Xerox DocuColor 7002/8002 Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: DocuColor 7002/8002

Type: Gebruikershandleiding

Fiery

Print Server

Variabele gegevens afdrukken

volgens de Kennisgevingen voor dit product.

45077504

02 maart 2009

INHOUD 3

INHOUD

INLEIDING 5

Terminologie en conventies 5

Over dit document 6

OVERZICHT 7

Overzicht van het afdrukken met variabele gegevens 7

Componenten van taken met variabele gegevens 8

Variabele gegevens afdrukken met de afdrukserver 10

Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens 10

Kernfuncties van de afdrukserver voor het afdrukken met variabele gegevens 11

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 13

Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 13

Hoe FreeForm werkt 13

Het masterdocument maken 14

Het variabele document maken 15

Het variabele document combineren met de FreeForm-master 16

Richtlijnen 17

Voorbeelden van masterdocumenten weergeven in het Windows-printerstuurprogramma 21

Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 2 21

Taken met variabele gegevens inslaan 23

FreeForm-taken inslaan met Impose 23

FreeForm 2-taken inslaan met Impose 24

Andere taken met variabele gegevens inslaan met Impose 24

INDEX 25

INHOUD

INLEIDING 5

INLEIDING

Dit document geeft informatie over het afdrukken met variabele gegevens (VDP).

Het beschrijft de functies voor het afdrukken met variabele gegevens die mogelijk door

de afdrukserver worden ondersteund, met inbegrip van:

• Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens, zoals FreeForm en

FreeForm 2

• Taken met variabele gegevens inslaan met Impose

OPMERKING: Raadpleeg Afdrukken voor informatie over ondersteunde talen en functies

voor variabele gegevens.

Terminologie en conventies

Dit document gebruikt de volgende terminologie en conventies.

Term of conventie Verwijst naar

Kopieermachine De kopieermachine of printer

Titels in cursief Andere documenten in dit pakket

Onderwerpen waarvoor aanvullende informatie beschikbaar is door

de Help te openen in de software

Tips en informatie

Belangrijke informatie

Belangrijke informatie over problemen die u of anderen

lichamelijke schade kunnen toebrengen

INLEIDING 6

Over dit document

Het document bestrijkt de volgende onderwerpen:

• Basisbegrippen van het afdrukken met variabele gegevens

• Ondersteunde afdrukserver-functies en compatibele talen voor het afdrukken met

variabele gegevens

• Instructies voor het afdrukken van variabele documenten met FreeForm en FreeForm 2

• Instructies voor het afdrukken en verzenden van andere taakformaten met variabele

gegevens, zoals PPML, VIPP en Creo VPS

OPMERKING: Raadpleeg de documentatie bij de toepassing voor meer informatie over het

afdrukken van taken met variabele gegevens met behulp van toepassingen voor het afdrukken

met variabele gegevens van andere leveranciers.

Raadpleeg Voorbeelden van workflows voor voorbeeldscenario’s van veelgebruikte workflows

voor het afdrukken met variabele gegevens.

OVERZICHT 7

OVERZICHT

Dit hoofdstuk beschrijft de technologie van het afdrukken met variabele gegevens en

behandelt de componenten die mogelijk worden ondersteund door uw afdrukserver en

waarmee u taken met variabele gegevens kunt maken.

OPMERKING: Raadpleeg Afdrukken voor informatie over ondersteunde talen en functies voor

variabele gegevens.

Raadpleeg Voorbeelden van workflows voor specifieke scenario’s en workflows voor het

afdrukken met variabele gegevens.

Overzicht van het afdrukken met variabele gegevens

Het afdrukken van variabele gegevens wordt meestal gebruikt voor gepersonaliseerde mailings,

zoals direct-mail reclame. Bij deze afdrukmethode wordt een aantal masterelementen die op

alle afgedrukte exemplaren van een document gelijk zijn (herbruikbare gegevens)

gecombineerd met een aantal variabele elementen die per exemplaar verschillen. Met het

afdrukken met variabele gegevens maakt u persoonlijke documenten met elementen die uw

doelpubliek sterk aanspreken.

Een voorbeeld hiervan is een brochure die de klanten met hun naam begroet en die andere

persoonlijke informatie over de klant kan bevatten, afkomstig uit een marketingdatabase.

Achtergrondelementen, afbeeldingen en tekstblokken die niet variëren zijn masterelementen.

De naam van de klant en andere klantspecifieke gegevens zijn variabele elementen.

In de eenvoudigste vorm kunt u het afdrukken met variabele gegevens als een elementaire

samenvoegfunctie gebruiken. U kunt echter ook afbeeldingen, diagrammen, tekst en andere

objecten dynamisch samenvoegen om aantrekkelijke en in hoge mate geïndividualiseerde

documenten te maken.

Het afdrukken met variabele gegevens gebruikt een digitale afdruktechnologie die de

communicatie aanpast door databases met inhoud voor de afgedrukte documenten te

koppelen aan een afdrukapparaat zoals de kopieermachine. De aangepaste communicatie

omvat regels die bepalen welke inhoud uit de database wordt geselecteerd en waar die inhoud

in het document wordt geplaatst.

De volgende twee technologieën voor het afdrukken met variabele gegevens beschrijven hoe

de herbruikbare gegevens in een taal voor het afdrukken met variabele gegevens worden

gespecificeerd.

OVERZICHT 8

Op pagina’s gebaseerde technologie beschrijft statische, herbruikbare gegevens (het

masterelement) in termen van volledige pagina’s. Elk pagina-element heet een masterpagina.

Op pagina’s gebaseerde talen zijn vooral geschikt voor een eenvoudige, voorspelbare opmaak.

FreeForm is een op pagina’s gebaseerde taal. Raadpleeg “Documenten met variabele gegevens

afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie over FreeForm.

Op elementen gebaseerde technologie beschrijft statische, herbruikbare gegevens in termen

van elementen of objecten. Met op elementen gebaseerde technologie kunt u binnen een

pagina een groot aantal afzonderlijke objecten gebruiken als statische of individueel variabele

elementen.

Op elementen gebaseerde taken met variabele gegevens gebruiken herbruikbare objecten,

zoals afbeeldingen, voor de variabele elementen van de taak. Aangezien deze elementen

vaak worden gebruikt, worden deze opgeslagen op de afdrukserver en als een groep in een

cachegeheugen bewaard.

Componenten van taken met variabele gegevens

Een typische afdruktaak met variabele gegevens bevat de volgende hoofdcomponenten:

•Inhoud

Inhoud omvat de tekst, afbeeldingen of foto’s die in verschillende gebieden van het

document worden geplaatst. U kunt allerlei toepassingen, zoals Adobe Photoshop of

Microsoft Word, gebruiken om statische of variabele inhoud te maken.

• Database

Een database is een tabel die alle veranderlijke of variabele elementen van een afgedrukt

document bevat, zoals tekst, illustraties en foto’s. U kunt een database gebruiken die in een

populair bureaubladprogramma zoals Microsoft Excel of FileMaker Pro is gemaakt.

De gegevens moeten ingedeeld zijn in records en velden (categorieën) binnen elke record.

Voorbeeld: in een database voor personen is elke persoon een record en is de informatie

over de persoon, zoals naam, adres en telefoonnummer, een veld.

• Bedrijfsregels

Bedrijfsregels worden in een toepassing voor afdrukken met variabele gegevens gemaakt en

bepalen welke variabele inhoud wordt gebruikt en waar deze in het document wordt

geplaatst. De toepassing voor variabele gegevens gebruikt deze vooraf bepaalde regels, die

door “if”- en “then”-uitdrukkingen worden beschreven, om bepaalde elementen uit

databases te gebruiken voor het maken van gepersonaliseerde pagina’s en documenten met

verschillende teksten en afbeeldingen voor elk specifiek publiek. U kunt bijvoorbeeld een

regel maken om voor een specifiek leeftijdsbereik een specifieke inhoud af te drukken.

• Opmaak

De opmaak omvat het ontwerp of de pagina-indeling van uw document, in een toepassing

voor desktoppublishing of tekstverwerking. De opmaak moet rekening houden met

ruimte voor variabele teksten en afbeeldingen.

OVERZICHT 9

• Toepassingen voor het afdrukken met variabele gegevens

Toepassingen voor het afdrukken met variabele gegevens combineren masterelementen en

variabele informatie en bereiden het document voor op het afdrukken. Voor FreeForm

hebt u geen gespecialiseerde toepassing voor afdrukken met variabele gegevens nodig.

• Afdrukapparaat

Het afdrukapparaat is een uitvoerapparaat dat digitale bestanden omzet in gedrukte

documenten. Dit kan elke printer zijn, kopieermachine of digitale pers zijn die afdrukken

met variabele gegevens ondersteunt.

Het volgende diagram toont de componenten van het afdrukken met variabele gegevens.

1 Opmaak

2 Database

3 Bedrijfsregels

4 Inhoud

5 Toepassing voor variabele

gegevens

6 Afdrukapparaat

OVERZICHT 10

Variabele gegevens afdrukken met de afdrukserver

De afdrukserver combineert talen voor het afdrukken met variabele gegevens, toepassingen

voor het afdrukken met variabele gegevens van andere leveranciers en kernfuncties van

de afdrukserver, zodat deze in veel bestaande workflows kan worden opgenomen. Raadpleeg

Voorbeelden van workflows voor meer informatie over workflows voor het afdrukken met

variabele gegevens.

Compatibele talen voor het afdrukken met variabele gegevens

De afdrukserver is compatibel met de volgende talen voor het afdrukken met variabele

gegevens:

• FreeForm en FreeForm 2

FreeForm en FreeForm 2 worden gebruikt met oplossingen voor variabele gegevens.

Met de FreeForm-technologie worden herbruikbare gegevens slechts eenmaal verwerkt

(RIP), zodat de kopieermachine sneller kan werken.

FreeForm ondersteunt het maken van masterelementen en variabele gegevens met alle

bureaubladtoepassingen en computerplatformen. In de toepassing krijgt de masterpagina

een nummer van 1 tot 100. De FreeForm-opties zijn aanwezig in het stuurprogramma en

de hulpprogramma’s voor taakbeheer. Raadpleeg “Documenten met variabele gegevens

afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie over FreeForm.

FreeForm 2 breidt de FreeForm-technologie uit door u de mogelijkheid te bieden om

paginacondities en -regels te bepalen voor het afdrukken van een taak met meerdere

masterpagina’s. U kunt hier ook de grenzen bepalen voor elke record in de datastroom.

Dat betekent dat u een begin en een einde van elke record kunt bepalen. In tegenstelling

met FreeForm heeft FreeForm 2 een toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens

nodig die FreeForm 2 specifiek ondersteunt, zoals PrintShop Mail. Raadpleeg

“Documenten met variabele gegevens afdrukken” op pagina 13 voor meer informatie

over FreeForm 2.

• Personalized Print Markup Language (PPML) versie 2.2

PPML, een door PODi ontwikkelde, op XML gebaseerde taal, wordt als een standaard van

de sector beschouwd. Met PPML kan de kopieermachine tekstelementen en grafische

elementen opslaan en wanneer nodig hergebruiken, zodat taken met variabele gegevens

sneller worden afgedrukt.

De afdrukserver aanvaardt gecomprimeerde en niet-gecomprimeerde taken in PPML.

Als u documenten wilt afdrukken in PPML-indeling, gebruikt u een externe

softwaretoepassing die compatibel is met de PPML-indeling, zoals Pageflex Persona.

Verzend de PPML-taak naar de afdrukserver of download het PPML-bestand met

Command WorkStation

of Hot Folders.

OPMERKING: PPML versie 2.2-bestanden die zijn gemaakt met de opdrachten IMPOSITION

of PRINT_LAYOUT in de PPML-toepassing worden niet ondersteund op de afdrukserver.

Geef deze opties op vanuit Command WorkStation met Impose.

OVERZICHT 11

• Creo Variable Print Specification (VPS )

Creo VPS is een uitbreiding van de door Creo ontwikkelde PostScript-taal. Een Creo VPS-

bestand bestaat uit een header-sectie en een brochure-sectie. De header-sectie bevat de

globale objecten voor de volledige taak. De brochure-sectie bevat een exemplaar van een

geïndividualiseerd document. Pagina-elementen zijn herbruikbare objecten die in de

Creo VPS-indeling zijn gedefinieerd. Alle pagina-elementen moeten opgenomen zijn in

het Creo VPS-bestand.

Om af te drukken hebt u een toepassing nodig die de Creo VPS-datastroom verstuurt,

zoals Atlas PrintShop Mail of Creo Darwin Desktop. U kunt een Creo VPS-bestand

downloaden met Command WorkStation of Hot Folders.

• Xerox Variable Data Intelligent PostScript Printware (VIPP)

VIPP is een eigen paginabeschrijvingstaal die door Xerox is ontwikkeld.

Als u documenten wilt afdrukken in een Xerox VIPP-indeling, gebruikt u een externe

softwaretoepassing die compatibel is met het Xerox VIPP-indeling. Verzend de Xerox

VIPP-taak of download het Xerox VIPP-bestand met Command WorkStation of

Hot Folders.

Kernfuncties van de afdrukserver voor het afdrukken met

variabele gegevens

Door de ondersteuning van variabele gegevens te integreren met de kernfuncties van de

afdrukserver, zoals Impose en Gemengde media, kunt u een opmaak op maat maken en

verschillende media- en afwerkingsopties toepassen op uw taken met variabele gegevens.

U kunt ook met Resource Manager herbruikbare objecten voor een taak met variabele

gegevens beheren.

Impose en inslag voor het afdrukken met variabele gegevens

De afdrukserver is compatibel met het inslaan van afdrukken met variabele gegevens met

Impose. De compatibiliteit geldt voor de volgende talen voor het afdrukken met variabele

gegevens:

• Taken met variabele gegevens in FreeForm en FreeForm 2

•PPML

•Creo VPS

•Xerox VIPP

Raadpleeg “FreeForm-taken inslaan met Impose” op pagina 23 voor informatie over het

inslaan van een taak met variabele gegevens.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over opmaakmasters

met inslag.

OVERZICHT 12

Hot Folders met inslag bij afdrukken met variabele gegevens

U kunt met Hot Folders een taak met variabele gegevens inslaan wanneer u de taak naar

de afdrukserver verzendt. U moet in de toepassing Hot Folders voor de specifieke Hot Folder

een gepaste inslagsjabloon instellen voor het afdrukken met variabele gegevens.

Raadpleeg de Help van Hot Folders voor informatie over het inslaan van een taak met

variabele gegevens met Hot Folders. Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor

informatie over inslagopties voor variabele gegevens.

Gemengde media en het afdrukken met variabele gegevens

U kunt instellingen voor Gemende media toepassen op alle afdruktaken met variabele

gegevens, met inbegrip van ingeslagen taken met variabele gegevens. Wanneer u instellingen

voor Gemengde media gebruikt, herkent de afdrukserver elke variabele gegevensrecord als een

afzonderlijke taak. Bij een taak met variabele gegevens die niet wordt ingeslagen, worden de

instellingen voor Gemengde media toegepast op alle records van de taak met variabele

gegevens. Bij een taak met variabele gegevens die wel wordt ingeslagen, worden de instellingen

voor Gemengde media toegepast op de uitvoersets van de taak met variabele gegevens.

Raadpleeg Hulpprogramma’s voor meer informatie over het instellen van Gemengde media

voor een taak.

Resource Manager

Herbruikbare objecten zijn vereiste afbeeldingen die u naar de afdrukserver moet downloaden

voor taken met variabele gegevens die variabele elementen bevatten. Deze herbruikbare

objecten worden op de afdrukserver opgeslagen en als een groep in een cachegeheugen

bewaard.

Met Resource Manager kunt u de schijfruimte op de afdrukserver beheren door de lijst van

herbruikbare objecten op te roepen en deze ofwel te verwijderen, ofwel te behouden voor

toekomstige taken met variabele gegevens. Resource Manager is compatibel met de volgende

talen voor het afdrukken met variabele gegevens:

• FreeForm

•PPML

•Creo VPS

•Xerox VIPP

Raadpleeg de Help van Resource Manager voor meer informatie over het gebruik van

Resource Manager.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 13

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN

Met de FreeForm-technologie kunt u afdrukopties gebruiken om masterdocumenten te

definiëren en toe te wijzen aan taken met variabele gegevens die naar de afdrukserver worden

gestuurd.

Dit hoofdstuk legt uit hoe u het volgende doet:

• Documenten afdrukken met FreeForm

• Een masterdocument en een variabel document maken

• Documenten afdrukken met FreeForm 2 en een externe toepassing voor variabele gegevens

• Andere variabele gegevensformaten afdrukken

• Een taak met variabele gegevens inslaan

OPMERKING: Raadpleeg Afdrukken voor informatie over ondersteunde talen en functies voor

variabele gegevens.

Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm

U kunt FreeForm gebruiken om documenten met variabele gegevens af te drukken. Dit

gedeelte geeft een overzicht van FreeForm en beschrijft hoe u masterelementen en variabele

elementen maakt en combineert. Op het einde van dit gedeelte worden richtlijnen en tips

besproken.

Hoe FreeForm werkt

Bij het afdrukken met variabele gegevens met FreeForm, worden de gegevens van de

masterelementen voor de taak naar de afdrukserver gestuurd en afzonderlijk van de gegevens

van de variabele elementen gerasterd. De gegevens van de masterelementen worden in

gerasterde vorm als een FreeForm-master opgeslagen op de afdrukserver en kunnen zo vaak als

nodig worden gebruikt in combinatie met meerdere sets met gegevens met variabele

elementen. Het FreeForm-master wordt vooraf verwerkt en opgeslagen op de afdrukserver.

Dit betekent dat bij het afdrukken van taken met variabele gegevens alleen de variabele

elementen moeten worden verwerkt.

U kunt FreeForm-masters gebruiken voor alle vaste gegevens die worden gecombineerd met

gegevens die van dag tot dag variëren. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon voor een briefhoofd

opslaan als een FreeForm-master en bij herhaling gebruiken als achtergrond voor brieven met

uiteenlopende inhoud (de gegevens van de variabele elementen).

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 14

Met behulp van FreeForm kunt u in elke gewenste toepassing het masterdocument en het

variabele document maken. Beide documenten kunnen ook in twee verschillende

toepassingen worden gemaakt en zelfs op verschillende computerplatforms. Gebruik een

toepassing voor paginaopmaak of een grafisch programma om het masterdocument te maken.

Gebruik een tekstverwerkingsprogramma dat beschikt over een functie voor het samenvoegen

van afdrukken, een toepassing voor paginaopmaak die het uitvoeren van scripts ondersteunt

of een databaseprogramma om het variabele document te maken.

U beheert de functies van FreeForm met de afdrukopties Master maken en Master gebruiken.

Kies deze opties in het printerstuurprogramma wanneer u een taak verzendt, of vraag de

operator om deze te activeren met vervangende taakinstellingen vanuit Command

WorkStation. De master verschijnt na het verwerken op het tabblad FreeForm van Command

WorkStation. U kunt Command WorkStation ook gebruiken voor het bewaken en beheren

van alle FreeForm-masters die op de afdrukserver zijn opgeslagen.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie.

Het masterdocument maken

Voordat u FreeForm kunt gebruiken, moet u twee documenten maken: een masterdocument

en een variabel document. Dit houdt in dat u de opmaak voor zowel het gecombineerde

document als voor de afzonderlijke elementen moet maken. In een programma voor

paginaopmaak of een grafisch programma rangschikt u de masterelementen (tekst en

afbeeldingen die niet veranderen) op een of meer pagina’s en laat u ruimte vrij voor de

variabele elementen.

Wanneer u klaar bent met het ontwerp van het masterdocument, drukt u het af naar de

afdrukserver en geeft u op dat een FreeForm-master van de taak moet worden gemaakt

(raadpleeg pagina 18).

Masterdocument

1 Ruimte voor variabele

elementen

2 Masterelementen die niet

veranderen

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 15

Het variabele document maken

U kunt het variabele document maken in een tekstverwerkingsprogramma dat beschikt over

een functie voor het samenvoegen van afdrukken, een toepassing voor paginaopmaak die het

uitvoeren van scripts ondersteunt of een databaseprogramma. In alle gevallen worden de

gegevens opgehaald uit een lijst of een database en samengevoegd met een bestaand document

dat is ontworpen om de gegevens te ontvangen. In elke toepassing werkt deze functie anders.

Raadpleeg de documentatie bij uw toepassing voor nadere instructies. Voordat u variabele

elementen toevoegt aan het masterdocument, moet u deze aanpassen aan de opmaak van het

masterdocument. Dit doet u door een document te maken met de juiste opmaak en de

variabele gegevens vervolgens op de juiste plaats toe te voegen.

OPMERKING: U moet een variabel document maken met hetzelfde aantal pagina’s als de master.

Als een masterdocument bijvoorbeeld een recordlengte van vier pagina’s heeft, moeten alle

variabele documenten eveneens een recordlengte van vier pagina’s hebben. Voeg indien nodig

lege pagina’s toe aan de laatste record van het variabele document.

Nadat u het document met de variabele gegevens hebt gemaakt, drukt u het af op de

afdrukserver en geeft u op dat het moet worden gecombineerd met de overeenkomstige

FreeForm-master (raadpleeg pagina 18).

Variabel document

1 Variabel element

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 16

Het variabele document combineren met de FreeForm-master

Wanneer u het variabele document afdrukt op de afdrukserver, geeft u de FreeForm-master

aan die u met de afdrukoptie Master gebruiken hebt gemaakt op basis van uw

masterdocument. De afdrukserver combineert de rastergegevens van het variabele document

met de reeds verwerkte FreeForm-master en maakt zodoende een nieuw rasterbestand.

Een masterdocument kan uit meerdere pagina’s bestaan. Wanneer u een variabel document

afdrukt en een FreeForm-master opgeeft die meerdere pagina’s bevat, worden de variabele

pagina’s op een cyclische manier gecombineerd met de masterpagina’s. In het volgende

voorbeeld kunt u zien hoe een variabel document wordt gecombineerd met een

masterdocument dat uit twee pagina’s bestaat.

Pagina’s 1 en 2 van het variabele document worden gecombineerd met respectievelijk pagina’s

1 en 2 van het masterdocument. De cyclus van de masterpagina’s wordt vervolgens opnieuw

gestart en pagina’s 3 en 4 van het variabele document worden opnieuw gecombineerd met

respectievelijk pagina’s 1 en 2 van het masterdocument. Deze procedure wordt herhaald voor

alle volgende sets van twee pagina’s in het variabele document.

Gecombineerd document

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 17

Richtlijnen

In deze sectie vindt u enkele tips voor het correct afdrukken van taken met variabele gegevens.

• Vraag de systeembeheerder of operator hoe nummers van FreeForm-masters worden

toegewezen op uw locatie.

• U kunt niet de opties Master gebruiken en Master maken in dezelfde taak opgeven.

• FreeForm-masters met een enkele pagina zijn beperkt tot enkelzijdige uitvoer. U kunt niet

dubbelzijdig afdrukken op een FreeForm-master met een enkele pagina.

• Verzend uw afdruktaken met variabele gegevens niet naar de directe verbinding.

Als u een taak met variabele gegevens naar de directe verbinding verzendt, wordt de taak

niet verwerkt.

• Gebruik de velden Opmerkingen en Instructies om instructies over taken door te geven

aan de operator.

• Geef uw taken een unieke en betekenisvolle naam.

U en de operator moeten uw taken gemakkelijk kunnen herkennen wanneer er veel taken

in de wachtrijen staan, wanneer nummers van FreeForm-masters opnieuw worden

toegewezen of wanneer u in de velden Opmerkingen of Instructies moet verwijzen naar

een andere taak.

Bij de opties Master maken en Master gebruiken kunt u voor het opgeven van een naam

niet de volgende speciale tekens gebruiken:

|, /, \, *,?, “, ', `,:, <, >, of speciale stuurcodes.

De naam van een FreeForm 2-master mag niet beginnen met “form” of “formU”.

De lengte van FreeForm 2-masternamen is beperkt tot 64 tekens.

• Houd bij het gebruik van FreeForm rekening met de beperkingen op de afdrukopties.

Het masterbestand en het variabele bestand moeten dezelfde instellingen voor

papierformaat en afdrukstand gebruiken. Elke taak is beperkt tot slechts één

papierformaat, zelfs wanneer gemengde media worden toegepast.

De afwerkingsopties en papierladekeuze die zijn opgegeven in het bestand met variabele

gegevens hebben voorrang op de instellingen van de mastertaak, mochten deze instellingen

verschillen.

Alleen FreeForm ondersteunt de instellingen Master maken en Master gebruiken in het

venster Taakeigenschappen van Command WorkStation en het printerstuurprogramma.

• Houd bij het gebruik van FreeForm rekening met de beperkingen op de afdrukopties.

Raadpleeg Afdrukken voor meer informatie over deze beperkingen.

• Voor geen enkel type FreeForm-taak kunt u een ingeslagen taak (.dbp) aanwijzen

als master.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 18

• Alleen het bestand met variabele gegevens moet zijn ingeslagen voor FreeForm en

FreeForm 2.

• Voor gebruik van FreeForm 2-taken met VDP-inslag en op records gebaseerde afwerking

zijn recordgrensinstellingen vereist, zoals geproduceerd door de toepassing.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN MET FREEFORM

1 Maak een masterdocument.

Het onderstaande voorbeeld toont een pagina van een masterdocument voor een in drieën

gevouwen brochure die is gemaakt met een toepassing voor paginaopmaak.

2 Druk het masterdocument af op de afdrukserver, met de optie Master maken ingesteld op een

van de nummers van de FreeForm-masters.

U kunt de optie Master maken ook instellen op Geen en de operator vragen om in Command

WorkStation met een vervangende taakinstelling van deze taak een FreeForm-master te

maken.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie.

Als u de FreeForm-master wilt afdrukken om te controleren of deze correct is voordat u de

master met variabele gegevens combineert, schakelt u de functie Master afdrukken in nadat

het bestand naar de afdrukserver is verzonden (raadpleeg Afdrukken).

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 19

3 Maak het variabele document.

U kunt het variabele document maken op basis van een ander bestand, in een andere

toepassing en zelfs op een ander computerplatform dan dat waarmee u het masterdocument

hebt gemaakt. Wel moet een aantal afdrukopties gelijk zijn (raadpleeg pagina 17 voor meer

informatie).

Het onderstaande voorbeeld toont een pagina van het variabele document voor een in drieën

gevouwen brochure. De gegevens in dit document kunnen eenvoudig zijn, bijvoorbeeld

adresgegevens, of complex, bijvoorbeeld een hele serie afbeeldingen en fotografische

elementen.

OPMERKING: Raadpleeg “FreeForm-taken inslaan met Impose” op pagina 23 voor het inslaan

van de taak.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 20

4 Druk het document met de variabele gegevens af op de afdrukserver, nadat u bij de optie

Master gebruiken het nummer van de overeenkomstige FreeForm-master hebt geselecteerd.

Het nummer van de FreeForm-master kan een nummer zijn dat u zelf hebt ingesteld tijdens

het verzenden van het masterdocument of een nummer dat is toegewezen door de operator.

Als u een voorbeeld van de master wilt bekijken, klikt u in het printerstuurprogramma op

Voorbeeld master om een afbeelding met lage resolutie van de master aan te maken.

Nummers van FreeForm-masters kunnen worden gewijzigd vanuit Command WorkStation.

Raadpleeg de operator als u twijfelt of het nummer dat u opgeeft, overeenkomt met de

FreeForm-master die u wilt gebruiken.

Als u de taak wilt bekijken voordat deze wordt afgedrukt, geeft u de operator de instructie de

taak te verwerken en te blokkeren, zodat u een afdrukvoorbeeld kunt bekijken in Command

WorkStation.

Het volgende voorbeeld toont de combinatie van de FreeForm-master met het variabele

document. De variabele gegevens worden simpelweg over het masterdocument gelegd.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 21

Voorbeelden van masterdocumenten weergeven in het Windows-

printerstuurprogramma

Nadat u een masterdocument hebt gemaakt, kunt u een voorbeeldweergave ervan bekijken in

het Windows-printerstuurprogramma. Met deze functie kunt u handig uw masterdocument

kiezen wanneer u met FreeForm afdrukt.

VOORBEELDEN VAN MASTERDOCUMENTEN WEERGEVEN IN HET WINDOWS-PRINTERSTUURPROGRAMMA

1 Kies Afdrukken in de toepassing waarmee u werkt.

2 Selecteer de afdrukserver als uw printer en klik op Eigenschappen.

3 Klik op het tabblad Fiery-afdrukken.

4 Klik op het pictogram VDP.

5 Klik op Bijwerken om de lijst met namen van FreeForm-masters uit de afdrukserver op

te halen.

De nummers en de namen van de FreeForm-masters verschijnen in de opties Master maken

en Master gebruiken.

OPMERKING: U moet tweerichtingscommunicatie inschakelen om de lijst met FreeForm-

masternamen op te halen. Raadpleeg de Help van het printerstuurprogramma om deze

functie in te schakelen.

6 Selecteer in de optie Master gebruiken het masterdocument waarvan u een voorbeeld wilt

zien en klik op Voorbeeld master.

Het venster FreeForm-master - Voorbeeld wordt geopend.

7 Klik op Sluiten.

Documenten met variabele gegevens afdrukken met FreeForm 2

FreeForm 2 breidt de functies van FreeForm uit. FreeForm 2 heeft een externe toepassing voor

het afdrukken met variabele gegevens nodig die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop

Mail. Met de externe afdruktoepassing en FreeForm kunt u masters met meerdere pagina’s

maken, zodat u uw documenten verder kunt personaliseren en aanpassen. U kunt nog altijd

een master gebruiken die in een willekeurige andere toepassing is gemaakt en vervolgens een

externe toepassing die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop Mail, gebruiken om de

mastergegevens en databasegegevens te combineren.

Met FreeForm 2 en de externe toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens kunt

u paginacondities opgeven die regels voor afzonderlijke pagina’s van een master bevatten.

Met behulp van deze regels, die worden beschreven met “if” en “then”-instructies op elke

masterpagina, kunt u pagina’s binnen een master overslaan of afdrukken. Raadpleeg de

documentatie bij uw externe toepassing voor het afdrukken met variabele gegevens voor meer

informatie over het maken van paginacondities.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 22

Met FreeForm 2 kunt u bovendien een opgegeven FreeForm-master verwijderen van de vaste

schijf van de afdrukserver nadat de overeenkomstige taak met variabele gegevens is verwerkt

en afgedrukt. U kunt deze optie instellen in elke andere toepassing die het verwijderen van

FreeForm-masters ondersteunt. Raadpleeg de documentatie bij uw externe afdruktoepassing

voor meer informatie over het verwijderen van FreeForm-masters.

EEN TAAK MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN MET FREEFORM 2

1 Open het variabele document in de externe toepassing voor het afdrukken met variabele

gegevens die FreeForm 2 ondersteunt, zoals PrintShop Mail.

OPMERKING: Raadpleeg “FreeForm 2-taken inslaan met Impose” op pagina 24 voor het

inslaan van de taak.

2 Selecteer FreeForm 2 wanneer u het variabele document verzendt.

Raadpleeg de documentatie bij uw externe toepassing voor meer informatie over het maken

van een taak met variabele gegevens of het afdrukken van taken met variabele gegevens.

3 Druk het document af.

Wanneer u een PPML- of Creo VPS-taak naar de afdrukserver verzendt en naar externe

bronnen moet verwijzen, zoekt de afdrukserver automatisch naar de globale afbeeldingen,

volgens de in Instelling gemaakte bestandszoekpaden. Raadpleeg Configuratie en instellingen

voor meer informatie.

Als u de locatie van het pad kent, kunt u ook per afzonderlijke taak externe bronnen

opzoeken. Geef het bestandszoekpad op voordat u de taak afdrukt.

EXTERNE BRONNEN VOOR CREO VPS- OF PPML-TAKEN ZOEKEN VIA HET BESTANDSZOEKPAD

1 Download de Creo VPS- of PPML-taak naar de afdrukserver, met behulp van een externe

toepassing voor variabele gegevens die de taal voor het afdrukken van variabele gegevens

ondersteunt.

2 Selecteer in Command WorkStation de Creo VPS- of PPML-taak en klik met de

rechtermuisknop om Eigenschappen te kiezen.

3 Klik op de werkbalk VDP print option (VDP-afdrukopties) en typ de locatie van het

bestandszoekpad.

OPMERKING: De server voor zoekpad voor de bestanden moet door de beheerder worden

ingesteld. Raadpleeg Configuratie en instellingen voor meer informatie.

4 Verwerk de Creo VPS- of PPML-taak.

OPMERKING: Indien de afdrukserver de herbruikbare objecten voor de taak niet kan vinden,

wordt de taak niet verwerkt. Zorg dat u de juiste locatie van het bestandszoekpad invoert.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 23

Taken met variabele gegevens inslaan

Als inslaan met variabele gegevens is ingeschakeld op de afdrukserver, kunt u FreeForm-taken,

FreeForm 2-taken en taken met andere ondersteunde talen voor variabele gegevens inslaan.

U kunt met behulp van Hot Folders een taak met variabele gegevens inslaan. Raadpleeg de

Help van Hot Folders voor meer informatie.

Wanneer u een taak met variabele gegevens naar Command WorkStation verzendt, moet u

Impose openen om de taak in te slaan. De afgedrukte taak voegt het variabele bestand en het

masterbestand samen en slaat deze in.

Wanneer u een taak met variabele gegevens inslaat, kunt u een inslag met enkelvoudige

records of een inslag met meerdere records selecteren. Raadpleeg de Help van Command

WorkStation voor meer informatie.

FreeForm-taken inslaan met Impose

U kunt inslaginstellingen kiezen voor een FreeForm -taak met variabele gegevens. Op de

afdrukserver moet Impose ingeschakeld zijn.

EEN FREEFORM-TAAK INSLAAN

1 Download een PS- of PDF-bestand als mastertaak naar de afdrukserver.

2 Open Command WorkStation, selecteer de master en klik op Eigenschappen.

3 Selecteer de optie Master maken en geef de mastertaak een nummer.

4 Verzend de mastertaak naar Afdrukken of naar Verwerken en blokkeren.

5 Download het bestand met variabele gegevens naar de afdrukserver.

6 Selecteer in Command WorkStation het bestand met variabele gegevens en klik op

Eigenschappen.

7 Selecteer de optie Master gebruiken en selecteer het nummer van de mastertaak.

8 Selecteer het bestand met variabele gegevens en klik op Inslaan.

Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.

9 Verwerk de taak met variabele gegevens.

DOCUMENTEN MET VARIABELE GEGEVENS AFDRUKKEN 24

FreeForm 2-taken inslaan met Impose

U kunt inslaginstellingen kiezen voor een FreeForm 2-taak met variabele gegevens.

Op de afdrukserver moet Impose ingeschakeld zijn.

EEN FREEFORM 2-TAAK INSLAAN

1 Download de mastertaak met behulp van een externe toepassing voor variabele gegevens die

FreeForm 2 ondersteunt.

2 Open Command WorkStation en verwerk de mastertaak.

3 Download de variabele taak naar de blokkeringswachtrij met behulp van een externe

toepassing voor variabele gegevens die FreeForm 2 ondersteunt.

4 Selecteer de variabele taak en klik op Impose.

Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.

5 Verwerk de taak met variabele gegevens.

Andere taken met variabele gegevens inslaan met Impose

U kunt inslaginstellingen kiezen voor andere taken met variabele gegevens. Op de

afdrukserver moet Impose ingeschakeld zijn.

ANDERE AFDRUKTAKEN MET VARIABELE GEGEVENS INSLAAN

1 Download de Creo VPS-, VIPP- of PPML-taak naar de afdrukserver met behulp van een externe

toepassing voor variabele gegevens die de taal voor het afdrukken van variabele gegevens

ondersteunt.

2 Selecteer de taak en klik op Inslaan.

Selecteer de inslaginstellingen voor de taak met variabele gegevens.

Raadpleeg de Help van Command WorkStation voor meer informatie over inslaginstellingen.

3 Verwerk de taak met variabele gegevens.

INDEX 25

afdrukken

FreeForm 2-taken 21

FreeForm-taken 13

bedrijfsregelscomponent 8, 9

bestandszoekpad 22

Creo Variable Print Specification (VPS)

beschrijving 11

compatibiliteit met Impose 11

externe bronnen zoeken via

bestandszoekpad 22

taken inslaan 24

databasecomponent 8, 9

FreeForm

afdrukken

documenten met variabele gegevens 13

richtlijnen 17

beschrijving 10, 13

masterdocument

combineren met variabel document 15

voorbeeld weergeven vanuit

printerstuurprogramma 21

masterdocument maken 14

taken, inslaan met Impose 23

variabel document maken 15

FreeForm 2

beschrijving 21

FreeForm 2

afdrukken

documenten met variabele gegevens 21

met externe afdruktoepassing 22

beschrijving 10

masters met meerdere pagina’s maken 21

taken, inslaan met Impose 24

herbruikbare gegevens 7

herbruikbare objecten 8

Hot Folders 12

beschrijving 12

taken met variabele gegevens inslaan met 12

hulpmiddelen voor taakbeheer 10

definitie 11

Impose-functie 11

inhoudscomponent 8, 9

inslaan

Creo VPS-taken 24

FreeForm 2-taken 5, 24

FreeForm-taken 23

PPML-taken 24

Xerox VIPP-taken 24

instellingen voor gemengde media toepassen 12

Master gebruiken, optie 14

Master maken, optie 14

masterdocumenten

maken 18

variabele elementen toevoegen aan 19

masterelementen 7

op elementen gebaseerde technologie 8

op pagina’s gebaseerde technologie 8

opmaakcomponent 8, 9

PPML (Personalized Print Markup Language)

beschrijving 10

compatibiliteit met Impose 11

externe bronnen zoeken via

bestandszoekpad 22

Resource Manager 12

INDEX

INDEX 26

taken met variabele gegevens

afdrukken

FreeForm 18

FreeForm 2 21

hoofdcomponenten 8

inslaan 23

FreeForm 23

FreeForm 2 24

op elementen gebaseerd 8

talen voor het afdrukken met variabele gegevens

Creo VPS 11

FreeForm en FreeForm 2 10

PPML 10

Xerox VIPP 11

terminologie 5

Xerox VIPP (Variable Data Intelligent PostScript

Printware)

beschrijving 11

taak inslaan 24

Xerox DocuColor 7002/8002 Gebruikershandleiding

Merk: Xerox

Model: DocuColor 7002/8002

Type: Gebruikershandleiding

PDF downloaden

rapport

Xerox DocuColor 7002/8002 Gebruikershandleiding

Xerox DocuColor 7002/8002 Gebruikershandleiding

Gerelateerde papieren

Andere documenten