Variabele gegevens afdrukken
Xerox EX Print Server, Powered by Fiery
®
,
voor de Xerox 700 Digital Color Press
© 2008 Electronics for Imaging, Inc. De informatie in deze publicatie wordt beschermd
volgens de Kennisgevingen voor dit product.
45069923
06 juni 2008
INHOUD 3
INHOUD
INLEIDING 5
Terminologie en conventies 5
Over dit document 6
OVERZICHT 7
Overzicht van het afdrukken met variabele gegevens 7
Componenten van taken met variabele gegevens 8
Variabele gegevens afdrukken met de EX Print Server 10
Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens 10
Kernfuncties van de EX Print Server voor het afdrukken met variabele gegevens 11
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 13
Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 13
Hoe FreeForm werkt 13
Het modeldocument maken 14
Het variabele document maken 15
Het variabele document combineren met het FreeForm-model 15
Richtlijnen 17
Voorbeelden van modeldocumenten weergeven in het Windows-printerstuurprogramma 21
Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 2 22
Andere taken met variabele gegevens afdrukken 23
Taken met variabele gegevens inslaan 24
FreeForm-taken inslaan met Impose 24
FreeForm 2-taken inslaan met Impose 25
Andere taken met variabele gegevens inslaan met Impose 25
INDEX 27
INHOUD
INLEIDING 5
INLEIDING
Dit document geeft informatie over het afdrukken met variabele gegevens (VDP). Het
beschrijft de functies voor het afdrukken met variabele gegevens die de EX Print Server
ondersteunt, met inbegrip van:
• Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens, zoals FreeForm en
FreeForm 2
• Compatibele toepassingen voor variabele gegevens van andere leveranciers
• FreeForm 2-taken inslaan met Impose
Terminologie en conventies
Dit document gebruikt de volgende terminologie en conventies.
Term of conventie Verwijst naar
Aero EX Print Server (in illustraties en voorbeelden)
Digitale pers Xerox 700 Digital Color Press
EX Print Server Xerox EX Print Server, ondersteund door Fiery
®
, voor de Xerox 700
Digital Color Press
Mac OS Apple Mac OS X
Titels in cursief Andere documenten in dit pakket
Windows Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003,
Windows Vista
Onderwerpen waarvoor aanvullende informatie beschikbaar is door de
Help te openen in de software
Tips en informatie
Belangrijke informatie
Belangrijke informatie over problemen die u of anderen lichamelijke
schade kunnen toebrengen
INLEIDING 6
Over dit document
Het document bestrijkt de volgende onderwerpen:
• Basisbegrippen van het afdrukken met variabele gegevens
• Ondersteunde EX Print Server-functies en compatibele talen voor het afdrukken met
variabele gegevens
• Instructies voor het afdrukken van variabele documenten met FreeForm en FreeForm 2
• Instructies voor het afdrukken en verzenden van andere taakformaten met variabele
gegevens, zoals PPML en Creo VPS
OPMERKING: Raadpleeg de documentatie bij de toepassing voor meer informatie over het
afdrukken van taken met variabele gegevens met behulp van toepassingen voor het afdrukken
met variabele gegevens van andere leveranciers.
Raadpleeg Voorbeelden van workflows voor voorbeeldscenario’s van veelgebruikte workflows
voor het afdrukken met variabele gegevens.
OVERZICHT 7
OVERZICHT
Dit hoofdstuk beschrijft de technologie van het afdrukken met variabele gegevens en
behandelt de ondersteunde componenten waarmee u taken met variabele gegevens kunt
maken.
Raadpleeg Voorbeelden van workflows voor specifieke scenario’s en workflows voor het
afdrukken met variabele gegevens.
Overzicht van het afdrukken met variabele gegevens
Het afdrukken van variabele gegevens wordt meestal gebruikt voor gepersonaliseerde mailings,
zoals direct-mail reclame. Bij deze afdrukmethode wordt een aantal modelelementen die op
alle afgedrukte exemplaren van een document gelijk zijn (herbruikbare gegevens)
gecombineerd met een aantal variabele elementen die per exemplaar verschillen. Met het
afdrukken met variabele gegevens maakt u persoonlijke documenten met elementen die uw
doelpubliek sterk aanspreken.
Een voorbeeld hiervan is een brochure die de klanten met hun naam begroet en die andere
persoonlijke informatie over de klant kan bevatten, afkomstig uit een marketingdatabase.
Achtergrondelementen, afbeeldingen en tekstblokken die niet variëren zijn modelelementen.
De naam van de klant en andere klantspecifieke gegevens zijn variabele elementen.
In zijn eenvoudigste vorm kunt u het afdrukken met variabele gegevens als een elementaire
samenvoegfunctie gebruiken. U kunt echter ook afbeeldingen in vierkleurendruk,
diagrammen, tekst en andere objecten dynamisch samenvoegen om aantrekkelijke en in hoge
mate geïndividualiseerde documenten te maken.
Het afdrukken met variabele gegevens gebruikt een digitale afdruktechnologie die de
communicatie aanpast door databases met inhoud voor de afgedrukte documenten te
koppelen aan een afdrukapparaat zoals de digitale pers. De aangepaste communicatie omvat
regels die bepalen welke inhoud uit de database wordt geselecteerd en waar die inhoud in het
document wordt geplaatst.
De volgende twee technologieën voor het afdrukken met variabele gegevens beschrijven hoe
de herbruikbare gegevens in een taal voor het afdrukken met variabele gegevens worden
gespecificeerd.
Op pagina’s gebaseerde technologie beschrijft statische, herbruikbare gegevens (het
modelelement) in termen van volledige pagina’s. Elk pagina-element heet een modelpagina.
Op pagina gebaseerde talen zijn vooral geschikt voor een eenvoudige, voorspelbare opmaak.
FreeForm is een op pagina’s gebaseerde taal. Zie “Documenten met variabele gegevens
afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie over FreeForm.
OVERZICHT 8
Op elementen gebaseerde technologie beschrijft statische, herbruikbare gegevens in termen
van elementen of objecten. Met op elementen gebaseerde technologie kunt u binnen een
pagina een groot aantal afzonderlijke objecten gebruiken als statische of individueel variabele
elementen.
Op elementen gebaseerde taken met variabele gegevens gebruiken herbruikbare objecten,
zoals afbeeldingen, voor de variabele elementen van de taak. Aangezien deze elementen vaak
worden gebruikt, worden deze opgeslagen op de EX Print Server en als een groep in een
cachegeheugen bewaard.
Personalized Print Markup Language (PPML) en Creo Variable Print Specification (VPS) zijn
op elementen gebaseerde technologieën. Zie “Compatibele talen voor het afdrukken met
variabele gegevens” op pagina 10 voor meer informatie over PPML en Creo VPS.
Componenten van taken met variabele gegevens
Een typische afdruktaak met variabele gegevens bevat de volgende hoofdcomponenten:
•Inhoud
Inhoud omvat de tekst, afbeeldingen of foto’s die in verschillende gebieden van het
document worden geplaatst. U kunt allerlei toepassingen, zoals Adobe Photoshop of
Microsoft Word, gebruiken om statische of variabele inhoud te maken.
• Database
Een database is een tabel die alle veranderlijke of variabele elementen van een afgedrukt
document bevat, zoals tekst, illustraties en foto’s. U kunt een database gebruiken die in een
populair bureaubladprogramma zoals Microsoft Excel of FileMaker Pro is gemaakt.
De gegevens moeten ingedeeld zijn in records en velden (categorieën) binnen elke record.
Voorbeeld: in een database voor personen is elke persoon een record en is de informatie
over de persoon, zoals naam, adres en telefoonnummer, een veld.
• Bedrijfsregels
Bedrijfsregels worden in een toepassing voor afdrukken met variabele gegevens gemaakt en
bepalen welke variabele inhoud wordt gebruikt en waar deze in het document wordt
geplaatst. De toepassing voor variabele gegevens gebruikt deze vooraf bepaalde regels, die
door “if”- en “then”-uitdrukkingen worden beschreven, om bepaalde elementen uit
databases te gebruiken voor het maken van gepersonaliseerde pagina’s en documenten met
verschillende teksten en afbeeldingen voor elk specifiek publiek. U kunt bijvoorbeeld een
regel maken om voor een specifiek leeftijdsbereik een specifieke inhoud af te drukken.
• Opmaak
De opmaak omvat het ontwerp of de pagina-indeling van uw document, in een toepassing
voor desktoppublishing of tekstverwerking. De opmaak moet rekening houden met
ruimte voor variabele teksten en afbeeldingen.
OVERZICHT 9
• Toepassingen voor het afdrukken met variabele gegevens
Toepassingen voor het afdrukken met variabele gegevens combineren modelelementen en
variabele informatie en bereiden het document voor op het afdrukken. Voor FreeForm
hebt u geen gespecialiseerde toepassing voor afdrukken met variabele gegevens nodig.
• Afdrukapparaat
Het afdrukapparaat is een uitvoerapparaat dat digitale bestanden omzet in gedrukte
documenten. Dit kan elke printer zijn, kopieermachine of digitale pers zijn die afdrukken
met variabele gegevens ondersteunt.
Het volgende diagram toont de componenten van het afdrukken met variabele gegevens.
1 Opmaak
2 Database
3 Bedrijfsregels
4 Inhoud
5 Documenten met variabele
gegevens
6 Afdrukapparaat
1
2
3
4
5
6
OVERZICHT 10
Variabele gegevens afdrukken met de EX Print Server
De EX Print Server combineert talen voor het afdrukken met variabele gegevens, toepassingen
voor het afdrukken met variabele gegevens van andere leveranciers en kernfuncties van de
EX Print Server, zodat deze in veel bestaande workflows kan worden opgenomen. Raadpleeg
Voorbeelden van workflows voor meer informatie over workflows voor het afdrukken met
variabele gegevens.
Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens
De EX Print Server is compatibel met de volgende talen voor het afdrukken met
variabele gegevens:
• FreeForm en FreeForm 2
FreeForm en FreeForm 2 worden gebruikt met oplossingen voor variabele gegevens. Met
de FreeForm-technologie worden herbruikbare gegevens slechts eenmaal verwerkt (RIP),
zodat de digitale pers sneller kan werken.
FreeForm ondersteunt het maken van modelelementen en variabele gegevens met alle
bureaubladtoepassingen en computerplatformen. In de toepassing krijgt de modelpagina
een nummer van 1 tot 100. De FreeForm-opties zijn aanwezig in het stuurprogramma,
de hulpprogramma’s voor taakbeheer en de Hot Folders. Zie “Documenten met variabele
gegevens afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie over FreeForm.
FreeForm 2 breidt de FreeForm-technologie uit door u de mogelijkheid te bieden om
paginacondities en -regels te bepalen voor het afdrukken van een taak met meerdere
modelpagina’s. U kunt hier ook de grenzen bepalen voor elke record in de gegevensstroom.
Dat betekent dat u een begin en een einde van elke record kunt bepalen. In tegenstelling
met FreeForm heeft FreeForm 2 een toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens
nodig die FreeForm 2 specifiek ondersteunt, zoals PrintShop Mail. Raadpleeg
“Documenten met variabele gegevens afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie over
FreeForm 2.
• Personalized Print Markup Language (PPML) versie 2,2
PPML, een door PODi ontwikkelde, op XML gebaseerde taal, wordt als een standaard van
de sector beschouwd. Met PPML kan de digitale pers tekstelementen en grafische
elementen opslaan en wanneer nodig hergebruiken, zodat taken met variabele gegevens
sneller worden afgedrukt.
De EX Print Server aanvaardt gecomprimeerde en niet-gecomprimeerde taken in PPML.
Als u documenten wilt afdrukken in PPML-indeling, gebruikt u een externe
softwaretoepassing die compatibel is met de PPML-indeling. Verzend de PPML-taak
naar de EX Print Server of download het PPML-bestand met Command WorkStation of
Hot Folders.
OVERZICHT 11
• Creo Variable Print Specification (VPS)
Creo VPS is een uitbreiding van de door Creo ontwikkelde PostScript-taal. Een Creo VPS-
bestand bestaat uit een header-sectie en een brochure-sectie. De header-sectie bevat de
globale objecten voor de volledige taak. De brochure-sectie bevat een exemplaar van een
geïndividualiseerd document. Pagina-elementen zijn herbruikbare objecten die in de Creo
VPS-indeling zijn gedefinieerd. Alle pagina-elementen moeten opgenomen zijn in het
Creo VPS-bestand.
Als u wilt afdrukken, hebt u een toepassing nodig die de Creo VPS-gegevensstroom
uitzendt. U kunt een Creo VPS-bestand downloaden met Command WorkStation of Hot
Folders.
• Xerox Variable data Intelligent PostScript PrintWare (VIPP)
VIPP is een eigen paginabeschrijvingstaal die door Xerox is ontwikkeld.
Als u documenten wilt afdrukken in een Xerox VIPP-indeling, gebruikt u een externe
softwaretoepassing die compatibel is met de Xerox VIPP-indeling. Verzend de Xerox
VIPP-taak of download het Xerox VIPP-bestand met Command WorkStation of Hot
Folders.
Kernfuncties van de EX Print Server voor het afdrukken met variabele
gegevens
Door de ondersteuning van variabele gegevens te integreren met de kernfuncties van de
EX Print Server, zoals Impose en Gemengde media, kunt u een opmaak op maat maken en
verschillende media- en afwerkingsopties toepassen op uw taken met variabele gegevens. U
kunt ook met Resource Manager herbruikbare objecten voor een taak met variabele gegevens
beheren.
Impose met inslag voor afdrukken met variabele gegevens
De EX Print Server is compatibel met het inslaan van afdrukken met variabele gegevens met
Impose. De compatibiliteit geldt voor de volgende talen voor het afdrukken met variabele
gegevens:
• Taken met variabele gegevens in FreeForm en FreeForm 2
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Raadpleeg “FreeForm-taken inslaan met Impose” op pagina 24 voor informatie over het
inslaan van een taak met variabele gegevens.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over opmaakmodellen
met inslag.
OVERZICHT 12
Hot Folders met inslag bij afdrukken met variabele gegevens
U kunt met Hot Folders een taak met variabele gegevens inslaan wanneer u de taak naar de
EX Print Server verzendt. U moet in de toepassing Hot Folders voor de specifieke Hot Folder
een gepaste inslagsjabloon instellen voor het afdrukken met variabele gegevens.
Raadpleeg de Help van Hot Folders voor informatie over het inslaan van een taak met
variabele gegevens met Hot Folders. Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor
informatie over inslagopties voor variabele gegevens.
Gemengde media en het afdrukken met variabele gegevens
U kunt instellingen voor Gemengde media toepassen op alle afdruktaken met variabele
gegevens, met inbegrip van ingeslagen taken met variabele gegevens. Wanneer u instellingen
voor Gemengde media gebruikt, herkent de EX Print Server elk variabel gegevensrecord als
een afzonderlijke taak. Bij een taak met variabele gegevens die niet wordt ingeslagen, worden
de instellingen voor Gemengde media toegepast op alle records van de taak met variabele
gegevens. Bij een taak met variabele gegevens die wel wordt ingeslagen, worden de instellingen
voor Gemengde media toegepast op de uitvoersets van de taak met variabele gegevens.
Raadpleeg Voorbeelden van workflows voor een voorbeeld van een workflow met variabele
gegevens en Gemengde media. Raadpleeg Hulpprogramma’s voor meer informatie over het
instellen van Gemengde media voor een taak.
Resource Manager
Herbruikbare objecten zijn vereiste afbeeldingen die u naar de EX Print Server moet
downloaden voor taken met variabele gegevens die variabele elementen bevatten. Deze
herbruikbare objecten worden op de EX Print Server opgeslagen en als een groep in een
cachegeheugen bewaard.
Met Resource Manager kunt u de schijfruimte op de EX Print Server beheren door de lijst van
herbruikbare objecten op te roepen en deze ofwel te verwijderen, ofwel te behouden voor
toekomstige taken met variabele gegevens. Resource Managers is compatibel met de volgende
talen voor het afdrukken met variabele gegevens:
• FreeForm
•PPML
•Creo VPS
•Xerox VIPP
Raadpleeg de Help van Resource Manager voor meer informatie over het gebruik van
Resource Manager.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 13
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN
Met de FreeForm-technologie kunt u afdrukopties gebruiken om modeldocumenten te
definiëren en toe te wijzen aan taken met variabele gegevens die naar de EX Print Server
worden gestuurd.
Dit hoofdstuk legt uit hoe u het volgende doet:
• Documenten afdrukken met FreeForm
• Een modeldocument en een variabel document maken
• Documenten afdrukken met FreeForm 2 en een externe toepassing voor variabele gegevens
• Andere variabele gegevensformaten afdrukken
• Een taak met variabele gegevens inslaan
Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm
U kunt FreeForm gebruiken om documenten met variabele gegevens af te drukken. Dit
gedeelte geeft een overzicht van FreeForm en beschrijft hoe u modeldocumenten en variabele
elementen maakt en combineert. Op het einde van dit gedeelte worden richtlijnen en tips
besproken.
Hoe FreeForm werkt
Bij het afdrukken met variabele gegevens met FreeForm, worden de gegevens van de
modelelementen voor de taak naar de EX Print Server gestuurd en afzonderlijk van de
gegevens van de variabele elementen gerasterd. De gegevens van de modelelementen worden
in gerasterde vorm als een FreeForm-model opgeslagen op de EX Print Server en kunnen zo
vaak als nodig worden gebruikt in combinatie met meerdere sets gegevens met variabele
elementen. Het FreeForm-model wordt vooraf verwerkt en opgeslagen op de EX Print Server.
Dit betekent dat bij het afdrukken van taken met variabele gegevens alleen de variabele
elementen moeten worden verwerkt.
U kunt FreeForm-modellen gebruiken voor alle vaste gegevens die worden gecombineerd met
gegevens die van dag tot dag variëren. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor een briefhoofd
opslaan als FreeForm-model en bij herhaling gebruiken als achtergrond voor brieven met
uiteenlopende inhoud (de gegevens van de variabele elementen).
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 14
Met behulp van FreeForm kunt u in elke gewenste toepassing modeldocumenten en variabele
documenten maken.
Beide documenten kunnen ook in twee verschillende toepassingen worden gemaakt en zelfs
op verschillende computerplatforms. Gebruik een toepassing voor paginaopmaak of een
grafisch programma om het model te maken. Gebruik een tekstverwerkingsprogramma dat
beschikt over een functie voor het samenvoegen van afdrukken, een toepassing voor
paginaopmaak die het uitvoeren van scripts ondersteunt of een databaseprogramma om het
variabele document te maken.
U beheert de functies van FreeForm met de afdrukopties Master maken en Master gebruiken.
Kies deze opties in het printerstuurprogramma wanneer u een taak verzendt, of vraag de
operator om deze te activeren met vervangende taakinstellingen vanuit Command
WorkStation of Hot Folders. Het model verschijnt na het verwerken op het tabblad FreeForm
van Command WorkStation. U kunt Command WorkStation ook gebruiken voor het
bewaken en beheren van alle FreeForm-modellen die op de EX Print Server zijn opgeslagen.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie.
Het modeldocument maken
Voordat u FreeForm kunt gebruiken, moet u twee documenten maken: een modeldocument
en een variabel document. Dit houdt in dat u de opmaak voor zowel het gecombineerde
document als voor de afzonderlijke elementen moet maken. In een programma voor
paginaopmaak of een grafisch programma rangschikt u de modelelementen (tekst en
afbeeldingen die niet veranderen) op een of meer pagina’s en laat u ruimte vrij voor de
variabele elementen.
Wanneer u klaar bent met het ontwerp van het modeldocument, drukt u het af naar
de EX Print Server en geeft u op dat een FreeForm-model van de taak moet worden gemaakt
(zie pagina 18).
Modeldocument
1 Ruimte voor variabele
elementen
2 Modelelementen die niet
veranderen
1
2
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 15
Het variabele document maken
U kunt het variabele document maken in een tekstverwerkingsprogramma dat beschikt over
een functie voor het samenvoegen van afdrukken, een toepassing voor paginaopmaak die het
uitvoeren van scripts ondersteunt of een databaseprogramma. In alle gevallen worden de
gegevens opgehaald uit een lijst of een database en samengevoegd met een bestaand document
dat is ontworpen om de gegevens te ontvangen. In elke toepassing werkt deze functie anders.
Raadpleeg de documentatie bij uw toepassing voor nadere instructies. Voordat u variabele
elementen toevoegt aan het model, moet u deze aanpassen aan de opmaak van het
modeldocument. Dit doet u door een document te maken met de juiste opmaak en de
variabele gegevens vervolgens op de juiste plaats toe te voegen.
Nadat u het document met de variabele gegevens hebt gemaakt, drukt u het af op de
EX Print Server en geeft u op dat het moet worden gecombineerd met het overeenkomstige
FreeForm-model (zie pagina 18).
Het variabele document combineren met het FreeForm-model
Wanneer u het variabele document afdrukt op de EX Print Server, geeft u het FreeForm-
model aan dat u met de afdrukoptie Master gebruiken hebt gemaakt op basis van uw
modeldocument. De EX Print Server combineert de rastergegevens van het variabele
document met het reeds verwerkte FreeForm-model en maakt zodoende een nieuw
rasterbestand. In de miniatuurweergavevensters van Command WorkStation kunt u een
afdrukvoorbeeld van het samengevoegde rasterbestand bekijken (voordat u het afdrukt).
OPMERKING: De functie Afdrukvoorbeeld is beschikbaar met Graphic Arts Package.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over
afdrukvoorbeelden en de miniatuurweergavevensters van Command WorkStation.
Variabel document
1 Variabel element
1
1
1
1
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 16
Een modeldocument kan uit meerdere pagina’s bestaan. Wanneer u een variabel document
afdrukt en een FreeForm-model opgeeft dat meerdere pagina’s bevat, worden de variabele
pagina’s op een cyclische manier gecombineerd met de hoofdpagina’s. In het volgende
voorbeeld kunt u zien hoe een variabel document wordt gecombineerd met een
modeldocument dat uit twee pagina’s bestaat.
Pagina’s 1 en 2 van het variabele document worden gecombineerd met respectievelijk pagina’s
1 en 2 van het modeldocument. De cyclus van de modelpagina’s wordt vervolgens opnieuw
gestart en pagina’s 3 en 4 van het variabele document worden opnieuw gecombineerd met
respectievelijk pagina’s 1 en 2 van het modeldocument. Deze procedure wordt herhaald voor
alle volgende sets van twee pagina’s in het variabele document.
Gecombineerd document
Gecombineerd document
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 17
Richtlijnen
In deze sectie vindt u enkele tips voor het correct afdrukken van taken met variabele gegevens.
• Vraag de systeembeheerder of operator hoe nummers van FreeForm-modellen worden
toegewezen op uw locatie.
Als er op uw locatie veel gebruikers zijn die FreeForm-afdrukken maken, kunt u nummers
of nummerreeksen van FreeForm-modellen koppelen aan specifieke gebruikers of groepen.
U kunt FreeForm-modellen met nummers 1 tot en met 100 selecteren.
• Verzend uw afdruktaken met variabele gegevens niet via Command WorkStation naar de
directe verbinding.
Als u een taak met variabele gegevens naar de directe verbinding verzendt, wordt de taak
niet verwerkt.
• Gebruik de velden Opmerkingen en Instructies om instructies over taken door te geven
aan de operator.
• Geef uw taken een unieke en betekenisvolle naam.
U en de operator moeten uw taken gemakkelijk kunnen herkennen wanneer er veel taken
in de wachtrijen staan, wanneer nummers van FreeForm-modellen opnieuw worden
toegewezen of wanneer u in de velden Opmerkingen of Instructies moet verwijzen naar
een andere taak.
• Houd bij het gebruik van FreeForm rekening met de beperkingen op de afdrukopties.
Raadpleeg Afdrukopties voor meer informatie over deze beperkingen.
• Voor het modeldocument en het variabele document moeten de volgende instellingen
overeenkomen:
Dubbelzijdig
Kleurmodus
Beveiligd afdrukken
Afdrukstand
Documentgrootte
Modus voor nietmachine
Perforeerpositie
• Voor de volgende instellingen geldt dat de instelling in het variabele document prioriteit
heeft boven de instelling in het modeldocument:
Mediasoort
Raadpleeg Afdrukopties voor meer informatie.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 18
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN MET FREEFORM
1 Maak een modeldocument.
Het onderstaande voorbeeld toont een pagina van een modeldocument voor een in drieën
gevouwen brochure die is gemaakt met een toepassing voor paginaopmaak.
2 Druk het modeldocument af op de EX Print Server, met de optie Master maken ingesteld op
een van de nummers van de FreeForm-modellen.
U kunt de optie Master maken ook instellen op Geen en de operator vragen om in Command
WorkStation met een vervangende taakinstelling van deze taak een FreeForm-model te
maken.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie.
Als u het FreeForm-model wilt afdrukken om te controleren of het correct is voordat u het
model met variabele gegevens combineert, schakelt u de functie Master afdrukken in nadat
het bestand naar de EX Print Server is verzonden (raadpleeg Afdrukopties).
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 19
3 Maak het variabele document.
U kunt het variabele document maken op basis van een ander bestand, in een andere
toepassing en zelfs op een ander computerplatform dan dat waarmee u het modeldocument
hebt gemaakt. Wel moet een aantal afdrukopties gelijk zijn (zie pagina 17 voor meer
informatie).
Het onderstaande voorbeeld toont een pagina van het variabele document voor een in drieën
gevouwen brochure. De gegevens in dit document kunnen eenvoudig zijn, bijvoorbeeld
adresgegevens, of complex, bijvoorbeeld een hele serie afbeeldingen en fotografische
elementen in vierkleurendruk.
OPMERKING: Raadpleeg “FreeForm-taken inslaan met Impose” op pagina 24 voor het inslaan
van de taak.
4 Druk het document met de variabele gegevens af op de EX Print Server, nadat u bij de optie
Master gebruiken het nummer van het overeenkomstige FreeForm-model hebt geselecteerd.
Het nummer van het FreeForm-model kan een nummer zijn dat u zelf hebt ingesteld tijdens
het verzenden van het modeldocument of een nummer dat is toegewezen door de operator.
Om een voorbeeld van het model te bekijken, klikt u in het printerstuurprogramma op
Voorbeeld master, om een afbeelding met lage resolutie van het model te maken.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 20
Nummers van FreeForm-modellen kunnen worden gewijzigd vanuit Command WorkStation.
Raadpleeg de operator als u twijfelt of het nummer dat u opgeeft, overeenkomt met het
FreeForm-model dat u wilt gebruiken.
Als u de taak wilt bekijken voordat deze wordt afgedrukt, geeft u de operator de instructie de
taak te verwerken en te blokkeren, zodat u een afdrukvoorbeeld kunt bekijken in Command
WorkStation.
Het volgende voorbeeld toont de combinatie van het FreeForm-model met het variabele
document. De variabele gegevens worden simpelweg over het modeldocument gelegd.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 21
Voorbeelden van modeldocumenten weergeven in het Windows-
printerstuurprogramma
Nadat u een modeldocument hebt gemaakt, kunt u een voorbeeldweergave ervan bekijken in
het Windows-printerstuurprogramma. Met deze functie kunt u handig uw modeldocument
kiezen wanneer u met FreeForm afdrukt.
VOORBEELDEN VAN MODELDOCUMENTEN WEERGEVEN IN HET WINDOWS-PRINTERSTUURPROGRAMMA
1 Kies Afdrukken in de toepassing waarmee u werkt.
2 Selecteer de EX Print Server als uw printer en klik op Eigenschappen.
3 Klik op het tabblad Fiery-afdrukken.
4 Klik op het pictogram VDP.
5 Klik op Bijwerken om de lijst van FreeForm-modelnamen uit de EX Print Server op te halen.
De nummers en de namen van de FreeForm-modellen verschijnen in de opties Master maken
en Master gebruiken.
OPMERKING: U moet tweerichtingscommunicatie inschakelen om de lijst van namen van
FreeForm-modellen op te halen. Raadpleeg Afdrukken uit Windows of Afdrukken uit Mac OS
om deze functie in te schakelen.
6 Selecteer in de optie Master gebruiken het modeldocument waarvan u een voorbeeld wilt zien
en klik op Voorbeeld master.
Het venster FreeForm-master - Voorbeeld wordt geopend.
7 Klik op Sluiten.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 22
Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 2
FreeForm 2 breidt de functies van FreeForm uit. FreeForm 2 heeft een externe toepassing voor
het afdrukken met variabele gegevens nodig die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop
Mail. Met de externe afdruktoepassing en FreeForm kunt u modellen met meerdere pagina’s
maken, zodat u uw documenten verder kunt personaliseren en aanpassen. U kunt nog altijd
een model gebruiken dat in een willekeurige andere toepassing is gemaakt en vervolgens een
externe toepassing die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop Mail, gebruiken om het
model en de informatie uit de database te combineren.
Met FreeForm 2 en de externe toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens kunt u
paginacondities opgeven die regels voor afzonderlijke pagina’s van een model bevatten. Met
behulp van deze regels, die worden beschreven met “if” en “then”-instructies op elke
modelpagina, kunt u pagina’s binnen een model overslaan of afdrukken. Raadpleeg de
documentatie bij uw externe toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens voor meer
informatie over het maken van paginacondities.
Met FreeForm 2 kunt u bovendien een opgegeven FreeForm-model verwijderen van de vaste
schijf van de EX Print Server nadat de overeenkomstige taak met variabele gegevens is
verwerkt en afgedrukt. U kunt deze optie instellen in elke andere toepassing die het
verwijderen van FreeForm-modellen ondersteunt. Raadpleeg de documentatie bij de externe
afdruktoepassing voor meer informatie over het verwijderen van FreeForm-modellen.
EEN TAAK MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN MET FREEFORM 2
1 Open het variabele document in de externe toepassing voor het afdrukken met variabele
gegevens die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop Mail.
2 Selecteer FreeForm 2 wanneer u het variabele document verzendt.
Raadpleeg de documentatie bij uw externe toepassing voor meer informatie over het maken
van een taak met variabele gegevens of het afdrukken van taken met variabele gegevens.
3 Druk het document af.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 23
Andere taken met variabele gegevens afdrukken
U kunt de modelelementen en de variabele elementen voor een taak ontwerpen in een
toepassing voor het afdrukken van variabele gegevens en de taak vervolgens in een
compatibele bestandsindeling afdrukken op de EX Print Server. De EX Print Server is
compatibel met de volgende talen voor variabele gegevens. Zie “Compatibele talen voor het
afdrukken met variabele gegevens” op pagina 10 voor meer informatie.
Raadpleeg de documentatie bij uw externe afdruktoepassing voor meer informatie over het
afdrukken van documenten met indelingen voor variabele gegevens.
Wanneer u een PPML- of Creo VPS-taak naar de EX Print Server verzendt, moet u naar
externe middelen verwijzen. De EX Print Server zoekt automatisch naar de globale
afbeeldingen, volgens de met de WebTool Configure gemaakte paden voor het zoeken van
bestanden.
Raadpleeg de Help van WebTools Configure voor meer informatie.
Als u de locatie van het pad kent, kunt u ook per afzonderlijke taak externe bronnen
opzoeken. Geef het zoekpad voor de bestanden op in het printerstuurprogramma voordat u de
taak afdrukt. Raadpleeg Afdrukopties om het zoekpad voor bestanden op te geven.
EXTERNE BRONNEN VOOR CREO VPS- OF PPML-TAKEN ZOEKEN VIA HET ZOEKPAD VAN DE BESTANDEN
1 Download de Creo VPS- of PPML-taak naar de EX Print Server, met behulp van een externe
toepassing voor variabele gegevens die de taal voor het afdrukken van variabele gegevens
ondersteunt.
2 Selecteer in Command WorkStation de Creo VPS- of PPML-taak en klik met de
rechtermuisknop om Taakeigenschappen te kiezen.
3 Klik op het pictogram VDP en typ de locatie van het zoekpad voor de bestanden.
OPMERKING: De server voor zoekpad voor de bestanden moet door de beheerder worden
ingesteld.
Raadpleeg de Help van WebTools Configure voor meer informatie.
4 Verwerk de Creo VPS- of PPML-taak.
OPMERKING: Indien de EX Print Server de herbruikbare objecten voor de taak niet kan
vinden, wordt de taak niet verwerkt. Zorg dat u de juiste locatie van het zoekpad voor de
bestanden ingeeft.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 24
Taken met variabele gegevens inslaan
Als inslaan met variabele gegevens ingeschakeld is op de EX Print Server, kunt u FreeForm-
taken, FreeForm 2-taken en andere ondersteunde talen voor variabele gegevens inslaan.
U kunt met behulp van Hot Folders een taak met variabele gegevens inslaan. Raadpleeg de
Help van Hot Folders voor meer informatie.
Wanneer u een taak met variabele gegevens naar Command WorkStation verzendt, moet u
Impose openen om de taak in te slaan. De afgedrukte taak voegt het variabele bestand en het
modelbestand samen en slaat deze in.
Wanneer u een taak met variabele gegevens inslaat, kunt u een inslag met enkelvoudige
records of een inslag met meerdere records selecteren. Raadpleeg de Help van Command
WorkStation voor meer informatie.
FreeForm-taken inslaan met Impose
U kunt inslaginstellingen kiezen voor een FreeForm -taak met variabele gegevens. Op de
EX Print Server moet Impose ingeschakeld zijn.
EEN FREEFORM-TAAK INSLAAN
1 Download een PS- of PDF-bestand als model naar de EX Print Server.
2 Open Command WorkStation, klik met de rechtermuisknop op het model en klik op
Eigenschappen.
3 Klik op het pictogram VDP, selecteer de afdrukoptie Master maken en geef de modeltaak een
nummer.
4 Verzend de modeltaak naar Afdrukken of naar Verwerken en blokkeren.
5 Download het bestand met variabele gegevens naar de EX Print Server.
6 Klik in Command WorkStation met de rechtermuisknop op het bestand met variabele
gegevens en klik vervolgens op Eigenschappen.
7 Klik op het pictogram VDP, selecteer de afdrukoptie Master gebruiken en selecteer het
nummer van de modeltaak.
8 Klik met de rechtermuisknop op het bestand met variabele gegevens en klik op Impose.
Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.
9 Verwerk de taak met variabele gegevens.
DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 25
FreeForm 2-taken inslaan met Impose
U kunt inslaginstellingen kiezen voor een FreeForm 2-taak met variabele gegevens. Op de
EX Print Server moet Impose ingeschakeld zijn.
EEN FREEFORM 2-TAAK INSLAAN
1 Download het model met behulp van een externe toepassing voor variabele gegevens die
FreeForm 2 ondersteunt.
2 Open Command WorkStation en verwerk de modeltaak.
3 Download de variabele taak naar de blokkeringswachtrij met behulp van een externe
toepassing voor variabele gegevens die FreeForm 2 ondersteunt.
4 Selecteer de variabele taak en klik op Impose.
Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.
5 Verwerk de taak met variabele gegevens.
Andere taken met variabele gegevens inslaan met Impose
U kunt inslaginstellingen kiezen voor andere taken met variabele gegevens. Op de
EX Print Server moet Impose ingeschakeld zijn.
ANDERE AFDRUKTAKEN MET VARIABELE GEGEVENS INSLAAN
1 Download de Creo VPS-, Xerox VIPP- of PPML-taak naar de EX Print Server met behulp van een
externe toepassing voor variabele gegevens die de taal voor het afdrukken van variabele
gegevens ondersteunt.
2 Klik met de rechtermuisknop op de taak en klik op Impose.
Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.
Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.
3 Verwerk de taak met variabele gegevens.
INDEX 27
INDEX
A
afdrukken
FreeForm 2-taken 22
B
bedrijfsregels 8
C
Creo VPS 8
D
database 8
F
FreeForm
definitie 10
documenten met variabele gegevens
afdrukken 13
gebruiken 13
model en variabel document combineren 15
model maken 14
variabel document maken 15
FreeForm 2
definitie 10
documenten met variabele gegevens
afdrukken 22
FreeForm-taken afdrukken 13
G
Gemengde media 12
H
herbruikbare gegevens 7
herbruikbare objecten 8
Hot Folders 12
hulpmiddelen voor taakbeheer
definitie 10, 11
FreeForm-opties in 10
I
Impose 11
inhoud 8
inslaan
Creo VPS-taken 25
FreeForm 2-taken 5, 25
FreeForm-taken 24
PPML-taken 25
Xerox VIPP-taken 25
inslag bij afdrukken met variabele
gegevens 11, 24
Hot Folders 12
Impose 11
M
Master gebruiken, optie 14
Master maken, optie 14
modelelementen 7
O
Op elementen gebaseerde technologie 8
Op pagina’s gebaseerde technologie 7
opmaak 8
P
Personalized Print Markup Language (PPML) 8
PPML, zie Personalized Print Markup Language
R
Resource Manager 12
T
terminologie 5
V
variabele gegevens afdrukken
overzicht 7
talen 5, 10
voorbeeld 7
VIPP 11
INDEX
-
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
15
-
16
-
17
-
18
-
19
-
20
-
21
-
22
-
23
-
24
-
25
-
26
-
27
-
28
Gerelateerde papieren
-
Xerox 4110 Gebruikershandleiding
-
Xerox 700i/700 Gebruikershandleiding
-
Xerox 4112/4127 Gebruikershandleiding
-
-
Xerox DocuColor 5000 Gebruikershandleiding
-
Xerox DocuColor 7000/8000 Gebruikershandleiding
-
-
-
-
Xerox DocuColor 7000AP/8000AP Gebruikershandleiding
