Xerox SmartSend Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: SmartSend

Type: Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Xerox

SMARTsend

Release 3

Gebruikershandleiding

juli 2009

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare en SMARTsend zijn handelsmerken van of worden

gebruikt onder licentie door Xerox Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen.

DataGlyph® is een handelsmerk van Palo Alto Research Center, Inc. Adobe en Acrobat zijn gedeponeerde handelsmerken van Adobe

Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino en Domino.Doc zijn gedeponeerde handelsmerken van IBM Corporation. NetWare is een

handelsmerk van Novell, Inc. Flash is een handelsmerk van Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word,

Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint en Internet

Information Services (IIS) zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Netscape Navigator is een gedeponeerd

handelsmerk van Netscape Communications Corporation. WordPerfect is een gedeponeerd handelsmerk van Corel Corporation.

WorkSite is een handelsmerk van Interwoven, Inc. Hummingbird DM is een handelsmerk van Hummingbird, Ltd. Documentum is een

gedeponeerd handelsmerk van EMC Corporation. LiveLink is een gedeponeerd handelsmerk van Open Text Corporation. FileNet® is

een gedeponeerd handelsmerk van FileNet Corporation in de Verenigde Staten, andere landen, of beide. Xerox PDF Reader is

ontwikkeld door Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" is een handelsmerk van Aspose Pty Ltd.

Documentversie: juli 2009

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Inhoudsopgave

1 Welkom bij SMARTsend

Wat is er opgenomen in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Wat is er nieuw in deze versie? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Overzicht SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Documentatie van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Instructiekaarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Klantondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Telefonische ondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Internetondersteuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2 Overzicht van de site

De Homepage van de gebruiker openen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Informatie over de Homepage van de gebruiker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Aan de slag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-mailadres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Mijn legitimatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Een legitimatiegegeven toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Mijn legitimatiegegeven beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Aanpassingsopties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

E-mailadres voor opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Sitevoorkeuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Mijn documentkenmerkprofielen beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3 Distributiewerkstromen

Overzicht Werkstromen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Werkstroomverkenner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomtaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Werkstroomvoorbeelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Gegevens werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Distributiewerkstroom toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Distributiewerkstroom maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Werkstroom maken op basis van een werkstroom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Werkstroom bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Inhoudsopgave

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Documentbestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen toevoegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Bestemmingen bewerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Bestemmingen verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Eigenschappen van de bestemming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42

Documentnaam en -type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documentnaam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Documenttype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Documentkenmerken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkprofielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Documentkenmerkvelden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerkeigenschappen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kenmerktoewijzing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Werkstroom opslaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Opdrachtbevestiging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Werkstroomtoegang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Werkstroomoverzicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Werkstroomnaam en -beschrijving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Publicatie-opties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

De toepassing Zo nodig submappen maken instellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Scenario's . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Scenario Waarheidstabel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren. . . . . . . . . . . . . . . 92

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren . . . . . . . . . . . . . . 93

4 Werkstromen publiceren

Overzicht Publicaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Apparaatscansjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

PaperWare-voorbladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Scanprofiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

Scanprofielen aanpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Publiceren voor een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Publicatie-instellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Bestemmingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Inhoudsopgave

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Publicaties bekijken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Publicatiegegevens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Werkstroompublicaties verwijderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

Documenten uit een documentenopslagplaats afdrukken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

5 Scannen

Voordat u gaat scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116

De gevolgen van publicatie voor het scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Scannen met een apparaatscansjabloon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Scannen met een PaperWare-voorblad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

Voorblad opnieuw ophalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

Documenten naar een documentenopslagplaats scannen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

Bekende problemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Index

Inhoudsopgave

SMARTsend

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Welkom bij SMARTsend

In dit hoofdstuk worden de functies en toepassingen van de software SMARTsend van Xerox

beschreven en de ondersteuning die beschikbaar is via zowel documentatie als Xerox-medewerkers in

het Welcome Centre.

Dit hoofdstuk omvat:

• Wat is er opgenomen in deze versie? op pagina 8

• Wat is er nieuw in deze versie? op pagina 10

• Overzicht SMARTsend op pagina 12

• Documentatie van SMARTsend op pagina 13

• Klantondersteuning op pagina 15

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Wat is er opgenomen in deze versie?

SMARTsend is verkrijgbaar in de Standard of Professional-editie.

Toepassingen die in alle versies voorkomen

• Toepassingen voor het maken van werkstromen die de conversie en verzending bepalen van

papieren documenten van multifunctionele apparaten van Xerox naar de volgende

bestemmingen:

•DocuShare-server

•E-mailadres

•FTP-locatie

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

•Netwerkmap

• Externe printer

• Verbinding voor externe applicatie

• Toepassingen werkstroompublicaties en -beheer

• Backupprogramma en Herstelprogramma—voor het opslaan van werkstromen,

legitimatiegegevens, gebruikersvoorkeuren, apparaatconfiguraties en algemene instellingen van

SMARTsend

• Alle apparaten repareren

• Sjabloon importeren—hiermee worden sjablonen van CentreWare Netwerkscanservices in

SMARTsend geïmporteerd.

• Opdrachtenoverzicht exporteren—hiermee wordt een tekstbestand met een opdrachtenoverzicht

gemaakt voor analyse en rapportage.

Standard- en Professional-editie

Naast de bestemmingen die voorkomen in alle versies, is er ondersteuning voor de conversie en

verzending van papieren documenten naar de volgende bestemmingen:

•URL-locatie

• NetWare-map

• Microsoft Exchange 2000 Web-map

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Optionele onderdelen voor de Standaard of Professionele versies

• Bestemmingsondersteuning voor Documentum versie 5.2

• Bestemmingsondersteuning voor Hummingbird versie 5.1.0.5

• Bestemmingsondersteuning voor Interwoven WorkSite versie 8

• Ondersteuning voor de bestemming LiveLink versie 9.5.0

• Ondersteuning voor de bestemming TRIM Context Server 6.0

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Wat is er nieuw in deze versie?

• SMARTsend kan nu worden geïnstalleerd en gebruikt op computers met Windows Vista.

• De wizard voor installatie van SMARTsend is nu uitgebreid met een nieuw scherm voor taalselectie,

een scherm voor het serienummer en bevestiging van het serienummer, klantinstellingen en een

voortgangsbalk onder aan ieder venster.

• Tijdens de installatie heeft de beheerder bij het configureren de optie het selectievakje Nadat u

op Voltooien hebt geklikt, start u het Herstel-programma om een database-backupset te

importeren, in te schakelen.

• Beheerders kunnen ofwel de applicatie SQL Server 2005 of SQL Server 2005 Express vooraf

installeren, of hebben nu de optie om SQL Server 2005 Express te installeren tijdens de

configuratie bij de installatie van SMARTsend.

• Bij het installeren van een upgrade kan de gebruiker nu kiezen uit een upgrade van V1x of V2x

naar 3x, of van 3x naar 3x.

• Vanuit het menu Start kan de gebruiker documentatie bekijken en selecteren die beschikbaar is

voor alle geïnstalleerde talen.

• SMARTsend accepteert en ondersteunt nu de uitvoerbestandsindelingen gelineariseerde PDF,

Secure (gecodeerde) PDF en XPS. Een PDF-bestand kan nu worden gecodeerd voordat dit met de

werkstroom wordt gedistribueerd.

• Het menu Start is uitgebreid met de functie Alle apparaten repareren, waarmee

apparaatinstellingen opnieuw kunnen worden geconfigureerd en sjablonen opnieuw kunnen

worden gemaakt.

• Het nieuwe ontwerp van het venster van Werkstroomverkenner is geheel gericht op snellere

resultaten en hoger gebruiksgemak en is nu voorzien van vensters zoals Lijst gebruikerpublicaties,

Admin-werkstromen, Publicatielijst en Legitimatiegegevens beheren.

• Een werkstroom kan nu niet alleen worden bewerkt door degene die de werkstroom heeft

gemaakt, maar ook door beheerders.

• In het gedeelte Xerox Apparaten beheren van het venster Beheer wordt nu een koppeling naar de

webgebruikersinterface van het apparaat weergegeven.

• In het gedeelte Scannen naar eigen bestemming instellen, herinnert het systeem nu de laatste

optie voor publiceren die in de huidige sessie is geselecteerd.

• In het gebied Scannen naar eigen bestemming instellen kunnen de sjablonen voor

publicatieopties nu worden gedeeld en de beheerder kan nu achtervoegsels kiezen om aan

documenten te koppelen.

• Het venster Beheer is nu uitgebreid met de pagina Geavanceerde instellingen, waarin gebruikers

op eenvoudige wijze indien nodig hun proxy-serverinstellingen kunnen wijzigen.

• Om de gebruiker te helpen een apparaat te vinden en selecteren wanneer een werkstroom naar

een multifunctioneel apparaat moet worden gepubliceerd, is specifiekere apparaatinformatie is

toegevoegd, evenals een zoekfunctie (filter) om de lijst apparaten te doorzoeken.

• Deze versie biedt nu ondersteuning voor de optionele TRIM-bestemming.

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Er wordt nu ondersteuning geboden voor nieuwe printers, zoals WorkCentre 7655/7665/7675,

5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 en de WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Gebruikers kunnen werkstromen maken met macro's in de bestandsnaam via het veld

Documentbeheer van de gebruikersinterface van multifunctionele apparaten.

• Deze versie biedt geen ondersteuning voor Xerox TrueMatch (optioneel), waarmee gebruikers

zoekwerkstromen kunnen maken om documenten in het netwerk te zoeken.

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht SMARTsend

SMARTsend combineert en verbetert vele van de krachtige toepassingen van twee Xerox-producten—

FlowPort™ en CentreWare™ Netwerkscanservices—in één geïntegreerd softwarepakket. De

SMARTsend-software is op het Microsoft .NET-platform gebouwd en werkt met nieuwe en oude

geavanceerde multifunctionele Xerox-systemen, evenals met vele soorten internetfaxapparaten van

Xerox en andere fabrikanten.

Wanneer u SMARTsend gebruikt, kunt u papieren documenten in kleur scannen en naar verschillende

digitale industriestandaard-indelingen converteren, waaronder de indelingen PDF, XPS, JFIF/JPEG,

TIFF, en Multi-page TIFF. SMARTsend kan ook gescande documenten naar bewerkbare bestanden

converteren, zoals Excel, Word, PowerPoint of doorzoekbare PDF. De resulterende bestanden kunnen

dan worden bewerkt, gemanipuleerd, opgeslagen en gedeeld. PDF-bestanden kunnen tevens worden

gecodeerd alvorens te worden gedistribueerd. SMARTsend biedt de gebruiker tevens de mogelijkheid

om beschrijvende informatie toe te voegen (ook wel bekend als metagegevens) die de gescande

documenten zullen begeleiden. Deze veelzijdige toepassingen maken het gemakkelijk om gescande

documenten te categoriseren, te zoeken en op te halen.

Webapplicatie

SMARTsend is een webapplicatie die geen aanvullende clientsoftware vereist. Gebruikers kunnen

gemakkelijk werkstromen maken die het type gescande document definiëren, de distributielocaties en

processen en de methoden en apparaten die kunnen worden gebruikt om SMARTsend-scanopdrachten

te verzenden. De werkstroom wordt vervolgens gepubliceerd om deze als apparaatscansjablonen of

PaperWare-voorbladen (Professional-editie) voor gebruikers beschikbaar te maken. Deze publicaties

maken het voor iedereen eenvoudig om een document te scannen en de resulterende elektronische

bestanden over vele verschillende bestemmingen te distribueren, waaronder e-mailadressen,

netwerkmappen, FTP-mappen, externe printers, externe applicaties, Web-URL's, Domino- en

Domino.doc-opslagplaatsen, Microsoft SharePoint Portal Server-opslagplaatsen en Xerox DocuShare-

opslagplaatsen. Aanvullende bestemmingen, zoals geavanceerde documentbeheeropslagplaatsen,

kunnen als optionele onderdelen worden toegevoegd.

Gebruiksgemak

SMARTsend is ontworpen voor gebruiksgemak, veelzijdigheid en beveiliging. Wizards helpen gebruikers

bij complexe taken, en beschrijvende instructies, statusberichten en Help-informatie begeleiden alle

SMARTsend-vensters. Gebruikers kunnen e-mailadressen en afgedrukte bevestigingsrapporten

opzetten, en beheerders kunnen opdrachtlogs maken om het gebruik te volgen en boekhoudkundige

controles te verrichten, overeenkomstig de van kracht zijnde wettelijke voorschriften. SMARTsend biedt

waar dat nodig is een betere beveiliging dan de concurrentie. SMARTsend levert namelijk

ondersteuning voor de nieuwste beveiligingsprotocollen en opties voor beveiligde websiteconfiguratie.

Dankzij de open en flexibele architectuur van .NET is de integratie met andere programma's daarnaast

eenvoudig en kunnen eventuele toekomstige verbeteringen op het gebied van mogelijkheden en

toepassingen die Xerox aanbiedt gemakkelijk worden geïntegreerd.

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentatie van SMARTsend

Er zijn allerlei soorten SMARTsend-documenten beschikbaar, waaronder afdrukbare handleidingen in

Adobe PDF-bestandsindeling. De onderdelen van de documentatie zijn te vinden via de koppelingen op

de homepages van SMARTsend en via de koppelingen van het AutoRun-programma op cd.

SMARTsend-beheerders kunnen ook het Readme-bestand en de Handleiding voor installatie en beheer

via het menu Menu op de SMARTsend-computer openen.

Om de handleidingen te kunnen bekijken en afdrukken heeft u het programma Adobe Acrobat Reader

nodig. Dit programma kan worden gedownload van de website van Adobe: www.adobe.com.

Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend

De Handleiding voor installatie en beheer van SMARTsend bevat stapsgewijze instructies voor de

installatie en configuratie van de SMARTsend-computer, clients en ondersteunde scanapparaten.

Voor informatie over het installeren van de SMARTsend apparaatextensie-software kunt u de

Handleiding voor installatie en beheer van apparaatextensies downloaden via de pagina SMARTsend

Drivers and Downloads op www.xerox.com.

Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend

In de Handleiding voor de gebruiker van SMARTsend maken gebruikers kennis met SMARTsend.

De handleiding bevat overzichten van alle belangrijke pagina's en toepassingen in SMARTsend, plus

stapsgewijze instructies voor de essentiële taken die gebruikers uitvoeren met SMARTsend.

Help

SMARTsend bevat een uitgebreide online Help met informatie omtrent het gebruik van de applicatie

na de installatie en de eerste configuratie. Help-koppelingen zijn opgenomen in de rechterbovenhoek

van iedere pagina van SMARTsend.

Instructiekaarten

De documentatie voor SMARTsend omvat de volgende instructiekaarten:

• Instructiekaart voor de beheerder—Bevat informatie over vereisten, elementaire

installatieprocedures en site-configuratie voor SMARTsend-beheerders.

• Instructiekaart voor de gebruiker—Bevat een beknopt overzicht en informatie waarmee

algemene gebruikers van SMARTsend snel met het programma aan de slag kunnen.

Opmerking: De Instructiekaart voor de beheerder is niet voldoende voor iemand die het

product voor het eerst installeert. Gebruik de Handleiding voor installatie en beheer voor

uitvoerige plannings- en installatie-instructies.

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Readme.txt

Het bestand Readme.txt bevat ondersteunende informatie die nog niet beschikbaar was toen de

andere onderdelen van de documentatie werden uitgebracht. Deze informatie is uitsluitend bedoeld

voor SMARTsend-beheerders die de informatie via de volgende methoden kunnen verkrijgen:

• Nadat SMARTsend is geïnstalleerd:

Op een server met Windows 2000 als besturingssysteem klikt u op Start > Programma's > Xerox >

SMARTsend > Readme.txt bekijken;

- OF -

Op een Windows XP Professional-computer of -server met Windows Server 2003, klikt u op

Start > Alle programma's > Xerox > SMARTsend > Readme.txt bekijken.

• Plaats de SMARTsend-cd in het cd-rom-station. Klik op de koppeling naar het Readme-bestand

vanuit het installatieprogramma op de cd.

• Klik tijdens de installatie op de toets Readme-bestand bekijken.

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Klantondersteuning

U kunt contact opnemen met Xerox voor telefonische of internetondersteuning.

Telefonische ondersteuning

Neem voor meer hulp telefonisch contact op een medewerker van het Xerox Welcome Centre. Zorg dat

u het serienummer van SMARTsend bij de hand hebt voordat u belt. U vindt het serienummer door op

de koppeling Info, die zich rechtsboven op iedere pagina van SMARTsend bevindt te klikken. Voor

toekomstig gebruik noteert u het serienummer in de daarvoor bestemde ruimte hieronder. Het

serienummer is nodig voor het aanvragen van technische ondersteuning door Xerox.

Het telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre vindt u hieronder. Indien het telefoonnummer

voor uw land niet wordt vermeld, neemt u contact op met uw plaatselijke Xerox-vertegenwoordiger om

het nummer op te vragen. Noteer indien nodig het telefoonnummer in de daarvoor bestemde ruimte

hieronder.

Internetondersteuning

Op de Xerox-website www.xerox.com vindt u aanvullende tips en technische informatie voor

ondersteuning en drivers. Zoek uw product en klik op de koppelingen voor de bijbehorende

productondersteuning.

De documenten in dit gedeelte bevatten informatie over specifieke zaken waarvoor speciale

procedures nodig zijn of waarvoor extra aandacht is vereist op het gebied van de bediening en de

configuratie van uw Xerox-product.

Serienummer van SMARTsend van Xerox:

Opmerking: Met SMARTsend kan een beperkt aantal apparaten worden beheerd. Klik om

het aantal ondersteunde apparaten te achterhalen op de koppeling Info op elke pagina van

SMARTsend en zoek het serienummer van het product. De laatste cijfers die aan het

serienummer zijn toegevoegd geven het aantal ondersteunde apparaten aan. Standaard

bieden de SMARTsend Standard- en Professional-edities ondersteuning voor configuratie

van maximaal vijf apparaten.

Telefoonnummer van het Xerox Welcome Centre:

VERENIGDE STATEN 800-821-2797

Welkom bij SMARTsend

SMARTsend

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht van de site

In dit hoofdstuk worden de belangrijkste onderdelen van de Homepage van de gebruiker besproken.

Het is een uitleg van de toegangspunten voor de applicatie SMARTsend en dient als basis voor

volgende hoofdstukken.

Dit hoofdstuk omvat:

• De Homepage van de gebruiker openen op pagina 18

• Aan de slag op pagina 21

• Werkstromen op pagina 22

• Mijn legitimatiegegevens op pagina 23

• Aanpassingsopties op pagina 24

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

De Homepage van de gebruiker openen

SMARTsend is een webapplicatie. De Homepage van de gebruiker is het belangrijkste toegangspunt

voor de gebruiker om werkstromen en werkstroompublicaties te maken en op te roepen, en om

legitimatiegegevens te beheren en persoonlijke instellingen te configureren.

Momenteel worden de volgende browsers ondersteund:

 Microsoft Internet Explorer versie 5.5 of nieuwer. (Voor optimale resultaten wordt Internet

Explorer aanbevolen.)

 Netscape versie 7.2 of nieuwer.

 Mozilla versie 1.7 of nieuwer.

 Mozilla FireFox versie 1.0.6 of nieuwer.

Zo gaat u naar de homepage van de gebruiker:

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U kunt worden gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer de

gebruikersnaam en toegangscode voor SMARTsend in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te

starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Houd er rekening mee dat sommige opties en knoppen

van SMARTsend onderaan de pagina's op bepaalde schermen niet zichtbaar zijn. Gebruik de

schuifbalk aan de rechterkant van het venster om desgewenst naar de onderzijde van de pagina's

te gaan. Als u de instellingen op de pagina wilt wijzigen, dient u op de toets Opslaan of Opslaan

als onderaan de pagina te klikken om de wijzigingen op bepaalde pagina's op te slaan.

Opmerking: Indien een proxyserver wordt gebruikt om verbinding te maken met internet,

dient u de proxyserver te omzeilen als u een verbinding met SMARTsend tot stand wilt

brengen. U kunt dit doen door de proxyserver over te slaan bij het zoeken naar lokale

adressen of door het IP-adres en de volledige hostnaam van de SMARTsend-computer op

een proxyserveruitzonderingenlijst te zetten. Zie de beheerder voor gedetailleerde

instructies.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Opmerking: Software die popups blokkeert kan de weergave van bepaalde schermen van

SMARTsend verhinderen. Daarom moet software die popups blokkeert worden

uitgeschakeld voor de URL van SMARTsend. Raadpleeg de beheerder voor instructies over

het uitschakelen van software die popups blokkeert.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Informatie over de Homepage van de gebruiker

De Homepage van de gebruiker bevat aanwijzingen die aangeven wie er is aangemeld op welke

computer en waar de gebruiker op dat moment is in de applicatie.

Afbeelding 2-1: Homepage van de gebruiker (bovenste deel)

• Navigatiepad – In dit gebied ziet u de huidige pagina en de pagina's die zijn gebruikt om bij de

huidige pagina te komen. Zo wordt Home >> Werkstroomverkenner >> Distributiewerkstroom

toevoegen weergegeven als u een werkstroom toevoegt. Onthoud dat de tekst koppelingen naar

iedere pagina bevat. Klik op de koppelingen voor toegang tot de SMARTsend-pagina's in het pad.

• Naam computer/gebruiker – In dit gebied ziet u de naam van de SMARTsend-computer en de

gebruiker die momenteel is aangemeld.

Opmerking: Op veel pagina's van SMARTsend zult u het schuifblokje moeten gebruiken om

onder op de pagina meer toetsen of foutberichten te kunnen zien.

Navigatiepad

Naam computer/gebruiker

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Aan de slag

Aan de linkerkant of het deel Aan de slag van de Homepage van de gebruiker wordt de status van de

applicatie weergegeven.

De status van een stap of van de applicatie wordt aangegeven met de volgende pictogrammen:

Geeft aan dat een stap niet voltooid is of dat de applicatie niet gereed is voor gebruik.

Geeft aan dat een stap mogelijk niet volledig is uitgevoerd.

Geeft aan dat een stap voltooid is of dat de applicatie gereed is voor gebruik.

E-mailadres

U moet een e-mailadres invoeren voordat u werkstromen en legitimatiegegevens kunt beheren.

Uw e-mailadres wordt gebruikt voor bevestiging per e-mail en als bestemming voor de werkstroom

Mijn E-mail die tijdens de installatie van SMARTsend ook op uw systeem wordt geplaatst. Typ uw e-

mailadres en klik op Opslaan.

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar Mijn e-mail

Professional-editie

Hoewel de werkstroom Mijn E-mail deel uitmaakt van de installatie van SMARTsend, moet de

werkstroom gepubliceerd worden voordat deze kan worden gebruikt. Eén manier om de werkstroom te

publiceren is het maken van een PaperWare-voorblad. Gebruik deze koppeling om een voorblad te

maken voor de werkstroom Mijn e-mail. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren, voor meer

informatie over het publiceren van werkstromen.

De werkstroom Mijn e-mail wordt gebruikt om een gescand document automatisch per e-mail te

verzenden naar de e-mailaccount van de verzender van de scan. De verzender van de scan is de

eigenaar van het PaperWare-voorblad of de persoon die is aangemeld bij het multifunctioneel

apparaat van Xerox. Als echter verificatie op het apparaat wordt vereist, wordt de scan altijd naar de

persoon gestuurd die is aangemeld bij het apparaat.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstromen

Werkstroom toevoegen

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Met de koppeling Toevoe ge n start u een wizard die u stap

voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert, zoals het definiëren van de

documentbestemmingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen van de

werkstroominstellingen. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32 voor meer informatie

over het toevoegen van een werkstroom.

Mijn werkstromen beheren

Met deze koppeling start u de functie Werkstroom bewerken voor het beheren van de werkstromen en

publicaties die u heeft gemaakt. Met de toepassing Werkstroom bewerken kunt u werkstromen

bekijken, toevoegen, bewerken, verwijderen of publiceren en publicaties bekijken en verwijderen. Zie

voor meer informatie over de toepassing Werkstroom bewerken Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Alle werkstromen bekijken

Met deze koppeling start u de Werkstroomverkenner waarmee u alle openbare werkstromen kunt

bekijken, en de privé-werkstromen waarvan u de eigenaar bent. Welke werkstroomtaken beschikbaar

zijn in het linkervak hangt af van de werkstroom die is geselecteerd in de lijst met werkstromen in het

rechtervak.

Zie voor meer informatie over de Werkstroomverkenner Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Mijn legitimatiegegevens

Scanlegitimatiegegevens zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimatiegegevens worden

gevraagd voor het opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,

NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. In het gedeelte Mijn legitimatiegegevens kunt u

legitimatiegegevens toevoegen of wijzigen (gebruikersnaam/toegangscode voor aanmelding) voor

toegang tot documentbestemmingen voor scannen.

Een legitimatiegegeven toevoegen

U wordt gevraagd legitimatiegegevens toe te voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een

werkstroom toevoegt. Zie Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 3-32. U kunt ook

legitimatiegegevens toevoegen voor nieuwe bestemmingen via de koppeling Een legitimatiegegeven

toevoegen op de Homepage van de gebruiker. Zie voor meer informatie over het toevoegen van

legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

Mijn legitimatiegegeven beheren

Als de legitimatiegegevens voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe

legitimatiegegevens ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht

voor de werkstroom mislukken. U kunt legitimatiegegevens voor bestemmingen beheren met behulp

van de koppeling Mijn legitimatiegegevens beheren. Zie voor meer informatie over het wijzigen of

verwijderen van legitimatiegegevens Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 40.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Aanpassingsopties

E-mailadres voor opdrachtbevestiging

Met deze optie wordt een e-mailadres gespecificeerd voor opdrachten die geconfigureerd zijn voor

bevestiging per e-mail.

• Selecteer Mijn e-mailadres gebruiken voor opdrachtbevestiging per e-mail om uw e-mailadres

van SMARTsend te gebruiken. Zie E-mailadres op pagina 2-21.

• Als u een ander adres wilt gebruiken, selecteer dan Het volgende e-mailadres gebruiken voor

opdrachtbevestiging per e-mail, geef een e-mailadres op en klik op Opslaan.

Sitevoorkeuren

Hier kunnen gebruikersvoorkeuren voor SMARTsend worden geconfigureerd.

Selecteer Statuspagina's over mislukken en slagen tonen om statuspagina's te zien nadat taken

zoals het publiceren van werkstromen met succes zijn uitgevoerd. Wanneer deze optie niet is

geselecteerd, worden er geen statuspagina's weergegeven nadat werkstromen zijn gepubliceerd.

Selecteer Welkomstscherm weergeven wanneer ik SMARTsend weer open als het Welkomstscherm

moet worden weergegeven wanneer u de applicatie opent.

Mijn documentkenmerkprofielen beheren

Met deze koppeling gaat u naar de pagina Documentprofielen beheren. Documentkenmerken zijn

aanvullende gegevens die aan ieder gescand document kunnen worden toegevoegd om het document

te beschrijven—denk hierbij aan documentversie, -titel of -beschrijving. Deze documentkenmerken

kunnen worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt en worden toegepast wanneer het

document wordt gescand.

De SMARTsend-installatie wordt geleverd met vooraf ingestelde sets documentkenmerken, die ook wel

documentprofielen worden genoemd. Alle documentkenmerkprofielen zijn voor alle gebruikers van

SMARTsend toegankelijk. De documentprofielen die tijdens het maken van de werkstroom worden

weergegeven worden gefilterd door documentbestemmingen van de werkstroom. Zo is Alleen FTP een

documentprofiel voor een FTP-bestemming die alleen wordt weergegeven wanneer een werkstroom

een FTP-bestemming heeft.

Op de pagina Documentprofielen beheren worden alle documentprofielen in het systeem

weergegeven. Op deze pagina kunnen de eigenaar van de werkstroom of de beheerder

documentprofielen verwijderen. Aangepaste documentkenmerkprofielen kunnen worden gemaakt

wanneer de werkstroom wordt gemaakt. Zie Documentkenmerkprofielen op pagina 68 voor meer

informatie over het beheer van documentprofielen.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen

Professional-editie

Via deze koppeling kunt u sjablonen publiceren met aangepaste scaninstellingen voor PaperWare-

voorbladen.

Tijdens apparaatconfiguratie wordt automatisch een PaperWare-sjabloon (met als naam PaperWare)

gepubliceerd voor elk apparaat dat voor de applicatie is geconfigureerd. Deze PaperWare-sjabloon

maakt gebruik van een set standaardscaninstellingen.

Indien u vaak wisselende instellingen op het multifunctionele apparaat van Xerox kiest wanneer u het

PaperWare-formulier gebruikt, kunt u een nieuwe apparaatsjabloon publiceren met de gewenste

scaninstellingen. Wanneer u een scan maakt op het apparaat met behulp van een PaperWare-

voorblad, selecteert u de nieuwe sjabloon in plaats van de standaard PaperWare-sjabloon. Zie

PaperWare-scaninstellingen aanpassen op pagina 97 voor meer informatie over het aanpassen van

PaperWare-scaninstellingen.

Overzicht van de site

SMARTsend

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstromen

In dit hoofdstuk wordt behandeld hoe u distributiewerkstromen maakt en bewerkt. Er zijn

gedetailleerde instructies voor het specificeren van documentbestemmingen, bestandsnamen en

indelingen, documentkenmerken en andere instellingen opgenomen die de werking van SMARTsend-

distributiewerkstromen beïnvloeden.

Dit hoofdstuk omvat:

• Overzicht Werkstromen op pagina 28

• Werkstroomverkenner op pagina 29

• Distributiewerkstroom toevoegen op pagina 32

• Werkstroom bewerken op pagina 34

• Werkstroom verwijderen op pagina 36

• Documentbestemmingen op pagina 37

• Documentnaam en -type op pagina 54

• Documentkenmerken op pagina 68

• Werkstroom opslaan op pagina 76

• Werkstroomoverzicht op pagina 78

• De toepassing Zo nodig submappen maken instellen op pagina 79

• Scenario's op pagina 83

• Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap maken op pagina 87

• Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail maken op pagina 90

• Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 92

• Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 93

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht Werkstromen

In SMARTsend wordt met werkstromen bepaald hoe digitale versies van documenten worden gemaakt

door middel van scannen en hoe deze scanbestanden vervolgens naar verschillende bestemmingen

worden gestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld een werkstroom maken waarbij een gedrukt document wordt

geconverteerd naar een PDF-bestand, dat vervolgens naar een documentenopslagplaats zoals een

DocuShare-opslagplaats wordt gestuurd. In de werkstroom kunnen twee of meer bestemmingen

worden opgegeven, zoals e-mailaccounts, netwerkmappen, of een combinatie van

documentenopslagplaatsen.

Werkstromen bieden:

• Automatisering van regelmatig terugkerende taken en veelgebruikte instellingen

• Veelzijdige beveiligingsopties

• Eenvoudig gebruik en onderhoud

In een werkstroom kunnen scanopdrachtinstellingen zoals bestemmingen, documentnaam en -type,

documentkenmerken en imaging-instellingen op eenvoudige wijze in één geheel worden

gecombineerd en op elk gewenst moment weer opnieuw worden gebruikt. Documentnaam- en type

zijn de eigenschappen waarmee een gescand document wordt gedefinieerd en beschreven. Het

definiëren van de basiskenmerken van het gescande document, zoals de bestandsnaam en het type

digitale indeling (bijv. PDF, XPS, JFIF, Single-page TIFF, Multi-page TIFF, enz.), is een essentieel bij het

maken van een bruikbare werkstroom. SMARTsend biedt ook een manier om optionele

documentkenmerken, die gewoonlijk als metagegevens worden aangeduid, aan gescande

documenten toe te voegen. Deze kenmerken worden bij het digitale document opgeslagen en kunnen

worden gebruikt om de opslag en het ophalen van documenten en het uitvoeren van beheertaken te

automatiseren.

Werkstromen kunnen openbaar of privé zijn. Openbare werkstromen kunnen door alle gebruikers van

SMARTsend worden bekeken, gebruikt en bewerkt (wanneer wijzigingen worden opgeslagen, wordt er

een kopie van het origineel gemaakt voor de nieuwe eigenaar). Privé-werkstromen kunnen alleen

worden bekeken, gebruikt, verwijderd en bewerkt door de werkstroomeigenaar (degene die de

werkstroom heeft gemaakt). De beheerders van SMARTsend kunnen overzichten van privé- en

openbare werkstromen weergeven en kunnen werkstromen bekijken, bewerken (zonder een kopie te

maken) en verwijderen. Beheerder publiceren geen werkstromen.

Werkstromen moeten worden gepubliceerd om ze beschikbaar te maken voor het scannen van

documenten. Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 4, Werkstromen

publiceren.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroomverkenner

De pagina Werkstroomverkenner wordt gebruikt om werkstromen te openen en beheren. Dit is ook de

plaats waar de meeste handelingen door gebruikers van SMARTsend worden uitgevoerd, waaronder

het bekijken, toevoegen, bewerken en publiceren van werkstromen. U opent de Werkstroomverkenner

vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn werkstromen beheren te klikken. Daarmee geeft u

alleen de werkstromen weer die zijn gemaakt door de gebruiker die is aangemeld bij SMARTsend. U

kunt er ook voor kiezen om op Alle werkstromen bekijken te klikken en daarmee geeft u alle

werkstromen weer die toegankelijk zijn voor de gebruiker die is aangemeld.

Aan de linkerkant van de Werkstroomverkenner vindt u de menu's voor Werkstroomtaken en

Werkstroomvoorbeelden. De gegevens van de werkstroom die aan de rechterkant van de

Werkstroomverkenner is geselecteerd worden weergegeven in het deelvenster Gegevens aan de

linkerkant.

Aan de rechterkant van de Werkstroomverkenner staan de werkstromen vermeld in een tabel. De lijst

met werkstromen kan op een bepaalde titel of kolomkop worden gesorteerd door op die kolomkop te

klikken. Er dient eerst een werkstroom te worden geselecteerd als u een werkstroom wilt bewerken of

publiceren.

De volgende pictogrammen staan naast werkstroomnamen:

Geeft een werkstroom aan die door de aangemelde gebruiker is gemaakt.

Geeft een werkstroom aan die is gemaakt door een andere gebruiker dan de aangemelde

gebruiker.

Geeft een privé-werkstroom aan die is gemaakt door de gebruiker die is aangemeld.

Geeft een werkstroom aan met PaperWare-scaninstellingen (Professional-editie).

Werkstroomtaken

In het vak Werkstroomtaken staan de taken die bij de geselecteerde werkstroom beschikbaar zijn voor

de gebruiker. Behalve wanneer u een werkstroom toevoegt, wordt de geselecteerde taak uitgevoerd op

de werkstroom die in het rechtervak is geselecteerd.

Welke taken beschikbaar zijn hangt af van de werkstroom die is geselecteerd. Als een werkstroom

bijvoorbeeld nog niet is gepubliceerd, zijn de taken werkstroompublicaties bekijken en

werkstroompublicaties verwijderen nog niet beschikbaar voor die werkstroom.

Opmerking: De werkstroom Mijn_e-mail, die deel uitmaakt van de installatie van

SMARTsend, kan niet worden verwijderd.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroomvoorbeelden

Met de voorbeeldopties kunnen de verschillende overzichten van werkstromen en publicaties worden

bekeken.

Alles tonen

Klik op Alles tonen om alle werkstromen te zien waartoe u toegang heeft. Dat zijn alle openbare

werkstromen en alleen de privé-werkstromen die u heeft gemaakt.

Mijn werkstromen

Klik op Mijn werkstromen om alle openbare werkstromen en de privé-werkstromen die u heeft

gemaakt te zien.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Gegevens werkstroom

In het deelvenster Gegevens wordt informatie weergegeven van de werkstroom die in het rechtervak is

geselecteerd . De volgende informatie wordt weergegeven:

• De naam van de werkstroom

• De beschrijving van de werkstroom, indien beschikbaar

• De eigenaar van de werkstroom

• De soort werkstroom, openbaar of privé

• Wanneer de werkstroom voor het laatst is gebruikt voor een scan

• Wanneer de werkstroom voor het laatst is bewerkt

• Aantal apparaatpublicaties

• Aantal PaperWare-publicaties (Professional-editie)

• Totale aantal publicaties voor die werkstroom of eigenaar

• Geeft aan dat de werkstroom een distributiewerkstroom is.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Distributiewerkstroom toevoegen

U kunt op twee manieren een werkstroom maken. U kunt een werkstroom maken met behulp van een

wizard die u stap voor stap door de definitievorming van de werkstroom voert. Of u maakt een

werkstroom door deze te baseren op een andere werkstroom die u vervolgens bewerkt.

Distributiewerkstroom maken

Elke gebruiker kan een werkstroom maken. Een wizard leidt de gebruiker stap voor stap door de

definitievorming van de werkstroom, zoals het definiëren van de documentbestemmingen, het

definiëren van de bestandsnaam en indelingen, het opgeven van documentkenmerken en het bepalen

van de werkstroominstellingen.

Zo maakt u een distributiewerkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het

kopje Werkstromen.

2. Selecteer de gewenste bestemmingen voor de uitvoerbestanden. Voor bestemmingen die al zijn

geconfigureerd worden selectievakjes weergegeven. Selecteer een geconfigureerde bestemming

door het selectievakje voor die bestemming aan te kruisen. Indien de gewenste bestemming niet

wordt vermeld, gaat u naar het bestemmingstype en klikt u op Locaties toevoegen. Zie

Documentbestemmingen op pagina 37 voor uitgebreide informatie over het toevoegen van

bestemmingen.

3. Klik op Volgende >>.

4. Specificeer de documentnaam en het documenttype. Zie Documentnaam en -type op pagina

3-54 voor gedetailleerde informatie.

5. Klik op Volgende >>.

6. Specificeer de documentkenmerken. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor gedetailleerde

informatie.

7. Klik op Volgende >>.

8. Geef de werkstroominstellingen op. Zie Werkstroom opslaan op pagina 76 voor uitgebreide

informatie over het opgeven van werkstroominstellingen.

9. Klik op Volgende >>.

10. Bekijk op de pagina Werkstroom opslaan de werkstroomgegevens die in de vorige stappen zijn

opgegeven. Als er iets is veranderd, klikt u op de toets Wijzigen op de pagina om naar de vorige

vensters terug te keren. Klik anders op Voltooien om de werkstroom te maken.

Als u aangeeft dat de werkstroom later moet worden gepubliceerd, keert u terug naar de Homepage

van de gebruiker. Anders wordt de betreffende pagina Werkstroom publiceren weergegeven. Zie

Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren voor informatie over het publiceren van werkstromen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroom maken op basis van een werkstroom

Soms is een nieuwe werkstroom nodig die veel lijkt op een andere, maar bijvoorbeeld alleen een andere

documentbestemming heeft of een eigenschap die moet worden veranderd. U kunt in plaats van een

werkstroom te maken, de gewenste wijzigingen aanbrengen in de andere werkstroom en deze onder

een nieuwe naam opslaan.

Zo kunt u een werkstroom maken op basis van een bestaande werkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u als basis

van de nieuwe werkstroom wilt gaan gebruiken.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

4. Voordat u wijzigingen aanbrengt, moet u de werkstroom een andere naam geven. Wijzig de naam

van de werkstroom en klik op Opslaan als. Het venster Werkstroomverkenner verschijnt, en de

nieuwe werkstroom staat nu op de lijst met werkstromen. Deze werkstroom is hetzelfde als de

werkstroom waarop deze is gebaseerd, maar heeft een andere naam.

5. Volg om meer wijzigingen aan te brengen de stappen in

6. Werkstroom bewerken op pagina 34.

Opmerking: Als u een werkstroom wilt maken op basis van een bestaande werkstroom, moet

u deze bestaande werkstroom bewerken. Zie Werkstroom bewerken op pagina 34 voor

instructies voor het bewerken van een werkstroom.

Opmerking: Als u de werkstroom van een andere gebruiker opslaat, moet u

legitimatiegegevens toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd

gebruik van de legitimatiegegevens van de eigenaar. Als u geen legitimatiegegevens

toevoegt op het moment dat u de werkstroom maakt, wordt u gevraagd de

legitimatiegegevens toe te voegen als de werkstroom wordt gepubliceerd. Zie Een

legitimatiegegeven toevoegen op pagina 23 voor informatie over het toevoegen van

legitimatiegegevens.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroom bewerken

Elke gebruiker of beheerder kan een openbare werkstroom bewerken. Alleen de beheerder of de

eigenaar van de werkstroom (de maker) kan een privé-werkstroom bewerken. Werkstromen worden

bewerkt met de toepassing Werkstroom bewerken.

Zo heeft u toegang tot de toepassing Werkstroom bewerken:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken. Als u uw eigen

werkstroom bewerkt, kunt u ook op Mijn werkstromen beheren klikken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt

bewerken.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met Werkstroomtaken aan de linkerkant. De pagina

Werkstroom opslaan verschijnt.

4. U kunt op de pagina Werkstroom opslaan de naam en beschrijving van de werkstroom wijzigen,

evenals de publicatieopties. U kunt ook alle bewerkbare werkstroomeigenschappen via de toets

Wijzigen aanpassen. De toets Wijzigen is voor elk van de voornaamste werkstroomonderdelen

beschikbaar.

a. Werkstroominstellingen—klik op de toets Instellingen wijzigen om de instellingen op de

pagina Werkstroominstellingen te wijzigen. Zie Werkstroom opslaan op pagina 3-76 voor

aanvullende informatie.

b. Documentkenmerken—klik op de toets Kenmerken wijzigen om de instellingen op de

pagina Documentkenmerken te wijzigen. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor

aanvullende informatie.

Opmerking: U kunt alleen wijzigingen opslaan in een werkstroom die nog niet is

gepubliceerd. Als de werkstroom al is gepubliceerd, moet u de wijzigingen opslaan in een

nieuwe werkstroom door op Opslaan als te klikken. Als u een gepubliceerde werkstroom wilt

bewerken, kunt u alle publicaties verwijderen d.m.v. de taak De publicaties van deze

werkstroom verwijderen en vervolgens de bewerkte werkstroom bewerken en opslaan.

Opmerking: Als u de werkstroom van een andere gebruiker bewerkt, moet u

legitimatiegegevens toevoegen voor de bestemmingen. De werkstroom maakt altijd

gebruik van de legitimatiegegevens van de eigenaar op het moment van scannen. Als u

geen legitimatiegegevens toevoegt op het moment dat u de werkstroom bewerkt, wordt

u gevraagd de legitimatiegegevens toe te voegen als de werkstroom wordt

gepubliceerd. Zie Een legitimatiegegeven toevoegen op pagina 23 voor informatie over

het toevoegen van legitimatiegegevens.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

c. Documentnaam—klik op de toets Naam wijzigen om de instellingen op de pagina

Documentnaam en -type te wijzigen. Zie Documentnaam en -type op pagina 3-54 voor

aanvullende informatie.

d. Documentbestemming en -indelingen—klik op de toets Bestemmingen wijzigen om de

instellingen op de pagina Documentbestemmingen te wijzigen of de toets Indelingen

wijzigen om de documentindelingsinstellingen op de pagina Documentnaam en -type te

wijzigen. Zie Documentbestemmingen op pagina 3-37 en Zie Documenttype op pagina 3-56

voor aanvullende informatie.

5. Klik op Opslaan om desgewenst de huidige werkstroom te overschrijven. Als u de

werkstroomnaam heeft veranderd, wordt de naam ook overschreven. Deze optie is alleen

beschikbaar als de huidige werkstroom nog niet is gepubliceerd en u de eigenaar bent van de

werkstroom. Klik anders op Opslaan als om een werkstroom te maken op basis van de huidige

werkstroom.

6. Als u ervoor heeft gekozen de werkstroom te publiceren, verschijnt de pagina Werkstroom

publiceren. Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren voor meer informatie over het publiceren van

werkstromen.

Opmerking: Als u op Opslaan of Opslaan als op deze pagina drukt, keert u terug naar

de Werkstroomverkenner (of de pagina Werkstroom publiceren als u ervoor heeft

gekozen de werkstroom te publiceren), en u moet op Deze werkstroom bewerken

klikken om de zojuist van een andere naam voorziene werkstroom verder te bewerken.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroom verwijderen

Alleen de eigenaar van een werkstroom en de beheerder kunnen een werkstroom verwijderen uit de

pagina Werkstroomverkenner.

Zo verwijdert u een werkstroom:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn werkstromen beheren.

2. Selecteer uit de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom die u wilt

verwijderen.

3. Klik op Deze werkstroom verwijderen uit de lijst met taken in het linkervak. Er verschijnt ter

waarschuwing een venster waarin u wordt gevraagd of u echt de werkstroom wilt verwijderen.

4. U verwijdert de werkstroom door op OK te klikken. De werkstroom wordt verwijderd uit de lijst met

werkstromen in de Werkstroomverkenner. Als u de werkstroom niet wilt verwijderen, klikt u op

Annuleren.

Opmerking: Wanneer u een werkstroom verwijdert, worden ook alle publicaties van die

werkstroom verwijderd.

Opmerking: Werkstroompublicaties worden ook verwijderd.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentbestemmingen

Met de pagina Documentbestemmingen kunt u bestemmingen configureren voor scans. Een

bestemming is de uiteindelijke locatie waarnaar de scan van het document wordt verzonden. Als een

werkstroom wordt gemaakt, moet u minimaal één bestemming opgeven.

Zo gaat u naar de pagina Documentbestemmingen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentbestemmingen wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentbestemmingen in het linkervak.

Op de pagina Documentbestemmingen staan alle typen bestemmingen die zijn ingeschakeld en die

kunnen worden geconfigureerd. Bij ieder type staan onder het kopje Mijn locaties of Mijn adressen de

specifieke bestemmingen die door de aangemelde gebruiker zijn geconfigureerd. Onder de kopjes

Andere locaties en Andere adressen staan bestemmingen die door andere gebruikers zijn

geconfigureerd. Bestemmingen die door andere gebruikers zijn geconfigureerd verschijnen alleen als

ze worden gebruikt in de werkstroom die wordt bewerkt.

Bestemmingen uit de lijst toevoegen aan/verwijderen uit een werkstroom

Als u een bestemming uit de lijst aan de werkstroom wilt toevoegen, selecteert u het vakje voor de

bestemming. Als u een bestemming uit de werkstroom wilt verwijderen, heft u de selectie van de

bestemming op.

Bestemmingen toevoegen

Bestemmingen die worden gedefinieerd en ingevoerd in een werkstroom blijven behouden, ongeacht

of de wijzigingen in de werkstroom worden opgeslagen of niet. Ze worden pas verwijderd als u dat zelf

doet op de pagina Documentbestemmingen. Zodoende kan de bestemming worden geselecteerd

tijdens de definitie van andere werkstromen.

Opmerking: De pagina Documentbestemmingen kan ook via de koppeling

Distributiewerkstroom > toevoegen... worden geopend.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Zo kunt u een bestemming toevoegen:

1. Zoek het bestemmingstype (bijvoorbeeld DocuShare, FTP, etc.) op de pagina

Documentbestemmingen en klik op Locaties toevoegen. Er verschijnt een venster speciaal voor

het bestemmingstype.

2. Voer de eigenschappen van de bestemming in. Zie Eigenschappen van de bestemming op

pagina 42.

3. Klik op OK.

4. Als legitimatiegegevens nodig zijn voor toegang tot de bestemming, verschijnt de pagina

Accountinstellingen. Voer de gebruikersnaam en toegangscode in en klik op OK.

Bestemmingen bewerken

Er kunnen meer eigenschappen van de bestemming dan alleen de naam worden veranderd.

Zo kunt u de eigenschappen van de bestemming bewerken:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden

gewijzigd. De eigenschappen van de bestemming worden weergegeven.

2. Bewerk de eigenschappen naar behoefte. Zie Eigenschappen van de bestemming op pagina 42

voor informatie speciaal over die bestemming. Bewerkt u een bestemming, dan wordt deze

automatisch aan de werkstroom toegevoegd. Klik op het selectievakje naast de bestemming om

het kruisje te verwijderen en de selectie van de bestemming ongedaan te maken als u deze

bestemming wilt verwijderen uit de werkstroom.

3. Klik op OK.

Opmerking: Wanneer de pagina Accountinstellingen wordt weergegeven, wordt u misschien

gevraagd om de legitimatiegegevens van uw SMARTsend-computer in te voeren. U moet

dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u

verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de

tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan.

Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om

uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen >

Bestanden verwijderen > OK.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Bestemmingen verwijderen

Alleen bestemmingen die door de gebruiker zijn toegevoegd en worden vermeld onder Mijn locaties of

Mijn adressen kunnen worden verwijderd.

Zo kunt u een bestemming verwijderen:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op de naam van de bestemming die moet worden

verwijderd.

2. U wordt niet verder gewaarschuwd dat de bestemming niet langer beschikbaar is wanneer u later

werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemming verwijderd mag worden,

voordat u op Verwijderen klikt. Klik op Verwijderen om de bestemming te verwijderen.

Zo verwijdert u alle bestemmingen van een bepaald type:

1. Klik op de pagina Documentbestemmingen op het type bestemming dat moet worden verwijderd.

2. U wordt niet verder gewaarschuwd dat alle bestemmingen niet langer beschikbaar zullen zijn

wanneer u later werkstromen definieert, dus u moet echt zeker weten dat de bestemmingen

verwijderd mogen worden, voordat u op Alle locaties verwijderen of Alle adressen verwijderen

klikt. Klik op Alle locaties verwijderen of op Alle adressen verwijderen om alle bestemmingen te

verwijderen.

Opmerking: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de

bestemming. Voor deze werkstromen wordt de bestemming weergegeven onder het kopje

Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

Opmerking: Dit is niet van invloed op werkstromen die al gebruik maken van de

bestemmingen. Voor deze werkstromen worden de bestemmingen weergegeven onder het

kopje Andere locaties wanneer u een volgende keer bestemmingen bewerkt.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Legitimatiegegevens voor bestemming beheren

Scanlegitimatiegegevens zijn nodig voor alle scanbestemmingen waar legitimatiegegevens worden

gevraagd voor het opslaan van scandocumenten, zoals DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,

NetWare-map, Netwerkmap of Microsoft SharePoint. U wordt gevraagd legitimatiegegevens toe te

voegen voor nieuwe bestemmingen wanneer u een werkstroom toevoegt, maar u kunt ook

legitimatiegegevens toevoegen voor nieuwe bestemmingen voordat u een werkstroom toevoegt met

behulp van de koppeling Een legitimatiegegeven toevoegen op de Homepage van de gebruiker.

Tip: Voor DocuShare-bestemmingen moet u eerst aanmeldingslegitimatiegegevens aanmaken in

de root-map van de DocuShare voordat u een werkstroom voor die legitimatie toevoegt. U kunt

geen legitimatiegegevens voor hoofd- of submappen in DocuShare maken. Voer wanneer

mogelijk legitimatiegegevens in voor de DocuShare-server in plaats van een individuele

verzameling. Dit kan het gemakkelijker maken om verzamelingen te zoeken en kan de behoefte

elimineren om legitimatiegegevens voor individuele verzamelingen toe te voegen. Wanneer u

legitimatiegegevens voor de DocuShare-server invoert, voer dan een test uit om te zien of u zich bij

de DocuShare-server kunt aanmelden. Meld u aan met gebruik van de URL die u in SMARTsend

invoert, gevolgd door /Aanmelden (bijvoorbeeld

http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Aanmelden). De aanmelding is hoodlettergevoelig.

Zo kunt u legitimatiegegevens toevoegen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Een legitimatiegegeven toevoegen. De

pagina Accountinstellingen verschijnt.

2. Selecteer het type bestemming in de vervolgkeuzelijst Accountsoort. Het aantal andere

bewerkingsvakjes en de namen ervan hangen af van het geselecteerde type bestemming.

3. Vul de andere bewerkingsvakjes in voor de bestemming.

4. Klik op OK.

De legitimatiegegevens die u nu heeft toegevoegd dienen als uitgangspunt wanneer u een

bestemming voor deze account maakt.

Opmerking: U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-

computer in te voeren nadat u op Een legitimatiegegeven toevoegen heeft geklikt. U moet

dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u

verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de

tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan.

Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om

uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen >

Bestanden verwijderen > OK.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Als de legitimatiegegevens voor een bestemming zijn veranderd, moeten de nieuwe

legitimatiegegevens ook op de SMARTsend-computer worden ingevoerd, anders zal de scanopdracht

voor de werkstroom mislukken.

Opmerking: Wanneer u een bestemming toevoegt aan een SMARTsend-werkstroom,

moeten de gebruikerslegitimatiegegevens die zijn ingevoerd voor de bestemming (bijv.

DocuShare, SharePoint Portal Server 2003/2007) schrijftoestemming hebben op de

doelserver. Als bij het legitimatiegegeven alleen leestoestemming hoort, kan de gebruiker

de bestemming toevoegen aan een SMARTsend-werkstroom toevoegen. De

werkstroompublicatie zal echter niet worden uitgevoerd, omdat de gebruiker geen

toestemming heeft om een document te uploaden naar de doelserver.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Zo kunt u de legitimatiegegevens voor een bestemming wijzigen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimatiegegevens beheren. Er

verschijnt een lijst van alle bestemmingen met legitimatiegegevens.

2. Selecteer het bestemmingslegitimatiegegeven dat u wilt wijzigen.

3. Klik in het gedeelte Taken legitimatiegegevens aan de linkerkant op Dit legitimatiegegeven

bewerken. De pagina Accountinstellingen verschijnt.

4. Bewerk de eigenschappen van het legitimatiegegeven naar behoefte.

5. Klik op OK.

Zo kunt u legitimatiegegevens voor een bestemming verwijderen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn legitimatiegegevens beheren. Er

verschijnt een lijst van alle bestemmingen met legitimatiegegevens.

2. Selecteer het bestemmingslegitimatiegegeven dat u wilt verwijderen.

3. Klik in het gedeelte Taken legitimatiegegevens aan de linkerkant op Dit legitimatiegegeven

verwijderen. Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd.

4. Klik op OK.

Eigenschappen van de bestemming

Dit gedeelte identificeert de typen ondersteunde documentbestemmingen en de adresvereisten voor

elk. Zie Bestemmingen toevoegen op pagina 3-37 voor aanvullende informatie.

Regels voor benoemen en gedrag van bestemmingen

Er is een limiet van 64 alfanumerieke tekens (inclusief onderstrepingstekens en streepjes) voor

bestemmingsnamen. De naam wordt gebruikt op het moment van publicatie en verschijnt op

PaperWare-voorbladen (Professional-editie) en bevestigingspagina's.

Opmerking: U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-

computer in te voeren nadat u op Dit legitimatiegegeven bewerken heeft geklikt. U moet

dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij SMARTsend aanmeldde. Als u

verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u misschien uw browser gebruiken om de

tijdelijke internetbestanden op uw werkstation te verwijderen voordat u kunt doorgaan.

Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om

uw tijdelijke internetbestanden te verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen >

Bestanden verwijderen > OK.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

E-mailontvanger

Definieer de eigenschappen voor de e-mailontvanger door het invoeren van de juiste informatie voor

ontvanger, kopie (Cc:) en ontvangers van een blinde kopie (Bcc:) Scheid de e-mailadressen van elkaar

met een puntkomma, bijvoorbeeld:

[email protected];ontv[email protected]

U kunt gedeeltelijke namen invoeren en op Naam/Namen controleren klikken om naar de namen van

ontvangers te zoeken. Wilt u dat de toepassing Naam/Namen controleren werkt, dan moet uw

beheerder de LDAP-eigenschapstoewijzingen van SMARTsend voor uw geïntegreerde adresboek

wijzigen. Er worden maximaal 50 namen weergegeven als namen worden gecontroleerd. Als de

zoekactie meer dan 50 namen oplevert, kunt u de zoekactie verfijnen door tekens toe te voegen.

Er geldt geen limiet voor het aantal e-mailadressen dat u kunt toevoegen. Mailservers stellen echter

beperkingen aan de grootte van bestandsbijlagen. Opdrachten van het type Scannen naar e-mail

waarvan de grootte van de bijlage de limiet overschrijdt worden niet uitgevoerd.

• Selecteer de soort codering voor de verzending van bijlagen bij een e-mail via internet. UUEncode

en Base64 zijn standaard codes voor de codering van binaire gegevens als tekst. Voor UUEncode

wordt gebruik gemaakt van tekens die niet compatibel zijn met EBCDIC, de Extended Binary

Coded Decimal Interchange Code, een tekenset die overwegend in Europa wordt gebruikt. Voor

Internetmailberichten wordt gebruik gemaakt van de codering Base64 of MIME (Multipurpose

Internet Mail Extensions). Selecteer Base64 voor grotere compatibiliteit met Europese systemen.

• Selecteer E-mail naar de verzender van deze werkstroom als u ook automatisch de scans van het

document per e-mail naar de verzender wilt sturen. De verzender is de persoon die het document

scant. Als apparaatscansjablonen worden gebruikt, werkt deze optie alleen op multifunctionele

apparaten van Xerox met ingeschakelde verificatie.

• Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen document bijgevoegd) als u alleen

een koppeling wilt verzenden. Er wordt geen bestand bijgevoegd of verzonden naar de

ontvangers. De koppeling wordt alleen verzonden als andere bestemmingen in de werkstroom

URL-adresseerbaar zijn. Het verzenden van een koppeling in plaats van de eigenlijke

bestandsbijlage is handig voor e-mailsystemen waarvoor geheugenbeperkingen gelden voor het

verwerken van grote documenten. Koppelingen naar meerdere opslagplaatsen verschijnen in de e-

mail wanneer scannen naar alle bestemmingen is geconfigureerd.

Externe printer

Bestanden met de indeling Tekst, Multi-page TIFF, PDF, Microsoft Word, Excel en PowerPoint kunnen

met behulp van deze toepassing worden afgedrukt.

• Selecteer de printer in de vervolgkeuzelijst. Dit zijn printers waarvoor drivers op de SMARTsend-

applicatiecomputer zijn ingesteld. Als er geen printers worden weergegeven, neemt u contact op

met de systeembeheerder om printers voor de applicatie te configureren.

• Voer het aantal exemplaren in dat u wilt afdrukken. Het maximumaantal exemplaren dat u kunt

afdrukken hangt af van het geselecteerde model van de externe printer.

Opmerking: U moet ten minste één andere bestemming in de werkstroom hebben

gedefinieerd die overeenkomt met de indeling die voor uw e-mailontvanger is

geselecteerd. Doet u dit niet, dan ontvangt u een bijgevoegd document en geen URL's.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentum (Standard- of Professional-editie)

Documentum is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-

bestemming kan worden toegevoegd. Documentum versie 5.2.5 wordt momenteel door SMARTsend

ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Documentum-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de velden voor de naam van de archiefkast en de map in. U kunt het

uitgangspunt anders leeg laten en de naam van de archiefkast en de map handmatig invoeren.

• Voer de naam van de Documentum Docbase in die als de opslagplaats voor het opslaan van

gescande documenten zal worden gebruikt.

• De naam van de Documentum-archiefkast en de -map geven de opslaglocatie aan die de

werkstroom zal gebruiken. Een archiefkast is het onderdeel op het hoogste niveau voor het

organiseren van objecten in Documentum. Mappen, documenten en andere objecten worden in

Documentum-archiefkasten gemaakt en opgeslagen. Als u een map wilt selecteren die vanaf een

archiefkast vertakt, kunt u op Uitbreiden klikken om aanvullende mappen te bekijken en te

selecteren. U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de archiefkast

toevoegen als de vereiste Documentum-legitimatiegegevens niet in SMARTsend zijn

geconfigureerd. Er moet een naam voor de archiefkast worden ingevoerd.

Het toevoegen van een aanvullende mapnaam is optioneel.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

DocuShare

DocuShare (versies 3.1 en 4.0) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

DocuShare-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de verzamelings-URL van Docushare in. U kunt het uitgangspunt anders

leeg laten en de verzamelings-URL handmatig invoeren.

• Voer de verzamelings-URL van DocuShare voor de bestemming in. Als de bestemming vertakt bij

een hierboven genoemd uitgangspunt, kunt u op Uitbreiden klikken om het uitgangspunt uit te

breiden en daarna de vertakking selecteren voor de bestemming.

Voorbeeld

http://<server>/view/collection-12345

U moet misschien een gebruikersnaam en toegangscode voor de DocuShare-verzameling

toevoegen als de vereiste DocuShare-legitimatiegegevens niet in SMARTsend zijn geconfigureerd.

Zie Legitimatiegegevens voor bestemming beheren op pagina 3-40 voor meer informatie.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Naam aangepast object: Aangepaste objecten zijn optioneel. Voer indien nodig een naam in om

een aangepast object voor een DocuShare-bestemming (versie 3.1 en hoger) te definiëren. Zie

Bijlage C: Een aangepast object in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-92 voor

aanvullende informatie.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino (Standard- of Professional-editie)

Domino (versie 5.x of 6.0) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Domino-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de database-URL van de Domino-server in. U kunt het uitgangspunt

anders leeg laten en de databasenaam handmatig invoeren.

• Voer de URL in voor de Domino-serverdatabase. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in

te voeren.

Voorbeeld

http://ff/doclib.nsf

• Voer de naam in van het formulier.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Domino.doc (Standard- of Professional-editie)

Domino.doc (versie 3.1) is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Domino.doc-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de URL van de Domino.doc-bibliotheek, de titel van de archiefkast en de

binder in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de informatie handmatig invoeren.

• Voer de URL in van een Domino.Doc-bibliotheek (DDocLIBRARY) voor de bestemming. U dient een

gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf

• Voer een naam in voor de archiefkast (DDocCabinet).

• Voer een naam in voor de inbinder (DDocBinder).

•Geef een unieke ID (DDocID) op in Documenttitel uploaden voor het uitvoerdocument.

Opmerking: Het aangepaste object moet in DocuShare worden gemaakt voordat u de

SMARTsend-werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom

mislukt anders.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Voer de naam van het Domino.doc-profiel in. Dit is het IDP (Interchange Document Profile) dat de

inhoud van het document bepaalt, zoals naam, auteur, etc. Dit maakt onderdeel uit van de

Document Interchange Architecture van Domino.

• Voeg opmerkingen over inchecken toe aan het document.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Hummingbird (Standard- of Professional-editie)

Hummingbird is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een

SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. Hummingbird versie 5.1.0.5 wordt momenteel door

SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Hummingbird-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de velden voor de bibliotheeknaam en de mapnaam in. U kunt het

uitgangspunt anders leeg laten en de bibliotheek- en de mapnaam handmatig invoeren.

• Voer de bibliotheeknaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten

zal worden gebruikt.

• Voer de mapnaam in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Als de

bestemmingsmap vertakt vanaf een map, kunt u op Uitbreiden klikken om een nieuwe map uit te

breiden en te selecteren. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

• Publiceren (Ja/Nee): Kies Ja als u het document wilt publiceren. Deze optie wijst het resulterende

gescande document aan als een gepubliceerde versie die aan het publiek is uitgegeven.

Een gepubliceerd document wordt gewoonlijk als een alleen-lezen document behandeld.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Interwoven WorkSite (Standard- of Professional-editie)

Interwoven is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-

bestemming kan worden toegevoegd. Interwoven WorkSite versie 8 wordt momenteel door

SMARTsend ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Interwoven-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de velden voor de servernaam en de database in. U kunt het

uitgangspunt anders leeg laten en de servernaam en database handmatig invoeren.

• Voer de servernaam in die de WorkSite-database host.

• Voer de databasenaam in die als de opslagplaats voor het opslaan van gescande documenten zal

worden gebruikt.

• Voer het mappad in die de werkstroom als de documentopslaglocatie zal gebruiken. Klik op

Uitbreiden en selecteer een map. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Publiceren (Privé/Openbaar/Bekijken): De publicatie-opties bepalen of het gescande document

toegankelijk is voor andere gebruikers wanneer het in de Interwoven-database wordt opgeslagen.

• Openbaar—alle gebruikers hebben schrijf- en leestoegang tot het document.

• Privé—schrijf- en leestoegang is tot de eigenaar van het document of de werkstroom

(of de beheerder) beperkt.

• Bekijken—alle gebruikers hebben leestoegang tot het document. De eigenaar van het

document of de werkstroom of de beheerder heeft lees- en schrijftoegang.

• Opmerkingen bij inchecken: Voeg opmerkingen over inchecken aan het document toe.

• Documenttype: Deze optie definieert het type document dat in de database wordt opgeslagen.

Deze selectie bepaalt het schema met metagegevens dat op het document wordt toegepast, en

dat vaak tussen applicaties en verschillende documenttypen verschilt. Houd er rekening mee dat

de lijst met beschikbare documenttypen door de Interwoven WorkSite-beheerder kan worden

gewijzigd. Neem contact op met uw beheerder als uw geprefereerde documenttype niet

beschikbaar is in de lijst.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.)

LiveLink (Standard- of Professional-editie)

LiveLink is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een SMARTsend-

bestemming kan worden toegevoegd. LiveLink versie 9.5.0 wordt momenteel door SMARTsend

ondersteund.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

LiveLink-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch de velden voor de server en map in. U kunt het uitgangspunt anders leeg

laten en de server en map handmatig invoeren.

• Voer de server in die de LiveLink-applicatie host.

• Klik op Uitbreiden om naar de map te bladeren die de werkstroom als de documentopslaglocatie

zal gebruiken. U dient een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Opmerking: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor aangepaste velden wordt

niet voor Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel). De

waarden van metagegevens voor aangepaste velden moeten overeenkomen met de vooraf

ingestelde reeks met waarden die door de WorkSite-beheerder zijn gedefinieerd.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Categorie: U kunt desgewenst een categorie invoeren. Een categorie definieert aangepaste

metagegevens die zullen worden gebruikt wanneer er via documentkenmerkprofielen

metagegevens worden toegewezen. Klik indien nodig op Uitbreiden om een vooraf gedefinieerde

LiveLink-categorie te selecteren, zodat deze op het document kan worden toegepast. Zie Bijlage D:

Een LiveLink-categorie in een SMARTsend-werkstroom specificeren op pagina 3-93 voor

aanvullende informatie.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

TRIM Context Server (Standard- of Professional-editie)

De TRIM Context Server is een optioneel onderdeel dat bij Xerox kan worden aangeschaft en als een

SMARTsend-bestemming kan worden toegevoegd. De TRIM-adapter moet op de SMARTsend-

computer zijn geïnstalleerd voordat de TRIM-optie aan SMARTsend kan worden toegevoegd. TRIM

Context Server versie 6.0 wordt momenteel door SMARTsend ondersteund.

• Voeg nieuwe legitimatiegegevens toe in SMARTsend en selecteer TRIM als het Accounttype. Voer

de naam van de account en de servernaam in. Voer de naam van de virtuele directory in. De

virtuele directory wordt in Microsoft IIS 6 geconfigureerd en is de plaats waar de binaire gegevens

van de TRIM Connectivity Toolkit zijn opgeslagen. Standaard heeft de virtuele directory de naam

TRIMCT2.

Opmerking: Dit is niet dezelfde Virtuele directory als waar de applicatie "WebDrawer" is

geïnstalleerd. De applicatie WebDrawer is niet nodig om SMARTsend met Trim te kunnen

gebruiken. In sommige nieuwere versies van Trim Context wordt de Trim Connectivity Toolkit

tegenwoordig de "Trim Context Web Sevices" genoemd.

• Voer de gebruikersnaam en toegangscode in. De gebruiker moet tot de domeingroep behoren

waarop TRIM Context Services loopt. Dit kan iedere willekeurige TRIM-gebruiker zijn met

bevoegdheden voor externe toegang, starten en activeren. Klik op OK.

• Maak een SMARTsend-werkstroom. Selecteer Distributiewerkstroom maken om een

Bestemmingsnaam op te geven waaraan de werkstroom kan worden herkend.

Opmerking: De categorie moet in LiveLink worden gemaakt voordat u de SMARTsend-

werkstroom gebruikt die ernaar verwijst. Het uitvoeren van de werkstroom mislukt

anders. Als een type bovendien niet overeenkomt voor een aangepast LiveLink-

documentkenmerkveld dat in een “Categorie” is gedefinieerd, wordt de fout genegeerd,

de waarde overgeslagen, en gaat de applicatie verder met het uploaden. Als u

bijvoorbeeld een categorieveld van het type 'Integer' definieert, maar een waarde van

'NotAnInt' op het apparaat opgeeft, wordt het document geladen maar blijft het

categorieveld leeg. Het bevestigingsoverzicht rapporteert dat de opdracht ook is

voltooid.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Als de optie Mappen maken wordt geselecteerd, wordt er een map gemaakt met de naam die in

de submapoptie is gespecificeerd (als deze niet bestaat) en wordft het document in deze map

geladen. Als het submapveld meerdere mapnamen heeft met de juiste scheidingstekens (bijv. "/"),

loopt de adapter door de submaplijst en maakt alle mappen (indien deze nog niet bestaan).

Standaard worden de documenten in de server aangemeld. De gebruiker kan opmerkingen

opgeven voor deze aanmelding. Deze opmerkingen worden weergegeven in het gedeelte

Aantekeningen op het bureaublad van TRIM.

• De gebruiker moet een geldig Recordtype opgeven, dat is geconfigureerd voor het gedrag

"Document". Als het gedrag van het recordtype niet "Document" is, zal SMARTsend een fout

genereren.

• Er kan alleen een submap in een hoofdmap worden gemaakt als het containerniveau hiervan

onder het niveau van de hoofdmap ligt. Het aantal submappen dat wordt aangegeven door de

scheidingstekens, moet minder of gelijk zijn aan de niveaus van de beschikbare geldige map-

containers (mappen met containerniveaus die lager zijn dan het containerniveau van hun

hoofdmap). Het aantal beschikbare maptypen moet lager zijn dan het aantal submapniveaus.

• Selecteer Start>Systeembeheer> Onderdelen om de juiste DCOM-instellingen op de TRIM

Context Server te selecteren. Klap de Component Services\Computers container uit. Klik met de

rechtermuisknop op Deze computer en selecteer Eigenschappen. Klik in het tabblad COM-

beveiliging op Beperkingen bewerken in het vak Machtigingen voor starten en activeren of in het

vak Extern activeren. Klik op de toets Beperkingen bewerken in het vak Machtigingen voor starten

en activeren. Klik op de account waarvoor de machtigingen moeten worden gewijzigd en klik dan

op Machtigingen voor externe toegang toestaan of op de Machtigingen voor extern starten

en extern activeren. De gebruiker moet een domeinniveau-account zijn en geen lokale gebruiker.

Alle gebruikers die toegang tot TRIM nodig hebben, moeten deel uitmaken van deze

domeinniveaugroep. Klik op OK. Klik op de toets Beperkingen bewerken in het vak

Toegangsmachtigingen. Klik op de account die moet worden gewijzigd en schakel het

selectievakje Externe toegang in.

Opmerking: In één submap kunnen niet meerdere documenten worden opgeslagen.

Als een tweede scan naar een bestaande submap wordt gestuurd, wordt er een nieuwe submap

aangemaakt met dezelfde naam maar met een andere record-id.

Microsoft Exchange 2000 Web-map (Standard- of Professional-editie)

Microsoft Exchange 2000 Web-map is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

Exchange 2000-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch het URL-veld in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de URL

handmatig invoeren.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Voer de URL van de Microsoft Exchange-webmap in of selecteer deze. Als de nieuwe bestemming

vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen

als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een

gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

\\organisatie\openbaremappen\testmap\docs

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

FTP

FTP is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

FTP-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus

bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult

automatisch de FTP-hostnaam en het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en

de hostnaam en het mappad handmatig invoeren.

• Voer de FTP-hostnaam in voor de bestemming. Een volledige bestandsnaam (servernaam en

domeinnaam) of IP-adres (Internetprotocoladres) van de bestemmingsfileserver wordt vereist.

Voorbeeld

ftp:bedrijfserver.com of 10.14.121.32

De poort is standaard op poort 21 ingesteld. Indien poort 21 niet beschikbaar is, geeft u een poort

op als deel van de hostnaam, bijvoorbeeld ftp:bedrijfserver.com:99.

• Voer het pad in naar de Remote FTP-directory waarin het document wordt opgeslagen. U dient

een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Anonieme FTP is echter toegestaan. De

gebruikersnaam moet "anoniem" zijn en het veld voor de toegangscode moet leeg blijven.

Voorbeeld

/ftp-openbaar/mijndocumenten

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

• Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om

apparaatopdrachtlogs te exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de

ondersteuning voor het exporteren van de opdrachtlog voor FTP van SMARTsend is ingeschakeld,

en is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Opmerking: Als de scans naar een beveiligde FTP-site worden verzonden, werken de

koppelingen naar "Uitvoerdocumentatie" in e-mails voor opdrachtbevestiging alleen

wanneer de toegangscode ook in de URL wordt getypt, bijvoorbeeld

ftp://gebruiker:toegangscode@host/pad/bestand of ftp://anoniem@host/pad/bestand.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

NetWare (Standard- of Professional-editie)

NetWare is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

NetWare-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch het veld voor het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten

en het mappad handmatig invoeren.

• Voer het mappad voor de bestemming in. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere

bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te

breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs

U dient ook een gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Naam, context en

structuurinformatie zijn verplicht. Een geldige NetWare-gebruikersnaam ziet er als volgt uit:

.cn=[common name, naam].ou=[organizational unit, organisatie-eenheid].o=[organization,

organisatie].c=[context].t=[tree, structuur]

Voorbeeld

.cn=mijnnaam.ou=dsp.o=mijnorganisatie.c=us.t=us123sales

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden overschreven. We raden u aan de

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

Netwerkmap

Netwerkmappen zijn ondersteunde documentbestemmingen.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

netwerklegitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch het veld voor het mappad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten

en het mappad handmatig invoeren.

• Voer het volledige pad in naar de netwerkmap. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een

andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het

uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren. U dient een

gebruikersnaam en toegangscode in te voeren.

Voorbeeld

\\server-1\scan\docs

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden overschreven. We raden u aan de

bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

• Geavanceerde eigenschappen: Deze toepassing biedt de mogelijkheid om SMARTsend-

opdrachtlogs te exporteren en te aanpassen. Deze toepassing is beschikbaar als de ondersteuning

voor het exporteren van de opdrachtlog voor de netwerkmap van SMARTsend is ingeschakeld, en

is bedoeld voor gebruik door geavanceerde gebruikers en systeemintegrators.

Scannen naar URL (Standard- of Professional-editie)

Scannen naar URL is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

legitimatiegegevens van Scannen naar URL gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens aanvullende

toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten bevatten. Deze

selectie vult automatisch het veld voor het URL-pad in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten

en het URL-pad handmatig invoeren.

• Voer een URL-pad in voor de bestemming. Als de nieuwe bestemming vertakt vanaf een andere

bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie die is gekozen als het uitgangspunt uit te

breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven. We raden u aan

de bestandsnaam van een achtervoegsel te voorzien. Zie Documentnaam en -type op pagina 54.

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (Standard- of Professional-editie)

Microsoft SharePoint Portal Server 2001 is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

SharePoint Portal Server 2001-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw legitimatiegegevens

aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere uitgangspunten

bevatten.

Deze selectie vult automatisch het veld voor de map-URL van SharePoint in. U kunt het

uitgangspunt anders leeg laten en de map-URL van SharePoint handmatig invoeren.

• Voer de URL in van het pad naar de map van de SharePoint-werkruimte. Als de nieuwe

bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie

die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

Voorbeeld

http://dsp1/werkruimte/documenten/dm

• Accepteer de standaardwaarde of voer een nieuw SharePoint-documentprofiel in. Het SharePoint-

documentprofiel bevat informatie met betrekking tot de SharePoint-portalmap, bijvoorbeeld de

velden Naam auteur of versie. De applicatie stuurt een query naar de SharePoint-portal om te

bepalen welke profielvelden betrekking hebben op de bestemmingsmap.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

• De incheck-optie is beschikbaar wanneer de bestemming een SharePoint-portal is. Selecteer Ja om

het document te publiceren voor SharePoint. Daardoor wordt het document beschikbaar voor

anderen in SharePoint.

• Voer incheck-opmerkingen in.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 is een ondersteunde documentbestemming.

• Voer een bestemmingsnaam in om de werkstroom te identificeren.

• Selecteer een uitgangspunt in de vervolgkeuzelijst. Het standaarduitgangspunt wordt door uw

SharePoint Portal Server 2003/2007-legitimatiegegevens gedefinieerd. Als uw

legitimatiegegevens aanvullende toegangsniveaus bieden, kan de vervolgkeuzelijst meerdere

uitgangspunten bevatten. Deze selectie vult automatisch het veld voor de map-URL van

SharePoint in. U kunt het uitgangspunt anders leeg laten en de map-URL van SharePoint

handmatig invoeren.

• Voer de URL in van het pad naar de map van de SharePoint-werkruimte. Als de nieuwe

bestemming vertakt vanaf een andere bestemming, kunt u op Uitbreiden klikken om de locatie

die is gekozen als het uitgangspunt uit te breiden en daarna de nieuwe bestemming selecteren.

• De incheck-optie is beschikbaar wanneer de bestemming een SharePoint-portal is. Selecteer Ja om

het document te publiceren voor SharePoint. Daardoor wordt het document beschikbaar voor

anderen in SharePoint.

• Voer incheck-opmerkingen in.

• Bestand overschrijven: Bestanden met dezelfde naam worden niet overschreven.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentnaam en -type

Op de pagina Documentnaam en -type kunt u de bestandsnaam, het type en de indeling van de

gescande documenten die met SMARTsend zijn gemaakt, configureren.

Zo gaat u naar de pagina Documentnaam en -type:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentnaam of -indeling wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentnaam en -type in het linkervak.

Documentnaam

De opties voor Documentnaam definiëren de naam van het uitvoerbestand dat moet worden

gegenereerd. Identificatie-informatie wordt toegepast nadat het document is gescand. Ga na wat de

beperkingen (welke tekens kunt u gebruiken, wat is het beleid voor overschrijven van bestanden) zijn

van uw bestandsbestemmingen voordat u het uitvoerdocument een naam geeft.

De mogelijkheid om de naam van het uitvoerbestand (documentnaam) tijdens het scannen te

wijzigen, is aan de volgende beperkingen onderhevig:

• Wanneer u apparaatscansjablonen op Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of

nieuwere apparaten gebruikt, kunt u de documentnaam niet tijdens het scannen wijzigen tenzij

de optie Naam opgegeven bij scanbron in de werkstroom is geselecteerd. Deze beperking is niet

van toepassing op oudere apparaten waarbij u de documentnaam tijdens het scannen kunt

overschrijven, ongeacht de naamgevingsoptie die in de werkstroom is gespecificeerd.

• Wanneer u PaperWare-sjablonen (Professional-editie) gebruikt die bewerkbare

documentkenmerken op Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere

apparaten bevatten, heeft u altijd toestemming om de documentnaam op de gebruikersinterface

van het apparaat te wijzigen. De naamgevingsoptie van het document die wordt gebruikt om het

document te distribueren is de optie die in de werkstroom is gespecificeerd die wordt gebruikt om

de sjabloon te publiceren.

• De scansjabloon Mijn_e-mail gebruikt altijd een documentnaam die op de scanbron is verstrekt en

een gebruiker kan deze tijdens het scannen op alle ondersteunde apparaten wijzigen.

Opmerking: De pagina Documentnaam en -type kan ook worden geopend via de koppeling

Distributiewerkstroom toevoegen wanneer er een werkstroom wordt gemaakt.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Naam

Met Naam geeft u het uitvoerbestand een naam. De naamgevingsopties zijn als volgt:

• Naam: Een bestandsnaam invoeren voor het uitvoerdocument. De naam die u invoert mag

alfanumerieke tekens, streepjes en onderstrepingstekens bevatten. Spaties zijn niet toegestaan.

Deze naam is de basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam

is opgegeven, is de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbestandsnaam die in dit

bewerkingsvak wordt ingevoerd, gevolgd door het achtervoegsel (datum en tijd of een unieke ID

of helemaal niets) en de bestandsnaamextensie. De resulterende uitvoerbestandsnaam ziet er

dan als volgt uit:

Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie

Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt

uit:

Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie

Als het veld voor de basisbestandsnaam wordt leeg gelaten, bestaat de resulterende

uitvoerbestandsnaam uit een unieke ID of datum en tijds-ID, plus de bestandsnaamextensie. Als

Geen echter voor het Naamachtervoegsel is geselecteerd, moet u een standaardbestandsnaam

invoeren om het document te identificeren.

• Automatisch een naam genereren (8 tekens): SMARTsend automatisch een naam van 8 tekens

laten genereren. In dit geval kunt u geen achtervoegsel opgeven.

• Naam opgegeven bij scanbron (standaard): Een bestandsnaam op de scanbron laten invoeren.

Als de scanbron een multifunctioneel apparaat van Xerox is, wordt de naam ingevoerd op het

apparaat; als de scanbron een Internetfaxapparaat is, wordt de naam van de bijlage die door het

apparaat wordt gegenereerd als naam gebruikt. Deze naam wordt gebruikt als de

basisbestandsnaam van het uitvoerbestand. Als een achtervoegsel voor de naam is opgegeven, is

de resulterende uitvoerbestandsnaam de basisbestandsnaam, gevolgd door het achtervoegsel

(datum en tijd of een unieke ID of helemaal niets) en de bestandsnaamextensie. De

bestandsnaam kan leeg zijn, maar er moet een achtervoegsel worden opgegeven. De resulterende

uitvoerbestandsnaam kan er dan als volgt uitzien:

Basisbestandsnaam + achtervoegsel + bestandsnaamextensie

Als er geen achtervoegsel wordt opgegeven, ziet de resulterende uitvoerbestandsnaam er als volgt

uit:

Basisbestandsnaam + bestandsnaamextensie

Achtervoegsel + bestandsextensie

Opmerking: Wanneer u deze optie selecteert met het bestandstype Single-page TIFF of

JFIF (zie Documenttype op pagina 56), ontstaan bestandsnamen van meer dan 8

tekens omdat paginagegevens (oplopend vanaf -1) worden toegevoegd aan de naam

ter onderscheiding van de pagina's.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Als er geen naam wordt opgegeven bij de scanbron, dan wordt een standaard naam gebruikt die

door het apparaat is gegenereerd.

Naamachtervoegsel

Wanneer een basisbestandsnaam wordt opgegeven of de optie Naam opgegeven bij scanbron wordt

geselecteerd, kan een achtervoegsel aan de basisbestandsnaam worden toegevoegd. U bent verzekerd

van unieke bestandsnamen met het gebruik van achtervoegsels. Dat is vooral belangrijk voor

bestemmingen waarbij oude bestanden met dezelfde naam als de nieuwe bestanden kunnen worden

overschreven.

Selecteer een van de volgende achtervoegsels:

• Geen.

• Datum en tijd (standaard): De datum en tijd (jaar, maand, dag, uur, minuut, seconde) waarop

het bestand wordt verwerkt wordt aan de basisbestandsnaam toegevoegd. Als de

basisbestandsnaam bijvoorbeeld mijnbestand is en er is als bestandstype PDF opgegeven en een

document wordt gescand op 25 februari 2005, om 12.24.06, dan is de resulterende

uitvoerbestandsnaam:

mijnBestand20050225122406.pdf

Kies deze instelling wanneer er vaak scanbestanden worden gemaakt/gewijzigd en elk bestand

moet worden bewaard.

•Met Unieke ID wordt automatisch een unieke id van 32 tekens gegenereerd en aan de

basisbestandsnaam toegevoegd. Kies deze instelling wanneer eenvoudige tracering van

scanbestanden aan de hand van willekeurige ID-nummers volstaat.

Documenttype

De opties voor Documenttype specificeren het type en de indeling van de uitvoerbestanden voor

distributie. SMARTsend wijst standaard één gemeenschappelijk documenttype toe dat voor

bestemmingen in de werkstroom moet worden gebruikt. U kunt echter ook verschillende

documenttypen voor elke bestemming in de werkstroom specificeren. Selecteer een van de volgende

opties om de instellingen van het documenttype voor de werkstroom te configureren:

Gebruik hetzelfde document- of afdruktype voor alle bestemmingen

Hiermee kunt u één documenttype/-indeling en afdruktype voor de werkstroombestemmingen

selecteren en configureren (indien van toepassing).

Opmerking: Wanneer u een naam selecteert, dient u een naam te kiezen die acceptabel is

voor de bestemmingen waar u bestanden opslaat. Bijvoorbeeld, indien uw bestemming

slechts 8 tekens toestaat, gebruikt u alleen 8 tekens. Zo niet, dan mislukt het opslaan.

Opmerking: Een achtervoegsel kan niet worden gebruikt wanneer Automatisch een naam

genereren (8 tekens) is geselecteerd voor de vorming van bestandsnamen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Gebruik een ander document- of afdruktype voor iedere bestemming

Hiermee kunt u verschillende documenttypen/-indelingen en afdruktypen voor elk bestemmingstype

dat in de werkstroom is gespecificeerd, selecteren.

Documenttypen die door SMARTsend worden ondersteund

• PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf)—in Professional-editie; alleen beschikbaar wanneer OCR (Optical

Character Recognition) is ingeschakeld.

• PDF, alleen afbeelding (*.pdf)

• Secure (gecodeerde) PDF

• JFIF (*.jpg)

•XPS

• Single-page TIFF (*.tif)

• Multi-page TIFF (*.tif)

• Oorspronkelijk documenttype (bestandsindeling wordt tijdens het scannen door het apparaat

bepaald)

• Andere (in Professional-editie; alleen beschikbaar wanneer OCR is ingeschakeld). De optie Andere

bevat OCR-bestandsindelingen. Zie Tabel 3-1 op pagina -58 voor een volledige lijst met OCR-

bestandsindelingen.

Bij elk documenttype hoort een eigen bestandsindeling. Wanneer een type in de vervolgkeuzelijst

wordt geselecteerd, worden de details voor dat bestandstype onder de selectie weergegeven. De

indeling en details kunnen voor bepaalde documenttypen worden gewijzigd. Wanneer dit het geval is,

klikt u gewoonweg op de toets Eigenschappen en selecteert u de indeling in de lijst.

Afdruktype

Afdruktype is alleen beschikbaar wanneer de bestemming voor Externe printer in een werkstroom is

geselecteerd. Bestemmingen voor Externe printer kunnen met de volgende eigenschappen worden

geconfigureerd:

Oorspronkelijk beeld

Drukt een gescand beeld af dat visueel overeenkomt met het oorspronkelijke beeld in het document.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Andere (Professional-editie)

Hiermee kunt u een ondersteunde OCR-indeling kiezen en configureren. De beschikbare indelingsopties

kunnen afhangen van de capaciteiten van de externe printer verschillen. Zie Andere (Professional-

editie) op pagina 3-65 en OCR-eigenschappen (Professional-editie) op pagina 66 voor aanvullende

informatie.

Documentindeling en -eigenschappen

Eigenschappen definiëren verder de indeling en bepaalde kenmerken van het uitvoerbestand.

De indelingsopties kunnen worden geselecteerd door op de toets Eigenschappen te klikken in het

gebied Documenttype van de pagina Documentnaam en -type. De indelingsselecties kunnen op basis

van het type geselecteerde uitvoerbestand verschillen. De documenttypen en -indelingen die door

SMARTsend worden ondersteund, samen met de overwegingen voor elke indeling, worden in de

volgende tabel weergegeven.

Opmerking: JFIF en Single-page TIFF worden uitsluitend ondersteund voor

bestandsdistributie voor de bestemmingen FTP, Netwerkmap, NetWare-map en E-mail.

Deze bestandstypen worden uit de lijst met beschikbare typen gefilterd als andere

bestemmingen worden geselecteerd in combinatie met de bestemmingen FTP,

Netwerkmap, Netware-map en E-mail.

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

PDF, Alleen beeld PDF, Alleen beeld

PDF, alleen afbeelding - Beeld van

scanbron behouden

PDF Secure (gecodeerd)

PDF, gelineariseerd

• Wordt op alle belangrijke

platforms ondersteund.

• Kan op alle SMARTsend-

opslagplaatsen worden

opgeslagen

• Vele compressie-opties

• Uitstekende combinatie van

draagbaarheid,

compatibiliteit en

compressie-opties

• Sommige imaging-tools

ondersteunen geen PDF

PDF, tekst doorzoekbaar

(Professional-editie)

PDF met normale tekst

PDF met beeldvervangingen

PDF met beeld op tekst

PDF met beeld op tekst - Paginarichting

behouden

PDF met beeld op tekst - Beeld van

scanbron behouden

PDF Secure (gecodeerd)

PDF, gelineariseerd

• Al het bovenstaande plus

ondersteuning voor OCR

• Document kan voor tekst

worden doorzocht

• Tekst kan van document

worden gekopieerd

• Vereist extra verwerking

• Informatieverlies mogelijk

tijdens verwerking

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

XPS XPS • Nieuwe open indeling van

Microsoft

• Enkele paginaweergave

• Geleverd bij Windows Vista /

Beschikbaar voor XP

JFIF JPEG • Elke pagina wordt als één

document opgeslagen

• Algemeen ondersteunde

beeldindeling

• Uitstekend voor

kleurenbeelden

• JPEG is de enige

ondersteunde compressie

• Er kan ringvorming rond

bepaalde onderdelen in

tekstdocumenten optreden

• Sommige opslagplaatsen

ondersteunen geen single-

page bestanden

• Geen OCR-ondersteuning

Single-page TIFF Single-page TIFF 6.0

Single-page TIFF 6.0 TTN2

• Elke pagina wordt als één

document opgeslagen

• Algemeen ondersteunde

beeldindeling

• Gemiddelde reeks met

compressie-opties

• Sommige opslagplaatsen

ondersteunen deze indeling

niet

• Geen OCR-ondersteuning

Multi-page TIFF Multi-page TIFF 6.0

Multi-page TIFF 6.0 TTN2

Multi-page TIFF - Beeld van scanbron

behouden

• Elke pagina wordt als één

document opgeslagen

• Algemeen ondersteunde

beeldindeling

• Gemiddelde reeks met

compressie-opties

• Kan op alle SMARTsend-

opslagplaatsen worden

opgeslagen

• Geen OCR-ondersteuning

Oorspronkelijk

documenttype

Bestandsindeling wordt tijdens het

scannen bepaald. Met sommige

apparaten kunt u een indeling bij de

gebruikersinterface van het apparaat

kiezen, terwijl andere apparaten tot een

specifieke indeling beperkt zijn.

• Minimaal informatieverlies

• Geen OCR-ondersteuning

• Bestandsindeling wordt

tijdens het scannen bepaald

en kan per apparaat

verschillen

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

PDF-bestanden

In PDF-bestanden worden pagina-opmaak, tekst en afbeeldingen van documenten behouden. Ze zijn

gemakkelijk reproduceerbaar (overdraagbaar) en kunnen in de meeste omgevingen worden gebruikt.

PDF is een universele indeling. Een PDF-bestand kan redelijk goed worden verwerkt vanwege de kleine

bestandsgrootte.

Dit gedeelte legt de PDF-bestandsopties die voor u beschikbaar zijn.

Andere - OCR-indelingen

(Professional-editie)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003

(*.doc)

Tekst, standaard (*.txt)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003

(*.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

ASCII-tekst, geformatteerd (*.txt)

ASCII-tekst, standaard (*.txt)

ASCII-tekst, standaardEx (*.txt)

Rich Text Format (*.rtf)

RTF Word 2000 (*.rtf)

RTF Word 6.0/95 (*.rtf)

RTF Word 97 (*.rtf)

Tek st, sm ar t (*.t xt)

Tek st, ge st rip t ( *.t xt )

Tekst, gewoon (*.txt)

Tekst, door komma's gescheiden (*.csv)

Tekst, door tabs gescheiden (*.txt)

WordPad (*.rtf)

• Uitvoerbestandsindelingen

worden door SMARTsend

gemaakt nadat gescande

documenten OCR-verwerking

hebben ondergaan

• Vereist extra verwerkingstijd

•Oorspronkelijke

beeldgegevens worden niet

behouden (kan ingebedde

afbeeldingen bevatten)

• Maakt bestanden die

bewerkbaar zijn in

verschillende populaire

software-applicaties.

Documenttype Uitvoerbestandsindelingen Overwegingen

Tabel 3-1: Ondersteunde documenttypen en -indelingen

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

PDF, tekst doorzoekbaar (*.pdf) (Professional-editie)

In de volgende PDF-indelingen kan naar tekst worden gezocht.

• PDF met normale tekst bevat tekst en beelden die overeenkomen met het originele

brondocument. Biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden.

Afdrukstand van uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden

gelezen.

• PDF met beeldvervangingen (*.pdf) bevat tekst die overeenkomt met het originele

brondocument.

De uitvoer wordt kleiner weergegeven, met vervangingsbeelden uit het brondocument indien er

OCR-problemen optreden. In de volgende gevallen worden vervangingsbeelden gebruikt: woorden

die verdachte tekens bevatten, woorden die niet in het gebruikte woordenboek voorkomen,

woorden die afwijzingssymbolen bevatten, en woorden met missende symbolen. Dit biedt geen

controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de uitvoer

wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen.

• PDF met beeld op tekst (*.pdf) bevat één beeld voor elke pagina in het document plus

teksttekens.

Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand

van de uitvoer wordt automatisch zo georiënteerd dat tekst normaal kan worden gelezen. Zie

Tabel 3-2 op pagina -61.

• PDF met beeld op tekst - Paginarichting behouden bevat één beeld voor elke pagina in het

document plus teksttekens. Dit biedt geen controle over de compatibiliteit en compressie van

uitvoerbeelden.

De afdrukstand van de invoerdocumenten blijft behouden. Zie Tabel 3-2 op pagina -61.

• PDF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen

controle over de compatibiliteit en compressie van uitvoerbeelden. De afdrukstand van de

invoerdocumenten blijft behouden.

Opmerking: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als

u gescande beelden afdrukt.

Opmerking: Als de invoerdocumenten niet in de standaardafdrukstand zijn

georiënteerd, of als ze aanzienlijk hellen, kunt u geen tekst in een PDF-uitvoerdocument

markeren. U kunt het document echter nog steeds zoeken.

Documenttype

Afdrukstand van invoerdocu-

menten

Afdrukstand van uitvoerdocu-

menten

PDF met beeld op

tekst

Tabel 3-2: Hoe de afdrukstand door de geselecteerde PDF-optie wordt beïnvloed

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

PDF, alleen afbeelding (*.pdf)

De volgende PDF-indelingen bevatten geen tekst, waardoor in deze indelingen niet naar tekst kan

worden gezocht.

• PDF, alleen afbeelding bevat één beeld voor elke pagina in het document.

• PDF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het apparaat naar

SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte, maar biedt geen

compressie-opties.

Gelineariseerde PDF

Een lineair PDF-bestand is geoptimaliseerd voor webweergave en gestructureerd op een manier

waarmee eerst de eerste pagina van het PDF-bestand in de browser wordt weergegeven voordat het

hele bestand van de webserver wordt gedownload. Door deze structuur worden lineaire PDF-

documenten praktisch meteen geopend.

Secure PDF

Een beveiligde of gecodeerde PDF, waarmee de gebruiker zelf kan bepalen hoe het PDF-uitvoerbestand

wordt geopend en gebruikt. Alle beveiligde PDF-bestanden zijn gecodeerd en beveiligd met een

wachtwoord. Daarnaast kunnen er beperkingen voor gebruikers worden ingesteld, zoals afdrukken niet

toegestaan, inhoud kopiëren niet toegestaan en bijwerken van acroForm niet toegestaan.

Een PDF kan zodanig worden beveiligd dat de gebruiker een wachtwoord moet invoeren om het

bestand te openen en dat de beveiligingsinstellingen alleen kunnen worden gewijzigd als het juiste

hoofdwachtwoord is opgegeven. Als u beveiligingsbeperkingen instelt voor uw bestand, moet u ook een

hoofdwachtwoord opgeven, zodat personen die het bestand openen deze beperkingen niet kunnen

verwijderen. Als een bestand met het hoofdwachtwoord wordt geopend, worden de

beveiligingsbeperkingen tijdelijk uitgeschakeld. Een bestand dat van beide wachtwoorden is voorzien,

kan met een van de beide wachtwoorden worden geopend.

PDF - Afdrukstand

behouden

Opmerking: Indelingen met hoge comprimering werken veelal niet bij oudere apparaten als

u gescande beelden afdrukt.

Documenttype

Afdrukstand van invoerdocu-

menten

Afdrukstand van uitvoerdocu-

menten

Tabel 3-2: Hoe de afdrukstand door de geselecteerde PDF-optie wordt beïnvloed

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Instellingen voor beeldoptimalisatie PDF

Er kunnen verschillende instellingen voor beeldoptimalisatie van PDF's in SMARTsend worden

geconfigureerd. Deze standaardinstellingen kunnen door de SMARTsend-systeembeheerder worden

geconfigureerd, en ze kunnen ook door elke SMARTsend-gebruiker worden aangepast wanneer er

werkstromen worden gepubliceerd.

De volgende instellingen voor beeldoptimalisatie worden momenteel ondersteund:

Benadruk compatibiliteit—gebruik deze optie wanneer compatibiliteit met oudere versies van

Acrobat Reader de belangrijkste overweging is. Deze instelling leidt echter mogelijk tot grotere

bestanden. Zie Compatibiliteitsinstellingen PDF hieronder voor aanvullende informatie.

Benadruk compressie—gebruik deze optie wanneer het reduceren van de bestandsgrootte de

belangrijkste overweging is. Deze indeling wordt misschien niet door oudere versies van Acrobat

Reader ondersteund.

Aangepast—gebruik deze optie om alle instellingen voor beeldoptimalisatie handmatig aan te

passen.

Compatibiliteitsinstellingen PDF

De compatibiliteitsinstellingen zijn beschikbaar wanneer de selectie Beeldoptimalisatie op Aangepast

is ingesteld. Deze instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Acrobat Reader 4 en ouder—behoudt de PDF-compatibiliteit met huidige en oudere Acrobat Reader-

versies sinds versie 4.0. Deze instelling optimaliseert de compatibiliteit, maar leidt echter mogelijk tot

grotere bestanden.

Acrobat Reader 5 en nieuwer—behoudt de PDF-compatibiliteit met recentere Acrobat Reader-versies

sinds versie 5.0. Deze instelling biedt meer opties voor bestandscompressie.

Compressie-instellingen PDF

De compressie-instellingen zijn beschikbaar wanneer Beeldoptimalisatie op Aangepast is ingesteld.

De instellingen veranderen de PDF-indeling op basis van de volgende parameters:

Gebruik gemengde rasterinhoud—past verschillende compressietechnieken op verschillende delen

van gescande afbeeldingen toe. Deze instelling biedt gewoonlijk de beste compressie voor

bedrijfsdocumenten, waaronder documenten met kleurenlijntekeningen. Deze instellingen is niet

raadzaam voor kleurenfoto's.

Opmerking: De instellingen voor compatibiliteit en compressie in het dialoogvenster

Eigenschappen documenttype kunnen alleen handmatig worden aangepast wanneer de

optie Aangepast is geselecteerd.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Monochroom—biedt een keuze uit de compressie-opties CCITT G4, JBIG2 Huffman Encoded, of

JBIG2 Arithmetic Encoded voor monochrome afbeeldingen. In de volgende tabel vindt u aanvullende

informatie:

Contone—geeft de compressie-instellingen weer die op kleurenbeelden worden toegepast. De

instellingen voor Contone worden door de applicatie gedefinieerd. JPEG is de standaardinstelling, en

JPEG/Flate worden gebruikt wanneer de gemengde rasterinhoud is geselecteerd.

JFIF/JPEG

JFIF (*.jpg) maakt gebruik van JPEG-comprimering, een bestandsindeling met comprimering en verlies

(sommige gegevens gaan verloren of worden verwijderd). Dit is vaak de beste bestandsindeling voor

foto's en afbeeldingen. De uitvoer is één bestand voor elke pagina of afbeelding die wordt gescand.

TIFF-bestanden

TIFF-bestanden (Tagged Image File Format) zijn zeer flexibel en platform-onafhankelijk. Ze worden

gebruikt en ondersteund door veel beeldverwerkingsapplicaties. TIFF-bestanden kunnen zeer groot

zijn, maar zij leveren een goede afdrukkwaliteit voor papieren documenten op.

Single-page Tiff (*.tif)

Single-page TIFF-bestanden bevatten een enkel beeld of pagina. Eén beeld of pagina wordt

opgeslagen in een bestand. Alleen de bestemmingen FTP, Netwerkmap en E-mail ondersteunen de

indeling single-page TIFF. Deze indeling is niet beschikbaar als er andere bestemmingen in de

werkstroom zijn.

Compressietype Overwegingen

CCITT G4 • Compressie zonder verlies

• Algemeen ondersteund

• Sommige documenttypen kunnen misschien niet

substantieel worden gecomprimeerd

JBIG2 Huffman Encoded • Betere compressie dan CCITT G4

• Ondersteuning is beperkter

JBIG2 Arithmetic Encoded • Beste compressie voor monochrome afbeeldingen

• Ondersteuning is beperkter in vergelijking tot

andere opties

Tabel 3-3: Compressie-instellingen PDF

Opmerking: JFIF/JPEG werkt alleen wanneer u kleurenbeelden of beelden in grijstinten

verwerkt; binaire of zwart/wit-beelden kunnen niet worden geconverteerd naar de indeling

JFIF/JPEG.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Multiple-Page Tiff (*.tif)

TIFF-bestanden van meerdere pagina's bevatten meerdere beelden of pagina's. Alle beelden of

pagina's worden opgeslagen in één bestand.

De volgende indelingen worden ondersteund voor TIFF:

• Multi-page TIFF 6.0 (standaard)

• Multi-page TIFF 6.0 (TTN2)

• Multi-page TIFF - Beeld van scanbron behouden behoudt de originele beeldgegevens die het

apparaat naar SMARTsend verstuurt. Deze instelling biedt minimaal verlies van beeldscherpte,

maar biedt geen compressie-opties.

Als SMARTsend kleurenbeelden en beelden in grijstinten ontvangt, dan wordt JPEG-comprimering

toegepast. Als zwart/wit beelden worden ontvangen, wordt G4-comprimering (tot 4 gigabytes

rastergegevens) toegepast.

Oorspronkelijk documenttype

Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt de bestandsindeling tijdens het scannen bepaald en deze

kan variëren op basis van het type apparaat dat wordt gebruikt om het document te scannen. Met

sommige apparaten kunt u een indeling bij de gebruikersinterface van het apparaat kiezen, terwijl

andere apparaten tot een specifieke indeling beperkt zijn.

Raadpleeg de documentatie die bij uw multifunctionele Xerox-apparaat of internetfaxapparaat is

meegeleverd om de ondersteunde bestandsindelingen te bepalen die met SMARTsend compatibel zijn.

Andere (Professional-editie)

Andere indelingen door OCR (Optical Character Recognition) worden ondersteund en geproduceerd.

Deze kunnen worden gebruikt als u een uitvoerbestand wilt maken dat kan worden gelezen door een

tekstverwerker.

Applicatie

Deze uitvoerbestanden zijn compatibel met specifieke applicaties. Bestanden van Rich Text Format

(.rtf) kunnen bijvoorbeeld worden gelezen en bewerkt in Microsoft Word, WordPad en PowerPoint.

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 - uitvoer in de indeling document (.doc) of rich text (.rtf).

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – uitvoerindeling (.xls)

Microsoft PowerPoint 97 - rich text format (.rtf).

Microsoft Publisher 98 – rich text format (.rtf).

WordPad – rich text format (.rtf).

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Tekst

Tekstbestanden zijn meestal klein en kunnen worden bewerkt in de meeste teksteditors en

tekstverwerkingsprogramma's, zoals Microsoft Kladblok of Word. Deze bestanden hebben geen

complexe opmaak.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

ASCII

ASCII-bestanden hebben een speciale code van 94 tekens die wordt gevormd door letters, cijfers,

leestekens of wiskundige symbolen voor documenten in het Engels. Deze bestanden kunnen naar tekst

worden geconverteerd, maar kunnen niet direct worden bewerkt.

De volgende bestandsindelingen zijn beschikbaar:

OCR-eigenschappen (Professional-editie)

In de Professional-editie van SMARTsend kunt u documenten scannen via OCR, zodat tekstbestanden

worden geproduceerd in plaats van beeldbestanden. Deze eigenschappen kunnen worden ingesteld

met de uitvoerbestandstypen PDF, tekst doorzoekbaar en Andere. Gebruik de volgende toepassingen

om de indelingen op te geven die gebruikmaken van OCR:

Tabel 3-4: Opties voor tekstbestandindeling

Tekst, standaard tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Tabelinhoud is met

tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek st, s mart tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. Kantlijnen en tekst in

tabellen zijn met gebruik van spaties op de gewenste positie geplaatst.

Tek st, g estript tekst met een regeleinde aan het einde van elke alinea. Tekst in de tabel is

met tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek st, g ewoon tekst met een regeleinde aan het einde van elke regel. De linker- en

bovenmarges zijn met spaties en regeleinden op de gewenste positie

geplaatst. Tekst in de tabel is met tabs op de gewenste positie geplaatst.

Tek st, d oor ko mma's

gescheiden

door komma's gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

Tek st, d oor ta bs

gescheiden

door tabs gescheiden tekst. Tekst staat tussen aanhalingstekens.

Tabel 3-5: Opties voor ASCII-bestandindeling

ASCII-tekst,

geformatteerd

opmaak wordt met spaties behouden. Tekst wordt gescheiden door

aanhalingstekens.

ASCII-tekst, standaard snelle tekstconversie en compatibiliteit.

ASCII-tekst,

standaardEx

snelle tekstconversie en compatibiliteit. Regeleinden aan het einde van elke

regel en zone.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

OCR-optimalisatie

Selecteer hoe u de gescande invoer wilt verwerken:

Met de volgende instellingen verbetert u de nauwkeurigheid van de toepassing OCR. Het

brondocument is het origineel dat u scant.

Tabel 3-6: Opties voor OCR-optimalisatie

Optimaliseren voor snelheid heeft de snelste verwerkingstijd met standaard OCR-nauwkeurigheid.

Dit is de standaardinstelling.

Balans

snelheid/nauwkeurigheid

kiest een middenweg tussen verwerkingstijd en OCR-nauwkeurigheid.

Optimaliseren voor

nauwkeurigheid

hierbij duurt het verwerkingsproces het langst, maar is de OCR-

nauwkeurigheid het best.

Tabel 3-7: Opties voor OCR-nauwkeurigheid

Taal brondocument Selecteer de taal van het brondocument.

Brondocument afgedrukt op Selecteer het type printer waarop het brondocument is afgedrukt.

Opmaak brondocument Selecteer dat de applicatie automatisch de kolommen van het

brondocument vaststelt of selecteer dat het brondocument uit één

enkele kolom bestaat.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentkenmerken

De pagina Documentkenmerken wordt gebruikt om extra informatie toe te voegen aan gescande

documenten voor het opslaan en beheren van documenten op specifieke bestemmingen.

Documentkenmerken, meestal "metagegevens" genoemd, zijn de eigenschappen waarmee het

uitvoerdocument wordt beschreven . Deze bij het document worden opgeslagen en vereenvoudigen

het organiseren van documentbestemmingen voor het opslaan van documenten.

U kunt velden voor een bepaalde werkstroom instellen met behulp van het gebied Velden. U kunt ook

een profiel gebruiken als snelkoppeling om velden toe te passen op een werkstroom.

Zo gaat u naar de pagina Documentkenmerken:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

documentkenmerken wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Documentkenmerken in het linkervak.

U kunt de pagina Documentbestemmingen ook openen met de wizard voor het maken van een

werkstroom als een werkstroom wordt aangemaakt.

Documentkenmerkprofielen

Documentprofielen zijn sets documentkenmerkvelden die zijn geconfigureerd voor hergebruik.

Wanneer u een profiel gebruikt, hoeft u geen kenmerkeigenschappen meer te configureren voor elke

werkstroom. Ieder veld in het profiel is gekoppeld aan een overeenkomstig veld voor één of meer

bestemmingen.

Een documentprofiel kan standaard- of aangepaste kenmerkeigenschappen en toewijzingen bevatten,

die bij een specifieke werkstroom behoren. Documentprofielen worden doorgaans vermeld op

werkstroomdocumentbestemmingen. Zo is het profiel Alleen FTP bijvoorbeeld een documentprofiel

voor een FTP-bestemming. Het documentprofiel Basis (met de velden Titel en Beschrijving) wordt met

SMARTsend geïnstalleerd. Als bepaalde kenmerken vaak worden gebruikt, doet u er verstandig aan een

speciaal profiel aan te passen en op te slaan voor deze kenmerken.

Als bijvoorbeeld de kenmerken Naam en Versie vaak nodig zijn, kunt u een profiel maken waarin deze

kenmerken in een profiel bij elkaar worden gebracht. Deze kenmerken worden vervolgens aan velden

toegewezen voor één of meer bestemmingen. Voor de bestemming DocuShare kan het kenmerk Naam

in het profiel worden toegewezen aan het veld Titel op DocuShare, en het kenmerk Versie kan worden

toegewezen aan het veld Beschrijving op DocuShare.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Profiel opgeven

Zo geeft u een profiel op voor een werkstroom:

1. Ga naar de pagina Documentkenmerken voor de werkstroom.

2. Selecteer een documentprofiel uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken.

Profiellijsten worden gefilterd door de bestemmingen in de werkstroom. U ziet alleen de profielen met

koppelingen naar bestemmingen in de huidige werkstroom.

Profiel verwijderen

Gebruikers kunnen alleen de profielen verwijderen waarvan zij zelf de eigenaar zijn.

Zo kunt u een profiel verwijderen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker.

2. Klik onder Aanpassingsopties op Mijn documentkenmerkprofielen beheren.

3. Selecteer het profiel dat u wilt verwijderen uit de lijst met documentprofielen.

4. Klik op Verwijderen in het linkervak.

Profiel maken

Indien de set met velden ook in een andere werkstroom kan worden gebruikt, sla deze dan op in een

nieuw profiel.

Zo maakt u een profiel:

1. Ga naar de pagina Documentkenmerken voor een werkstroom.

2. Selecteer uit de vervolgkeuzelijst Het volgende profiel gebruiken het profiel dat het meest lijkt op

het profiel dat u gaat maken.

3. Klik op Opslaan als nieuw profiel onder het gebied Velden.

4. Voer in het venster Opslaan als nieuw profiel een profielnaam en beschrijving in om het profiel te

benoemen.

5. Klik op OK.

6. Voeg naar wens velden toe of verwijder deze of wijzig veldeigenschappen.

Profiel bewerken

Tenzij een profiel aan een werkstroom is gekoppeld die nog niet is gepubliceerd, kunt u het profiel

alleen wijzigen door de optie Opslaan als nieuw profiel te gebruiken.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Documentkenmerkvelden

Documentkenmerkvelden worden gebruikt om gegevens te koppelen aan documentbestemmingen. Zo

kan een documentkenmerkveld onderwerp e-mail worden gebruikt voor een koppeling met het

onderwerp van een e-mail wanneer een document wordt gescand en naar een e-mailadres wordt

verzonden. In het veld kan de gebruiker het onderwerp van de e-mail opgeven.

• U kunt de eigenschappen van een veld bekijken of bewerken door op Eigenschappen te klikken in

de rij waarin het veld wordt vermeld. Breng de wijzigingen aan in het venster

Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

• U voegt een veld toe door op Veld toevoegen te klikken onder de lijst met velden. Geef de

eigenschappen op in het venster Kenmerkeigenschappen en klik op OK.

• U kunt een veld verwijderen door op Verwijderen te klikken in de rij waarin het veld wordt vermeld.

Kenmerkeigenschappen

Veldnaam

Met een veldnaam wordt een beschrijvende of zinvolle naam toegewezen aan een

documentkenmerkveld. Deze veldnaam wordt weergegeven op het moment van publicatie op

voorbladen en op het moment van scannen als de optie Bewerkbaar op het apparaat is geselecteerd

op het moment van publicatie.

Kies een voor de hand liggende naam en die gebruikers aanspoort de gewenste informatie in het veld

te typen, vooral als veel gebruikers publicaties gaan gebruiken waarin dit veld voorkomt.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Standaardwaarden

Veld met verplichte invoer

Velden worden over gewoonlijk indien nodig geconfigureerd om essentiële informatie over het

gescande document vast te leggen. De informatie of kenmerken kunnen vooraf worden ingevoerd

wanneer de werkstroom wordt gemaakt of gepubliceerd, of kan tijdens het scannen op het

multifunctionele Xerox-apparaat of op het PaperWare-voorblad (Professional-editie) worden ingevoerd.

De invoer van kenmerken op het moment van scannen is aan de volgende beperkingen onderhevig:

• Wanneer u de optie Meerdere standaardwaarden gebruikt, kunt u tijdens het scannen vereiste

documentkenmerken specificeren via de opties Bewerkbaar op het apparaat of Op PaperWare-

voorblad selecteren.

• Wanneer een werkstroom met verplichte velden die op het apparaat kan worden bewerkt op een

Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwer apparaat wordt gepubliceerd, wordt

de scan niet uitgevoerd tot er een waarde is ingevoerd.

• Wanneer de werkstroom op een ouder Xerox-apparaat wordt uitgevoerd, mislukt de uitvoer ervan.

Tabel 3-8: Opties voor standaardwaarden

Geen

standaardwaarde

geeft aan dat er geen standaardwaarde in het veld is gegeven.

Eén

standaardwaarde

geeft aan dat de waarde die is ingevoerd in het bewerkingsvak als de

standaardwaarde zal worden gebruikt. Slechts één standaardwaarde wordt

naar een multifunctioneel apparaat van Xerox gestuurd voor publicaties op het

apparaat. Deze waarde kan worden overschreven wanneer de werkstroom

wordt gepubliceerd indien de optie Niet-bewerkbare veldwaarde niet is

geselecteerd voor veldbeveiliging.

Meerdere

standaardwaarden

hiermee kunnen twee of meer waarden worden gebruikt wanneer de

werkstroom wordt gepubliceerd of op het voorblad waarop de gebruiker een

waarde kan selecteren. Voer een waarde in en klik op Toevoegen. De waarde

verschijnt in de keuzelijst. Rangschik de waarden met de toetsen Omhoog

verplaatsen en Omlaag verplaatsen. Verwijder waarden uit de lijst met

Verwijderen of Alles verwijderen. De standaardwaarde is altijd de waarde

bovenaan de lijst. Dankzij de standaardwaarden voor PaperWare-publicaties

(Professional-editie) is het mogelijk de overeenkomstige selectievakjes op het

PaperWare-voorblad aan te kruisen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Veldbeveiliging

Veldbeveiliging bepaalt hoe waarden in invoervelden verschijnen wanneer deze worden ingevoerd op

het apparaat en op het voorblad. Selecteer hoe de waarde van het veld wordt weergegeven:

•Met Veldwaarde tonen wordt de waarde in ongecodeerde tekst weergegeven op de

publicatiepagina's van SMARTsend, op het PaperWare-voorblad (Professional-editie) en op het

multifunctionele apparaat van Xerox. Kies deze instelling wanneer het veld geen vertrouwelijke

informatie bevat en het niet uitmaakt of anderen de waarde zien.

Voorbeeld: Arthur_M_Sjabloon

• Gebruikersinvoer verbergen (****) geeft de waarde met sterretjes (*) weer op alle SMARTsend-

pagina's, -voorbladen en -bevestigingsbladen. Kies deze instelling wanneer het veld vertrouwelijke

informatie bevat.

Voorbeeld: ********* (er zijn sterretjes gebruikt om een sofi-nummer te maskeren)

•Met Niet-bewerkbare veldwaarde kan het veld niet bewerkt worden in een andere toepassing dan

Werkstroom bewerken. Het veld wordt niet weergegeven op de pagina Publicatie. of wanneer er

wordt gescand; waarden worden gekoppeld aan de scans van documenten. U moet een

standaardwaarde opgeven wanneer deze optie wordt geselecteerd.

Voorbeeld: Client-ID voor de website van een klant.

Veldtype

Veldtype bepaalt het type veld dat gebruikt wordt voor de invoer van veldwaarden wanneer de

werkstroom wordt gepubliceerd. De veldtypen die beschikbaar zijn wisselen naarmate het aantal

standaardwaarden verandert. Kies een type dat overeenkomt met het soort invoer dat door de

waarden wordt vereist.

Opmerking: Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 of nieuwere apparaten

ondersteunen de maskeringstoepassingen volledig. Oudere Xerox-apparaten ondersteunen

deze toepassingen echter niet. Het maskeren is daarnaast niet beschikbaar wanneer er een

werkstroom met meerdere standaardwaarden wordt gepubliceerd.

Opmerking: De standaardwaarde van het veld wordt weergegeven in het gebied Velden van

de pagina Documentkenmerken wanneer deze optie wordt geselecteerd. Selecteer deze

optie voor veldwaarden die nooit veranderen of voor velden die een hoog

beveiligingsniveau vereisen.

Tabel 3-9: Opties voor veldtype

Tek stvak accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden tot maximaal 256 tekens.

Tekstvak met

meerdere regels

accepteert de invoer van alfanumerieke tekstwaarden van iedere lengte.

E-mailadres accepteert invoer in de indeling van een e-mailadres. De invoer wordt

gecontroleerd op notatie om te bevestigen dat de gegevens een e-mailadres

betreffen.

Vervolgkeuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Veld-ID (optioneel)

Veld-ID specificeert de naam van het XML-bestandselement wanneer de documentkenmerkvelden aan

een XML-bestand worden toegevoegd. Als er geen naam is gespecificeerd, wordt het XML-

bestandselement standaard op Veld_0, Veld_1 ingesteld. Kies een veld-ID die het soort vermeldingen

weergeeft dat naar een XML-bestand wordt geschreven.

Kenmerktoewijzing

Kenmerken kunnen worden toegewezen aan velden die beschikbaar zijn bij documentbestemmingen.

Alle beschikbare velden die worden ondersteund door de bestemmingen in de werkstroom worden

weergegeven. Selecteer de kenmerken die u aan het veld wilt toewijzen voor de bestemming. Zo zijn

Te ks t en Antwoord aan beschikbare velden voor e-mail; voor DocuShare zijn Titel, Beschrijving,

Trefwoorden en andere beschikbaar. Tijdens het scannen worden de gegevensvelden die u hier

selecteert ingevuld met behulp van de waarde(n) van de kenmerken. U kunt niet meer dan één

kenmerk toewijzen aan een bestemmingsveld, maar u kunt wel meer dan één bestemmingsveld

koppelen aan een documentkenmerk.

Voorbeeld

Een documentkenmerkveld met de naam "Titel" kan worden toegewezen aan een MS SharePoint-

mapveld met de naam "Titel".

Er kunnen in plaats daarvan willekeurige documentkenmerkvelden in een werkstroom worden

gedefinieerd. Documentkenmerkvelden kunnen in de werkstroom worden gedefinieerd, zonder dat

deze aan een specifieke serviceparameter hoeven te worden toegewezen, en er kan nog steeds een

waarde voor het veld worden ingevoerd tijdens het maken van de werkstroom, het publiceren of tijdens

het scannen.

Lijst keuzerondjes hiermee kan een waarde in een lijst met keuzerondjes worden geselecteerd.

Keuzelijst hiermee kan een waarde in een vervolgkeuzelijst worden geselecteerd.

Opmerking: Vrije tekstinvoer van kenmerken (metagegevens) voor aangepaste velden wordt

niet voor Interwoven WorkSite-bestemmingen ondersteund (optioneel onderdeel voor

SMARTsend Standard- of Professional-editie). De waarden van metagegevens voor

aangepaste velden zijn beperkt tot de vooraf ingestelde reeks met waarden die door de

WorkSite-beheerder zijn gedefinieerd.

Tabel 3-9: Opties voor veldtype

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Als de ondersteuning voor documentkenmerken voor de service is ingeschakeld, worden de velden

(zowel toegewezen als niet-toegewezen velden) en hun waarde in de vorm van een XML-bestand

geëxporteerd. De diensten voor FTP, Netware-map, Netwerkmap en Scannen naar URL (Standard- of

Professional-editie) ondersteunen momenteel het exporteren van documentkenmerkvelden in de vorm

van een XML-bestand.

Aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren

Deze procedure illustreert hoe een SMARTsend-werkstroom moet worden gemaakt die een gescand

document met documentkenmerkvelden naar een FTP-bestemming opslaat:

Zo kunt u aangepaste documentkenmerken in een SMARTsend-werkstroom specificeren:

1. Klik op de Home page van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen.

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen onder het pagina-

element FTP aan.

3. Typ de eigenschappen voor de FTP-bestemming. Klik op OK.

4. Klik op Volgende. De pagina Documentnaam en -type wordt geopend.

5. Selecteer de gewenste opties voor de documentnaam en het documenttype.

6. Klik op Volgende.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen FTP.

8. Klik op Veld toevoegen. Het dialoogvenster Kenmerkeigenschappen wordt geopend, zodat u een

documentkenmerk kunt maken en definiëren.

9. Kies de opties voor het huidige documentkenmerk:

a. Typ een veldnaam (bijvoorbeeld "Plex").

b. Als u een standaardwaarde of meerdere waarden wilt instellen, kiest u een optie en typt u de

waarden (bijvoorbeeld "Duplex").

c. Selecteer Verplicht als dit een veld is dat de gebruiker moet invullen.

d. Selecteer de optie Veldbeveiliging.

e. Selecteer een bestandstype.

10. Hef onder Kenmerktoewijzing de selectie van het vakje Ingeschakeld op.

11. Klik op OK.

12. Wilt u een ander veld toevoegen, dan herhaalt u de stappen 8 t/m 11.

13. Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel aan om de velden als een

nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

14. Ga verder met het programmeren van de werkstroom.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

De waarden voor de documentkenmerkvelden worden tijdens het publiceren en uitvoeren naar de FTP-

bestemming geëxporteerd die in de werkstroom is gespecificeerd.

De waarden voor de aangepaste documentkenmerkvelden kunnen door systeemintegrators worden

gebruikt voor nieuwe verwerking van de gescande documenten. De waarden kunnen bijvoorbeeld

worden gebruikt om informatie aan een drukkerij te bieden over het aantal sets dat er van de

documenten moet worden gemaakt en welke plexmode er tijdens het afdrukken moet worden

gebruikt.

Opmerking: Dit vereist dat de ondersteuning voor documentkenmerken voor FTP door

de SMARTsend-systeembeheerder wordt ingeschakeld.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroom opslaan

De pagina Werkstroom opslaan wordt gebruikt voor het selecteren van

opdrachtbevestigingsvoorkeuren voor scanopdrachten en voor het opgeven van het toegangsniveau

voor de werkstroom.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroom opslaan:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

instellingen wilt wijzigen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

4. Klik in de toepassing Werkstroom bewerken op Werkstroominstellingen in het linkervak.

Opdrachtbevestiging

Wanneer een gebruiker een scan uitvoert, wil hij graag weten of de opdracht is geslaagd of mislukt.

Selecteer hoe de gebruiker opdrachtbevestiging ontvangt als de opdracht is voltooid:

Tabel 3-10: Opties voor opdrachtbevestiging

Geen

opdrachtbevestiging

biedt geen bevestiging voor het voltooien van opdrachten.

E-mail

werkstroomeigenaar

hiermee kunt u een e-mailbericht inschakelen dat aan de eigenaar van de

werkstroom wordt verzonden.

E-mail

werkstroomgebruiker

hiermee wordt een e-mail gestuurd naar de verzender van de werkstroom.

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u een scan maakt op een apparaat

met verificatie of met behulp van een PaperWare-voorblad (Professional-

editie). Als de optie wordt gebruikt op een multifunctioneel apparaat van

Xerox zonder verificatie en zonder voorblad, wordt geen opdrachtbevestiging

gegenereerd.

Afgedrukte bevestiging hiermee wordt een pagina afgedrukt op het multifunctionele Xerox-apparaat

dat voor de scanopdracht is gebruikt. De bevestiging wordt afgedrukt als de

opdracht zonder problemen naar de bestemming is verzonden, of als er een

fout optreedt. Indien er vertrouwelijke informatie in de opdracht staat, wilt u

wellicht niet dat de bevestiging wordt afgedrukt op een apparaat waar die

informatie voor iedereen zichtbaar is.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroomtoegang

Met Werkstroomtoegang wordt geregeld wie de werkstroom kan bekijken, gebruiken en wijzigen.

•Met Openbaar kunnen alle gebruikers van SMARTsend werkstromen bekijken, gebruiken, bewerken

en publiceren. Alleen eigenaars en beheerders kunnen een openbare werkstroom verwijderen.

•Met Privé kunnen werkstromen alleen door de eigenaar van de privé-werkstroom en door de

beheerder worden bekeken (bijvoorbeeld de eigenschappen van de kenmerken), gebruikt, bewerkt

en verwijderd. Alleen de eigenaar van een werkstroom kan de werkstroom publiceren. Voor privé-

werkstromen die zijn gepubliceerd met behulp van apparaatscansjablonen is verificatie op het

apparaat vereist.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstroomoverzicht

Op de pagina Werkstroomoverzicht kunnen de werkstroominstellingen worden bekeken nadat een

werkstroom is bewerkt of gedefinieerd. Met gebruik van de koppelingen aan de linkerkant van de

pagina kunnen de instellingen van de werkstroom worden gewijzigd voordat deze wordt gepubliceerd.

Zo heeft u toegang tot de pagina Werkstroomoverzicht:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de lijst met werkstromen in de Werkstroomverkenner de werkstroom waarvan u de

instellingen wilt beoordelen.

3. Klik op Deze werkstroom bewerken uit de lijst met werkstroomtaken in het linkervak.

Werkstroomnaam en -beschrijving

Voer een nieuwe naam en een beschrijving van de werkstroom in, of wijzig de getoonde informatie.

Bedenk een unieke naam die u gemakkelijk kunt onthouden, omdat deze naam wordt weergegeven in

de Werkstroomverkenner en op publicaties. Wanneer een werkstroom voor het eerst wordt toegevoegd,

is de eerste naam standaard Werkstroom1; voor volgende namen van nieuwe werkstromen wordt het

nummer steeds met 1 verhoogd, tenzij u een geheel nieuwe naam opgeeft.

Publicatie-opties

Voordat u kunt scannen, moet een werkstroom eerst worden gepubliceerd. Selecteer hoe u de

werkstroom wilt publiceren:

Zie voor meer informatie over het publiceren van werkstromen Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren.

Tabel 3-11: Publicatieopties

Werkstroom later publiceren hiermee kunt u de werkstroom op een later tijdstip

publiceren. Deze instelling kan worden gebruikt als u

een werkstroom voor iemand anders maakt, zodat deze

persoon de werkstroom op het gewenste moment kan

publiceren.

PaperWare-voorblad vanuit werkstroom

publiceren

(Professional-editie) genereert een PaperWare-

voorblad voor de werkstroom. Gebruik deze optie als u

bestemmingen wilt vaststellen op het moment van

scannen, als u wilt scannen met behulp van Internetfax,

of wanneer u vertrouwelijke informatie heeft die andere

gebruikers van SMARTsend niet mogen zien.

Werkstroom publiceren op multifunctioneel

Xerox-apparaat

hiermee kunt u een nieuwe apparaatscansjabloon voor

de werkstroom maken.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

De toepassing Zo nodig submappen maken

instellen

Gebruikers kunnen in SMARTsend meerdere niveaus van submappen maken wanneer de werkstroom

wordt gemaakt, of bij het invoeren van metagegevens in de lokale gebruikersinterface. Tevens kunnen

ze de uiteindelijke archiveringsbestemming veranderen bij het scannen met apparaatsjablonen.

Documentbestemmingen met mogelijkheden voor het maken van dynamische mappen en archivering

naar een submap, zijn DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP en Netwerkmappen. In dit voorbeeld is

Netwerkmappen gebruikt als documentbestemming, om te laten zien hoe deze functie werkt en enkele

scenario's te bespreken.

Voor deze toepassing van SMARTsend moet SMARTsend reeds geïnstalleerd zijn en moeten de

voorbereidende instellingen zijn uitgevoerd (bijvoorbeeld SMTP ingesteld indien nodig,

apparaatconfiguratie, enz.).

SMARTsend configureren voor Zo nodig submappen maken

Zo configureert u SMARTsend voor Zo nodig submappen maken:

1. Ga naar de Homepage van de Gebruiker op de SmartSend-server. Klik in het vak Werkstromen

onder Nieuwe toevoegen op Distributiewerkstroom.

2. De pagina Documentbestemmingen wordt nu weergegeven. De toepassing "Zo nodig

submappen maken" is beschikbaar voor de volgende typen documentbestemmingen:

•DocuShare

• Microsoft SharePoint

•FTP

•Netwerkmap

Voor dit document is als voorbeeld Netwerkmappen gebruikt. Wijzig uw instellingen naar

behoeven voor de andere typen documentbestemmingen.

Klik op locaties toevoegen...

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

3. De pagina Eigenschappen netwerkmap wordt nu weergegeven. Op deze pagina is de optie Zo

nodig mappen maken beschikbaar, met daarbij een tekstvakje Submap. Geef het volgende op:

• Bestemmingsnaam: MaakSubmap

Geef een naam voor de bestemming op. MaakSubmap is hier als voorbeeld gebruikt.

• Selecteer beginpunt: Selecteer een beginpunt of geef een pad voor een

bestemmingsmap op. Gebruik de toets Uitbreiden als u naar een locatie wilt bladeren.

Opmerking: Als u geen legitimatiegegeven heeft ingevoerd voor de opgegeven locatie, wordt de

pagina Accountinstellingen geopend. Typ de ligitimatiegegevens Gebruikersnaam en

Toegangscode waarmee toegang tot de map wordt verkregen die is opgegeven in Pad van map

en klik op OK. Klik dan nogmaals op OK om verder te gaan.

• Pad van map: Typ het complete pad naar de bestemmingsmap. Deze bestemmingsmap

moet reeds bestaan.

• Zo nodig mappen maken:

• Ja: Selecteer Ja om zo nodig submappen te laten aanmaken als die nog niet bestaan.

• Nee: Selecteer Nee om te voorkomen dat een submap wordt gemaakt als deze niet

bestaat. De optie Nee is in bepaalde gevallen nuttig, bijvoorbeeld wanneer een

hulpprogramma of procedure automatisch specifieke locaties op uitvoer controleren.

Zo voorkomt u dat de uitvoer per ongeluk op de verkeerde locaties wordt opgeslagen

wanneer gebruikers de documenten scannen.

• Submap: Met het tekstvakje Submap kunnen de makers van de werkstroom een

submapnaam opgeven die moet worden gebruikt als er geen submap is opgegeven via

Documentkenmerken.

Klik op OK als alle informatie op deze pagina is opgegeven.

4. De pagina Documentnaam en -type wordt geopend. Aangezien geen van de functies op deze

pagina betrekking hebben op de functie "Zo nodig submappen maken", klikt u hier op Volgende

om verder te gaan.

5. De pagina Documentkenmerken wordt nu weergegeven. Via deze pagina kan de maker van de

werkstroom zorgen dat gebruikers submappen kunnen aanmaken en via de lokale

gebruikersinterface op het apparaat met gebruik van metagegevens een submapnaam kunnen

invoeren. Selecteer het gewenste profiel in het menu Het volgende profiel gebruiken , of

selecteer Geen documentprofiel.

6. Klik op Veld toevoegen wanneer de pagina is vernieuwd.

7. Het venster Kenmerkeigenschappen wordt weergegeven. Om de functie "Zo nodig mappen

maken" te demonstreren, moeten er twee mappen worden toegewezen om gegevens vast te

leggen die door de gebruiker op de gebruikersinterface worden ingevoerd. Het volgende moet

worden toegewezen:

• Zo nodig mappen maken

•Submap

De maker van de werkstroom kan de kenmerken voor de metagegevenswaarden kiezen die de

gebruiker van de werkstroom in de lokale gebruikersinterface op het apparaat kan invoeren.

Opmerking: Metagegevenswaarden onderdrukken altijd de vooraf ingestelde

standaardwaarden van werkstromen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Typ of geef het volgende op voor Zo nodig mappen maken. Sommige van de waarden zijn slechts

een suggestie:

a. Veldnaam (suggestie): Zo nodig mappen maken

Voer een label in dat de gebruiker van een werkstroom op de lokale gebruikersinterface van

het apparaat te zien krijgt.

b. Selecteer in het vak Veldeigenschappen de optie Verplicht veld als er verplicht een waarde

moet worden ingevoerd in dit veld voor apparaten die verplichte Documentkenmerken

ondersteunen. Zorg voor Zo nodig mappen maken dat Verplicht veld is uitgeschakeld.

c. Selecteer in het vak Kenmerktoewijzing de optie Ingeschakeld.

d. Selecteer in het vak Netwerkmap, onder het vak Kenmerktoewijzing, het kenmerk dat moet

worden toegewezen aan het veld dat wordt gemaakt. Selecteer in dit geval Zo nodig

mappen maken, omdat dit het kenmerk is dat aan de gelijknamige map moet worden

toegewezen.

e. Klik op OK. De pagina Documentkenmerken wordt vernieuwd en het nieuwe veld Zo nodig

mappen maken wordt nu weergegeven.

8. Herhaal de bovenstaande stappen vanaf stap 9 om het kenmerk Submap maken toe te wijzen, en

wijzig het volgende:

a. Veldnaam (suggestie): Submapnaam

Voer een label in dat de gebruiker van een werkstroom op de lokale gebruikersinterface van

het apparaat te zien krijgt.

b. Selecteer in het vak Netwerkmap, onder het vak Kenmerktoewijzing, het kenmerk dat moet

worden toegewezen aan het veld dat wordt gemaakt. Selecteer in dit geval Submap en klik

op OK.

9. De pagina Documentkenmerken wordt vernieuwd en het nieuwe veld Submap wordt nu

weergegeven. Klik op Volgende.

10. De pagina Werkstroominstellingen wordt nu weergegeven. U kunt op deze pagina wijzigingen

aanbrengen, maar geen van deze zijn van toepassing op het gebruik van de functie "Zo nodig

submappen maken". De volgende opties zijn beschikbaar:

• Opdrachtbevestiging: Selecteer het type bevestiging dat wordt verzonden.

• Werkstroomtoegang: Selecteer wie toegang heeft tot de werkstroom.

Klik op Volgende als alle informatie op deze pagina is opgegeven.

11. De pagina Werkstroom opslaan wordt nu weergegeven. U kunt de naam van de werkstroom

wijzigen die op de lokale interface van het apparaat verschijnt, en tevens de beschrijving voor de

werkstroom.

12. Controleer het overzicht om te zien of alle instellingen correct zijn.

13. Selecteer in het vak Publicatie-opties de optie

Werkstroom publiceren op multifunctioneel

Xerox-apparaat.

14. Klik op Voltooien.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

15. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat wordt weergegeven.

Selecteer de multifunctionele apparaten waarop deze werkstroom moet verschijnen. Controleer

dat de optie Bewerkbaar op apparaat is geselecteerd en klik op OK.

Opmerking: De werkstromen op de geselecteerde apparaten moet wellicht via de lokale

interface worden vernieuwd voordat ze beschikbaar zijn voor gebruik.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Scenario's

Hier volgen twee mogelijke scenario's van gebruik. In deze scenario's wordt aangenomen dat de lokale

interface-velden voor het vastleggen van metagegevens op het apparaat voor zowel het kenmerk Zo

nodig mappen maken als Submap zijn gemaakt.

Scenario 1

Als de gewenste submap al in de documentenopslagplaats bestaat en de gebruiker

van de werkstroom voor geen van de velden documentkenmerken invoert op de

lokale gebruikersinterface.

• Als een submapwaarde is gegeven in het veld Submap, dan worden ongeacht van de

waarde in Zo nodig mappen maken, de gescande gegevens opgeslagen op de locatie

die is opgegeven in het veld Submap op de pagina Documentbestemmingen.

Raadpleeg de onderstaande afbeelding. De gescande gegevens die deze werkstroom

heeft gegenereerd, gaan naar

\\test-server\test1\Map2, aangezien dit de map is die is opgegeven in het veld Submap.

• Als er geen waarde is opgegeven in het veld Submap, dan worden ongeacht van de

waarde in Zo nodig mappen maken, de gescande gegevens naar de basisbestemming

gestuurd die is opgegeven in Pad van map, in dit geval dus \\test-server\test1\

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Scenario 2

Als de gebruiker van de werkstroom een bestaande submaplocatie opgeeft als

documentkenmerk voor het veld "Submap".

• Als de gebruiker een waarde heeft opgegeven, bijvoorbeeld Submap M , voor de

Submap in de metagegevens, worden de gescande gegevens op deze locatie

opgeslagen op \\test-server\test1\Submap M, ongeacht van of er waarden zijn

opgegeven voor:

• de netagegevenswaarde voor Zo nodig mappen maken

• Submap waarde in Documenbestemmingen

• Zo nodig mappen maken in Documentbestemmingen

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Scenario Waarheidstabel

Gebruik deze tabel omhet gedrag van mogelijke scenario's voor deze toepassing te onderzoeken.

Bestaat

submap

reeds op

bestem-

ming?

"Ja" of "Nee"

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Zo

nodig map-

pen maken"?

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Sub-

map"?

Waarde

"Ja" of

"Nee" in

kenmerk

"Zo nodig

mappen

maken" in

Document-

bestem-

mingen?

Kenmerk

"Submap"

Docu-

ment-

bestem-

mingen?

Gedrag

ONGEACHT ONGEACHT N ONGEACHT N Bestand opgeslagen op

basislocatie zoals

gedefinieerd in

Documenbestemmingen.

J ONGEACHT J ONGEACHT ONGEACHT Bestand opgeslagen in

submap volgens

documentkenmerkwaarde

in "Submap".

J ONGEACHT N ONGEACHT J Bestand opgeslagen in

submap zoals gedefinieerd

Documenbestemmingen.

N J J ONGEACHT ONGEACHT Bestand opgeslagen in

submap volgens

documentkenmerkwaarde

in "Submap"

N J N ONGEACHT J Bestand opgeslagen in

submap zoals gedefinieerd

in Documenbestemmingen

N N ONGEACHT ONGEACHT ONGEACHT Scan mislukt; de waarde

"Submap" bestaat in een

documentkenmerk maar

de map bestaat niet en de

documentkenmerkwaarde

"Zo nodig mappen maken"

is ingesteld op Nee; deze

waarde onderdrukt de

instelling vasn "Zo nodig

mappen maken" in

Documentbestemmingen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Opmerking: Ongeacht geeft aan dat een actie zal plaatsvinden ongeacht of er wel of geen waarde of

kenmerk aanwezig is voor het aangegeven veld.

NNiet

toegewezen

ONGEACHT N ONGEACHT Scan mislukt. De waarde

"Submap" bestaat in

Documentbestemming

maar de map bestaat niet

en de instelling voor "Zo

nodig mappen maken" in

Documentbestemmingen

is ingesteld op Nee en er is

geen Documentkenmerk

toegewezen aan "Zo nodig

mappen maken".

NNiet

toegewezen

J J ONGEACHT Bestand opgeslagen in

submap volgens

documentkenmerkwaarde

in "Submap".

NNiet

toegewezen

NJJBestand opgeslagen in

submap zoals gedefinieerd

in Documenbestemmingen

Bestaat

submap

reeds op

bestem-

ming?

"Ja" of "Nee"

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Zo

nodig map-

pen maken"?

Document-

kenmerk-

waarde

toegewezen

aan het ken-

merk "Sub-

map"?

Waarde

"Ja" of

"Nee" in

kenmerk

"Zo nodig

mappen

maken" in

Document-

bestem-

mingen?

Kenmerk

"Submap"

Docu-

ment-

bestem-

mingen?

Gedrag

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Bijlage A: Voorbeeldwerkstroom voor

netwerkmap maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een

voorbeeldwerkstroom te maken die naar een netwerkmapbestemming wordt opgeslagen.

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te

starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Distributiewerkstroom toevoegen onder het

kopje Werkstromen.

7. De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld

onder de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje Netwerkmap.

8. Selecteer de netwerkmapbestemmingen die u wilt voor de werkstroom.

a. Als de bestemmingen die u wenst worden vermeld, kruist u de selectievakjes ernaast aan.

b. Als u een netwerkmapbestemming wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen. Het venster

Eigenschappen van netwerkmap verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming.

ii Voeg het mappad toe, bijvoorbeeld: \\myComputer\scans, waarbij myComputer de

naam van het apparaat is waarop de map zich bevindt, en scans de naam van een

gedeelde netwerkmap.

iii Klik op OK.

c. Er kan een venster met een beveiligingswaarschuwing verschijnen. Klik op Ja om door te

gaan.

d. U kunt worden gevraagd uw legitimatiegegevens voor de SMARTsend-computer in te voeren.

Voer uw gebruikersnaam en toegangscode voor de SMARTsend-computer in en klik op OK.

Opmerking: U moet dezelfde legitimatiegegevens gebruiken als toen u uzelf bij

SMARTsend aanmeldde. Als u verschillende legitimatiegegevens verstrekt, moet u

misschien uw browser gebruiken om de tijdelijke internetbestanden op uw werkstation

te verwijderen voordat u kunt doorgaan. Wanneer u bijvoorbeeld Internet Explorer

gebruikt dient u de volgende opties te kiezen om uw tijdelijke internetbestanden te

verwijderen: Extra > Internetopties > Algemeen > Bestanden verwijderen > OK.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

e. De pagina Accountinstellingen verschijnt. Voer uw gebruikersnaam en toegangscode voor de

netwerkmap, voeg uw toegangscode nogmaals toe in het invoervak Toegangscode

bevestigen en klik op OK.

f. Klik op de pagina Eigenschappen van netwerkmap nogmaals op OK.

g. De nieuwe bestemming moet nu worden weergegeven op de pagina

Documentbestemmingen en moet worden aangekruist. Als u meer netwerkmapbestemming

wilt toevoegen, klikt u op Locaties toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen voor

het toevoegen van bestemmingen.

9. Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina Documentbestemmingen, klikt u op

Volgende>>.

10. De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder

Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11. Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en

tijd toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

12. Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf).

a. Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

dit voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt.

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b. Klik op OK.

13. Klik op Volgende>>.

14. De pagina Documentkenmerken verschijnt. Specificeer alle vereiste documentkenmerkvelden.

Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard profiel Basis, waarin de velden Titel en Beschrijving

voorkomen.

15. Klik op Volgende>>.

16. De pagina Werkstroominstellingen verschijnt.

17. Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte

bevestiging in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18. Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard

toegangsniveau Openbaar.

19. Klik op Volgende>>.

20. De pagina Werkstroom opslaan wordt weergegeven. Geef een unieke werkstroomnaam op.

21. Selecteer het gewenste type Publicatie. Voor dit voorbeeld publiceren we de werkstroom als een

apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22. Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig.

23. Klik op Voltooien.

24. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke

publicatienaam op.

25. Selecteer een vervaltijd.

26. Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd.

27. Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd,

selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

28. Selecteer een scanprofiel. Klik op Eigenschappen om naar behoefte de scaninstellingen aan te

passen.

29. Klik op OK.

30. De sjabloon wordt gepubliceerd. Klik op Terugkeren naar homepage onderaan de pagina om

terug te keren naar de Homepage van de gebruiker.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Bijlage B: Voorbeeldwerkstroom voor e-mail

maken

In de onderstaande procedure worden de stappen beschreven die nodig zijn om een

voorbeeldwerkstroom te maken met een ontvanger van een e-mail als bestemming.

1. Open een browservenster.

2. Voer de volgende URL of het volgende adres in:

http://[computernaam]/SMARTsend

waarbij computernaam de naam is van de SMARTsend-computer. Neem contact op met uw

SMARTsend-beheerder als u de naam van de computer niet weet.

3. Druk op Enter.

4. U wordt gevraagd uw gebruikersnaam en toegangscode in te voeren. Voer deze in en klik op OK.

5. Er verschijnt een welkomstscherm van SMARTsend. Selecteer Hier klikken om SMARTsend te

starten.

6. De Homepage van de gebruiker verschijnt. Klik op Toevoegen > Distributiewerkstroom... onder

het kopje Werkstromen.

7. De bestemmingen die door u en anderen zijn gebruikt voor andere werkstromen worden vermeld

onder de kopjes voor de verschillende soorten bestemmingen. Zoek het kopje E-mailontvanger.

8. Selecteer de ontvangers van de e-mail die u wilt voor de werkstroom.

a. Als de gewenste ontvangers worden vermeld, selecteert u de selectievakjes ernaast.

b. Als u een ontvanger moet toevoegen, klikt u op Adressen toevoegen. Het venster

E-maileigenschappen ontvanger verschijnt.

i Voer een naam in voor de bestemming.

ii Voer een of meer e-mailadressen in voor de gewenste ontvangers (Aan:), ontvangers van

kopieën (Cc:) en Bcc-ontvangers (Bcc:). Scheid de e-mailadressen van elkaar met een

puntkomma Als de toepassing voor adresverificatie door uw beheerder is

geconfigureerd, kunt u op Naam/namen controleren klikken om de adressen te

controleren.

iii Selecteer een coderingsindeling van de bijlage. De standaard Base64 voor MIME-

codering is geschikt voor de meeste gevallen.

iv Selecteer Scannen naar mijn e-mail als u het uitvoerbestand wilt e-mailen naar de

verzender van de scan. Bij deze optie is verificatie bij het scanapparaat vereist wanneer

apparaatscansjablonen worden gebruikt en deze optie mag alleen worden geselecteerd

als het apparaat verificatie ondersteunt.

v Selecteer URL-koppeling naar document verzenden (geen documentbijlage), als u

alleen een koppeling met het document en niet het document zelf wilt verzenden.

vi Klik op OK.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

9. De nieuwe ontvangers moeten nu worden weergegeven op de pagina Documentbestemmingen

en moeten worden aangekruist. Nadat alle bestemmingen zijn toegevoegd aan de pagina

Documentbestemmingen, klikt u op Volgende>>.

10. De pagina Documentnaam en -type verschijnt. Geef de basisnaam van het uitvoerbestand onder

Documentidentificatie. Voer voor dit voorbeeld een naam in zoals mijndocnaam.

11. Selecteer Datum en tijd in de vervolgkeuzelijst Naamachtervoegsel. Hiermee voegt u de datum en

tijd toe aan de hierboven opgegeven naam (myDocName)

12. Selecteer een documenttype. Selecteer voor dit voorbeeld PDF, alleen afbeelding (*.pdf).

a. Als u de indeling van het bestand wilt wijzigen, klikt u op de toets Eigenschappen. Klik voor

dit voorbeeld op Eigenschappen. De pagina Eigenschappen documenttype verschijnt.

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst de indeling PDF, alleen afbeelding.

b. Klik op OK.

13. Klik op Volgende>>.

14. De pagina Documentkenmerken verschijnt. Specificeer alle vereiste documentkenmerkvelden.

Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard profiel Basis, waarin de velden Titel en Beschrijving

voorkomen.

15. Klik op Volgende>>.

16. De pagina Werkstroominstellingen verschijnt.

17. Selecteer een optie voor de opdrachtbevestiging. Selecteer voor dit voorbeeld Afgedrukte

bevestiging in de vervolgkeuzelijst Opdrachtbevestiging.

18. Selecteer het toegangsniveau voor de werkstroom. Voor dit voorbeeld gebruiken we het standaard

toegangsniveau Openbaar.

19. Klik op Volgende>>.

20. De pagina Werkstroom opslaan wordt weergegeven. Geef een unieke werkstroomnaam op.

21. Selecteer het gewenste type Publicatie. Voor dit voorbeeld publiceren we de werkstroom als een

apparaatscansjabloon. Selecteer Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat.

22. Bekijk de werkstroominstellingen en wijzig deze indien nodig.

23. Klik op Voltooien.

24. De pagina Werkstroom publiceren op multifunctioneel Xerox-apparaat verschijnt. Geef een unieke

publicatienaam op.

25. Selecteer een vervaltijd.

26. Selecteer de apparaten waarvoor de sjabloon wordt gepubliceerd.

27. Voer documentkenmerkwaarden in. Als de waarden op het apparaat moeten worden ingevoerd,

selecteer dan Bewerkbaar op het apparaat.

28. Selecteer een scanprofiel. Klik op Eigenschappen om naar behoefte de scaninstellingen aan te

passen.

29. Klik op OK.

30. De sjabloon wordt gepubliceerd. Klik op Terugkeren naar homepage onderaan de pagina om

terug te keren naar de Homepage van de gebruiker.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Bijlage C: Een aangepast object in een

SMARTsend-werkstroom specificeren

De volgende procedure maakt een SMARTsend-werkstroom die een gescand document met

documentkenmerkvelden naar een DocuShare-verzameling als een aangepast object opslaat.

1. Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen....

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen... onder het

DocuShare-deel aan.

3. Voer de eigenschappen voor de DocuShare-bestemming in, waaronder de naam van het

aangepast object, om deze te gebruiken bij het opslaan van het document in DocuShare.

4. Klik op Volgende>>.

5. Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de

gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6. Klik op Volgende>>.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Alleen DocuShare.

8. Klik op de koppeling Veld toevoegen... om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik met

het aangepaste DocuShare-object dat u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

9. Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het

toepasselijke DocuShare-veld toe dat in het aangepaste object is gedefinieerd.

10. Klik op OK.

11. Klik op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel... aan om de velden als een

nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden gebruikt.

12. Klik op Volgende >>. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en

publiceer de werkstroom indien nodig.

Opmerking: De velden die in het gespecificeerde aangepaste object worden

gespecificeerd, worden beschikbaar voor het toewijzen van kenmerken. Als een

advocatenkantoor een document gebruikt dat de matter_id met elk document opslaat,

dan moet een gebruiker wellicht een SMARTsend-veld met de naam Matter_ID

toevoegen en deze aan het veld Aangepaste DocuShare-object toewijzen.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Bijlage D: Een LiveLink-categorie in een

SMARTsend-werkstroom specificeren

Met de volgende procedure maakt u een SMARTsend-werkstroom waarin een gescand document met

documentkenmerkvelden in een LiveLink-map met een categorie wordt opgeslagen (Standard- of

Professional-editie).

1. Klik op de Homepage van de SMARTsend-gebruiker op de koppeling Distributiewerkstroom

toevoegen....

2. Klik op de pagina Documentbestemmingen de koppeling Locaties toevoegen... onder het

LiveLink-deel aan.

3. Voer de eigenschappen voor de LiveLink-bestemming in. Selecteer een categorie in de verstrekte

lijst.

4. Klik op Volgende>>.

5. Definieer op de pagina Documentnaam en -type de naam van de indeling om deze voor de

gedistribueerde documenten te kunnen gebruiken.

6. Klik op Volgende>>.

7. Selecteer op de pagina Documentkenmerken het documentkenmerkprofiel Basis.

8. Klik op de koppeling Veld toevoegen... om de toepasselijke velden toe te voegen voor gebruik met

de LiveLink-categorie die u voor uw bestemming heeft gespecificeerd.

9. Voeg op de pagina Kenmerkeigenschappen een documentkenmerkveld toe en wijs deze aan het

toepasselijke LiveLink-veld toe dat in de categorie is gedefinieerd.

10. Klik op OK.

11. Klik desgewenst op de pagina Documentkenmerken Opslaan als nieuw profiel... aan om de

velden als een nieuw profiel op te slaan, zodat deze later in andere werkstromen kunnen worden

gebruikt.

12. Klik op Volgende>>. Ga verder met het definiëren van de werkstroom in de resterende vensters en

publiceer de werkstroom indien nodig.

Distributiewerkstromen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Werkstromen publiceren

Nadat er een werkstroom is gemaakt, moet deze als een scansjabloon of als een PaperWare-voorblad

(Professional-editie) naar een apparaat worden gepubliceerd voordat de werkstroom kan worden

gebruikt. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe een wekstroom wordt gepubliceerd en hoe

documenten uit een documentenopslagplaats worden afgedrukt.

Dit hoofdstuk omvat:

• Overzicht Publicaties op pagina 96

• Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat publiceren op pagina 98

• Publiceren voor een PaperWare-voorblad op pagina 105

• Publicaties bekijken op pagina 111

• Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een publicatie op pagina 112

• Werkstroompublicaties verwijderen op pagina 113

• Documenten uit een documentenopslagplaats afdrukken op pagina 114

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Overzicht Publicaties

Als u eenmaal een werkstroom heeft gemaakt, moet deze eerst worden gepubliceerd voordat de

werkstroom voor het scannen van documenten kan worden gebruikt. Door een openbare werkstroom

te publiceren maakt u deze beschikbaar voor gebruik door alle gebruikers; wanneer u een privé-

werkstroom publiceert, maakt u deze alleen voor gebruik door de eigenaar beschikbaar. Tenzij de

werkstroom wordt gebruikt binnen de tijd die is aangegeven ten tijde van publicatie, wordt de

werkstroom niet gepubliceerd en is deze niet meer beschikbaar voor scanopdrachten.

Werkstromen kunnen worden gepubliceerd als apparaatscansjablonen of als PaperWare-voorbladen

(Professional-editie).

Apparaatscansjablonen

Apparaatscansjablonen worden gebruikt om te scannen vanaf multifunctionele apparaten van Xerox.

Apparaatscansjablonen worden verspreide sjablonen genoemd omdat ze worden verspreid onder

bepaalde apparaten die zijn opgegeven ten tijde van publicatie. De werkstromen kunnen alleen

worden gebruikt op die apparaten. Wanneer u publiceert voor multifunctionele apparaten van Xerox

met behulp van apparaatscansjablonen, biedt u extra beveiliging voor apparaten die verificatie op het

apparaat ondersteunen. Als u publiceert met behulp van een apparaatscansjabloon, worden gescande

documenten verspreid onder alle bestemmingen.

PaperWare-voorbladen

Professional-editie

Een werkstroom kan worden gepubliceerd door een PaperWare-voorblad te maken. PaperWare-

voorbladen zijn bedrukte voorbladen die zijn gescand op het apparaat als de eerste pagina van de

opdracht. Het voorblad bevat de informatie die nodig is voor het maken van de scaninformatie, zoals

de documentkenmerken en bestemmingen. De gebruiker selecteert de gewenste bestemmingen uit de

opties op het voorblad.

De standaardinstelling is dat verificatie op het apparaat niet nodig is voor het scannen met behulp van

voorbladen, dus kunnen ze op ieder multifunctioneel apparaat van Xerox worden gebruikt, tenzij de

standaardinstelling door de beheerder wordt gewijzigd of tenzij de werkstroom is gemaakt als een

privé-werkstroom en het apparaat verificatie ondersteunt. PaperWare-voorbladen kunnen ook worden

gebruikt met ieder internetfaxapparaat.

Aangezien een PaperWare-werkstroom alleen kan worden bekeken en gebruikt door de eigenaar van

het voorblad, is het PaperWare-voorblad een goede keuze voor diegenen die anderen geen toegang

willen verlenen tot hun werkstroom.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

PaperWare-voorbladen met bewerkbare documentkenmerken

Als een werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad en er wordt aangegeven dat

documentkenmerken op het apparaat kunnen worden bewerkt, wordt een apparaatscansjabloon

verspreid onder de apparaten die worden aangegeven wanneer het PaperWare-voorblad wordt

gemaakt. De gebruiker moet de gepubliceerde sjabloon op het apparaat selecteren in plaats van de

PaperWare-sjabloon die voor standaard PaperWare-voorbladen wordt gebruikt (zonder bewerkbare

documentkenmerken). Zie Publiceren voor een PaperWare-voorblad op pagina 4-105 voor aanvullende

informatie.

PaperWare-scaninstellingen aanpassen

Als u andere scaninstellingen nodig heeft dan de instellingen die voor het standaard PaperWare-

voorblad worden toegepast, kunt u of de beheerder een aangepaste scansjabloon maken en

publiceren die aan uw persoonlijke behoeften tegemoet komt. Daarna moet u de nieuwe sjabloon op

het apparaat selecteren voordat u gaat scannen.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Naar een multifunctioneel Xerox-apparaat

publiceren

Wanneer u een werkstroom publiceert voor een multifunctioneel apparaat van Xerox, wordt een

apparaatscansjabloon gemaakt die wordt toegewezen aan de geselecteerde multifunctionele

apparaten van Xerox. Hieronder staan de instructies voor het publiceren voor een apparaat, gevolgd

door uitgebreidere informatie over iedere publicatie-instelling.

Zo kunt u een werkstroom voor een multifunctioneel Xerox-apparaat

publiceren:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

die u wilt publiceren.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publiceren voor multifunctioneel apparaat van Xerox.

4. Geef Publicatie-instellingen op:

a. Voer een naam in voor de publicatie. Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen en dient

uniek te zijn. Zie Publicatienaam op pagina 99.

b. Selecteer het tijdstip waarop de publicatie verloopt. Zie Vervalt wanneer niet gebruikt in een

periode van op pagina 99.

c. Selecteer de apparaten waar de werkstroom wordt opgeslagen. Zie Werkstroompublicatie

aan de volgende apparaten toevoegen op pagina 100.

5. Geef de documentkenmerken op. Selecteer Bewerkbaar op het apparaat als de

documentkenmerken tijdens het scannen op het apparaat kunnen worden gewijzigd. U kunt

maximaal zes kenmerken bewerken op het apparaat. Zie Documentkenmerken op pagina 100.

6. Geef het scanprofiel op. Selecteer het documenttype dat met deze sjabloon wordt gebruikt voor

het scannen met dit apparaat. Klik op Eigenschappen als u aangepaste instellingen voor het

document wilt selecteren. Zie Scanprofiel op pagina 101.

7. Klik op OK als u klaar bent.

Opmerking: Indien het gewenste apparaat niet op de lijst voorkomt, vraag uw

SMARTsend-beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

Opmerking: Het kan gebeuren dat de sjabloon pas op de lijst van sjablonen op het

apparaat voorkomt nadat de lijst is bijgewerkt.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

Publicatie-instellingen

De pagina Werkstroom publiceren bevat een gedeelte Publicatie-instellingen waar u de

publicatienaam en vervaldatum kunt instellen en ook de apparaten waaronder de scansjabloon wordt

verspreid.

Publicatienaam

Deze naam verschijnt in de lijst met sjablonen op het apparaat en dient uniek te zijn. De naam mag

niet de naam van een werkstroom zijn (behalve voor de werkstroom die wordt gepubliceerd). De naam

moet tussen 1 en 20 tekens bevatten en mag geen ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, backspace, Unicode-tekens

16-18 en 20-25 of scheidingstekens bevatten.

Voor sommige apparaten kan de naam uit niet meer dan 11 tekens bestaan. Indien u een naam

opgeeft die uit meer dan 11 tekens bestaat en publiceert voor een apparaat waarbij 11 tekens het

maximum aantal is voor de naam, wordt een foutbericht weergegeven wanneer u op OK klikt om de

sjabloon te publiceren.

Vervalt wanneer niet gebruikt in een periode van

Met deze optie wordt automatisch de publicatie van sjablonen ongedaan gemaakt en worden deze

verwijderd van apparaten wanneer de sjablonen niet binnen een ingestelde tijd worden gebruikt.

De vervallen sjablonen kunnen echter nog steeds voorkomen op de lijst met sjablonen op het apparaat,

totdat u de lijst op het apparaat bijwerkt.

De werkstromen zelf worden niet verwijderd of gaan niet verloren, maar de gepubliceerde sjablonen

zijn niet meer beschikbaar voor gebruik en moeten indien ze wel nodig zijn opnieuw worden

gepubliceerd. Als een sjabloon wel wordt gebruikt binnen de ingestelde tijd, wordt de vervaldatum

opnieuw ingesteld.

Voorbeeld: Als de gepubliceerde werkstroom is ingesteld om over 1 week te verlopen maar de sjabloon

wordt voor het einde van de week gebruikt, dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld op 1 week

vanaf de dag van het laatste gebruik.

Opmerking: U kunt deze optie zo instellen dat de applicatie automatisch publicaties

verwijdert die niet worden gebruikt. Anders dienen beheerders zelf publicaties in de

applicatie en op de apparaten te verwijderen.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

100

Werkstroompublicatie aan de volgende apparaten toevoegen

Selecteer een of meer apparaten om de werkstroom aan toe te voegen. Selecteer opeenvolgende

apparaten door de toets <Shift> in te drukken en ingedrukt te houden terwijl u het eerste en het laatste

apparaat kiest. Selecteer niet-opeenvolgende apparaten door de toets <Ctrl> in te drukken en

ingedrukt te houden terwijl u op afzonderlijke apparaten klikt. Indien een gewenst apparaat niet

voorkomt op de lijst, vraag uw SMARTsend-beheerder dan of hij/zij het apparaat toevoegt.

Documentkenmerken

Documentkenmerken worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. U kunt tijdens het

maken van werkstromen of op het moment van publicatie waarden voor de kenmerken opgeven. De

waarden kunnen tijdens het scannen worden gewijzigd op het apparaat door de optie Bewerkbaar op

het apparaat te selecteren. Wanneer deze optie is geselecteerd, wordt u op het apparaat gevraagd de

waarden van de kenmerken in te voeren tijdens het scannen.

Opmerking: Als verificatie op het apparaat vereist wordt voor de werkstroom (standaard

voor privé-werkstromen en de werkstroom Mijn_E-mail) maar het apparaat biedt geen

ondersteuning voor verificatie, wordt het apparaat niet weergegeven.

Opmerking: Wanneer beveiliging van belang is, kan de tekstinvoer in deze velden met

sterretjes (*) zijn gemaskeerd. Deze optie kan via Veldbeveiliging > Gebruikersinvoer

verbergen (****) worden gedefinieerd. Zie Documentkenmerken op pagina 3-68 voor meer

informatie.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

101

Scanprofiel

Scanprofielen bevatten sets met imaging-instellingen die voor verschillende typen documenten zijn

geoptimaliseerd. Er kunnen scanprofielen worden geselecteerd, aangepast en op een werkstroom

worden toegepast wanneer u deze als een apparaatscansjabloon naar een multifunctioneel Xerox-

apparaat publiceert of wanneer u de scaninstellingen van uw PaperWare-formulier (Professional-editie)

personaliseert (Zie Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen op pagina 2-25).

Selecteer het profiel dat het best past bij het type document dat u scant, bijvoorbeeld, 1-zijdig

zwart/wit zakelijk document. Als een scanprofielinstelling niet door een apparaat wordt ondersteund,

gebruikt het apparaat de standaardinstelling of automatische instelling. U kunt ook de volgende

methoden gebruiken om de scaninstellingen aan te passen:

Aangepast scanprofiel—met deze methode kunt u alle standaardscanprofielen wijzigen en de

instellingen op de huidige werkstroom toepassen. Wanneer u een werkstroom publiceert, kiest u

gewoonweg een profiel in de selectielijst Scanprofiel en klikt u vervolgens op de koppeling

Eigenschappen die zich naast de selectielijst bevindt. Wijzig de instellingen indien nodig en klik

vervolgens op de toets OK om de instellingen op te slaan. De selectie Scanprofiel geeft nu aan dat er

een Aangepast scanprofiel op de publicatie wordt toegepast. Zie Scanprofielen aanpassen op pagina

4-102 voor aanvullende informatie.

1-zijdig

Zwart/wit

zakelijk

document

2-zijdig

Zwart/wit

zakelijk

document

Zwart/wit-

foto

1-zijdig

zakelijk kleu-

rendocument

2-zijdig

zakelijk

kleurendoc-

ument

Kleuren-

foto

Afdrukkleur Zwart/wit Zwart/wit Grijsschaal Kleurendruk Kleurendruk Kleurendru

Type origineel Gemengd Gemengd Foto Gemengd Gemengd Foto

Contrast/Licht-

donkerverhouding/

Scherpte

Normaal Normaal Normaal Normaal Normaal Normaal

Randen wissen 3 mm of

0,1 inch

3 mm of

0,1 inch

3 mm of

0,1 inch

3 mm of

0,1 inch

3 mm of

0,1 inch

3 mm of

0,1 inch

Papierformaat Automatisc

Automatisch Automatisch Automatisch Automatisch Automatis

Resolutie 300x300 300x300 200x200 300x300 300x300 200x200

Type opdracht 12 1 1 2 1

Auto-belichting AAN AAN AAN AAN AAN AAN

Tabel 4-1: Standaardscanprofielinstellingenl

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

102

Op apparaat aanpassen—met deze methode kunt u de scaninstellingen op het apparaat tijdens het

scannen aanpassen of overschrijven. Nadat u de scansjabloon op het apparaat heeft gekozen, kunt u

alle scanprofielinstellingen (Table 4-1) via de gebruikersinterface van het apparaat wijzigen. De lokale

scaninstellingen op het apparaat overschrijven vervolgens de scansjablooninstellingen voor de huidige

scanopdracht.

Scanprofielen aanpassen

De volgende scanprofielinstellingen kunnen worden aangepast:

Afdrukkleur

De afdrukkleur biedt optimale verwerkingsinstelling voor de hoogste kwaliteit voor uitvoer in kleur,

grijstinten of zwart/wit.

Type origineel

Type origineel bepaalt het soort uitvoer dat wordt geproduceerd, en wel foto, tekst, gemengd (foto en

tekst) of halftoon. Halftoon is een puntenpatroon waarmee ongerasterde afbeelding of foto wordt

gesimuleerd en afgedrukt.

Contrast

Het verschil tussen lichtgrijze en donkergrijze gebieden van het uitvoerdocument wordt ingesteld met

de optie Contrast. Met een hoog contrast ontstaan scherpe en duidelijke gescande afbeeldingen met

hoofdzakelijk zwarte en witte gebieden. Met een laag contrast ontstaan zachtere afbeeldingen met

verschillende tinten grijs.

Opmerking: U moet instellingen zoals Bestand bestaat of Bestandsindeling op het apparaat

NIET wijzigen. Het wijzigen van deze instellingen kan nadelige effecten op de

documentuitvoer hebben.

Opmerking: Als JFIF/JPEG is opgegeven als documentuitvoertype (Zie Documenttype op

pagina 3-56), terwijl het document wordt gescand op een zwart/wit-apparaat, mislukt de

opdracht. Als JFIF/JPEG is opgegeven als documentuitvoertype, terwijl het document wordt

gescand op een kleurenapparaat, mislukt de opdracht wanneer de afdrukkleur in het

scanprofiel of op het apparaat is ingesteld op zwart/wit.

Opmerking: Wanneer het Type origineel Foto is op het apparaat van Xerox, verandert de

instelling voor Auto-belichting in UIT en de regeling wordt uitgeschakeld op het apparaat.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

103

Licht-donkerverhouding

Met de instelling Licht-donkerverhouding wordt ingesteld hoe donker het uitvoerdocument is, zodat

het document lichter, donkerder, of hetzelfde is als het origineel.

Scherpte

Met Scherpte worden de randen van de gescande afbeelding duidelijker of minder duidelijk dan op het

origineel. Met Scherpte kunnen fijne lijnen en details in afbeeldingen worden verduidelijkt. Kleine

vlekjes of oneffenheden kunnen worden gemaskeerd door de scherpte lager in te stellen.

Randen wissen (metriek)

Met Randen wissen (metriek) kunnen de schaduwen van vlekken, perforaties, nietjes of andere

markeringen die in de kantlijn van het origineel aanwezig zijn, worden verwijderd.

Hiermee kunnen markeringen in een gebied van 0 - 50 mm of maximaal 2 inch van de rand van het

document worden gewist.

De standaardinstelling is 3 mm ofwel 0,1 inch.

Papierformaat

Papierformaat is het fysieke formaat van het origineel.

Resolutie

Met Resolutie wordt de gewenste resolutie voor het uitvoerdocument opgegeven. Deze instelling hoeft

niet overeen te komen met de resolutie waarin het originele document is afgedrukt. Met de instelling

600 dpi wordt een fijner beeld van hogere kwaliteit geproduceerd dan met 300 dpi. Bij een resolutie

van 600 dpi worden de bestanden echter aanzienlijk groter.

Type opdracht

Type opdracht heeft betrekking op het aantal zijden dat wordt gebruikt in het origineel, 1-zijdig, 2-

zijdig of Rotatie tweede zijde.

Opmerking: Bij sommige apparaten van Xerox worden de instellingen voor Randen wissen

niet ondersteund en in dat geval moet de gebruiker de waarden voor Randen wissen zelf

instellen op het apparaat bij het uitvoeren van de scanopdracht.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

104

Auto-belichting aan/uit

Met Auto-belichting wordt de uitvoer van documenten met gekleurde achtergronden verbeterd.

Als Auto-belichting is ingeschakeld, selecteert de scanner automatisch een belichtingsniveau dat

optimaal is afgestemd op het originele document.

Als Auto-belichting is uitgeschakeld, worden de instellingen voor lichter/donkerder van de sjabloon

gebruikt voor het belichtingsniveau van het geproduceerde beeld. Dit leidt echter mogelijk tot grotere

uitvoerbestanden.

Opmerking: Wanneer het Type origineel Foto is op het apparaat van Xerox, verandert de

instelling voor Auto-belichting in UIT en de regeling wordt uitgeschakeld op het apparaat.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

105

Publiceren voor een PaperWare-voorblad

Professional-editie

PaperWare-voorbladen kunnen worden gebruikt om scanopdrachten op een multifunctioneel apparaat

of een internetfaxapparaat te verzenden.

Op het voorblad staan aankruisvakjes voor het selecteren van bestemmingen. Alle

documentkenmerken verschijnen ook op het voorblad. Als voor kenmerken is aangegeven dat deze op

het apparaat kunnen worden bewerkt, wordt ook een apparaatsjabloon gepubliceerd voor de

opgegeven apparaten wanneer het voorblad wordt gegenereerd. Het voorblad kan alleen worden

gebruikt op die opgegeven apparaten.

Als een voorblad wordt gepubliceerd, wordt een PDF-bestand van het PaperWare-voorblad

gegenereerd.

Dit kan op een willekeurige locatie worden opgeslagen, of kan op een lokale printer worden afgedrukt.

Zo kunt u een werkstroom als een PaperWare-voorblad publiceren:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

die u wilt publiceren.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Een voorblad publiceren.

4. Geef Publicatie-instellingen op.

a. Voer een naam in voor de publicatie. Deze naam verschijnt op het voorblad en dient uniek te

zijn. Zie Publicatienaam op pagina 108.

b. Geef een beschrijving op voor het voorblad. Deze verschijnt op het voorblad onder de naam.

c. Selecteer het tijdstip waarop de publicatie verloopt. Zie Vervalt wanneer niet gebruikt voor

een periode van op pagina 108.

5. Kruis op het voorblad alleen de documentbestemmingen aan die u automatisch wilt laten

selecteren. Als u nu geen bestemming selecteert, wordt deze desondanks op het voorblad

weergegeven, maar u moet deze zelf op het gedrukte formulier selecteren als die bestemming

documenten moet ontvangen. Zie Bestemmingen op pagina 108.

Opmerking: Wanneer u PaperWare-voorbladen met multifunctionele Xerox-apparaten

gebruikt, moet u een apparaat gebruiken dat door dezelfde SMARTsend-computer is

geconfigureerd die werd gebruikt om de werkstroom of het voorblad te maken. U kunt het

voorblad misschien gebruiken op apparaten die door andere SMARTsend- of Xerox

Flowport-computers zijn geconfigureerd als deze zijn geconfigureerd om het doorsturen van

PaperWare-formulieren te ondersteunen. Neem contact op met uw systeembeheerder voor

een lijst met apparaten die het doorsturen van PaperWare-formulieren ondersteunen.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

106

6. Geef de documentkenmerken op. Selecteer Bewerkbaar op het apparaat als de

documentkenmerken tijdens het scannen op het apparaat kunnen worden gewijzigd. In dit geval

kan het voorblad alleen worden gebruikt op de apparaten waarvoor het is gepubliceerd. Er kunnen

maximaal zes kenmerken worden bewerkt tijdens het scannen. Als het vakje

Metagegevenssjabloon maken is geselecteerd, wordt u gevraagd apparaten te selecteren

waarnaar een sjabloon zal worden gepubliceerd. Als u de selectie van deze optie opheft, wordt er

geen nieuwe sjabloon gepubliceerd. U moet tijdens het scannen dan een eerder geselecteerde

PaperWare-sjabloon selecteren die dezelfde metagegevensvelden (documentkenmerkvelden)

heeft die als bewerkbaar op het apparaat zijn gedefinieerd. Als u een PaperWare-sjabloon

selecteert die niet de juiste metagegevensvelden bevat, en als de velden in deze werkstroom zoals

vereist zijn gedefinieerd, mislukt uw werkstroom. Zie Documentkenmerken op pagina 109.

7. Geef de scaninstellingen op. Zie Scaninstellingen op pagina 109.

a. Selecteer waar het document wordt gescand.

b. Selecteer een resolutie. Wanneer u een resolutie selecteert, dient u in overweging te nemen of

u via een internetfax gaat scannen. De glyph-grootte of tekengrootte wordt bepaald door de

instellingen, die op hun beurt afhangen van de instelling van de resolutie en Internetfax. Zie

Resolutie op pagina 109 voor meer informatie over resolutie en codetekens.

8. Klik op Voorblad creëren om het PaperWare-voorblad te maken. Er wordt een PDF-bestand

aangemaakt op basis waarvan het voorblad wordt afgedrukt. In PDF-bestanden worden pagina-

opmaak, tekst en afbeeldingen van documenten behouden.

9. Als voor documentkenmerken is aangegeven dat deze kunnen worden bewerkt, moet u de

apparaten selecteren waarvoor een sjabloon wordt gepubliceerd, alsmede een scanprofiel. Zie

Scanprofiel op pagina 101 voor meer informatie over scanprofielen.

10. Er verschijnt een venster Bestand downloaden, waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt

openen of opslaan. U kunt het bestand opslaan, zodat u het later kunt afdrukken of verzenden per

e-mail. Klik op Opslaan om het bestand op te slaan. Als u op Openen klikt, moet u het bestand

afdrukken voordat u het venster sluit. U kunt zo nodig het voorblad opnieuw maken door op Dit

voorblad opnieuw ophalen te klikken op de pagina Publicaties bekijken. Zie de hieronder

opgegeven procedure en Voorblad opnieuw ophalen op pagina 121 voor aanvullende informatie.

11. Open het opgeslagen bestand met Adobe Acrobat Reader

12. Druk het PDF-bestand af. Het bestand dient te worden afgedrukt op 100%. Dat wil zeggen dat de

zoomfactor in het venster Afdrukken rond de 100% moet bedragen. Bovendien moet het voorblad

worden afgedrukt op papier van het formaat A4 of 8,5 x 11 inch.

Een voorblad kan ook opnieuw worden opgehaald of gemaakt nadat een werkstroom is gepubliceerd

als een voorblad. Dit kan nodig zijn als het PDF-bestand voor het voorblad is gegenereerd en afgedrukt,

maar niet opgeslagen en de afgedrukte pagina van het voorblad verloren is gegaan of van met de

hand geschreven aantekeningen is voorzien.

Opmerking: U heeft Adobe Acrobat Reader

nodig om het PDF-bestand te kunnen

openen en bekijken. Het programma Acrobat Reader

kan worden gedownload van de

website van Adobe, www.adobe.com.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

107

Zo kunt u een PaperWare-voorblad opnieuw ophalen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

waarvoor u het voorblad opnieuw wilt ophalen.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publicaties bekijken. Er verschijnt een lijst met publicaties voor

de geselecteerde werkstroom. Klik op de kolomtitel om de lijst op een kolom te sorteren. Aan de

linkerkant verschijnt een lijst met publicatietaken. Welke taken beschikbaar zijn hangt af van uw

rechten voor de geselecteerde publicatie.

4. Selecteer in de kolom Naam in de Werkstroomverkenner het voorblad dat u opnieuw wilt ophalen.

5. Klik in de lijst Publicatietaken op Dit voorblad opnieuw ophalen.

6. Er verschijnt een venster Bestand downloaden, waarin u wordt gevraagd of u het bestand wilt

openen of opslaan. U kunt het bestand opslaan, zodat u het later kunt afdrukken of verzenden per

e-mail. Klik op Opslaan om het bestand op te slaan. Als u op Openen klikt, moet u het bestand

afdrukken voordat u het venster sluit.

Voorbladen kunnen ook opnieuw worden opgehaald door te klikken op de toets Dit formulier opnieuw

ophalen op de pagina Publicatiegegevens. Zie Publicaties bekijken op pagina 111.

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax

U kunt met behulp van een PaperWare-voorblad vanaf een internetfax scannen. Dit voorblad zorgt dat

elk Xerox- of niet Xerox-internetfaxapparaat met SMARTsend kan worden gebruikt.

Een PaperWare-voorblad gebruiken met internetfax

1. Vraag uw beheerder om het e-mailadres van een internetfaxapparaat.

2. Klik in Werkstroomverkenner op Toevoegen > Distributiewerkstroom.

3. Definieer zoals vereist de documentbestemmingen, documentnaam en -type,

documentkenmerken en werkstroominstellingen. Klik op Volgende >> om naar elke volgende

pagina te gaan.

4. Selecteer de optie PaperWare-voorblad vanuit werkstroom publiceren op de pagina

Werkstroom opslaan. Klik op Voltooien om door te gaan.

5. Schuif op de pagina PaperWare-voorblad publiceren omlaag naar het deel Scaninstellingen en

selecteer een van de opties voor de Internetfax als de scanbron. U moet ook de toepasselijke

instelling Resolutie selecteren.

6. Klik op de toets Voorblad creëren.

7. Gebruik het PaperWare-voorblad om de scan op het internetfaxapparaat uit te voeren. Het

document wordt als een e-mailbijlage verzonden.

Opmerking: Eventuele kenmerkeigenschappen die voor de werkstroom zijn ingesteld, raken

tijdens de scan verloren. U kunt echter ook kenmerkeigenschappen als selectievakjes op uw

voorblad configureren. Op deze manier kan de functie voor kenmerkeigenschappen tijdens

het scannen worden gebruikt.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

108

Publicatie-instellingen

Publicatienaam

De naam verschijnt bovenaan het voorblad en dient uniek te zijn. De naam mag niet de naam van een

werkstroom zijn (behalve voor de werkstroom die wordt gepubliceerd). De naam moet tussen 1 en 20

tekens bevatten en mag geen ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, backspace, Unicode-tekens 16-18 en 20-25 of

scheidingstekens bevatten.

Voor sommige apparaten kan de naam uit niet meer dan 11 tekens bestaan. Indien u een naam

opgeeft die uit meer dan 11 tekens bestaat en publiceert voor een apparaat waarbij 11 tekens het

maximum aantal is voor de naam, wordt een foutbericht weergegeven wanneer u op OK klikt om de

sjabloon te publiceren.

Beschrijving voorblad

De beschrijving verschijnt direct onder de publicatienaam op het voorblad.

Vervalt wanneer niet gebruikt voor een periode van

Door deze optie is het voorblad automatisch onbruikbaar als het niet binnen een ingestelde periode is

gebruikt. De PaperWare-sjabloon wordt echter niet verwijderd uit de lijst met sjablonen op het

apparaat. De periode wordt in de rechterbovenhoek van het voorblad afgedrukt.

De werkstromen zelf worden niet verwijderd of gaan niet verloren, maar de voorbladen zijn niet meer

beschikbaar voor gebruik en moeten indien ze wel nodig zijn opnieuw worden gemaakt. Als een

voorblad wel wordt gebruikt binnen de ingestelde tijd, wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld.

Voorbeeld: Als de gepubliceerde werkstroom is ingesteld om te verlopen over 1 week maar het

voorblad wordt voor het einde van de week gebruikt, dan wordt de vervaldatum opnieuw ingesteld

op 1 week vanaf de dag van het laatste gebruik.

Bestemmingen

Alle bestemmingen die aan de werkstroom zijn toegevoegd verschijnen op het voorblad. Selecteer

alleen die bestemmingen die u al bij voorbaat ingeschakeld wilt zien. Als u de scan naar een bepaalde

bestemming wilt sturen met behulp van het voorblad, selecteert u op het voorblad het aankruisvakje

voor de bestemming waar u het uitvoerdocument bezorgd wilt hebben.

Opmerking: U kunt deze optie zo instellen dat de applicatie automatisch publicaties

verwijdert die niet worden gebruikt. Anders dienen beheerders zelf publicaties in de

applicatie te verwijderen.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

109

Documentkenmerken

Documentkenmerken worden gemaakt wanneer de werkstroom wordt gemaakt. U kunt op het

moment van publicatie waarden voor de kenmerken opgeven. De waarden kunnen tijdens het scannen

worden gewijzigd op het apparaat door de optie Bewerkbaar op het apparaat te selecteren. Wanneer

deze optie is geselecteerd, wordt u op het apparaat gevraagd de waarden van de kenmerken in te

voeren tijdens het scannen.

Als er twee of meer standaardwaarden zijn op het moment van publicatie, is er voor elke waarde een

aankruisvakje op het voorblad. U selecteert de gewenste optie door het selectievakje naast de

gewenste waarde op het voorblad aan te kruisen. Als er geen kenmerken bewerkbaar zijn op het

apparaat, kan het voorblad worden gebruikt op ieder geconfigureerd multifunctioneel apparaat van

Xerox of internetfax.

Als een documentkenmerk wel bewerkbaar is op het apparaat, wordt een apparaatscansjabloon

gepubliceerd wanneer het PaperWare-voorblad wordt gemaakt. Als u op Voorblad creëren klikt, wordt

u gevraagd de apparaten op te geven die worden gebruikt, alsmede een scanprofiel. Klik nogmaals op

Voorblad creëren om het voorblad te publiceren en te maken. Het voorblad dat werd gemaakt toen

werd aangegeven dat documentkenmerken op het apparaat kunnen worden bewerkt kan alleen

worden gebruikt op de apparaten die zijn genoemd bij de publicatie. Op het voorblad staat de naam

van de apparaatscansjabloon die moet worden gebruikt met het voorblad.

Scaninstellingen

Het gedeelte Scaninstellingen wordt gebruikt om het apparaat te beschrijven waarnaartoe uw

document (en PaperWare-voorblad) wordt gescand. SMARTsend gebruikt deze informatie om het

codeteken op het afgedrukte PaperWare-voorblad voor het specifieke scanapparaat aan te passen.

Scanbron

Selecteer een scanbron voor uw document. PaperWare-voorbladen kunnen op een multifunctioneel

Xerox-apparaat of internetfaxapparaat worden gebruikt. Als u het voorblad op een internetfax wilt

gebruiken, selecteert u hier Internetfax.

Resolutie

De resolutie-instelling bepaalt de grootte van de DataGlyph van PaperWare (een gegevensteken).

Bij publicatie wordt er een PaperWare-voorblad gemaakt waarbij de werkstroominformatie wordt

vastgelegd in een DataGlyph rechts onder op het voorblad.

Opmerking: Wanneer u documentkenmerken en de internetfax gebruikt, kunt u de optie niet

selecteren om kenmerkeigenschappen op het internetfaxapparaat te bewerken.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

110

DataGlyphs zijn onderdeel van een technologie voor de codering van machinaal leesbare gegevens op

papieren documenten. Ze coderen informatie in duizenden dunne diagonale lijntjes, die ieder een 0 of

1 voorstellen, afhankelijk van de vraag of ze naar links of naar rechts hellen. Reeksen van deze tekens

kunnen worden gebruikt om (alfa)numerieke informatie of andere informatie te coderen. Bij een lagere

resolutie wordt er een grotere DataGlyph gemaakt; andersom levert een hogere resolutie een kleinere

DataGlyph op.

Houd rekening met de volgende factoren wanneer u PaperWare-voorbladen maakt:

• De DataGlyph moet groot zijn voor gebruik bij een lage resolutiescan op internetfaxapparaten.

Het grote DataGlyph bedekt een groot deel van het voorblad dat nodig is voor selectievakjes voor

documentkenmerken. Bovendien kan bij de laagste resolutie het selectievakje Dit formulier

opnieuw ophalen verloren gaan.

• Bij het gebruik van een scanapparaat met slechte afdrukkwaliteit (bijvoorbeeld vuile glasplaat,

niet goed gekalibreerd), kunnen de resultaten worden verbeterd door een lagere resolutie te

selecteren.

• Druk uw PaperWare-voorbladen altijd met een minimumresolutie van 300 dpi op een

hoogwaardige laser- of inkjet-printer af.

Gebruik de volgende tabel als een richtlijn voor het selecteren van de juiste resolutie-instelling:

Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren aanpassen

Scaninstellingen voor PaperWare-voorbladen kunnen worden aangepast door een apparaatsjabloon te

selecteren waarop de gewenste instellingen zijn aangegeven. Daarna moet de gebruiker de sjabloon

op het apparaat selecteren voordat hij/zij gaat scannen. Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren

kunnen worden aangepast vanaf de Homepage van de gebruiker

Zo publiceert u een aangepaste sjabloon:

1. Klik op de Homepage van de gebruiker op De scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier

personaliseren.

1. Geef de gewenste publicatie-instellingen op.

2. Selecteer het gewenste scanprofiel of pas de instellingen aan door op Eigenschappen te klikken.

3. Klik op OK om tot publiceren over te gaan.

Resolutie (dpi) Applicaties

Hoog (300x300 en hoger) Scannen met 300 dpi of nieuwer

Medium (200x200 en hoger) Scannen met 200 dpi of nieuwer

Internetfax gebruikt fijne resolutie

Laag (onder 200x200) Scannen met 150 dpi of nieuwer

Internetfax gebruikt standaardresolutie

Tabel 4-2: Resolutie-instellingen PaperWare-voorblad

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

111

Publicaties bekijken

Elke gebruiker kan de publicaties van een bepaalde werkstroom bekijken.

Zo kunt u de publicaties van een werkstroom bekijken:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

waarvan u de publicaties wilt bekijken.

3. Klik op Alle tonen in de lijst Werkstroomtaken. Er verschijnt een lijst met publicaties voor de

geselecteerde server in het rechtervak. Klik op de kolomtitel om de lijst op een kolom te sorteren.

Aan de linkerkant verschijnt een lijst met publicatietaken. Welke taken beschikbaar zijn hangt af

van uw rechten voor de geselecteerde publicatie.

4. Als u de gegevens van een bepaalde publicatie wilt bekijken, selecteert u de publicatie in de lijst en

klikt u op Publicatiegegevens in het linkervak. U kunt alleen de gegevens bekijken van publicaties

waarvan u de eigenaar bent.

Publicatiegegevens

Deze optie toont een venster met de inhoud van de publicatie en de instellingen voor alle typen

werkstroompublicaties. Beheerders kunnen iedere werkstroom bekijken en de inhoud en kenmerken

van alle publicaties bewerken. Eigenaars van publicaties kunnen alleen de inhoud van hun eigen

publicaties bekijken.

De typen publicaties die kunnen worden bekeken, zijn Apparaatscansjablonen, Paperware-voorbladen,

PaperWare-voorbladen met Documentkenmerksjablonen en de sjablonen Xerox PaperWare-

instellingen.

Met de voorzieningen op deze pagina kunt u:

• de lijst apparaten bijwerken voor apparaatpublicatie

• een PaperWare-voorblad regenereren door te klikken op Dit formulier opnieuw ophalen

(Professional-editie)

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

112

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit

een publicatie

Omdat apparaatscansjablonen worden geladen op bepaalde apparaten als ze worden gepubliceerd,

kunnen gegevens van de publicatie niet worden gewijzigd zonder de sjabloon opnieuw te publiceren. U

kunt echter de sjabloon voor andere apparaten publiceren.

Zo kunt u een apparaat toevoegen of verwijderen waarvoor een sjabloon is

gepubliceerd:

1. Volg de stappen om naar de gegevens van de publicatie te gaan waarvoor u een apparaat wilt

toevoegen of verwijderen. Zie Publicaties bekijken op pagina 111.

2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

• Als u een apparaat wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje links van de kolom Hostnaam

apparaat of IP-adres voor dat apparaat in en klikt u op Toevoegen>>.

• Als u een apparaat wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje links van de kolom Hostnaam

apparaat of IP-adres voor dat apparaat uit en klikt u op <<Verwijderen.

Opmerking: Indien het apparaat dat u wilt toevoegen niet voorkomt op de lijst met

beschikbare apparaten, vraagt u de SMARTsend-beheerder deze toe te voegen.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

113

Werkstroompublicaties verwijderen

Alleen de eigenaar van een publicatie kan de publicatie verwijderen. Welke publicatietaken

beschikbaar zijn voor een gebruiker hangt af van de rechten van die gebruiker voor de publicatie in

kwestie.

Bepaalde publicaties van een werkstroom verwijderen

Zo verwijdert u een bepaalde publicatie:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Alle werkstromen bekijken.

2. Klik in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner op de naam van de werkstroom

waarvan u de publicatie wilt verwijderen.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Publicaties bekijken.

4. Selecteer de publicatie die u wilt verwijderen.

5. Klik in de lijst Werkstroomtaken op Deze publicatie verwijderen. Deze taak is alleen beschikbaar

als u de eigenaar bent.

6. Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd. U verwijdert de publicatie door

op OK te klikken.

Alle publicaties van een werkstroom verwijderen

Zo kunt u alle publicaties van een werkstroom verwijderen:

1. Ga naar de Homepage van de gebruiker en klik op Mijn werkstromen beheren.

2. Selecteer in de kolom Werkstroomnaam in de Werkstroomverkenner de naam van de werkstroom

waarvan u de publicaties wilt verwijderen.

3. Klik in de lijst Werkstroomtaken op De publicaties van deze werkstroom verwijderen. Deze taak is

alleen beschikbaar als u de eigenaar bent van alle publicaties van de werkstroom.

4. Er verschijnt een venster waarin om bevestiging wordt gevraagd. U verwijdert de publicaties door

op OK te klikken.

Werkstromen publiceren

SMARTsend

Gebruikershandleiding

114

Documenten uit een documentenopslagplaats

afdrukken

Hier volgt een beschrijving van het gebruik van de SMARTsend-functie Afdrukken uit opslagplaats.

Voor deze functie moet SMARTsend reeds zijn geïnstalleerd en geconfigureerd volgens de instructies in

de SMARTsend installatiehandleiding voor apparaatextensies.

SMARTsend-functie Afdrukken uit opslagplaats

Zo gebruikt u de SMARTsend-functie Afdrukken uit opslagplaats:

1. Vanaf het multifunctionele apparaat selecteert u Alle services > Aangepaste services in de

gebruikersinterface van het apparaat.

2. De toets Afdrukken uit opslagplaats moet nu worden weergegeven. Het label van de toets kan

door de systeembeheerder zijn gewijzigd. In dit geval moet u de systeembeheerder vragen wat de

gewijzigde naam van de aangepaste service is.

3. Selecteer de toets Afdrukken uit opslagplaats of equivalent in de gebruikersinterface van het

multifunctionele apparaat. Als de systeembeheerder geen standaardaanmelding heeft

ingeschakeld, wordt u gevraagd uw SMARTsend gebruikersnaam, toegangscode en

domeingegevens op te geven en vervolgens Invoeren te selecteren. Als standaardaanmelding wel

is ingeschakeld, hoeft u zich op dit punt niet aan te melden.

4. Na de aanmelding verschijnt er op het apparaat een lijst snelkoppelingen naar mappen die als

opslagplaats fungeren voor de documenten die u wilt zoeken en afdrukken. Deze snelkoppelingen

moeten door de SMARTsend-beheerder worden ingevoerd. Raadpleeg de SMARTsend

installatiehandleiding voor apparaatextensies voor informatie over het aanmaken van

snelkoppelingen.

5. U kunt een bestemming opgeven waar naar de af te drukken documenten moet worden gezocht.

U kunt de mappen in de lijst uitklappen om de map te selecteren die de documenten bevat die u

wilt afdrukken. De documenten kunnen deel uitmaken van de oorspronkelijke lijst die de

beheerder heeft ingevoerd. U wordt gevraagd om via het toetsenbord in de gebruikersinterface de

legitimatie ervan te controleren op de bestemming waar de documenten zijn opgeslagen. De URL

naar het bestand wordt linksboven in de gebruikersinterface van het multifunctionele apparaat

getoond.

6. Als het document eenmaal is geselecteerd, kunt u Afdrukken selecteren. Op het scherm wordt

aangegeven dat het apparaat gaat afdrukken.

7. Selecteer de toets Alle services als u naar een andere Aangepaste service of naar een hele andere

service wilt gaan. Het scherm Aangepaste services verschijnt weer. Dit scherm toont de

beschikbare Aangepaste services en bevat de toets Sluiten, waarmee Aangepaste services kan

worden gesloten. Als Aangepaste services is gesloten, kunt u Alle services selecteren en vervolgens

op de knop Opdrachtstatus op het multifunctionele apparaat drukken om de status van de

wachtrij van het multifunctionele apparaat te bekijken.

SMARTsend

Gebruikershandleiding

115

Scannen

Nadat een werkstroom is gemaakt en gepubliceerd voor een multifunctioneel apparaat van Xerox of

voor een PaperWare-voorblad (Professional-editie), kan deze worden gebruikt om documenten te

scannen. In dit hoofdstuk worden de stappen beschreven voor het gebruik van werkstromen om

documenten te scannen op een apparaat.

Dit hoofdstuk omvat:

• Voordat u gaat scannen op pagina 116

• De gevolgen van publicatie voor het scannen op pagina 117

• Scannen met een apparaatscansjabloon op pagina 118

• Scannen met een PaperWare-voorblad op pagina 119

• Documenten naar een documentenopslagplaats scannen op pagina 122

• Bekende problemen op pagina 124

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

116

Voordat u gaat scannen

Voordat iemand een werkstroom kan gebruiken om een document te scannen, moeten de volgende

stappen worden uitgevoerd:

• Er moet een werkstroom worden gemaakt. Zie Hoofdstuk 3, Distributiewerkstromen voor

instructies voor het maken van een werkstroom.

• Een werkstroom kan worden gepubliceerd voor een multifunctioneel apparaat van Xerox of een

PaperWare-voorblad (Professional-editie). Zie Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren voor

instructies voor het publiceren van een werkstroom.

• Als een werkstroom gepubliceerd is als een PaperWare-voorblad, moet het voorblad worden

afgedrukt op papier van 8,5 x 11 inch of A4-formaat op ware grootte (100%), waarbij het papier

niet gescheurd mag zijn, geen penmarkeringen mag bevatten en geen vage of lichte tekst mag

vertonen.

• Als verificatie vereist wordt voor de gepubliceerde werkstroom, is een voorblad of apparaat met

geconfigureerde en ingeschakelde verificatie nodig.

• Als u tot nu toe een proefversie van SMARTsend heeft gebruikt en de proefperiode is verstreken,

moet u een versie met licentie aanschaffen, anders worden scanopdrachten niet meer uitgevoerd.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

117

De gevolgen van publicatie voor het scannen

Een werkstroom kan worden gepubliceerd voor een aantal apparaten of een PaperWare-voorblad, als u

de Professional-editie van SMARTsend gebruikt. Als de werkstroom wordt gepubliceerd voor een aantal

apparaten, is de werkstroom alleen beschikbaar voor gebruik op die apparaten. Als de werkstroom

wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad, is de werkstroom beschikbaar voor gebruik op ieder

multifunctioneel apparaat van Xerox dat is geconfigureerd voor SMARTsend of ieder

internetfaxapparaat.

Als in de werkstroom wordt aangegeven dat een aantal documentkenmerken op het apparaat kan

worden bewerkt en de werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad, wordt een

apparaatsjabloon gepubliceerd voor de apparaten die bij publicatie worden genoemd wanneer het

PaperWare-voorblad wordt gegenereerd.

Als een aangepaste scansjabloon met PaperWare-instellingen wordt gemaakt om

standaardscaninstellingen te vervangen die voor PaperWare-opdrachten worden gebruikt, dan is die

sjabloon alleen beschikbaar op dat apparaat. Natuurlijk kunt u ook de algemene PaperWare-sjabloon

gebruiken, maar de aangepaste scaninstellingen worden dan niet gebruikt door het apparaat.

Zie voor meer informatie over publiceren Hoofdstuk 4, Werkstromen publiceren.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

118

Scannen met een apparaatscansjabloon

Zo scant u een document met een gepubliceerde apparaatscansjabloon:

1. Selecteer de gewenste sjabloon op de gebruikersinterface van het apparaat. De naam van de

sjabloon die op het apparaat wordt weergegeven is de naam van de publicatie die is opgegeven

op het tijdstip van publicatie. Als de sjabloon niet wordt weergegeven, werk dan de lijst met

sjablonen bij met behulp van de apparaatinterface.

2. Voer documentkenmerken waarvan bij publicatie van de werkstroom is aangegeven dat deze op

het apparaat kunnen worden bewerkt.

3. Plaats het document dat u wilt scannen in de AOD.

4. Druk op Start.

5. Als een opdrachtbevestiging is opgegeven toen de werkstroom werd gemaakt, moet een

opdrachtbevestiging worden afdrukt of per e-mail worden verzonden. Controleer de

opdrachtbevestiging om er zeker van te zijn dat de opdracht is gelukt. Het uitvoerbestand dient op

elke bestemming die in de werkstroom is aangegeven aanwezig te zijn.

Opmerking: De procedure voor bijwerken verschilt per apparaat. Raadpleeg de

apparaatbeheerder voor instructies over het bijwerken van de lijst met sjablonen op uw

apparaat.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

119

Scannen met een PaperWare-voorblad

Professional-editie

Zo scant u een document met behulp van een PaperWare-voorblad zonder bewerkbare

documentkenmerken:

1. Selecteer de PaperWare-sjabloon of de Standaardsjabloon op de gebruikersinterface van het

apparaat. Als de standaardsjabloon goed is geconfigureerd voor gebruik met SMARTsend, werkt

het binnen dezelfde voorwaarden en beperkingen die op PaperWare-sjablonen van toepassing

zijn. Raadpleeg uw SMARTsend-beheerder om te bepalen of de standaardsjabloon goed is

geconfigureerd voor gebruik met SMARTsend.

2. Selecteer op het voorblad de selectievakjes voor de bestemmingen waar u het scanbestand

bezorgd wilt hebben.

3. Plaats het document dat u wilt scannen en het voorblad in de AOD, met het voorblad als eerste

pagina. U kunt twee of meer opdrachten in het apparaat invoeren, zo lang iedere opdracht maar

voorafgegaan wordt door een voorblad. Als u de internetfax gebruikt, selecteert u de optie

Internetfax, daarna tekstmode en voert u het internetfaxadres voor de SMARTsend-computer in.

4. Druk op Start.

5. Als een opdrachtbevestiging is opgegeven toen de werkstroom werd gemaakt, moet een

opdrachtbevestiging worden afdrukt of per e-mail worden verzonden. Controleer de

opdrachtbevestiging om er zeker van te zijn dat de opdracht is gelukt. Het uitvoerbestand dient op

elke bestemming die in de werkstroom is aangegeven aanwezig te zijn.

Opmerking: Als bestemmingen ten tijde van publicatie waren afgevinkt, zijn deze

bestemmingen al op het voorblad afgevinkt.

Opmerking: Op sommige apparaten kan het nodig zijn zelf de toepassingen Auto-

belichting en Tekstmode in te schakelen met de gebruikersinterface van het apparaat.

Als deze toepassingen niet zijn ingeschakeld, kan het gebeuren dat het PaperWare-

voorblad niet goed werkt, vooral wanneer de beelden van de scanner een hoge

achtergrond of andere afwijkingen hebben. Daarnaast mag de waarde voor de optie

Randen wissen op de scanner niet meer dan 12 millimeter bedragen.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

120

Werkstromen met bewerkbare documentkenmerken

Als in de werkstroom wordt aangegeven dat een aantal documentkenmerken op het apparaat kan

worden bewerkt en de werkstroom wordt gepubliceerd als een PaperWare-voorblad, wordt een

apparaatsjabloon gepubliceerd voor de apparaten die bij publicatie worden genoemd wanneer het

PaperWare-voorblad wordt gegenereerd. Op het voorblad wordt ieder kenmerk vermeld. Op het

voorblad staat naast de kenmerken waarvoor waarden moeten worden ingevoerd de tekst "Waarde op

het apparaat invoeren wanneer daarom gevraagd wordt."

Zo scant u een document met behulp van een PaperWare-voorblad wanneer de werkstroom

bewerkbare documentkenmerken heeft:

1. Selecteer op de gebruikersinterface van het apparaat de apparaatscansjabloon die werd

gepubliceerd toen het voorblad werd gemaakt. De naam van de benodigde apparaatsjabloon

wordt op het voorblad afgedrukt. Als de sjabloon niet wordt vermeld in de lijst op het apparaat,

werk dan de lijst met sjablonen bij met behulp van de apparaatinterface.

2. Het apparaat vraagt u waarden in te voeren voor kenmerken waarvan is aangegeven dat deze

kunnen worden bewerkt. Voer de waarden in.

3. Selecteer op het voorblad de selectievakjes voor de bestemmingen waar u het scanbestand

bezorgd wilt hebben.

4. Plaats het document dat u wilt scannen en het voorblad in de AOD, met het voorblad als eerste

pagina. U kunt twee of meer opdrachten in het apparaat invoeren, zo lang elke opdracht maar

door een voorblad wordt voorafgegaan.

5. Druk op Start.

6. Als een opdrachtbevestiging is opgegeven toen de werkstroom werd gemaakt, moet een

opdrachtbevestiging worden afdrukt of per e-mail worden verzonden. Controleer de

opdrachtbevestiging om er zeker van te zijn dat de opdracht is gelukt. Het uitvoerbestand dient op

elke bestemming die in de werkstroom is aangegeven aanwezig te zijn.

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen

U kunt pas een document scannen met behulp van aangepaste PaperWare-scaninstellingen als een

apparaatscansjabloon met de aangepaste scaninstellingen is gepubliceerd op het apparaat of de

apparaten. Zie Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier aanpassen op pagina 2-25.

Zo scant u een document met de nieuwe scaninstellingen:

1. Selecteer de sjabloon met de aangepaste instellingen op de gebruikersinterface van het apparaat.

Als de sjabloon niet wordt weergegeven, werk dan de lijst met sjablonen bij met behulp van de

apparaatinterface.

Opmerking: Invoer van gegevens is niet bij alle apparaten mogelijk. Bovendien kunt u

Internetfax niet gebruiken om gegevens in te voeren.

Opmerking: Als bestemmingen ten tijde van publicatie waren afgevinkt, zijn deze

bestemmingen al op het voorblad afgevinkt.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

121

2. Selecteer op het voorblad de selectievakjes voor de bestemmingen waar u het scanbestand

bezorgd wilt hebben.

3. Plaats het document dat u wilt scannen en het voorblad in de AOD, met het voorblad als eerste

pagina. U kunt twee of meer opdrachten in het apparaat invoeren, zo lang elke opdracht maar

door een voorblad wordt voorafgegaan.

4. Druk op Start.

5. Als een opdrachtbevestiging is opgegeven toen de werkstroom werd gemaakt, moet een

opdrachtbevestiging worden afdrukt of per e-mail verzonden. Controleer de opdrachtbevestiging

om er zeker van te zijn dat de opdracht is gelukt. Het scanbestand dient op iedere bestemming die

in de werkstroom is aangegeven aanwezig te zijn.

Voorblad opnieuw ophalen

Op ieder voorblad staat links onderin een selectievakje voor de optie "Dit formulier opnieuw ophalen".

Indien het vakje is aangekruist, wordt een nieuw voorblad afgedrukt als het huidige voorblad wordt

gebruikt. Het pas afgedrukte voorblad is schoon, zonder vinkjes van de gebruiker die daarmee

bestemmingen voor vorige scanopdrachten heeft aangegeven.

U kunt ook een nieuwe versie van het voorblad maken door te klikken op Dit voorblad opnieuw

ophalen op de pagina Publicaties bekijken. Tot slot kunt u ook een nieuwe versie van het voorblad

maken via de pagina Publicatiegegevens door te klikken op Dit formulier opnieuw ophalen. Zie

Publicaties bekijken op pagina 111 voor informatie over het oproepen van de pagina's Publicaties

bekijken en Publicatiegegevens.

Onthoud dat wanneer een voorblad wordt gemaakt op het moment dat de werkstroom wordt

gepubliceerd, de bestemmingen kunnen worden aangekruist, om aan te geven dat het uitvoerbestand

voor de opdracht altijd op deze bestemmingen dient te worden afgeleverd. Zie Publiceren voor een

PaperWare-voorblad op pagina 105. Wanneer het voorblad wordt gemaakt, zijn de bestemmingen die

waren aangekruist ook aangekruist op het voorblad. Deze kruisjes verdwijnen niet wanneer u het

voorblad opnieuw ophaalt. Voor de grootste flexibiliteit bij het scannen raden we aan geen

standaardbestemmingen te selecteren als een werkstroom wordt gepubliceerd als een voorblad.

Opmerking: Als bestemmingen ten tijde van publicatie waren afgevinkt, zijn deze

bestemmingen al op het voorblad afgevinkt.

Opmerking: Wanneer de resolutie op Laag wordt ingesteld, kan de DataGlyph (het

gegevensteken) op het voorblad dat ontstaat wanneer het voorblad wordt gegenereerd zo

groot zijn dat het selectievakje Dit formulier opnieuw ophalen erdoor aan het oog

onttrokken wordt.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

122

Documenten naar een

documentenopslagplaats scannen

Hier volgt een beschrijving van het gebruik van de SMARTsend-functie Scannen naar opslagplaats.

Voor deze functie moet de apparaatextensieserver van SMARTsend reeds zijn geïnstalleerd en

geconfigureerd volgens de instructies in de SMARTsend installatiehandleiding voor apparaatextensies.

SMARTsend-functie voor Scannen naar opslagplaats

Zo gebruikt u de SMARTsend-functie voor Scannen naar opslagplaats:

1. Vanaf het multifunctionele apparaat (MFD) selecteert u Alle services > Aangepaste services in de

gebruikersinterface van het apparaat.

2. De toets Scannen naar opslagplaats moet nu worden weergegeven. Het label van de toets kan

door de systeembeheerder zijn gewijzigd. In dit geval moet u de systeembeheerder vragen wat de

gewijzigde naam van de aangepaste service is.

3. De toets Scannen naar opslagplaats of equivalent moet in de gebruikersinterface van het

multifunctionele apparaat worden geselecteerd. Als de systeembeheerder geen

standaardaanmelding heeft ingeschakeld, wordt u gevraagd uw SMARTsend gebruikersnaam,

toegangscode en domeingegevens op te geven en vervolgens Invoeren te selecteren. Als

standaardaanmelding wel is ingeschakeld, hoeft u zich op dit punt niet aan te melden.

4. Na de aanmelding verschijnt er op het apparaat een lijst snelkoppelingen naar mappen, van

waaruit u naar een geschikte opslagplaats voor het gescande document kunt bladeren. Deze

snelkoppelingen moeten door de SMARTsend-beheerder worden ingevoerd. Raadpleeg de

SMARTsend installatiehandleiding voor apparaatextensies voor informatie over het aanmaken

van snelkoppelingen.

5. Selecteer de bestemming voor de scan. U kunt door de mappen navigeren met gebruik van de

toetsen "uitklappen" en "omhoog", net als de toetsen die op een pc worden gebruikt. De scan kan

alleen worden uitgevoerd wanneer er een geldige map is geselecteerd. Als u geen SMARTsend-

legitimatiegegevens voor de bestemming heeft gemaakt, wordt u gevraagd uw

legitimatiegegevens op te geven.

6. Als Scannen eenmaal is geselecteerd, wordt in de gebruikersinterface aangegeven dat er een scan

wordt uitgevoerd. De opdracht wordt gescand en als een miniatuur weergegeven. U kunt nu door

de miniaturen bladeren om de gescande beelden te controleren. Als de scan in orde is, kan het

document worden opgeslagen. Zo niet kunt u de opdracht annuleren met de toets Ter ug om terug

te gaan en naar een map te bladeren.

7. Met gebruik van de toets Opties in dit scherm kunt u de documentindeling waarin het beeld wordt

opgeslagen, wijzigen. Zo kan de uitvoer bijvoorbeeld worden opgelagen als een PDF met beeld op

tekst, of als een PDF met normaal beeld.

8. Nu kunt u de naam van het document wijzigen via het toetsenbord in de gebruikersinterface op

het aanraakscherm van het multifunctionele apparaat.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

123

9. Druk op de toets Opslaan in de gebruikersinterface om het beeld op te slaan op de eerder

geselecteerde bestemming. Het multifunctionele apparaat drukt een bevestiging af om de status

van de opdracht aan te geven.

10. Selecteer Terug in de gebruikersinterface als u naar een andere beschikbare map wilt scannen.

Selecteer de toets Alle services als u naar een andere Aangepaste service of naar een hele andere

service wilt gaan. Het scherm Aangepaste services wordt dan weergegeven, met alle beschikbare

Aangepaste services en de toets Sluiten waarmee Aangepaste services kan worden gesloten.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

124

Bekende problemen

Hieronder worden problemen behandeld die zich soms voordoen bij het scannen:

De sjabloon staat niet op de lijst met sjablonen op het apparaat.

De lijst met sjablonen moet worden bijgewerkt. Apparaten kunnen op gezette tijden automatisch de

lijst bijwerken. Als het apparaat niet zelf de lijst bijwerkt, is het misschien nodig dat u zelf een verzoek

tot bijwerken van de lijst indient.

De sjabloon moet zijn gepubliceerd voor het apparaat. Als u apparaten wilt zien waarvoor een sjabloon

is gepubliceerd, gaat u naar de Homepage van de gebruiker en klikt u op Alle werkstromen bekijken,

selecteert u de werkstroom, klikt u op Publicaties bekijken, selecteert u de publicatie en klikt u op

Publicatiegegevens bekijken. De apparaten waarvoor de werkstroom werd gepubliceerd wordt

weergegeven in de lijst Geselecteerde apparaten.

De sjabloon staat op de lijst van sjablonen op het apparaat zelfs nadat de

sjabloon is verwijderd of verlopen.

De lijst met sjablonen moet worden bijgewerkt. Zie het probleem hierboven.

In de sjabloon staat aangegeven dat documentkenmerken op het

apparaat moeten worden ingevoerd, maar ik word niet gevraagd om

gegevens in te voeren.

Uw apparaat ondersteunt misschien geen gegevensinvoer. Als de kenmerken worden vereist, mislukt de

opdracht op apparaten waarbij gegevensinvoer niet mogelijk is. Als voor kenmerken is aangegeven dat

deze op het apparaat kunnen worden bewerkt maar gegevensinvoer is niet op al uw apparaten

mogelijk, moet u zorgen dat de kenmerken niet vereist zijn. Zie Werkstroom opslaan op pagina 76 voor

informatie over eigenschappen van documentkenmerken.

Mijn opdracht is mislukt vanwege "Een of meer diensten (bestemmingen)

in de opdracht konden niet worden uitgevoerd" of "Fout bij aanmelding".

Controleer de gegevens voor de bestemmingen zoals afgedrukt op het bevestigingsoverzicht. Uw

legitimatiegegevens voor de bestemming zijn wellicht veranderd. Werk uw legitimatiegegevens bij

vanaf de Homepage van de gebruiker door op Mijn legitimatiegegevens beheren te klikken. Zie voor

meer informatie Mijn legitimatiegegevens op pagina 23 en Legitimatiegegevens voor bestemming

beheren op pagina 40.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

125

Mijn opdracht mislukte en het bericht "U heeft geen rechten voor deze

werkstroom" verscheen.

Mogelijk is voor deze werkstroom verificatie nodig op het apparaat.

De achterkant van het voorblad is opgenomen in het uitvoerbestand.

De conditie van de scannerhardware en andere beeldinstellingen zijn misschien de aanleiding dat de

achterkant is opgenomen. Dit probleem kan worden voorkomen door juist onderhoud en juiste

reiniging van de scanapparatuur. U kunt het probleem wellicht ook oplossen door op het apparaat

achtergrondonderdrukking AAN te zetten.

Hoe scan ik een document dat geen A4 is (formaat 8,5 x 11 inch) met

behulp van een PaperWare-voorblad van A4-formaat (Professional-editie)?

Stel de eigenschappen van het scanprofiel voor Type origineel in op Gemengd. Dit kunt u op het

apparaat zelf doen of door een sjabloon voor aangepaste PaperWare-instellingen voor Xerox te

publiceren en te gebruiken met die eigenschap voor het scanprofiel. Het apparaat moet gemengde

origineelformaten kunnen verwerken. Zie Type origineel op pagina 4-102 voor informatie over de

eigenschap Type origineel en Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren aanpassen op pagina 110

voor informatie over het aanpassen van PaperWare-scaninstellingen.

Scannen

SMARTsend

Gebruikershandleiding

126

SMARTsend

Gebruikershandleiding

127

Index

Aan de slag, 21

Aangepaste PaperWare-scaninstellingen

scannen, 120

Aanpassingsopties, 24

Afdrukkleur, 102

Afdruktype, 57

Alle werkstromen bekijken, 22

Alles tonen, 30

Apparaatscansjablonen, 96

Apparaten toevoegen aan of verwijderen uit een

publicatie, 112

Applicatiebestanden, 65

ASCII-bestanden, 66

Auto-belichting aan/uit, 104

Beschrijving voorblad, 108

Bestemmingen, 108

Bestemmingen bewerken, 38

Bestemmingen toevoegen, 37

Bestemmingen uit de lijst toevoegen

aan/verwijderen uit een werkstroom, 37

Bestemmingen verwijderen, 39

Bestemmingsnaam, 80

Bewerkbare documentkenmerken

scannen, 120

Binaire bestanden, 66

Contrast, 102

De gevolgen van publicatie voor het scannen, 117

Distributiewerkstromen, 27

Documentatie, 13, 15

Handleiding voor installatie en beheer van

SMARTsend, 13

Help, 13

Instructiekaarten, 13

readme.txt, 14

Documentatie van SMARTsend, 13

Handleiding voor installatie en beheer, 13

Help, 13

Instructiekaarten, 13

readme.txt, 14

Documentbestemming, 79

Documentbestemmingen, 37

Documentidentificatie, 54

Documentkenmerken, 54, 80, 100, 109

Documentkenmerkprofielen, 68

Documentkenmerkvelden, 70

DocuShare, 44, 79

Domino, 45

Domino.doc, 45

Een legitimatiegegeven toevoegen, 23

Eigenschappen netwerkmap, 80

Eigenschappen van de bestemming, 42

E-mailadres, 21

E-mailadres voor opdrachtbevestiging, 24

Externe printer, 43

FireFox, 18

FTP, 50

Geavanceerde eigenschappen, 50, 52

Index

SMARTsend

Gebruikershandleiding

128

Handleiding voor de gebruiker van

SMARTsend, 13

Handleiding voor installatie en beheer, 13

Handleiding voor installatie en beheer van

SMARTsend, 13

HTML-bestanden, 66

Hummingbird, 46

Indeling, 58

Instructiekaarten, 13

Internet Explorer, 18

Interwoven WorkSite, 46

JFIF/JPEG, 64

Kenmerkeigenschappen, 70, 80

Kenmerktoewijzing, 73, 81

Klantondersteuning, 15

Licht-donkerverhouding, 103

LiveLink-eigenschappen, 47

Microsoft Exchange 2000 Web-map, 49

Microsoft SharePoint Portal Server 2001, 52

Microsoft SharePoint Portal Server 2003, 53

Mijn documentkenmerkprofielen beheren, 24

Mijn werkstromen, 30

Mijn werkstromen beheren, 22

Mozilla, 18

MS SharePoint, 79

Naam, 55

Naamachtervoegsel, 56

Netscape, 18

NetWare, 51

Netwerkmap, 51, 79

OCR-eigenschappen, 66

Ondersteuning via internet, 15

Ontvanger e-mail, 43

Opdrachtbevestiging, 76, 81

Overzicht, 96

Overzicht Publicaties, 96

Overzicht SMARTsend, 12

Pad van map, 80

PaperWare-scaninstellingen aanpassen, 97

PaperWare-voorblad maken voor Scannen naar

Mijn e-mail, 21

PaperWare-voorbladen, 96

PaperWare-voorbladen met bewerkbare

documentkenmerken, 97

Papierformaat, 103

PDF-bestanden, 60

Productoverzicht, 12

Profiel bewerken, 69

Profiel maken, 69

Profiel opgeven, 69

Profiel verwijderen, 69

Publicatie-instellingen, 99, 108

Publicatienaam, 99, 108

Publicatieopties, 78

Publicaties

alle publicaties van een werkstroom

verwijderen, 113

bepaalde publicaties van een werkstroom

verwijderen, 113

toevoegen aan apparaten, 100

vervalt wanneer niet gebruikt, 99, 108

Publicaties bekijken, 111

Publiceren als PaperWare-voorblad, 105

Publiceren voor een multifunctioneel Xerox-

apparaat, 98

Randen wissen (metriek), 103

Readme.txt, 14

Regels voor benoemen en gedrag van

bestemmingen, 42

Resolutie, 103, 109

Index

SMARTsend

Gebruikershandleiding

129

Scanbron, 109

Scaninstellingen, 109

Scaninstellingen voor PaperWare-formulieren

aanpassen, 110

Scaninstellingen voor uw PaperWare-formulier

aanpassen, 25

Scannen, 115, 118

bekende problemen, 124

Scannen met een apparaatscansjabloon, 118

Scannen met een PaperWare-voorblad, 119

Scannen naar URL, 52

Scanprofiel, 101

Scherpte, 103

Selecteer beginpunt, 80

Serienummer, 15

SharePoint, 79

Sitevoorkeuren, 24

SMARTsend-serienummer, 15

Standaardwaarden, 71

Tekstbestanden, 66

Telefonische ondersteuning, 15

Telefonische ondersteuning door Xerox, 15

TIFF-bestanden, 64

Toepassingen van SMARTsend, 8

Type, 56

Type opdracht, 103

Type origineel, 102

Uw documentkenmerkvelden configureren, 68

Veld met verplichte invoer, 71

Veldbeveiliging, 72

Veldeigenschappen, 81

Veldnaam, 70, 81

Veldtype, 72

Voorbeeldwerkstroom voor netwerkmap

maken, 87

Voorblad opnieuw ophalen, 121

Voordat u gaat scannen, 116

Wat is er opgenomen in deze versie, 8

Werkstromen, 27

Werkstromen met bewerkbare

documentkenmerken, 120

Werkstroom

bekijken, 30

beschrijving, 78

gegevens, 31

instellingen, 76

naam, 78

overzicht, 28

taken, 29

toegang, 77

Werkstroom bewerken, 34

Werkstroom maken, 32

Werkstroom maken op basis van een

werkstroom, 33

Werkstroom opslaan, 76, 81

Werkstroom publiceren op multifunctioneel

Xerox-apparaat, 81

Werkstroom publiceren voor een multifunctioneel

apparaat van Xerox, 98

Werkstroom toevoegen, 22, 32

Werkstroom verwijderen, 36

Werkstroominstellingen, 81

Werkstroomoverzicht, 78

Werkstroompublicaties verwijderen, 113

Werkstroomtoegang, 81

Xerox-internetondersteuning, 15

Xerox-klantondersteuning, 15

Index

SMARTsend

Gebruikershandleiding

130

Xerox SmartSend Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: SmartSend

Type: Gebruikershandleiding

Download PDF

rapport

Andere documenten

Adobe 22020797 Data papier

Xerox SmartSend Gebruikershandleiding

Xerox SmartSend Gebruikershandleiding

Gerelateerde artikelen

Andere documenten