaken.

De wizard-pagina

Bestanden uploaden verschijnt met gebruikersinstructies over de werk-procedure.

2 Voer de stappen van de bestelling-workflow voor Boek samenvoegen uit, van Afdrukbestanden uploaden tot

Job-componenten definiëren, zoals wordt beschreven in het gedeelte Boek samenvoegen-jobs bestellen.

3 Klik op

Verdergaan. De aanmaak-wizard voor sjablonen gaat verder naar de pagina Als sjabloon opslaan.

4 Voer een titel voor het sjabloon in en vul de gegevens in bij het opmerking-veld. Kies in het veld

Aanmaken

een doelmap voor het nieuwe sjabloon en klik op Voltooien.

Het nieuwe sjabloon wordt opgeslagen en de gebruiker wordt teruggevoerd naar het scherm

Sjablonen.

Sjabloon-activiteiten

45Handleiding voor drukwerkinkopers

Sjabloon-activiteiten

Als een artikel uit de tijdelijke opslag wordt geselecteerd, verschijnt er een aantal knoppen. Met de

functieknoppen wordt, afhankelijk van het sjabloon-/catalogus-type, een aantal handeling met betrekking tot

het beheer en de instellingen voor een geselecteerd sjabloon of catalogus ingeschakeld.

 Eigenschappen bewerken - verschijnt voor alle sjabloontypen. Het zet dezelfde wizard in gang die wordt

gebruikt om het geselecteerde sjabloon aan te maken. Zie Sjablooneigenschappen instellen op pagina 37

voor bewerkingsprocedures.

 Workflowinstellingen - verschijnt voor alle sjabloontypen. Opent een dialoogvenster waarmee gebruikers

met privileges wat betreft sjabloonbeheer een aantal aanvullende eisen voor de bestelling-workflow kunnen

instellen. Zie Workflowinstellingen instellen op pagina 46.

 Gebruikerstoegang - verschijnt voor elk uit de opslag geselecteerd sjabloon. Opent een dialoogvenster

waarmee de toegangsrechten voor gebruikers en gebruikersgroepen worden geregeld. Zie Gebruikers

beheren op pagina 69.

 Archief beheren - verschijnt alleen voor sjablonen met variabele informatie. Geeft toegang tot het scherm

waarmee de gebruiker variabele data kan verwijderen/bewerken, vanaf een extern database-bestand kan

importeren of naar een extern database-bestand kan exporteren. Zie voor overeenkomstige informatie het

Het bestellen van variabele informatie-jobs gedeelte op pagina 13.

 MailToPrint - verschijnt als een statisch sjabloon of een VI-sjabloon is geselecteerd. Opent een

dialoogvenster waarmeer de MailToPrint-eigenschappen kunnen worden ingesteld. Ook het e-mailadres

waar de geselecteerde sjabloon-informatie in de vorm van een HTML-pagina naar toe moet worden

gestuurd kan men hier invoeren. Jobs kunnen dan direct door de gebruiker vanaf de verzonden HTML-

pagina worden besteld. Zie MailToPrint-optie instellen op pagina 47 voor het instellen van de MailToPrint-

optie.

De knoppen verschijnen niet als er een map uit de sjabloon-oplag wordt geselecteerd.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services46

Workflowinstellingen instellen

1 Selecteer op het scherm Sjablonen een sjabloon uit de lijst en klik op Workflowinstellingen om aanvullenden

instellingen voor de bestelling-workflow te configureren. De instellingen treden in werking als een job op

basis van dit sjabloon wordt besteld.

Het dialoogvenster

Workflowinstellingen wordt geopend, waarmee de verplichte handelingen in de bestel-

workflow kunnen worden ingesteld, zoals invoervelden en variabele velden die goedkeuring behoeven.

2 Markeer om verplichte handelingen met betrekking tot de softproef in te stellen het keuzevakje

Afdrukvoorbeeld aanvragen.

Als dit keuzevakje is aangevinkt, wordt de gebruiker die op basis van dit sjabloon bestelt verplicht, om altijd

de softproef van de job te bekijken voorafgaande aan de bestelling.

De volgende opties worden ingeschakeld:

 De keuzerondjes JPG-afdrukvoorbeeld en PDF-afdrukvoorbeeld - het afdrukvoorbeeld wordt

weergegeven in het geselecteerde formaat.

 De gebruiker moet de proef accepteren om door te gaan - als deze optie geselecteerd is, verschijnt het

keuzevakje

Ik heb het afdrukvoorbeeld nagekeken en hij is goedgekeurd voor afdrukken op de wizard-

pagina met het afdrukvoorbeeld. Om de job aan de winkelwagen toe te voegen en/of naar de kassa te

gaan, moet dit keuzevakje worden geselecteerd.

3 Selecteer het keuzevakje

Referentiecode forceren om het referentiecode-veld verplicht te maken voor jobs

die op basis van dit sjabloon worden besteld.

4 Markeer onder

Extra invoervelden de vereiste keuzevakjes Jobnaam, Referentiecode, en Kostenpost om

deze velden deel uit te laten maken van de bestelling-workflow en om te eisen, dat ze vóór de procedure

worden ingevuld.

5 Vink onder

Goedkeuringsbeleid het keuzevakje Speciaal door de supervisor goed te keuren velden

toepassen

aan. Er wordt een aanvullend venster in het dialoogvenster geopend.

6 De variabele velden specificeren voor het sjabloon dat toestemming van de supervisor vereist:

a Vink het keuzevakje

Modificatie aan om toestemming te vereisen als de tekst in het tekstveld wordt

aangepast.

b Vink het keuzevakje

Overtollig/Leeg aan om toestemming te vereisen als de tekst in dit veld te lang is of

als het veld leeg gelaten wordt.

7 Klik

OK om de aan de workflow doorgevoerde wijzigingen op te slaan.

Dit aanvullende gedeelte verschijnt alleen als u een VI-sjabloon bewerkt.

Sjabloon-activiteiten

47Handleiding voor drukwerkinkopers

MailToPrint-optie instellen

Een gebruiker die een per e-mail een MailToPrint-bericht heeft ontvangen kan met behulp van de verzonden

HTML-pagina jobs bestellen. Met MailToPrint- instellingen kunt de gebruikersadressen en een aantal eisen

voor de per e-mail bestelde jobs bepalen.

Zie Aanvullende bestelopties op pagina 20 voor uitleg over de MailToPrint-functie.

1 Selecteer in het scherm

Sjablonen een sjabloon uit de lijst en klik op MailToPrint om het bestelbeleid in te

stellen voor jobs die op basis van dit sjabloon en via deze e-mail worden besteld.

Het dialoogventer

Eigenschappen van MailToPrint verzenden wordt geopend waarmee u het bestelbeleid

kunt definiëren:

2 Selecteer

De job moet worden goedgekeurd door een supervisor... om de bestelling te reserveren in de

winkelwagen, totdat er goedkeuring is verkregen van de supervisor.

3 Select

Een opdracht wordt aangemaakt na... om automatisch een bestelling aan te maken zonder

toestemming van de supervisor. De volgende instellingen zijn ingeschakeld.

4 Kies het aantal dagen van bestelling tot verzending uit het keuzemenu

Dagen tot aflevering.

5 Vink het keuzevakje

Prijs tonen alvorens verder te gaan met de bestelling om de prijs weer te geven,

voordat de job naar de drukker wordt verstuurd. Als dit vakje leeg gelaten wordt, worden de jobs zonder

prijscontrole besteld.

6 Vink het keuzevakje

Het invoerveld van referentiecode tonen aan om het invoerveld van de

referentiecode weer te geven tijdens het bestellen. Als dit vakje leeg gelaten wordt, verschijnt dit veld niet.

7 Vink het keuzevakje

Vragen naar gebruikers-login aan - om alleen gebruikers met een gebruikersnaam en

wachtwoord vanaf dit sjabloon jobs te laten bestellen. Als dit vakje leeg gelaten wordt, kan elke gebruiker

met toegang tot de MailToPrint e-mail jobs bestellen.

8 Vink het vakje

Bijlagen toestaan aan om het toevoegen van aanvullende bestanden aan de bestelde job

mogelijk te maken.

9 Met het keuzemenu

Deze e-mail kan worden gebruikt kunt u bepalen hoe vaak dezelfde e-mail kan

worden gebruikt voor het bestellen van jobs, of u kunt het op

Onbeperkt instellen.

10 Uit het keuzemenu

Max. toegelaten exemplaren per opdracht kunt u voor dit sjabloon het maximale

aantal exemplaren per opdracht kiezen.

De MailToPrint bestel-optie kan voor elk statisch sjabloon of VI-sjabloon in de opslag worden

ingesteld.

Het uploaden van variabele data uit een externe database is niet mogelijk voor VI-sjablonen die als

MailToPrint-sjablonen zijn aangewezen.

Het MailToPrint-beleid wordt per e-mail gespecificeerd. Als u nog een MailToPrint met

hetzelfde sjabloon, maar voor een ander e-mailadres aanmaakt, kunt u een ander beleid

definiëren.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services48

In het venster

E-mailopties kunt u de informatie van het MailToPrint-bericht en de e-mailadressen specificeren:

11 In het veld

Onderwerp van bericht kunt de de tekst invoeren die in de onderwerpregel van het e-mailbericht

zal verschijnen.

12 In het veld

E-mail ontvangen kunt u de e-mailadressen invoeren van de ontvangers van het bericht. Gebruik

een komma of puntkomma om de adressen te scheiden. Gebruik de link

Adresboek om snel vaak gebruikte

e-mailadressen vanuit het adresboek in te voeren.

13 Selecteer een standaard gebruikersnaam bij

Standaard loginprofiel. Als er geen wachtwoord vereist is,

verschijnen alle via e-mail bestelde jobs met de gegevens van deze standaard gebruiker.

14 Stel de standaard code in in het veld

Standaard referentiecode.

15 In het veld

Klantspecifieke berichttitel kunt u de tekst invoeren die in de onderwerpregel van het e-

mailbericht zal verschijnen.

Met de functieknoppen kunt u het geselecteerde sjabloon naar een externe HTML-pagina exporteren en daar

bestellen.

16 Klik op de knop

HTML exporteren om de geselecteerde sjabloon-informatie naar een externe HTML-pagina

te exporteren en voor toekomstig gebruik op te slaan. De pagina kan worden ge-upload naar de

internetpagina van de drukker of naar de intranet-pagina van de drukwerkinkoper en worden gebruikt om

jobs te bestellen.

17 Klik op de knop

MailToPrint verzenden. De sjabloon-informatie wordt naar de e-mailadressen die in het

dialoogvenster

Eigenschappen van MailToPrint verzenden gespecificeerd zijn, verzonden.

VI-velden definiëren met Form Editor

49Handleiding voor drukwerkinkopers

VI-velden definiëren met Form Editor

Gebruik de Form Editor om het volgende te specificeren:

 Eigenschappen van tekstuitlijning en begrenzing.

 Lettertype-eigenschappen

 Eigenschappen die tijdens het bestellen het gedrag van velden bepalen.

 Eigenschappen die de weergave van velden in de afgedrukte job regelen.

De basis veldeigenschappen bepalen

1 Als het dialoogvenster Form Editor niet automatisch wordt geopend, klik op de knop Form Editor op het

tabblad

Velden definiëren van de pagina Variabele informatie. Form Editor wordt samen met het

dialoogvenster

Afdrukvoorbeeld van lay-out geopend.

2 Pas zo nodig per veld de instellingen aan. Zie hieronder voor de gedetailleerde taken.

3 Ga zo nodig naar het gedeelte met

Geavanceerde opties. Zie hieronder voor de gedetailleerde taken.

4 Klik

OK; Form Editor wordt afgesloten en het tabblad Velden definiëren wordt opnieuw weergegeven.

Tekstvelden

De functie Form Editor maakt het mogelijk de invoerregels en het gedrag van de tekstvelden, de uitlijning en de

lettertype-eigenschappen te definiëren.

Invoerbeperkingen instellen voor de velden

U kunt voor de velden een aantal invoerbeperkingen definiëren:

 Geen beperkingen.

 Het veld is verplicht.

 Een veld is verplicht en de waarde moet verschillen van de standaard waarde.

 Een waarde in het veld moet worden veranderd of leeg gelaten worden.

Een veld als verplicht inschakelen:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Invoerveld mag niet leeg zijn in de lijst Veldinvoer.

Een veld als verplicht en afwijkend van de standaard inschakelen:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Het invoerveld moet aangepast worden en mag niet leeg zijn in de lijst Veldinvoer.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services50

Een veld aanmerken om te veranderen of leeg te laten:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Het invoerveld moet aangepast worden of leeg zijn in de lijst Veldinvoer.

Niet-bewerkbare velden definiëren

Niet-bewerkbare velden worden voor bijschriften gebruikt. Een bijschrift moet variabel zijn om hem over het

sjabloon te kunnen verplaatsen aan de hand van de waarden in de andere velden, maar vereist geen invoer van de

gebruiker tijdens het bestellen.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Niet bewerkbaar aan.

Niet-afdrukbare velden definiëren

Niet-afdrukbare velden worden voor het verzamelen van data gebruikt.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Druk dit veld niet af aan.

Velden die door de gebruiker verplaatst kunnen worden definiëren

Door de gebruiker verplaatsbare velden kunnen tijdens het bestellen interactief worden verplaatst door de

drukwerkinkoper.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Gebruiker verplaatsbaar aan.

Gepinde velden definiëren

Gepinde velden worden gebruikt in het geval een sjabloon velden bevat die voor een job handmatig moeten

worden ge-update en andere velden die vanaf een database moeten worden ge-upload. U moet de handmatig ge-

update velden als 'gepind' aanvinken, zodat de de drukwerkinkoper de waarden van de gepinde velden in kan

voeren en daarna een variabele database kan uploaden naar de andere velden.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Gepind aan.

De doelgroep van een veld bepalen

Met de doelgroep van een veld kunt u een bepaald veld zichtbaar of juist onzichtbaar maken voor verschillende

gebruikertypen.

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer de geschikte optie uit de lijst

Zichtbaar voor.

VI-velden definiëren met Form Editor

51Handleiding voor drukwerkinkopers

Veldopmaak definiëren

De regels van veldopmaak waarschuwen de gebruiker als de ingevoerde data onjuist zijn geformatteerd. In

sommige gevallen wordt de ingevoerde data gecorrigeerd. De opmaak bestaat uit:

 Opmaak voor telefoonnummers en postcodes.

 Opmaak voor e-mails.

 ALLES HOOFDLETTERS, alles kleine letters of Beginhoofdletters.

 Beperking van acceptabele tekens.

 Andere klantspecifieke opmaak.

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer een vereiste opmaak uit de lijst

Veldopmaak.

OF

Klik op de link

Veldopmaak voor meer opties.

Keuzemenu-velden definiëren.

Keuzemenu's worden gebruikt om de interactie met de applicatie te vereenvoudigen, de nauwkeurigheid van

data-invoer te verbeteren en dure vergissingen te voorkomen. Er zijn twee soorten keuzemenu's – eenvoudige

en complexe.

Eenvoudige keuzemenu’s worden gebruikt om het aantal opties te beperken voor een specifiek variabel veld en

tegelijkertijd een snelle en accurate invoer van data te bevorderen bij het aanmaken van een afdrukjob.

Complexe keuzemenu's worden gebruikt in het geval de waarden van verschillende velden onderling afhankelijk

zijn. In dat geval kunt u een keuzemenu in één veld (het hoofdveld) aanmaken en elke waarde van het

keuzemenu koppelen met en aantal waarden in andere velden. Dit betekent dat een verandering in één veld een

vooraf gedefinieerde verandering in andere velden zal veroorzaken. Een voorbeeld hiervan is een bedrijf dat

filialen op verschillende locaties heeft. Als een visitekaartje of briefhoofd wordt besteld, hoeft een medewerker

alleen maar een locatie te selecteren en het juiste gegevens (adres, stad, fax, etc.) worden automatisch ingevuld.

De waarschuwingen en de correcties worden alleen toegepast, als er bij het handmatig invoeren

van data variabele velden voor klantspecifieke jobs worden gebruikt.

Vergeet hierbij niet dat, bij het veranderen (waarden bewerken/wijzigen) van deze nuttige

keuzemenu's het sjabloon moet worden bewerkt. Het is daarom gewenst geen keuzemenu’s aan te

maken voor velden die eventueel door de gebruikers veranderd moeten worden.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services52

Een eenvoudig keuzemenu definiëren

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Vervolgkeuzemenu in de lijst Veldtype; rechts van Veldtype verschijnen een icoon en twee nieuwe

knoppen:

Lijst toevoegen en Lijstbeheer.

3 Klik op

Lijst toevoegen; het dialoogvenster Lijst toevoegen verschijnt.

4 Voer een aantal waarden in en gebruik de komma als een scheiding tussen de waarden.

5 Klik op

OK om de lijst op te slaan en het venster te sluiten.

Een complex keuzemenu definiëren

Om deze taak te vereenvoudigen wordt hij geïllustreerd met een voorbeeld. Als voorbeeld gaan wij ervan uit dat

u een hoofdveld heeft met de naam Bedrijfsnaam en twee gekoppelde velden: Bedrijfsadres en Bedrijfsfax.

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Vervolgkeuzemenu in de lijst Veldtype; rechts van Veldtype verschijnen een icoon en twee nieuwe

knoppen:

Lijst toevoegen en Lijstbeheer.

3 Klik op

Lijstbeheer; het dialoogvenster Lijstbeheer verschijnt.

4 Klik op

Tabel toevoegen; het dialoogvenster Nieuwe tabel verschijnt.

5 Voer de tabelnaam in (Bedrijf) en klik op

OK.

6 Maak de eerste kolom aan:

a Selecteer de naam van het hoofdveld (Bedrijfsnaam) uit de lijst.

b Voer de eerste waarde in in het lege tekstveld (Amsterdam).

c Klik op

Rij toevoegen; er wordt een nieuwe rij aan deze kolom toegevoegd.

d Voer een andere waarde in (Londen) en voeg naar behoefte meer waarden en rijen toe.

e Selecteer het keuzerondje bovenaan de kolom Bedrijfsnaam om aan te geven dat dit de

Primaire kolom

is (hoofdveld).

Hieronder volgen de instructies voor het handmatig aanmaken van een tabel. U kunt ook een

Excel -tabel importeren.

U gaat nu een aantal waarde-kolommen aanmaken, waarbij elke kolom gekoppeld is aan een veld.

U kunt deze kolommen in de gewenste volgorde aanmaken en achteraf bepalen welke kolom het

eerste (hoofd-) veld wordt. Het is echter handiger om met het hoofdveld te beginnen en daarna

pas de afhankelijke velden toe te voegen.

VI-velden definiëren met Form Editor

53Handleiding voor drukwerkinkopers

7 Gekoppelde velden aanmaken:

a Klik op

Rij toevoegen; er wordt een nieuwe kolom aan de tabel toegevoegd. De nieuwe kolom heeft

hetzelfde aantal rijen als de primaire (hoofd-) kolom.

b Selecteer de naam uit de lijst voor een veld dat afhankelijk van de primaire kolom moet veranderen

(bijv. Bedrijfsadres) en voer de waarden voor deze afhankelijke velden in.

c Voeg een kolom toe voor een ander gekoppeld veld (Bedrijfsfax).

8 Klik op

OK om de tabel op te slaan en het venster te sluiten.

Samengestelde velden definiëren

Samengestelde velden worden gebruikt, als u een niet-variabele paragraaf met variabele strings heeft. De lengte

van de variabele strings hebben invloed op de tekstflow van de paragraaf.

Als voorbeeld kan een e-mail campagne voor een supermarkt worden genomen, waarin aan de hand van de

voorkeuren van de ontvanger een specifiek product wordt gepromoot in de supermarkt. 

'Op onze fruit-afdeling vindt u elke dag verse ananas!'

Ze zin in dit voorbeeld is het 'samengestelde' veld, terwijl de naam van de afdeling en de producten de

subvelden vormen. De meeste standaard veld-eigenschappen kunnen op de subvelden worden toegepast.

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Samengesteld uit de lijst Veldtype; de eigenschappen van Samengesteld worden weergegeven.

3 Selecteer de subvelden:

a Selecteer het woord of de woorden waarvan u een veld wilt maken en klik op het icoon van de

woordselectie. De geselecteerde string wordt gemarkeerd en er wordt een veld toegevoegd aan de lijst

onder het samengestelde veld.

b Herhaal deze procedure voor aanvullende strings.

4 Klik op

Opslaan.

Bekijk de veldnamen: het hoofdveld heeft een icoon voor een keuzemenu. Alle gekoppelde

velden worden aangegeven met een slot-icoontje en met een gekleurd rechthoekje dat aangeeft

dat ze bij dezelfde keuzemenu-groep horen. Als het formulier uit meer dan één keuzemenu-veld

had bestaan, dan zou iedere groep met een verschillende kleur aangegeven worden.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services54

Beeldvelden

Met de functie Form Editor kunt u de invoerregels en het gedrag van de beeldvelden, de uitlijning en de

begrenzingen definiëren.

Invoerbeperkingen instellen voor de velden

U kunt voor de beeldvelden een aantal invoerbeperkingen definiëren:

 Geen beperkingen.

 Een veld is verplicht (er moet een beeld geselecteerd worden).

 Een veld is verplicht en de waarde moet verschillen van de standaard waarde (het standaard beeld moet

vervangen worden door een geselecteerd beeld).

 Een waarde in het veld moet worden veranderd (het standaard beeld moet vervangen worden).

Een veld als verplicht inschakelen:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Er moet een beeld worden geselecteerd in de lijst Veldinvoer.

Een veld als verplicht en afwijkend van de standaard inschakelen:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Het standaardbeeld moet worden aangepast en een nieuw beeld moet worden geselecteerd in

de lijst

Veldinvoer.

Een veld als te veranderen inschakelen:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer

Het standaardbeeld moet worden aangepast in de lijst Veldinvoer.

Niet-bewerkbare velden definiëren

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Niet bewerkbaar aan.

Niet-afdrukbare velden definiëren

Niet-afdrukbare velden worden voor het verzamelen van data gebruikt.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Druk dit veld niet af aan.

Velden die door de gebruiker verplaatst kunnen worden definiëren

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Gebruiker verplaatsbaar aan.

VI-velden definiëren met Form Editor

55Handleiding voor drukwerkinkopers

Gepinde velden definiëren

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Gepind aan.

De doelgroep van een veld bepalen

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer de juiste optie uit de lijst

Zichtbaar voor.

Het upload-beleid voor beelden beheren

U kunt een aantal opties voor het uploaden van beelden definiëren:

 Het uploaden van beelden niet toestaan – de gebruiker moet een beeld uit de beschikbare selectie

selecteren.

 Het uploaden naar de jobmap toestaan – de gebruiker kan het beeld uploaden, maar het beeld is alleen voor

deze job beschikbaar.

 Het uploaden naar een persoonlijke map toestaan – de gebruiker kan het beeld naar een persoonlijke map

uploaden en kan dit beeld dus voor toekomstige bestelingen gebruiken.

 Het uploaden naar de geselecteerde map toestaan – de gebruiker kan het beeld uploaden naar een vooraf

gedefinieerde map in de openbare bibliotheek.

 Toegang tot de openbare bibliotheek gebruiken - de gebruiker kan het beeld uploaden naar een willekeurige

map in de openbare bibliotheek.

Het beleid definiëren:

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer de vereiste optie

Upload van beeld.

De GUI voor beeldselectie beheren

U kunt bepalen of de te selecteren beelden tijdens het bestellen als een keuzemenu of als schuifknop

weergegeven worden.

1 Selecteer het veld.

2 Selecteer de vereiste optie

GUI beeldselectie.

Image Editor inschakelen

Als de Image Editor is ingeschakeld kan de gebruiker naar behoefte een ge-upload beeld snijden, schalen of

roteren.

1 Selecteer het veld.

2 Vink het selectievakje

Image Editor gebruiken aan.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services56

Geavanceerde opties

Bij generische ontwerpen voor personalisatie wordt het ontwerp vaak beïnvloed door specifieke waarden die in

de job worden gebruikt. De geavanceerde opties van Form Editor zijn ontworpen om deze situaties aan te

pakken. Zie voor een voorbeeld van geavanceerde eigenschappen de tabel hieronder.

In dit voorbeeld heeft iedere medewerker waarvoor een visitekaartje moet worden afgedrukt, verschillende data-

velden nodig. Een heeft er geen mobiele telefoon, een ander heeft geen mobiele telefoon en e-mailadres.

De volgende opties zijn beschikbaar om met zo'n situatie om te gaan:

 Maak een ontwerp en laat er openingen in. Deze optie is niet geldig voor afdrukjobs van professionele

kwaliteit.

 Maak een aantal verschillende ontwerpen. Dit is een goede algemene oplossing, maar hierbij moeten er

verschillende ontwerpversies worden onderhouden en de gebruiker moet per ontwerp beslissen wanneer hij

het wil gebruiken.

In de geavanceerde opties van Form Editor wordt dit probleem aangepakt door flexibele regels te definiëren die

deze veranderingen meteen oplossen:

 'Positie-links' bepalen de verticale en horizontale positie van de velden ten opzichte van andere velden. Dit

kan worden gekoppeld aan de afmeting van een veld of aan de afwezigheid van data in een veld.

 Met 'achtervoegsel' kunt u een constant achtervoegsel specificeren, zodat de besteller alleen de veranderde

informatie hoeft in te voeren, zoals gebruikelijk in e-mails. Onnodig typen en mogelijke fouten worden op

deze manier vermeden.

 'Groepscentrering' wordt gebruikt om 'witte ruimte', ontstaan door veranderingen in verticale of horizontale

positie-links, veranderingen in het aantal regels of door het horizontaal centreren van velden van

verschillende lengte, in evenwicht te brengen.

 'Velden leegmaken' wordt gebruikt om labels en lege bijschriften te verwijderen.

 'Identieke invoervelden' worden gebruikt om een aantal velden die dezelfde data gebruiken te specificeren,

zodat de besteller de data maar een keer hoeft in te voeren en de gekoppelde velden automatisch ingevuld

worden. Onnodig typen en mogelijke fouten worden op deze manier vermeden.

 'Stijlselectie' wordt gebruikt in het geval de stijl van een veld (lettertype, lettertype-formaat en letterkleur)

aanpassing behoeft.

Geavanceerde opties definiëren

1 Klik op Geavanceerde opties; het dialoogvenster Geavanceerde opties wordt geopend met het tabblad

Positie links geselecteerd.

2 Klik

OK na het bewerken van de geavanceerde opties.

Naam Titel Tel. Mobiel E-mail

Janice Jones Directeur 444-555123 422-555345 [email protected]

John Smith Onderdirecteur 444-555125 422-555348 [email protected]

James Cook Supervisor 444-555321

Carol Donaldson Projectmanager 444-555327 [email protected]

VI-velden definiëren met Form Editor

57Handleiding voor drukwerkinkopers

Positielinks definiëren

1 Selecteer het veld dat u wilt verplaatsen (bijvoorbeeld 'Stad') en klik op het veld Toevoegen; het veld wordt

toegevoegd aan het tekstveld

Verplaatste velden en er verschijnt een keuzemenu met Beginveld.

2 Selecteer het lege veld (bijvoorbeeld 'Adres 2') in het

Beginveld en selecteer het selectievakje Ver ticale

koppeling

Dit zorgt ervoor dat de verticale plaatsing van het te verplaatsen veld (Stad) door de verticale positie van (of

het gemis van) het andere veld (Adres2) wordt beïnvloed.

3 Laat het keuzerondje 'relatief positioneren' op zijn standaardwaarde staan.

4 Een tekstbericht onder aan het venster geeft het type verandering aan (In het geval 'Adres2' leeg is zal 'Stad'

op de plaats van 'Adres2' worden geplaatst).

5 Herhaal het proces voor elk veld dat opnieuw gepositioneerd moet worden.

6 Klik op

Toepassen.

Een achtervoegsel definiëren

1 Klik in het venster Geavanceerde opties op het tabblad Achtervoegsel.

2 Selecteer het veld waar het achtervoegsel niet veranderd (bijv. een e-mail agent) en klik op

Toevoegen. Het

veld wordt toegevoegd aan het gebied

Velden met achtervoegsels.

3 Voer het achtervoegsel (bijvoorbeeld @royalcargo.com) in in het veld

Veldachtervoegsel.

4 Klik op

Toepassen.

Geavanceerde groepscentrering definiëren

1 Klik in het venster Geavanceerde opties op het tabblad Groepscentrering.

2 Maak een blok met velden die als groep moet fungeren door te klikken op

Nieuwe groep en een naam in te

voeren voor een groep velden (bijvoorbeeld 'Klant').

3 Geef aan of er voor de groep horizontale of verticale centrering uitgevoerd moet worden.

4 Selecteer elk veld dat bij de groep moet horen en klik op

Toevoegen.

5 Klik op

Toepassen.

De applicatie berekent de rechthoek rond de velden in de groep en het verticale of horizontale midden van deze

rechthoek. Als een job is besteld controleert de applicatie de bestaande velden in de opdracht, herberekent de

omhullende rechthoek en brengt het nieuwe verticale of horizontale midden in één lijn met het originele punt.

Daarna wordt de tekst overeenkomstig gepositioneerd.

Omgaan met lege velden

1 Klik in het venster Geavanceerde opties op het tabblad Lege velden.

2 Selecteer het lege veld waarvan het label verwijderd moet worden en klik op

Toevoegen. Het veld wordt

toegevoegd aan het gebied

Velddefinities leegmaken.

Sjablonen beheren

FreeFlow Web Services58

3 Als u klaar bent klikt u op

Toepassen.

Omgaan met identieke invoervelden

1 Klik in het venster Geavanceerde opties op het tabblad Identieke invoervelden.

2 Klik op

Nieuwe groep en voer een naam in voor het veld (bijvoorbeeld 'Klantnaam').

3 Selecteer elk veld dat identieke informatie deelt met een ander veld en klik op

Toevoegen.

4 Als u klaar bent klikt u op

Toepassen.

Geavanceerde stijlselectie definiëren

1 Klik in het venster Geavanceerde opties op het tabblad Stijlselectie.

2 Klik om een stijlitem aan te passen voor een groep velden op

Groep toevoegen. 

Het dialoogvakje

Groep toevoegen verschijnt.

a Specificeer de

Groepsnaam (bijvoorbeeld 'Klant').

b Selecteer het type item (lettertype, lettertypeformaat of kleur) in het keuzemenu

Groepstype en klik op

OK in het dialoogvenster Groep toevoegen.

c Voeg velden aan de groep toe door een veld te selecteren en op

Toevoegen te klikken.

d Selecteer de toegestane waarden voor de stijlitems (selecteer bijvoorbeeld de toegestane lettertypen)

voor de velden in de groep.

e Herhaal dit voor elke groep en stijl-combinatie.

Job-activa

Catalogusbank

A catalogus is een verzameling sjablonen met jobontwerpen, op basis waarvan de drukwerkinkoper jobs kan

bestellen. HTML-catalogi kunnen worden aangemaakt en via e-mail of via een website worden gedistribueerd

onder gebruikers in de organisatie van de drukwerkinkopers. Superstore catalogi worden door de drukker

gemaakt.

Klik links op de pagina

Sjablonen beheren op Catalogusbank om toegang te verkrijgen tot de bibliotheek.

In het midden van het scherm wordt een lijst van beschikbare catalogi weergegeven. Als er een catalogus in de

lijst is geselecteerd, wordt de catalogus-inhoud aan de rechterkant weergegeven. Als er een catalogus van het type

HTML is geselecteerd, worden de thumbnails van het sjabloon weergegeven. Zie het gedeelte Jobs bestellen uit

HTML-catalogi op pagina 19 voor een beschrijving van de bestel-workflow van HTML-catalogi. Als er een

catalogus van het type Superstore is geselecteerd, worden de sjabloon-categorieën weergegeven. Zie het gedeelte

Jobs bestellen uit Superstore Catalogi op pagina 6 voor een beschrijving van de bestel-workflow van Superstore-

catalogi.

Catalogi beheren

De lijst met catalogi wordt geleverd met hulpmiddelen om HTML-catalogi aan te maken en te beheren.

Een nieuwe HTML-catalogus aanmaken

1 Klik om een nieuwe catalogus aan te maken op de knop Nieuwe catalogus onderaan de lijst met catalogi.

2 In het dialoogvenster

Catalogus toevoegen dat verschijnt kunt u de nieuwe catalogusnaam invoeren.

3 Klik op

OK. De catalogus wordt aangemaakt en verschijnt in de lijst.

Sjablonen toevoegen aan HTML-catalogi

1 Gebruik de knop Sjablonen toevoegen om het dialoogvenster Sjabloon selecteren te openen, waarmee u

sjablonen aan een geselecteerde catalogus kunt toevoegen.

Elk sjabloon dat voor de gebruikersaccount is ingeschakeld kan worden gevonden met behulp van dit

dialoogvenster. Met de taakbalk-knoppen kunt u de volgende navigatie- en beheershandelingen uitvoeren:

Sjablonen in catalogi kunnen niet in mappen worden georganiseerd, omdat de catalogi een platte

structuur hebben zonder hiërarchische niveaus.

Job-activa

FreeFlow Web Services60

sjablonen herbenoemen en wissen, nieuwe mappen aanmaken en tussen niveaus navigeren om bij een

benodigd sjabloon te komen.

2 Selecteer een benodigd sjabloon uit de lijst of uit een map.

3 Klik op de knop

Selecteren om het geselecteerde sjabloon aan de aangemaakte catalogus toe te voegen.

4 Klik op

Sluiten om terug te keren naar de Catalogusbank.

Catalogus-inhoud exporteren

1 Selecteer een catalogus uit de bibliotheek.

2 Gebruik de knop

MailToPrint verzenden om het bestelbeleid voor jobs die via e-mail uit deze catalogus zijn

besteld en de e-mailadressen van de gebruikers die de HTML-catalogus moeten ontvangen, in te stellen.

OF

Gebruik de knop

HTML exporteren om de catalogus naar een externe HTML-pagina te exporteren, die ge-

upload kan worden naar de internetpagina van de drukker of naar de intranet-pagina van de

drukwerkinkoper en kan worden gebruikt om jobs te bestellen.

Opzet voor sjabloon-weergave

Met een klik op de link Bewerken onderaan elk sjabloon in een HTML-catalogus wordt een dialoogvenster

geopend, waarmee de bestelopties en de informatie voor het huidige sjabloon ingesteld kunnen worden.

1 Uit het keuzemenu

Max. toegelaten exemplaren per opdracht kunt u, bij gebruik van de catalogus, voor dit

sjabloon het maximale aantal exemplaren per opdracht kiezen.

2 Vink het keuzevakje

Prijs aan om voor dit sjabloon de prijs per geselecteerd aantal exemplaren weer te

geven. Selecteer het aantal exemplaren voor de prijsberekening en klik op

Berekenen.

3 Vink het keuzevakje

Opmaak aan om de opmaak voor dit sjabloon, zoals hij in het tekstveld verschijnt, weer

te geven. Voer de weer te geven informatie in. Klik op

Standaard om de standaard opmaak-naam weer te

geven. De standaard opmaak-waarde die voor het huidige sjabloon wordt weergegeven is het jobtype van het

sjabloon.

4 Vink het keuzevakje

Afmeting aan om de afmeting voor dit sjabloon, zoals hij in het tekstveld verschijnt,

weer te geven. Voer de weer te geven informatie in. Klik op

Standaard om de standaard afmeting weer te

geven. De weergegeven standaard waarde is de standaard jobafmeting, zoals in het jobtype is gedefinieerd.

5 In het tekstveld

Beschrijving kunt u de informatie ter beschrijving van het sjabloon invoeren. De

standaardwaarde is de sjabloonnaam.

6 Klik op

OK om de wijzigingen op te slaan, het dialoogvenster te sluiten en terug te keren naar de

catalogusbank.

OF

Klik op

Annuleren om de wijzigingen niet op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Catalogusbank

61Handleiding voor drukwerkinkopers

Opzet cataloguseigenschappen

Om de eigenschappen van een catalogus in te stellen of te bewerken, kunt u in de catalogusbank op de knop

Eigenschappen klikken. Het dialoogvenster Cataloguseigenschappen wordt geopend, waarmee u de bestel-

workflow voor de geselecteerde catalogus kunt definiëren.

De instel-procedure omvat:

 Weergave-parameters instellen

 Workflow-parameters instellen

 Variabele informatie-velden instellen

 Opdrachtparameters instellen

 Afleveringparameters instellen

 Prijsvoorbeeld instellen

 E-mailopties instellen

 De opzet-procedure afsluiten

Weergave-parameters instellen

In het gedeelte Weergave-parameters kunt u de weergave-parameters voor alle sjablonen in de catalogus

specificeren:

1 Kies uit het keuzemenu

Thumbnail formaat het thumbnail-formaat om de sjablonen in de catalogus weer

te geven.

De velden

Breedte en Hoogte geven voor de geselecteerde thumbnail-afmeting de dimensies in pixels

weer. Een verandering in een waarde in een dimensie-veld heeft automatisch tot gevolg dat de de

thumbnail-instelling op

Klantspecifiek wordt gezet.

2 In het veld

Items in rij kunt u het aantal thumbnails dat in een rij moet worden geplaatst specificeren.

3 Voer de tekst in die als welkomstbericht op de catalogus-weergave moet verschijnen.

Workflow-parameters instellen

In het gedeelteWorkflow-parameters kunt u de bestel- en goedkeuringsparameters definiëren voor de jobs die

uit de geselecteerde catalogus worden besteld.

1 In het menu

Deze catalogus kan gebruikt worden kunt u selecteren, hoe vaak dit catalogus-sjabloon voor

bestelling gebruikt kan worden.

2 Selecteer de optie

Er is goedkeuring van de supervisor vereist... om de supervisor voorafgaande aan de

bestelling een e-mail voor goedkeuring te sturen.

In het veld

Goedkeurders kunt u de e-mailadressen invoeren van de mensen die het verzoek tot

goedkeuring moeten ontvangen. Gebruik een komma of puntkomma om de adressen te scheiden. Gebruik

de link

Adresboek om snel vaak gebruikte e-mailadressen in te voeren.

Selecteer

Een opdracht wordt aangemaakt na goedkeuring van de job door de gebruiker om automatisch

een bestelling aan te maken na goedkeuring.

Job-activa

FreeFlow Web Services62

3 Vink het keuzevakje

Vragen naar gebruikers-login aan om alleen gebruikers met een gebruikersnaam en

wachtwoord uit de catalogus te laten bestellen.

4 Maak het vakje leeg om elke gebruiker met toegang tot de MailToPrint e-mail toe te staan jobs uit de

catalogus te bestellen (zie e-mailinstellingen).

5 Selecteer het gebruikersprofiel uit het keuzemenu

Standaard loginprofiel. Wanneer inloggen niet is vereist,

verschijnen alle per e-mail bestelde jobs met de gegevens van deze gebruiker.

Variabele informatie-velden instellen

In het gedeelte Variabele informatie kunt u de standaardwaarden van de variabele velden instellen naar:

 De laatste invoer - de variabele data-sjablonen worden automatisch ingevuld met de laatst gebruikte variabele

data.

 De recent ingevoerde gegevens - de applicatie verzamelt de variabele data die in elk sjabloon zijn ingevoerd

tijdens het bestellen uit de HTML-catalogus. Tijdens het bestellen kan de gebruiker een selectie maken uit

deze data of andere data invoeren.

 Het oorspronkelijke ontwerp - de standaard tekst in de variabele data-velden zal bestaan uit de tekst die werd

ingevoerd tijdens de ontwerp-fase.

Opdrachtparameters instellen

In het gedeelte Opdrachtparameters kunt u bij het bestellen uit een geselecteerde catalogus de volgende opties en

velden inschakelen:

1 Selecteer

Aanpassen van jobnaam toestaan om tijdens het bestellen het veranderen van de standaard

jobnaam toe te staan.

2 Selecteer

Het invoerveld van referentiecode tonen om het invoerveld van de referentiecode weer te geven

tijdens het bestellen. 

Maak dit vakje leeg als de gebruikers geen referentiecodes hoeven te gebruiken.

3 Selecteer

Standaard referentiecode om de standaard referentiecode in te stellen.

4 Selecteer

Geef kostenpost weer om het tekstveld van de kostenpost tijdens het bestellen weer te geven.

5 Selecteer

Bijlagen toestaan om het toevoegen van bijlagen aan de job mogelijk te maken.

Afleveringparameters instellen

In het gedeelte Afleveringparameters kunt u de volgende afleveringparameters inschakelen/uitschakelen.

1 Selecteer

Aanpassen van verzenddatum toestaan om veranderingen in de verzenddatum toe te staan. 

Maak het keuzevakje leeg om deze optie uit te schakelen.

2 Selecteer

Standaardtijd van de opdracht tot verzenden om het aantal dagen tussen de goedkeuring en de

verzending in te stellen.

3 Selecteer

Aanpassen van verzendadres toestaan om veranderingen in het verzendadres toe te staan. 

Maak het keuzevakje leeg om deze optie uit te schakelen.

Catalogusbank

63Handleiding voor drukwerkinkopers

4 Als de hierboven beschreven optie is ingeschakeld, worden er twee aanvullende opties geboden:

 Selecteer Verzendadres altijd goedkeuren om van de gebruiker te eisen het verzendadres te

controleren en goed te keuren.

 Selecteer Schakel Adresboek toegang uit om de gebruiker toegang aan het adresboek van het systeem

te ontkennen (aanbevolen voor B2C-applicaties).

Prijsvoorbeeld instellen

In het gedeelte Prijsopgave en prijsvoorbeeld kunt een prijsvoorbeeld inschakelen, dat voor het afdrukken wordt

weergegeven:

1 Vink het vakje

De prijs aan de gebruiker tonen aan om voor het bestellen de prijs te tonen.

Maak het keuzevakje leeg om de prijs te verbergen. De jobs worden zonder prijsvoorbeeld besteld.

E-mailopties instellen

Stel voor catalogi die als MailToPrint worden verstuurd de e-mailopties in:

1 In het veld

Onderwerp van e-mail kunt u de de tekst invoeren die in de onderwerpregel van het e-

mailbericht met de HTML-pagina zal verschijnen.

2 In het veld

E-mail ontvanger kunt u de e-mailadressen invoeren van diegene, die het bericht met de

HTML-pagina moet ontvangen. Gebruik een komma of puntkomma om de adressen te scheiden.

Gebruik de link

Adresboek om snel vaak gebruikte e-mailadressen in te voeren.

De opzet-procedure afsluiten

1 Klik op OK om de wijzigingen in de cataloguseigenschappen op te slaan, het dialoogvenster

Cataloguseigenschappen te sluiten en terug te keren naar de catalogusbank.

Klik op

Annuleren om het dialoogvenster af te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan en terug te keren

naar de catalogusbank. 

De standaard catalogusinstellingen worden herstelt.

Job-activa

FreeFlow Web Services64

Beeldbank

De beeldbank slaat beeldbestanden op die ge-upload kunnen worden naar sjablonen en jobs. De ondersteunde

afbeeldingsindelingen zijn: JPG, JPEG, PDF, TIF en TIFF.

Door op de

Beeldbank in het menu aan de zijkant van de pagina Sjablonen beheren te klikken wordt de

bibliotheek geopend. Er wordt een lijst met bibliotheekmappen weergegeven. De lijst kan worden doorzocht om

een benodigde map te lokaliseren door een mapnaam of een gedeeltelijke mapnaam in het tekstveld

Map zoeken

in te voeren. Door op de knop

Zoeken te klikken begint het zoeken naar de map. De knop Resetten leegt het

vakje

Zoeken en de zoekresultaten.

De beeldbestanden in de geselecteerde map worden aan de rechterkant van het mapvenster weergegeven en er

worden een thumbnail en parameters getoond van het geselecteerde beeldbestand.

De beeldbank beheren

1 Gebruik de knoppen van de taakbalk boven de bibliotheekmappen om de lijst met mappen te beheren: om

een nieuwe map aan te maken of om een bestaande map te wissen/herbenoemen.

2 Gebruik de knoppen van de taakbalk boven de beeldbestanden in een geselecteerde map om de mappen de

te beheren en de weergave van de lijst te veranderen.

Er zijn knoppen die standaard handelingen, zoals knippen, plakken, kopiëren, herbenoemen en wissen,

ondersteunen voor het beheer van bestanden in de lijst. U kunt bovendien wisselen tussen de weergaves met

de knoppen

Lijst weergeven en Thumbnails weergeven. U kunt ook met behulp vande knop Beeld(en)

downloaden

elk beeldbestand in de beeldbank naar een beschikbare locatie downloaden

3 Gebruik de knop

Beelden uploaden om beelden aan de bibliotheek toe te voegen.

Beelden uploaden naar de bibliotheek

Om beelden up te loaden naar de bibliotheek:

1 Klik op de knop

Beelden uploaden. Het dialoogvakje Bestand uploaden verschijnt.

2 Om een enkel bestand te uploaden, selecteer

Een enkel bestand uploaden en volg de wizard-instructies op.

3 Om meerdere bestanden te uploaden, kies de optie FTP multi-file upload. Selecteer het bijbehorende

keuzerondje en volg de wizard-instructies op.

Drukwerkinkopers kunnen FTP gebruiken voor het uploaden van meerdere bestanden, als de

drukker de optie

FTP-upload toestaan heeft ingeschakeld.

Inventaris

65Handleiding voor drukwerkinkopers

Inventaris

Jobs die besteld worden uit inventaris-sjablonen kunnen bij de drukker worden afgedrukt en opgeslagen, in

plaats van dat ze direct naar het afleveradres worden verzonden. Door met deze inventarisfunctie te werken,

kan de klant een groter aantal job-exemplaren bestellen dan dat onmiddellijk nodig is. De klant gebruikt de

opslag van de drukker en laat de jobs naar behoefte bezorgen. Zie het gedeelte Inventaris-jobs bestellen op

pagina 20 voor het bestellen van jobs uit de inventaris en voor het afdrukken van jobs uit de inventaris.

Met de functieknoppen op het scherm

Inventaris kan de gebruiker:

 Inventaris-sjablonen opzoeken en sorteren naar sjabloongegevens.

 De eigenschappen van inventaris-sjablonen veranderen

 Een afdrukvoorbeeld van een inventaris-sjabloon in PDF-formaat bekijken

 Inventarisjobs weergeven, inclusief informatie over bestelling en opslag

 Alle inventaris-bestellingen opvolgen

Inventaris-sjablonen beheren

1 Klik op de pagina Sjablonen beheren op Inventaris in het menu aan de zijkant. Het scherm Inventaris -

Zoeken wordt geopend.

2 Gebruik de zoekmachine om bepaalde inventaris-sjablonen of groepen sjablonen te vinden.

De zoekresultaten worden op het scherm in de tabel

Zoekresultaten weergegeven, die ook

sjabloongegevens en informatiekolommen toont.

3 Klik op de knop

Geavanceerd zoeken om filter-criteria voor precieze zoekresultaten toe te voegen. In het

dialoogvenster

Geavanceerde inventaris zoekactie kunt u de beschikbare gegevens invoeren en op Zoeken

klikken. De zoekresultaten worden weergegeven.

4 Klik op de knop

Kolomkeuze om het dialoogvenster te openen, waarmee de gebruiker de kolommen voor

de tabel

Zoekresultaten kan configureren. Alle beschikbare sjabloon-attributen worden in het

dialoogvenster weergegeven. Als een attribuut wordt geselecteerd, verschijnt de overeenkomstige kolom in

de tabel.

5 Klik op de knop

Excel-rapport om de informatie over het inventaris-sjabloon naar een extern Excel-

bestand te exporteren.

6 Selecteer een sjabloon in de tabel

Zoekresultaten. De sjabloongegevens worden onder de tabel

weergegeven. De sjabloon-thumbnail geeft de voorpagina en de oriëntatie weer. Het sjabloon kan als een

PDF-afdrukvoorbeeld van lage kwaliteit weergeven worden en de sjablooneigenschappen kunnen worden

gewijzigd.

7 Klik op de knop

Eigenschapen bewerken om de sjablooneigenschappen weer te geven en aan te passen.

Zie voor meer informatie Sjabloon-activiteiten op pagina 45.

8 Klik op de knop

Workflowinstellingen om de workflow weer te geven/aan te passen, verplichte

handelingen te definiëren en invoervelden toe te voegen. Zie voor meer informatie Workflowinstellingen

instellen op pagina 46.

9 Klik op de knop

MailToPrint om de informatie over het inventaris-sjabloon naar een externe HTML-

pagina te exporteren. De pagina kan voor toekomstig gebruik worden opgeslagen of per e-mail naar een

specifieke gebruiker worden gestuurd, zodat de gebruiker de jobs direct kan bestellen. Zie voor meer

informatie MailToPrint-optie instellen op pagina 47.

Job-activa

FreeFlow Web Services66

Variabele databestanden

De database-bestanden in .txt en .csv formaat worden in de Activa-bank opgeslagen. Deze bestanden bevatten

variabele data die naar VI-sjablonen en jobs kunnen worden ge-upload.

Bibliotheek beheren

1 Klik op de pagina Sjablonen beheren op Activa in het menu aan de zijkant.

Het scherm

Activabeheer wordt geopend. Er wordt een lijst weergegeven met alle opgeslagen database-

bestanden in het systeem.

Met de drie functieknoppen onderaan de lijst kunt u de bibliotheek beheren.

2 Klik op

Nieuw om het dialoogvenster Activa uploaden te openen, waarmee u nieuwe databases kunt

uploaden en doorzoeken.

3 Klik op

Bewerken om met behulp van hetzelfde dialoogvenster nieuwe databases up te loaden om bestaande

databases te vervangen.

4 Klik op

Wissen om een in de lijst geselecteerd database-bestand te wissen.

Database functies

Als een bestand in de lijst is geselecteerd, worden de bestandsgegevens aan de rechterkant van het scherm

Activabeheer weergegeven. De informatie over activa wordt over een aantal pagina's verspreid:

 Op de pagina Algemeen kan de naam van de activa worden bekeken en aangepast en er kan een beschrijving

van de activa in worden gevoerd.

 Op de pagina Activa-schema kan de gebruiker een toewijzing-schema tussen de database en de variabele

velden van een sjabloon/job aanmaken en, als de database veldnamen bevat, de bijschriften van de

veldnamen veranderen.

 De pagina Gekoppelde sjablonen toont de sjablonen die op dit moment de geselecteerde activa in gebruik

hebben. Hiermee wordt de gebruiker geassisteerd bij het voorkomen van handelingen die een nadelig effect

hebben op de gekoppelde sjablonen.

Accountbeheer

Inleiding

Met de optie Account beheren kan de beheerder contactinformatie en e-mailinformatie van de

drukwerkinkopers, gebruikersaccounts, gebruikersgroepen, afdelingen, kostenposten en adresboeken beheren.

U krijgt toegang tot de opties voor accountinstellingen door ze in het linker menu te selecteren. De volgende

beheerhandelingen zijn beschikbaar:

 Account - definieert de algemene account van de drukwerkinkoper en stelt de standaard startpagina in voor

de software applicatie aan de kant van de drukwerkinkoper. Zie Algemene accountinstellingen op pagina 68.

 Gebruikers - definieert en beheert de accounts van gebruikers en stelt een individuele startpagina in voor

elke gebruiker die gebruik maakt van de software applicatie aan de kant van de drukwerkinkoper. Zie

Accountgebruikers instellen op pagina 69.

 Gebruikersgroepen - maakt gebruikersgroepen aan en wijst gebruikers aan een groep toe. Zie

Gebruikersgroepen instellen op pagina 74.

 Afdelingen - definieert en beheert afdelingen binnen de organisatie van de drukwerkinkoper. Zie Afdelingen

instellen op pagina 75.

 Kostenposten - definieert en beheert kostenposten binnen de organisatie van de drukwerkinkoper. Zie

Kostenposten instellen op pagina 75.

 Adresboek - beheert het adresboek van de drukwerkinkoper. Zie Het adresboek beheren op pagina 78.

 E-mail - bepaalt welke mededelingen er worden verzonden in het geval van specifieke gebeurtenissen aan de

kant van de drukker. Zie Per e-mail te versturen mededelingen instellen op pagina 77.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services68

Algemene accountinstellingen

Met de algemene accountinstellingen kunt de de algemene instellingen per drukwerkinkoper, verzend- en

factuuradressen en de standaard startpagina voor de drukwerkinkoper definiëren.

Als u op het tabblad

Account beheren klikt, wordt standaard de optie Account geselecteerd.

Algemene contactinformatie

1 Voer de contactinformatie van een specifieke gebruiker in, die als algemeencontactpersoon voor de

drukwerkinkoper gaat fungeren. Voer de gegevens in bij de velden

Contactinformatie: naam, positie,

bedrijfsnaam, telefoon, faxnummer en e-mailadres.

2 Klik op

Adres bewerken om contactgegevens en contactadressen van de drukwerkinkoper in te voeren/te

wijzigen.

Standaard startpagina

1 Kies uit het menu Standaard bestelpagina de standaard weergave voor de startpagina. Deze pagina wordt

weergegeven als een gebruiker inlogt op de applicatie:

 Kies de optie Launch Pad om de weergave van de aanvankelijke pagina Jobs bestellen als launch pad in

te stellen. Een launch pad biedt een alternatief beginpunt voor het bestellen van jobs.

 Kies de optie Sjabloon-overzicht om de weergave van de aanvankelijke pagina Jobs bestellen als

catalogus of als sjablonen-lijst uit de opslag/specifiek map in te stellen.

2 Als de startpagina als sjabloon-overzicht is ingesteld kunt u uit de volgende opties kiezen:

 Hoofdmap - de gehele sjabloon-opslag weergeven.

 Specifieke map - sjablonen in een specifieke map weergeven.

Als deze optie is geselecteerd, verschijnt de link

Map, waarmee een map kan worden weergegeven.

 Catalogus - een catalogus op de aanvankelijke pagina Jobs bestellen weergeven. Als deze optie is

geselecteerd, verschijnt het keuzemenu

Catalogus. Kies uit het keuzemenu een beschikbare catalogus in

het systeem.

3 Sla de instellingen op of klik op

Terugkeren om de wijzingen niet op te slaan.

Standaard verzend- en factuuradressen

De pagina Verzenden en factureren geeft de verzend- en factuuradressen van de organisatie van de

drukwerkinkoper weer. De link geeft toegang tot het adresboek, waar u nieuwe adressen kunt invoeren of

bestaande adressen kunt selecteren. Voor meer informatie, zie Het adresboek beheren op pagina 78.

Accountgebruikers instellen

69Handleiding voor drukwerkinkopers

Accountgebruikers instellen

Gebruikers zijn medewerkers van de organisatie van de drukwerkinkoper, die toestemming hebben met het

systeem te werken.

Ga naar

Account beheren om gebruikers te definiëren en klik op Gebruikers in het menu aan de linkerkant. Het

venster

Gebruikersinformatie wordt geopend. Alle gebruikers bij de drukwerkinkoper worden genoemd en de

gebruikersgegevens kunnen worden ingesteld en aangepast.

Gebruikers beheren

Het venster toont een lijst van alle gebruikers die met de specifieke drukwerkinkoper contact hebben. U kunt de

lijst doorzoeken en er zijn functieknoppen beschikbaar voor het beheer van de lijst.

Een nieuwe gebruiker aanmaken

Om een nieuwe gebruiker aan te maken:

1 Klik op de knop

Toevoegen onderaan de lijst gebruikers.

De nieuwe gebruiker wordt aangemaakt en verschijnt in de lijst onder de standaard naam 'Nieuwe

gebruiker'.

De standaard gebruikersgegevens worden aan de rechterkant weergegeven.

2 In het venster

Contactinformatie kunt u de standaard naam vervangen door de velden Voornaam en

Achternaam te bewerken en alle nodige informatie in te voeren.

3 Voer de de inloggegevens in bij de velden

Gebruikersnaam en Wachtwoord.

4 Kies een optie uit het keuzemenu

Gebruikerstype om eventuele gebruikersprivileges aan de gebruiker toe te

kennen. Zie Gebruikerstypen en privileges op pagina 72.

Als u voor de gebruikerstypen

Gebruiker, Ontwerper of Klantspecifiek kiest, verschijnt de link

Instellingen voor e-mailbericht met goedkeuring.

5 Gebruik de link

Instellingen voor e-mailbericht met goedkeuring om een dialoogvenster te openen,

waarmee u de goedkeuringsregels en e-mailadressen van de goedkeurders kunt instellen. In het geval een

gebruiker een job bestelt, wordt naar deze goedkeurders een verzoek tot goedkeuring verzonden.

Een gebruiker zonder beheerderprivileges kan uitgeschakeld worden door bovenaan het scherm

het keuzevakje

Gebruikersaccount uitschakelen aan te vinken.

In deze workflow wordt er niet meer automatisch goedkeuring gevraagd aan de supervisor.

Deze optie moet alleen ingesteld worden als u specifieke goedkeurders wilt toekennen aan

specifieke gebruikers.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services70

6 Klik op de link

Toewijzen om een kostenpost een de gebruiker toe te wijzen. 

Het dialoogvakje

Toewijzing kostenpost wordt geopend. Alle in de account toegewezen kostenposten

worden weergegeven in het venster

Kostenposten van de klant. Zie Kostenposten instellen op pagina 75 om

een lijst te maken van de kostenposten.

a Selecteer een kostenpost en klik op

Toevoegen. De kostenpost wordt aan de gebruiker toegewezen en

verplaatst naar het subvenster

Aan gebruiker toegewezen kostenpost.

b Klik op

Alle toevoegen om alle in de lijst genoemde kostenposten aan de gebruiker toe te wijzen.

c Selecteer het selectievakje

Alle kostenposten om ook in de toekomst alle nog toe te voegen

kostenposten aan de gebruiker toe te wijzen.

d Gebruik de knoppen

Verwijderen en Alle verwijderen om de toewijzingen te annuleren.

e Klik op

Sluiten om de toewijzingen op te slaan en terug te keren naar het venster Gebruikers.

7 Kies uit het keuzemenu

Afdelingen de afdeling van de gebruiker. Zie Afdelingen instellen op pagina 75 om

een lijst te maken van de afdelingen.

8 Gegevens invoeren in het veld

IP-filter.

9 Klik op de link

Adres bewerken om contactgegevens en contactadressen van de gebruiker te wijzigen. De

gebruikersinformatie wordt in het adresboek aangepast.

10 Sla de instellingen op of klik op

Terugkeren om de wijzingen niet op te slaan.

Hulpmiddelen voor gebruikerslijst

De knoppen in de taakbalk maken de volgende handelingen mogelijk:

1 Klik op de knop

Gebruikers importeren om gebruikers uit een extern database-bestand te importeren.

2 Klik op de knop

Gebruikers exporteren om gebruikers naar een extern database-bestand te exporteren.

3 Klik op de knop

Gebruiker wissen om een gebruiker uit de lijst te wissen.

U kunt de lijst met gebruikers doorzoeken:

1 Voer de gebruikersnaam of de beginletters in bij het tekstveld en klik op

Zoeken.

De lijst met gebruikers wordt gefilterd en de specifieke gebruiker (of een aantal gebruikers) wordt

weergegeven.

2 Klik op

Resetten. Het tekstveld wordt leeggemaakt en de gehele lijst met gebruikers wordt weergegeven.

Accountgebruikers instellen

71Handleiding voor drukwerkinkopers

Startpagina van de gebruiker

1 Kies een weergave voor de startpagina uit de lijst Bestelpagina; dit is wat de gebruiker te zien krijgt op het

moment dat hij inlogt bij het systeem:

 Om de algemene accountinstellingen te gebruiken, kiest u Klantspecifieke standaardwaarden

gebruiken

. 

Zie Standaard startpagina op pagina 68 voor de standaard instellingen.

 Kies de optie Launch Pad om de weergave van de aanvankelijke pagina Jobs bestellen als launch pad

met verschillende beginpunten voor bestellen in te stellen.

OF

Kies de optie

Sjabloon-overzicht om de weergave van de aanvankelijke pagina Jobs bestellen als

catalogus of als een sjabloon-lijst uit de opslag/specifiek map in te stellen.

2 Als de aanvankelijke pagina

Jobs bestellen als sjabloon-overzicht is ingesteld, kunt u uit de volgende opties

kiezen:

 Om de algemene accountinstellingen te gebruiken, kiest u Klantspecifieke standaardwaarden

gebruiken

. 

Zie Standaard startpagina op pagina 68 voor de standaard instellingen.

 Kies Hoofdmap om de gehele sjabloon-opslag weer te geven.

 Kies Specifieke map om sjablonen in een specifieke map weer te geven.

Als deze optie is geselecteerd, verschijnt de link

Map, waarmee een map kan worden weergegeven.

 Kies Catalogus om een catalogus weer te geven op de aanvankelijke pagina Jobs bestellen.

Het keuzevakje

Gebruikerscatalogus verschijnt.

 Om de algemene accountinstellingen te gebruiken, kiest u Klantspecifieke standaardwaarden

gebruiken

. 

Zie Standaard startpagina op pagina 68 voor de standaard instellingen.

OF

Kies een andere optie om een andere catalogus weer te geven op de startpagina als de gebruiker inlogt.

Verzenden en factureren

Iedere gebruiker kan een klantspecifiek verzend- of factuuradres hebben of hij kan het standaard verzendadres

van de account gebruiken. Als het selectievakje boven het adres is geselecteerd, geeft de pagina

Verzenden en

factureren

de verzend- en factuuradressen van de organisatie van de drukwerkinkoper weer. De link geeft

toegang tot het adresboek, waar u nieuwe adressen kunt invoeren of bestaande adressen kunt selecteren.

1 Maak de keuzevakjes boven de adressen leeg.

2 Gebruik de adres-links om toegang te krijgen tot het adresboek. 

Zie voor informatie over het adresboek Het adresboek beheren op pagina 78.

3 Selecteer een adres in het adresboek en klik op

Selecteren. Het adres op het scherm wordt veranderd.

4 Sla de instellingen op of klik op

Terugkeren om de wijzingen niet op te slaan.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services72

Gebruikerstypen en privileges

Als er door de beheerder een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt, moet er een gebruikerstype worden

toegewezen om zijn verantwoordelijkheden en privileges in het system te definiëren.

De standaard gebruikerstypen in het systeem zijn:

 Beheerder - Heeft alle gebruikersprivileges, waaronder accountbeheer. Een beheerder kan jobs ontwerpen,

jobs naar de winkelwagen verzenden en opdrachten plaatsen. Bovendien is de beheerder verantwoordelijk

voor het instellen van de gebruikersprivileges.

 Supervisor - De privileges zijn zoals die van de beheerder, maar zonder toegang tot accountbeheer. Een

supervisor kan jobs ontwerpen, jobs naar de winkelwagen verzenden en opdrachten plaatsen.

 Ontwerper - Is verantwoordelijk voor het ontwerpen van jobs en het aanmaken van sjablonen.

 Super User - Maakt jobs d.m.v. sjablonen en kan jobs bestellen.

 Gebruiker - Maakt jobs d.m.v. sjablonen, maar kan niet direct jobs bestellen.

 Gast - Nieuwe gebruiker of gelegenheidsgebruiker. Gasten kunnen alleen jobs aanmaken op basis van

sjablonen die door de drukker voor dit doel zijn verstrekt.

 Klantspecifiek -Kan jobs d.m.v. sjablonen maken, maar kan niet direct jobs bestellen.

Met de optie Klantspecifiek kunnen extra gebruikerstypen met klantspecifieke privileges

worden aangemaakt.

Accountgebruikers instellen

73Handleiding voor drukwerkinkopers

Gebruikersprivileges worden standaard door het systeem ingesteld, aan de hand van het toegewezen

gebruikerstype. In onderstaande tabel worden de standaard privileges per gebruikerstype getoond.

Privilege Toegewezen aan

Beheerder Supervisor Ontwerper Super

User

Gebruiker Gast Klantspecifiek

Accountbeheer



Sjabloonbank beheren



Jobs van andere

accountgebruikers

weergeven



Een opdracht plaatsen/

Prijsopgave ontvangen

 

Jobinhoud uploaden



Jobeigenschappen

bewerken



Form Editor gebruiken



Variabele data gebruiken

 

Variabele data-archief

gebruiken

 

MailToPrint verzenden



Plug-ins downloaden



Adresboek weergeven



Contactgegevens

bewerken



De privilege-instellingen kunnen door de drukker worden gewijzigd, dus het is belangrijk de

instellingen te controleren, voordat u gebruikerstypen aan gebruikers toewijst.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services74

Gebruikersgroepen instellen

Ga naar Account beheren om gebruikersgroepen aan te maken en klik op Gebruikersgroepen in het menu aan de

linkerkant om het overeenkomstige venster te openen.

U kunt de groepslijst in het venster

Gebruikersgroepen beheren met de knoppen Toevoegen en Wissen onder

aan de lijst.

Nieuwe groep aanmaken

Een nieuwe gebruikersgroep aanmaken:

1 Klik op de knop

Toevoegen. De nieuwe groep wordt aan de lijst toegevoegd.

2 Op de pagina

Algemeen kunt u in het veld Groepsnaam de standaard naam van de nieuwe groep veranderen

en een beschrijving invoeren.

3 Ga naar de pagina

Gebruikers om gebruikers aan de nieuwe groep toe te voegen. Gebruik de knoppen

Toevoegen en Verwijderen (of dubbelklik op een gebruiker) om de lijst met groepen te beheren.

4 Sla de instellingen op of klik op

Terugkeren om de wijzingen niet op te slaan.

Een groep verwijderen

Een groep uit de lijst in het venster Gebruikersgroepen verwijderen:

1 Selecteer een gebruikersgroep uit de lijst.

2 Klik op de knop

Wissen onder aan de lijst. De groep wordt gewist.

De gebruikers die onderdeel uitmaakten van de groep worden niet beïnvloed door het wissen.

Voor gebruikersgroepen kunnen per sjabloon in de sjabloon-opslag bestelrechten en/of

toegangsrechten worden ingesteld.

Afdelingen instellen

75Handleiding voor drukwerkinkopers

Afdelingen instellen

Account-afdelingen worden ingesteld om controle uit te oefenen over de bestelprocedure, uitgaven, en interne

rapportage.

Selecteer in het linkermenu

Account beheren Afdelingen om het venster Afdelingsmanagement te openen. Er

wordt een lijst met afdelingen voor de account getoond, waarbij elke afdeling een aantal gebruikers toegewezen

heeft gekregen.

1 Voer een naam in voor de nieuwe afdeling om een nieuwe afdeling aan de lijst toe te voegen en klik op

Toevoegen.

De nieuwe afdeling verschijnt in de lijst. Als een afdeling aan de lijst wordt toegevoegd, wordt de naam aan

het keuzemenu

Afdeling, in het venster voor het aanmaken van gebruikers, toegevoegd. Zie Een nieuwe

gebruiker aanmaken op pagina 69 voor het toewijzen van gebruikers aan afdelingen. Het aantal aan een

afdeling toegevoegde gebruikers wordt in de rij afdelingen weergegeven.

2 Selecteer een afdeling in de lijst om een afdeling opnieuw te benoemen en verander de naam die verschijnt

in het veld

Afdelingsnaam. Klik op Updaten. De afdeling is herbenoemd.

3 Om een afdeling uit de lijst te verwijderen, selecteer de afdeling en klik op

Wissen. De gebruikers die

onderdeel uitmaakten van de afdeling worden niet beïnvloed door het wissen.

4 Gebruik de link

Importeren om een lijst afdelingen uit een extern bestand te importeren.

5 Gebruik de link

Exporteren om een lijst afdelingen naar een extern bestand te exporteren.

Kostenposten instellen

De handige account-optie Kostenpost kan door de drukwerkkoper gebruikt worden. Het voornaamste doel van

kostenposten is controle uitoefenen over de bestelprocedure en budgetbesteding.

Selecteer in het linkermenu

Account beheren de optie Kostenposten. Een lijst met kostenposten die voor de

account zijn gedefinieerd, verschijnt. Elke kostenpost bevat een kostenpost-code. Als een kostenpost in de lijst

wordt geselecteerd, verschijnen de gegevens in het rechter venster.

Een nieuwe kostenpost aanmaken

1 Klik op de knop Toevoegen onderaan de lijst kostenposten.

Het dialoogvakje

Kostenpost toevoegen wordt geopend.

2 Voer een naam en een code in voor de nieuwe kostenpost en klik op

OK.

De nieuwe kostenpost verschijnt in de lijst en wordt geselecteerd. Het venster met instellingen voor de

aangemaakte kostenpost verschijnt aan de rechterkant. Er wordt door het systeem een ID-nummer

gegenereerd en weergegeven.

3 Informatie invoeren in de gegevens-velden

4 Vink het selectievakje

Budget inschakelen om budget-instellingen in te schakelen.

De knop

Budget instellen verschijnt.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services76

5 Klik op de knop om het dialoogvenster

Budget kostenpost instellen te openen.

6 Voer een totaalbedrag in voor de specifieke kostenpost en klik op

OK.

Het bedrag verschijnt in het veld

Totaal.

7 Voer voor de kostenpost de budgetnaam en het minimum budget in. 

Als het minimum wordt bereikt, ontvangt de beheerder een waarschuwing. Zie Een budget voor een

kostenpost aanpassen onder.

8 Voer het e-mailadres van de beheerder in om automatisch een waarschuwing te ontvangen als het budget van

de kostenpost wordt overschreden.

9 Klik op

Updaten om de instellingen voor de kostenpost op te slaan.

Een budget voor een kostenpost aanpassen

1 Selecteer een kostenpost uit de lijst.

De gegevens en het budget worden aan de rechterkant weergegeven.

Het totaalbedrag dat aan de kostenpost is toegewezen wordt in het veld

Totaal weergegeven. Het resterende

bedrag van het budget wordt in het veld

Resterend budget weergegeven. Een door het systeem gemaakte

berekening van het budget dat al gebruikt is voor de kostenpost verschijnt in het veld

Gebruikt budget.

2 Vink het selectievakje

Budget inschakelen aan om veranderingen aan het budget toe te staan. 

De knop

Budget instellen verschijnt.

3 Klik op de knop om het dialoogvenster

Budget kostenpost instellen te openen.

4 Voer een totaalbedrag in voor de specifieke kostenpost en klik op

OK.

Het bedrag verschijnt in het veld

Totaal en de velden Resterend budget worden gereset.

5 Om de wijzigingen in de geselecteerde kostenpost op te slaan, klik op de knop

Update.

Per e-mail te versturen mededelingen instellen

77Handleiding voor drukwerkinkopers

Per e-mail te versturen mededelingen instellen

De beheerder kan per e-mail mededelingen laten versturen naar accountgebruikers als er specifieke

gebeurtenissen plaatsvinden bij de drukker.

Het versturen van een mededeling kan door de volgende gebeurtenissen worden veroorzaakt:

 Opdrachtbevestiging

 De jobprijs is veranderd

 De job is verzonden

 De inventaris is onder minimumniveau

 Vervaldatum van vooruit bestelde jobs is verlopen

 Vervaldatum voor verzending is verlopen

 De job is bij de goedkeuringswachtrij van de drukwerkkoper aangekomen.

Om de per e-mail te versturen mededelingen in te stellen:

1 Ga naar

Account beheren en selecteer de optie E-mail in het linker menu.

Het venster

E-mail met een lijst gebeurtenissen wordt geopend. Het selectievakje Standaard e-

mailinstellingen van het systeem gebruiken

is standaard geselecteerd. De gebeurtenissen in de lijst zijn

daarom geselecteerd aan de hand van de standaard instellingen.

2 Maak het keuzevakje leeg om veranderingen aan de instellingen mogelijk te maken.

3 Vink een selectievakje aan voor een gebeurtenis en klik op de link

Contacten in de rij met gebeurtenissen.

Er wordt een dialoogvenster geopend, waarmee e-mailadressen van de afzender en de ontvangers kunnen

worden ingesteld.

4 Om het e-mailadres van de afzender te specificeren kunt u een van de keuzerondjes in het gedeelte

Afzender selecteren.

Als u wilt dat een drukker of een drukwerkinkoper de mail verzendt, kan het systeem de mededeling vanaf

een bekend e-mailadres in het systeem versturen.

Als u kiest voor de optie

Andere e-mail kunt u het e-mailadres van de afzender invoeren.

5 In het gedeelte

Ontvangers kunt u een of meer ontvangers uit de geleverde opties selecteren of e-

mailadressen in het veld

Andere e-mail toevoegen.

6 Klik op

OK. De geselecteerde opties worden weergeven in het venster E-mail.

7 Selecteer afzenders en ontvangers voor alle benodigde gebeurtenissen en klik op

Opslaan.

De per e-mail te versturen mededelingen zijn ingesteld.

Een bericht kan door een afzender naar meerdere ontvangers in de organisatie van de

drukwerkinkoper verzonden worden. Het systeem activeert de mededeling automatisch. De

afzender is de persoon die het e-mailbericht heeft geschreven.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services78

Het adresboek beheren

Het Adresboek wordt gebruikt om contactinformatie op te slaan. Het adresboek is vanuit verschillende

workflows in het systeem benaderbaar.

Ga om het adresboek te beheren naar de pagina

Account beheren en selecteer de optie Adresboek in het linker

menu.

Contacten beheren

Weergave van contacten

Als het venster wordt geopend, worden alle gedefinieerde contacten in het venster Adressen getoond. De

contactpersonen in het boek kunnen in drie groepen verdeeld worden:

 Gebruikers - Alle drukwerkinkopers worden automatisch aan het adresboek toegevoegd op het moment dat

ze worden aangemaakt als contactpersoon. De gebruikersadressen kunnen door alle drukwerkinkopers

worden bekeken. Drukwerkinkopers kunnen niet via het adresboek worden toegevoegd of verwijderd.

 Persoonlijk - Alle privé-contacten van de gebruiker. Hiermee kunnen gebruikers hun eigen privé-contacten

beheren en weergeven. Iedere drukwerkkoper kan adressen aan deze groep toevoegen. Deze adressen

kunnen echter niet door andere gebruikers worden bekeken.

 Openbaar - Openbare adressen. Deze groep kan door beheerders en door alle gebruikers worden bekeken en

er kunnen nieuwe adressen aan worden toegevoegd.

Als een van de bovengenoemde groepen is geselecteerd in het keuzemenu

Groep tonen, worden de bijbehorende

contacten weergegeven. Als

Alle is geselecteerd worden alle contacten weergegeven.

Als een contactpersoon uit de lijst is geselecteerd, wordt de contactinformatie aan de rechterkant weergegeven.

Naar een contact zoeken

Een contactpersoon in het adresboek vinden:

1 Selecteer de benodigde contactpersoon uit de lijst

Groep tonen of selecteer Alle. De relevante lijst met

contactpersonen wordt weergegeven.

2 Voer bij het tekstveld bovenaan de lijst de naam van de contactpersoon in en klik op

Zoeken. De lijst wordt

gefilterd en de relevante contactpersoon wordt weergegeven.

3 Klik op

Resetten om het tekstvakje leeg te maken en terug te keren naar de lijst met contactpersonen.

Het adresboek beheren

79Handleiding voor drukwerkinkopers

Een nieuw contactpersoon aanmaken

1 Klik op de knop Nieuw onderaan de lijst met contacten.

2 Voer in het dialoogvenster

Nieuw adres de naam van de contactpersoon in en klik op OK.

De nieuwe naam verschijnt in de lijst met contacten en is geselecteerd.

3 U kunt nu contactinformatie en adresgegevens invoeren in het veld aan de rechterkant.

4 In het veld

Hoort bij groep kunt u op twee manieren een contactpersoon aan een persoonlijke of aan een

openbare groep toewijzen.

5 Klik op

Opslaan. De contactpersoon wordt aangemaakt en de contactinformatie wordt opgeslagen.

Activiteiten van de taakbalk

De knoppen in de taakbalk van het contactvenster maken de volgende handelingen mogelijk:

Adres herbenoemen - herbenoemt een contactpersoon uit de lijst.

Adres kopiëren - kopieert een contactpersoon uit de lijst.

Adressen importeren - importeert contactpersonen uit een extern database-bestand.

Adressen exporteren - exporteert de lijst met contacten naar een extern database-bestand.

Adres wissen - wist een geselecteerd contactpersoon uit de lijst.

Alleen beheerders kunnen het veld Hoort bij groep gebruiken als middel om contactpersonen

van de groep persoonlijk naar de groep openbaar te verplaatsen (en andersom). Door een

andere optie te selecteren kan elke in de lijst geselecteerde contactpersoon naar een andere

groep worden verplaatst.

Accountbeheer

FreeFlow Web Services80

Configuratie van Printerdriver

Met de functie Printerdriver kan de drukwerkinkoper direct, vanuit iedere professionele werkomgeving (zoals

MS Office, Freehand en PhotoShop) van Macintosh of Windows, een opdracht plaatsen naar de

Productie

wachtrij van de drukker. De printerdriver fungeert hierbij als de directe verbinding tussen het bureaublad van de

drukwerkinkoper en die van de drukker. Tijdens dit proces worden de originele bestanden (native-formaat) op

een eenvoudige manier omgezet in PDF-bestanden.

Printerdriver wordt geleverd door de drukker en kan worden gedownload door middel van de knop

Software

downloads

bovenaan het scherm. Zie Belangrijkste componenten van de interface op pagina 4.

Om een drukwerkinkoper gebruik te laten maken van de printdriver is het volgende vereist:

 Een gebruikersnaam en wachtwoord van de account van de drukwerkinkoper.

 De printerdriver moet geïnstalleerd worden op de clientcomputer.

Dit hoofdstuk biedt instructies voor de installatie van de printerdriver onder Macintosh en Windows. Na de

installatie wordt het uploaden van een job met behulp van de printerdriver beschreven.

Als de printerdriver op de clientcomputer wordt geïnstalleerd, wordt een nieuwe printer met de

naam van de drukker aan de lijst systeemprinters toegevoegd.

Configuratie van Printerdriver

FreeFlow Web Services82

Printerdriver installeren

Dit onderdeel biedt instructies voor het installeren van de printerdriver en bestaat uit de volgende delen:

 Voorwaarden (Alleen Windows Vista)

 Installatie op Macintosh, Windows 2000, 2003, XP en Vista

Voorwaarden (Alleen Windows Vista)

Windows Vista heeft een ingebouwde functie om automatisch de kans op systeemdoorbraken te verminderen

door de functie Gebruikersaccountbeheer (UAC) in te schakelen. UAC verplicht gebruikers die tot de plaatselijke

groep Administrators behoren het programma uit te voeren als gewone gebruikers zonder beheerdersrechten.

Als de UAC-functie ingeschakeld is, verschijnt tijdens de installatieprocedure van de printerdriver een

beveiligingswaarschuwing. Om deze beveiligingswaarschuwing niet te laten verschijnen, wordt aangeraden de

UAC-functie voor de installatieprocedure uit te schakelen:

1 Klik op

Start > Configuratiescherm.

2 Voer UAC in bij het veld

Zoeken; het venster UAC verschijnt.

3 Klik op de link

Gebruikersaccountbeheer (UAC) in- of uitschakelen; het overeenkomstige dialoogvenster

verschijnt.

4 Haal het vinkje weg bij het selectievakje

Gebruik Gebruikersaccountbeheer (UAC) om uw computer te

beschermen

en klik op OK.

5 Start de computer opnieuw op om de veranderingen toe te passen.

6 Voer de installatie van de printerdriver uit.

Na de installatieprocedure kunt u de UAC-functie weer inschakelen door het selectievakje Gebruik

Gebruikersaccountbeheer (UAC) om uw computer te beschermen

aan te vinken in het

dialoogvenster

Gebruikersaccountbeheer (UAC) inschakelen.

Printerdriver installeren

83Handleiding voor drukwerkinkopers

Installatie op Macintosh, Windows 2000, 2003, XP en Vista

De printerdriver installeren:

1 Log in bij FreeFlow Web Services en klik op

Software downloads; het dialoogvenster Software downloads

verschijnt.

2 Klik op de koppeling

Printerdriver; het dialoogvenster Printerdriver verschijnt.

3 Klik op

Verdergaan; het dialoogvensterSoftwarelicentieovereenkomst verschijnt.

4 Vink het selectievakje

Accepteren aan en klik op Doorgaan.

Het dialoogvenster Printerdriver downloaden wordt geopend en het dialoogvenster

Bestand downloaden

verschijnt na enkele seconden.

5 Klik op

Uitvoeren.

Macintosh

1 Klik op Doorgaan.

2 Klik op het pictogram

Macintosh HD om de software te installeren op Macintosh HD. Nadat de software

installatie is voltooid, verschijnt het venster

Easy Install.

3 Klik op

Upgrade; het venster Identificeren verschijnt.

4 Voer het wachtwoord voor een Macintosh Super User in en klik op

OK; het venster Software installeren

verschijnt.

5 Klik op

Sluiten nadat de software succesvol is geïnstalleerd.

Windows

1 Klik op Volgende; het venster Klantengegevens verschijnt.

2 Voer respectievelijk de gebruikers- en bedrijfsnaam in en selecteer één van de keuzerondjes

Deze applicatie

installeren

3 Klik op

Volgende; het venster Aangepaste installatie verschijnt.

4 Selecteer een instellingstype en klik op

Volgende; het venster Gereed om het programma te installeren

verschijnt.

5 Klik op

Installeren; de installatie van de printerdriver begint.

6 Klik op

Voltooien om het proces af te ronden.

Als het dialoogvenster Bestand downloaden niet verschijnt, klikt u met de rechtermuisknop op de

koppeling

Printerdriver;het installatiemenu verschijnt. Volg de instructies van het

installatiemenu.

 Als u de printdriver op een Macintosh computer installeert, zie het onderdeel Macintosh.

 Als u de printdriver op een Windows computer installeert, zie het onderdeel Windows.

Configuratie van Printerdriver

FreeFlow Web Services84

Jobs bestellen via de printerdriver

Een job via de printerdriver bestellen:

1 Selecteer het bestand dat u wilt bestellen en klik op

Afdrukken; het venster Afdrukken verschijnt.

2 Selecteer de printer

Printerdriver en stel de juiste parameters in.

3 Klik op

Afdrukken; het venster Printerdriver inloggen verschijnt.

4 Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord in en klik op

OK; het venster Selecteer een jobtype verschijnt.

5 Ga door met de workflow zoals beschreven in het hoofdstuk Bestelling-workflows.

Terminologie

Afdrukken (aantal

afdrukken)

Het totaal aantal bestelde jobexemplaren.

Catalogus Een verzameling sjablonen met jobontwerpen, waarmee de drukwerkinkoper

printklare jobs kan bestellen of nieuwe jobs kan aanmaken.

Drukker Individu of organisatie dat/die drukwerk produceert.

Drukwerkinkoper Een individu of organisatie dat/die drukwerk van een drukker inkoopt.

Gebruiker Een individu in de organisatie van de drukker of de drukwerkinkoper dat met het

systeem FreeFlow Web Services werkt.

Intentie Een aantal eigenschappen van een af te drukken job.

Interface van de

drukwerkinkoper

FreeFlow Web Services is een systeem dat fungeert als een open communicatie-

platform tussen de drukker en de drukwerkinkoper. De interface van de

drukwerkinkoper verwijst naar de interface van FreeFlow Web Services waar de

drukwerkinkoper mee werkt.

Job Het complete materiaal dat wordt afgedrukt.

Jobticket Een document dat de productiematerialen, afwerkingsmaterialen, schema’s en de

verzend-/prijsgegevens specificeert.

Jobtype Een object dat wordt beschreven aan de hand van een aantal elementaire

jobeigenschappen. Gebruikers maken nieuwe jobs aan door ontwerpbestanden

naar een jobtype up te loaden.

Klantspecifieke job Een VI-job die de mogelijkheid benut persoonlijke data te verenigen met

jobinhoud. De klantspecifieke job representeert één klantspecifiek job-object. Zie

ter vergelijking variabele data-jobs.

PDF (Portable

Document Format)

Een bestandsindeling voor het uitgeven en distribueren van elektronische

documenten (tekst, beeld of multi-media) met dezelfde lay-out, opmaak en

lettertype-eigenschappen als het origineel. Het wordt veel gebruikt in

commerciële drukkerijen en op het internet.

Printer Een apparaat dat gedrukt materiaal produceert.

Printerdriver Een functie waarmee gebruikers in de organisatie van de drukwerkinkoper met

behulp van de standaard opdracht 'afdrukken', rechtstreeks jobs kunnen

afdrukken vanaf hun DTP-applicatie.

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesvi

Proceskleuren Vier elementaire inktkleuren die worden gebruikt voor kleurafdrukken (cyaan,

magenta, geel en zwart).

Selectieve upload Een functie waarmee de drukwerkinkoper van elke statische job variabele velden

aan kan maken in een PDF-bestand. Deze functionaliteit wordt gebruikt bij het

aanmaken van VI-sjablonen.

Sjabloon Een bestand dat is opgeslagen om als basisstructuur en algemene lay-out van

toekomstige jobs te fungeren.

Spotkleuren Speciale, vooraf gemengde kleuren, die als aanvulling op proceskleuren of in

combinatie met zwart worden gebruikt.

Toesla g Extra kosten die worden geheven (meestal een percentage van de originele

kosten) als er aanvullende eisen worden gesteld met betrekking tot het

afdrukproces (bijv. spoed en express drukwerk).

Variabele data-job Een VI-job die de mogelijkheid benut meerdere variabele data te verenigen met

de jobinhoud.

Variabele informatie-

jobs

Een job die variabele data-velden verenigt met persoonlijk of variabele data.

Aan winkelwagen toevoegen 6

Aantal exemplaren 11, 13, 19

Account 67

algemeen contactpersoon 68

algemene instellingen 68

gebruikers 69

standaard bestelpagina 68

verzenden en factureren 68

Account beheren 4, 67

Activa 59

uploaden 66

Activabank 66

Activabeheer 66

Adresboek 67, 78

groepen contactpersonen 78

taakbalk 79

Afbeeldingsindelingen 64

Afdelingen 67, 75

beheer 75

Afdrukvoorbeeld 6, 11

Beeldbank 64

beelden downloaden 64

beelden uploaden 64

beheer 64

weergeven 64

zoeken 64

Belangrijkste concepten 2

Bestand uploaden 6

Bestandsrapport 6, 8, 40

Bestellen

Aan winkelwagen toevoegen 6

klantspecifiek aangepast 14

MailToPrint 20

meerdere klantspecifieke objecten 15

naar inventaris 20

opdrachtbevestiging 28

privileges 5

samengestelde jobs 5

statische jobs 12

uit inventaris 21

uit Superstore 6

uit superstore-catalogi 6

uit VD-archief 17

Uploaden 6

vanaf een HTML-pagina 20

vanuit de computer van de gebruiker 5

vanuit Freehand 81

vanuit MS Office 81

vanuit PhotoShop 81

via printerdriver 84

VI-jobs 13

VI-workflow-instellingen 41

wizard-instellingen 40, 41

Bestelling-wizard

afdrukvoorbeeld 11

bestandsrapport 8

jobgegevens 12

joboverzicht 11

Bestelling-workflow

bestand uploaden 8

variabele informatie 7

winkelwagen 26

Betaalmethode 19

Bijlagen 11, 32

Bijsnijden en bleeds aanpassen 10

Binding-parameters 23

Bindwijze 23, 25

Boek samenvatting 24

Catalogus

eigenschappen instellen 61

goedkeuring voor bestelling instellen 61

inhoud exporteren 60

Catalogusbank 59

beheer 59

Cataloguseigenschappen

afleveringparameters 62

e-mailopties 63

opdrachtparameters 62

prijsvoorbeeld 63

Index

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesviii

VI-velden standaarden 62

weergave 61

workflow 61

Cataloguskoppeling 36

Componenten definiëren 24

Contactpersoon

nieuw aanmaken 79

zoeken 78

Database-bestanden 66

Een job bestellen 3

Eenvoudige job

sjablonen 38

Excel-rapport 30, 37, 65

Geavanceerd zoeken 30

Gebeurtenissen

per e-mail medegedeeld 77

Gebruiker

aanmaken 69

afdeling 70

bestelpagina 71

catalogus 71

gebruikerstype 69

kostenpost 70

verzenden en factureren 71

Gebruikers 67

Gebruikersgroepen 67, 74

nieuw aanmaken 74

Gebruikerslijst 70

Gebruikersprivileges 72

Beheerder 72

Gast 72

Gebruiker 72

Klantspecifiek 72

Ontwerper 72

Super User 72

Supervisor 72

Gebruikerstypen 69, 72

Gebruikt budget 76

Gerelateerde verkoop 6

Gereserveerde artikelen 6, 26

Goedkeurders 61

goedkeuring van de supervisor 61

Groep contactpersonen

Gebruikers 78

Openbaar 78

Persoonlijk 78

Handmatig klantspecifiek aanpassen 14

Help 4

Het afrekenen van de bestelling bij de kassa 26

HTML

exporteren 20

MailToPrint verzenden 20

HTML exporteren 60

HTML-catalogus 59

aanmaken 59

bestelopties instellen 60

bestelprocedure 19

opzet voor sjabloon-weergave 60

sjabloon toevoegen 59

Inhoud uploaden 39

Inlogscherm 4

Instellingen voor e-mailbericht met goedkeuring 69

Intentie 7, 40

Interface voor de drukwerkinkoper 4

Interface-taal 4

Inventaris 65

Inventaris-jobs 20

Inventaris-sjablonen 36, 65

eigenschappen bewerken 65

MailToPrint 65

workflowinstellingen 65

zoeken 65

Job 2

Aan winkelwagen toevoegen 33

Een e-mail voor goedkeuring verzenden 33

Eigenschappen bewerken 33

Job kopiëren 33

Job wissen 33

Opnieuw bestellen 33

Opslaan als sjabloon 33

Variabele data 33

Verplaats naar Ontvangen 33

Job workflow 3

Jobgegevens 6, 12

Index

ixHandleiding voor drukwerkinkopers

Jobinhoud 2

Job-intentie 7

Joboverzicht 6, 11

bijlagen 11

Jobs bestellen 4

Jobs opvolgen 4, 29

activiteiten 33

jobgegevens 32

jobstatus 31

zoeken 30

zoekopties 31

Jobspecificatie 6, 7

Jobtype 2

standaard instellingen 40

Jobwachtrij

afdrukken 29

goedkeuring 29

ontvangen 29

opgeslagen jobs 29

verzenden 29

winkelwagen 29

Klantspecifieke job 3

Kolomkeuze 37, 65

Kostenpost

budget instellen 75

nieuw aanmaken 75

resterend budget 76

Kostenposten 67, 75

MailToPrint 20, 62

E-mailopties 48

Goedkeuringsparameters 47

Opdrachtknoppen 48

MailToPrint verzenden 60

MailToPrint-optie 47

Markeren voor productie 11

Marketing-bericht 6

Meerdere bestanden uploaden 22

Methode voor aanpassen 7

Naar een job zoeken 30

Naar sjablonen zoeken 35

Opdrachtstatus 30

pagina-afmeting bewerken 9

PDF aanpassen 41

PDF-preflight 23

Per e-mail te versturen mededelingen 67, 77

gebeurtenissen 77

ontvangers 77

Preflight

bestandsrapport 40

ge-uploade bestand 40

Preflight-controle 8

Preflight-verslag 9

oplossingen 9

pagina-afmeting bewerken 9

Prijscomponenten 19

Printerdriver 81

downloaden 81

installatie 82, 83

jobs bestellen 84

Macintosh 83

Vista 82

Windows 83

Privilegeniveau 4

Resterend budget 76

Samengesteld sjabloon 36

Samengestelde job

aanmaak-workflow 38

blanco pagina's toevoegen 24

componenten definiëren 24

pagina-uitzonderingen 25

sjablonen 38

tabbladen toevoegen 24

Selectieve upload 3, 41

beeldvelden 41

tekstvelden 41

Sjablonen

beheer 35

opslag 35

zoeken 35, 37

Sjablonen beheren 4, 35

Handleiding voor drukwerkinkopers

FreeFlow Web Servicesx

Sjabloon 2

als statisch opslaan 40

archief beheren 45

eigenschappen 39

eigenschappen bewerken 45

geavanceerd zoeken 37

gebruikerstoegang 45

inventaris 36

klantspecifiek aangepast 36

lijst weergeven 36

MailToPrint 45

nieuw aanmaken 36, 37

PDF-afdrukvoorbeeld 36

preflight-controle 40

statisch en samengesteld 36

thumbnail weergave 36

typen 36

VD-archief 36

workflowinstellingen 45

Sjabloon-attributen 37

Softproef 11, 19

Software downloads 4

Standaard bestelpagina 68

Statisch sjabloon 3, 36

aanmaak-workflow 38

aanmaken 39

Superstore

bestellen 6

Superstore-catalogus 59

Toewijzingsschema 15

Uitloggen 4

Variabele data 15

Variabele data bewerken 16

Variabele data toewijzen 15

Variabele data uploaden 15

Variabele data-archief 17

Variabele data-job 3

Variabele informatie 6, 7

Variabele velden 3

VD-archief

navigatie 18

VI-sjabloon 3, 36

aanmaak-workflow 38

nieuw aanmaken 41

VI-velden

aanmaken 41

definiëren 49

eigenschappen bewerken 43

geavanceerde instellingen 43

opzet 44

VI-velden toewijzen 15

Winkelwagen 4, 6, 26

opdracht plaatsen 28

Prijsopgave ontvangen 27

Workflowinstellingen 46

Xerox FreeFlow Web Services Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: FreeFlow Web Services

Type: Gebruikershandleiding

PDF downloaden

rapport

Xerox FreeFlow Web Services Gebruikershandleiding

Xerox FreeFlow Web Services Gebruikershandleiding

Gerelateerde papieren