Werkstromen
Met een werkstroom regelt u hoe een gescand document wordt geconverteerd naar een digitale indeling en
vervolgens wordt doorgestuurd naar diverse bestemmingen. In werkstromen worden bestemmingen,
documentkenmerken en instellingen geordend en gecombineerd tot één eenheid die opnieuw kan worden gebruikt.
Documentbestemmingen
Documentbestemmingen of dienstbestemmingen zijn de uiteindelijke
locaties waar het gescande document terecht komt. E-mail,
DocuShare, Verbinding voor externe applicatie, FTP-site, Netwerkmap,
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 en Externe printer zijn
beschikbare bestemmingen die in werkstromen kunnen worden
geconfigureerd bij alle edities van SMARTsend. Domino, Domino.doc,
NetWare-map, Microsoft SharePoint Portal Server 2001, Microsoft
Exchange 2000 Web-map en Scannen naar URL zijn beschikbare
bestemmingen die kunnen worden geconfigureerd in werkstromen bij
de Standard- of Professional-editie. Andere bestemmingen, zoals
Documentum, Hummingbird, Interwoven WorkSite en LiveLink, kunnen
ook als optionele onderdelen voor de Standard- of Professional-editie
worden toegevoegd.
Documentkenmerken
Documentkenmerken zijn de eigenschappen (metagegevens)
waarmee het scandocument wordt beschreven en de opslag in
documentbestemmingen wordt geautomatiseerd. De kenmerken of
velden kunnen in werkstromen worden gedefinieerd en vervolgens
tijdens het scannen worden gebruikt om specifieke gegevens in te voeren.
Werkstroominstellingen
Met werkstroominstellingen wordt openbare toegang of privé-toegang gedefinieerd en de manier waarop een
werkstroom wordt gebruikt. De instellingen voor opdrachtbevestiging in een werkstroom bepalen hoe gebruikers op
de hoogte worden gebracht over de voltooiing van een opdracht.
Publicaties
Een publicatie is een gepubliceerde werkstroom. Wanneer een werkstroom is gepubliceerd, is deze beschikbaar voor
het scannen van documenten. Voor gebruik bij FreeFlow SMARTsend kunnen de volgende publicaties van
werkstromen worden gemaakt:
• Apparaatscansjablonen
Apparaatscansjablonen worden gebruikt om te scannen vanuit multifunctionele apparaten van
Xerox.
• Publicatie van PaperWare-voorbladen (Professional-editie)
Voorbladen worden gebruikt om te scannen met multifunctionele apparaten van Xerox en
apparaten die werken met Internetfax.
• Xerox PaperWare-instellingen (Professional-editie)
Een sjabloon die wordt gebruikt met PaperWare-voorbladen die bijgewerkte scaninformatie
bevatten. De sjabloon is bedoeld om standaardscaninstellingen te bepalen die veel worden
gebruikt op uw locatie.
SMARTsend is een toepassing die wordt gebruikt om afgedrukte documenten te scannen,
te converteren naar en te distribueren in verschillende digitale indelingen. SMARTsend
Professional-editie heeft als extra functionaliteit PaperWare en OCR (Optical Character
Recognition, optische tekenherkenning). Met PaperWare kunt u een voorblad bij het
scandocument gebruiken om scanopties voor opdrachten te selecteren. Met SMARTsend kunt u
elektronische documenten opslaan in diverse gangbare indelingen die compatibel zijn met
bekende softwaretoepassingen.
SMARTsend instructiekaart voor de gebruiker
SMARTsend Release 3
Uitvoertypen Bestandsindelingen
PDF PDF, gelineariseerd
PDF, Alleen beeld
PDF, alleen afbeelding - Beeld van scanbron behouden
PDF, Secure (gecodeerd)
JFIF JPEG
XPS XPS
Single-page TIFF Single-page TIFF 6.0
Single-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF Multi-page TIFF 6.0
Multi-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF - Beeld van scanbron behouden
Type origineel Bestandsindeling wordt tijdens het scannen bepaald.
Typen OCR-uitvoerbestanden (Professional-editie)
PDF, tekst
doorzoekbaar
PDF met normale tekst
PDF met beeldvervangingen
PDF met beeld op tekst
PDF met beeld op tekst - Paginarichting behouden
PDF met beeld op tekst - Beeld van scanbron behouden
Overige ASCII-tekst: geformatteerd/standaard/standaardEx (*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (*.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Tekst, standaard/smart/gestript/gewoon/gescheiden door tabs
(*.txt)
Tekst, door komma's gescheiden (*.csv)
Copyright © 2001–2009 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. XEROX®, The Document Company®, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare en SMARTsend
zijn handelsmerken van of worden onder licentie gebruikt door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn
gedeponeerde handelsmerken van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een
handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information
Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd
handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation.
LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. FileNet® is een gedeponeerd handelsmerk van FileNet Corporation in de Verenigde Staten, andere landen, of beide. Xerox PDF Reader is ontwikkeld
door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com
"Aspose" is een handelsmerk van Aspose Pty Ltd. maart 23, 2009
Werkstroom maken
U kunt werkstromen maken om de scans naar diverse bestemmingen te sturen. Hier volgt een
algemene procedure voor het maken van een werkstroom.
Klik op Toevoegen > Distributiewerkstroom... op de homepage van SMARTsend of op
de pagina Werkstroomverkenner aan.
Selecteer op de pagina Documentbestemmingen een bestemmingstype en klik
vervolgens op Locaties (of adressen) toevoegen.
Voer de informatie in die nodig is om de locatie te definiëren en klik vervolgens op OK.
Selecteer een of meerdere vakjes naast elke gewenste bestemming en klik dan op
Volgende >> om door te gaan.
Configureer op de pagina Documentnaam en -type de naamgevingsconventies voor
documenten en de uitvoerbestandsindelingen die zullen worden gemaakt. Klik op
Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Documentkenmerken een profiel of configureer de
documentkenmerkvelden (metagegevens) indien nodig handmatig. Klik op
Volgende>> om door te gaan.
Configureer op de pagina Werkstroominstellingen de naam, bevestiging en
toegangsopties van de werkstroom. Klik op Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Werkstroomoverzicht de publicatieopties en controleer de
werkstroominstellingen die op de pagina worden weergegeven. Gebruik de toetsen op
de pagina om wijzigingen aan te brengen. Klik anders op Voltooien om de
werkstroom op te slaan en/of te publiceren.
Werkstroom publiceren
Als u eenmaal een werkstroom heeft gemaakt, moet deze eerst worden gepubliceerd voordat de
werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt.
Vanuit de Werkstroomverkenner selecteert u de werkstroom die u wilt publiceren en
klikt u op Publiceren voor Xerox multifunctioneel apparaat of Een voorblad
publiceren.
Publiceren voor Xerox multifunctioneel apparaat:
Geef de naam, de vervalperiode,
apparaten, documentkenmerken en eigenschappen van het scanprofiel op en klik op
OK
.
Een PaperWare-voorblad publiceren (Professional-editie): Geef de naam, de
beschrijving, vervalperiode, standaardbestemmingen, documentkenmerken en
scaninstellingen op en klik op Voorblad maken. Sla het PDF-voorbladbestand op en
maak een afdruk van het bestand.
1
2
3
4
5
6
7
8
1
2
Apparaatscansjabloon gebruiken
Selecteer een sjabloon op het multifunctionele Xerox-apparaat.
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd) en scan het document.
Een PaperWare-voorblad gebruiken (Professional-editie)
Maak een PaperWare-voorblad en druk dit af.
Controleer de gewenste bestemmingen op het voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het scanapparaat. Het voorblad
moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer op het multifunctionele Xerox-apparaat een PaperWare-sjabloon, sjabloon
voor Xerox PaperWare-instellingen of de standaardsjabloon (indien geconfigureerd).
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd) en scan het document.
Mijn e-mail gebruiken
De werkstroom Mijn_e-mail is met SMARTsend geïnstalleerd
en wordt gebruikt om gescande
documenten automatisch naar het e-mailadres van de verzender van de sjabloon te sturen. Deze
werkstroom moet eerst als een apparaatscansjabloon of PaperWare-voorblad worden gepubliceerd.
Meld u aan bij het multifunctionele apparaat van Xerox voor verificatie.
Selecteer de apparaatscansjabloon Mijn_e-mail en scan het document.
Scannen op een internetfax-apparaat (Professional-editie)
Met gebruik van een PaperWare-voorblad kan vanaf elke internetfax worden gescand.
Een werkstroom als een PaperWare-voorblad publiceren. U moet de internetfax of de
internetfax van een multifunctioneel Xerox-apparaat als de scanbron selecteren.
Controleer de gewenste bestemmingen op het PaperWare-voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het internetfaxapparaat.
Het voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer de optie Internetfax, selecteer de tekstmode en voer het internetfaxadres
voor de SMARTsend-computer in.
Scan uw document. Het document wordt als e-mailbijlage gedistribueerd.
1
2
1
2
3
4
5
1
2
2
1
3
4
5
-
1
-
2
Gerelateerde papieren
-
Xerox SmartSend Gebruikershandleiding
-
-
-
-
-
-
Xerox FreeFlow Output Manager Installatie gids
-
-
Xerox ColorQube 9301/9302/9303 Gebruikershandleiding
-
Xerox WORKCENTRE 5745 de handleiding