Werkstromen
Met een werkstroom regelt u hoe een gescand document wordt geconverteerd naar een digitale indeling
en vervolgens wordt doorgestuurd naar diverse bestemmingen. In werkstromen worden bestemmingen,
documentkenmerken en instellingen geordend en gecombineerd tot één eenheid die opnieuw kan
worden gebruikt.
Documentbestemmingen
Documentbestemmingen of dienstbestemmingen zijn de uiteindelijke
locaties waar het gescande document terecht komt. E-mailadres,
Domino, Domino.doc, DocuShare, Verbinding voor externe applicatie,
FTP-site, Netwerkmap, NetWare-map, Microsoft SharePoint Portal
Server 2001, Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Microsoft
Exchange 2000 Web-map, Externe Printer, Scannen naar URL en
DocuShare zijn beschikbare bestemmingen die in werkstromen
kunnen worden geconfigureerd. Aanvullende bestemmingen, zoals
opslagplaatsen van Documentum, Hummingbird en Interwoven
WorkSite, kunnen ook als optionele onderdelen worden toegevoegd.
Documentkenmerken
Documentkenmerken zijn de eigenschappen (metagegevens)
waarmee het scandocument wordt beschreven en de opslag in
documentbestemmingen wordt geautomatiseerd. De kenmerken of
velden kunnen in werkstromen worden gedefinieerd en vervolgens
tijdens het scannen worden gebruikt om specifieke gegevens in te voeren.
Werkstroominstellingen
Met werkstroominstellingen wordt openbare toegang of privé-toegang gedefinieerd en de manier
waarop een werkstroom wordt gebruikt. De instellingen voor opdrachtbevestiging in een werkstroom
bepalen hoe gebruikers op de hoogte worden gebracht over de voltooiing van een opdracht.
Publicaties
Een publicatie is een gepubliceerde werkstroom. Wanneer een werkstroom is gepubliceerd, is deze
beschikbaar voor het scannen van documenten. Voor gebruik bij FreeFlow SMARTsend kunnen de
volgende publicaties van werkstromen worden gemaakt:
• Apparaatscansjablonen
Apparaatscansjablonen worden gebruikt om te scannen vanuit multifunctionele apparaten van Xerox.
• PaperWare-voorbladen (Professionele editie)
Voorbladen worden gebruikt om te scannen met multifunctionele apparaten van Xerox en apparaten
die werken met Internetfax.
• Xerox PaperWare-instellingen
Een sjabloon die wordt gebruikt met PaperWare-voorbladen die bijgewerkte scaninformatie
bevatten. De sjabloon is bedoeld om standaardscaninstellingen te bepalen die veel worden
gebruikt op uw locatie.
De toepassing FreeFlow™ SMARTsend™ wordt gebruikt om afgedrukte
documenten te scannen, te converteren en te distribueren naar verschillende
digitale indelingen. SMARTsend Professionele editie heeft als extra
functionaliteit PaperWare en OCR (Optical Character Recognition, optische
tekenherkenning). Met PaperWare kunt u een voorblad bij het scandocument
gebruiken om scanopties voor opdrachten te selecteren. Met SMARTsend
kunt
u elektronische documenten opslaan in diverse gangbare indelingen
die
compatibel zijn met bekende softwaretoepassingen.
Uitvoertypen Bestandsindelingen
PDF, Alleen
beeld
PDF, Alleen beeld
PDF, alleen afbeelding – Beeld van scanbron behouden
JFIF JPEG
Single-page
TIFF
Single-page TIFF 6.0
Single-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF Multi-page TIFF 6.0
Multi-page TIFF 6.0 TTN2
Multi-page TIFF – Beeld van scanbron behouden
Oorspronkelijk
documenttype
Bestandsindeling wordt tijdens het scannen bepaald.
Typen OCR-uitvoerbestanden
(Professionele editie)
PDF, tekst
doorzoekbaar
PDF
PDF met beeldvervangingen
PDF met beeld op tekst
PDF met beeld op tekst – Beeld van scanbron behouden
Overige ASCII-tekst: geformatteerd/standaard/standaardEx (*.txt)
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (*.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)
Text, standaard/smart/gestript/gewoon/gescheiden door
tabs (*.txt)
Tekst, door komma's gescheiden (*.csv)
SMARTsend instructiekaart voor de gebruiker
Copyright © 2001–2006 by Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. XEROX
®
, de gestileerde X
®
, CentreWare
®
, Document Centre
®
, WorkCentre
®
Pro, DocuShare
®
, FlowPort
®
, PaperWare, SMARTsend, en FreeFlow zijn
handelsmerken van of worden gebruikt onder licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. DataGlyph
®
is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken
van Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft
Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Netscape Navigator is een gedeponeerd handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation. WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is
een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. Xerox PDF Reader wordt aangedreven door Foxit Software
Company http://www.foxitsoftware.com
24.09.05.
Werkstroom maken
U kunt werkstromen maken om de scans naar diverse bestemmingen te sturen. Hier
volgt een algemene procedure voor het maken van een werkstroom.
Klik op Toevoegen > Distributiewerkstroom… op de homepage van SMARTsend
of op de pagina Werkstroomverkenner aan.
Selecteer op de pagina Documentbestemmingen een bestemmingstype en klik
vervolgens op Locaties (of adressen) toevoegen.
Voer de informatie in die nodig is om de locatie te definiëren en klik vervolgens op OK.
Selecteer een of meerdere vakjes naast elke gewenste bestemming en klik dan op
Volgende >> om door te gaan.
Configureer op de pagina Documentnaam en -type de naamgevingsconventies voor
documenten en de uitvoerbestandsindelingen die zullen worden gemaakt. Klik op
Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Documentkenmerken een profiel of configureer de documentken-
merkvelden (metagegevens) indien nodig handmatig. Klik op Volgende>> om door
te gaan.
Configureer op de pagina Werkstroominstellingen de naam, bevestiging en
toegangsopties van de werkstroom. Klik op Volgende>> om door te gaan.
Kies op de pagina Werkstroomoverzicht de publicatieopties en controleeer de
werkstroominstellingen die op de pagina worden weergegeven. Gebruik de toetsen
op de pagina om wijzigingen aan te brengen. Klik anders op Voltooien om de
werkstroom op te slaan en/of te publiceren.
Werkstroom publiceren
Als u eenmaal een werkstroom heeft gemaakt, moet deze eerst worden gepubliceerd
voordat de werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt.
Vanuit de Werkstroomverkenner selecteert u de werkstroom die u wilt publiceren en klikt
u op Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat of Een voorblad publiceren.
Publiceren naar Xerox multifunctioneel apparaat: Geef de naam, de vervalperiode,
apparaten, documentkenmerken en eigenschappen van het scanprofiel op en klik
op OK.
Een PaperWare-voorblad afdrukken (Professionele editie): Geef de naam, de
beschrijving, vervalperiode, standaardbestemmingen, documentkenmerken en
scaninstellingen op en klik op Voorblad maken. Sla het PFD-voorbladbestand
op en maak een afdruk van het bestand.
1
2
3
4
5
6
7
8
1
2
Apparaatscansjabloon gebruiken
Selecteer een sjabloon op het multifunctionele Xerox-apparaat.
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
PaperWare-voorbladen gebruiken (Professionele editie)
Maak een PaperWare-voorblad en druk dit af.
Controleer de gewenste bestemmingen op het voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het scanapparaat. Het
voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer op het multifunctionele Xerox-apparaat een PaperWare-sjabloon, sjabloon
voor Xerox PaperWare-instellingen of de standaardsjabloon (indien geconfigureerd).
Voer eventueel documentkenmerken in (indien geconfigureerd).
Scan uw document.
Mijn e-mail gebruiken
De werkstroom Mijn_e-mail is met SMARTsend geïnstalleerd
en wordt gebruikt om
gescande documenten automatisch naar het e-mailadres van de verzender van de
sjabloon te sturen. Deze werkstroom moet eerst als een apparaatscansjabloon of
PaperWare-voorblad worden gepubliceerd.
Meld u aan bij het multifunctionele apparaat van Xerox voor verificatie.
Selecteer de apparaatscansjabloon Mijn_e-mail.
Scan uw document.
Scannen op een Internetfaxapparaat
Met gebruik van een PaperWare-voorblad kan vanaf elke internetfax worden gescand.
Een werkstroom als een PaperWare-voorblad publiceren. U moet de internetfax of
de internetfax van een multifunctioneel Xerox-apparaat als de scanbron selecteren.
Controleer de gewenste bestemmingen op het PaperWare-voorblad.
Plaats het voorblad en document in de papierinvoer op het internetfaxapparaat.
Het voorblad moet de eerste pagina zijn die wordt gescand.
Selecteer de optie Internetfax, selecteer de tekstmode en voer het internetfaxadres
voor de SMARTsend-computer in.
Scan uw document. Het document wordt als e-mailbijlage gedistribueerd.
1
2
3
1
2
3
4
5
6
1
2
3
1
2
3
4
5
SMARTsend instructiekaart voor de gebruiker
-
1
-
2
Gerelateerde papieren
-
Xerox SmartSend Gebruikershandleiding
-
-
-
-
-
Xerox FreeFlow Output Manager Installatie gids
-
-
-
Xerox ColorQube 9301/9302/9303 Gebruikershandleiding
-