Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Handleiding
- Type
- Handleiding
Versie 2.1
April 2023
Gedragscode
One Vertiv. One Code.
VERTIV GEDRAGSCODE | 2
Giordano Albertazzi
CEO
Binnen Vertiv streven wij ernaar om zaken te doen op
een integere manier en in overeenstemming met alle
toepasselijke wetgeving in de landen waar we actief zijn,
en we doen dat door onze kernwaarden na te streven:
Handelen als een eigenaar
Een positieve intentie hebben tijdens alle contacten met werknemers
Passie hebben voor je werk
Jezelf uitdagen in je persoonlijke ontwikkeling
Altijd de verwachtingen van klanten willen overtreffen
Anderen helpen om als team succesvol te zijn
Eigen fouten snel toegeven
Praten mét mensen en niet óver mensen
Een cultuur creëren waarin mensen op hun best zijn
“Gedurende mijn meer dan 20 jaar bij het bedrijf ben ik er altijd trots op
geweest bij een organisatie te horen die compromisloze integriteit
centraal stelt in hoe wij ons gedragen en zaken doen. Als CEO van
Vertiv wil ik die erfenis vastberaden beschermen en bestendigen door
het belang van onze Gedragscode te benadrukken.
De Gedragscode van Vertiv schrijft voor dat we onze medewerkers,
partners en klanten te allen tijde met respect en professionaliteit en in
overeenstemming met de wetgeving behandelen. Deze duidelijk
omschreven waarden en principes zijn ook een belofte aan onze
klanten. Door ons streven naar ongeëvenaarde integriteit weten klanten
dat ze te maken hebben met een betrouwbaar bedrijf dat bestaat uit
mensen die correct handelen op de juiste manier. Dit geldt voor iedereen
die zaken met ons doet en voor alle plaatsen waar wij actief zijn.
Ik ben ervan overtuigd dat, terwijl Vertiv blijft groeien en zich blijft
ontwikkelen, onze voortdurende inzet voor compromisloze integriteit ons
in staat zal stellen om onze klanten meer waarde te blijven bieden en
ons zal helpen om de high-performance cultuur te creëren die niet alleen
onze zakelijke doelen zal ondersteunen, maar ons ook tot een
wereldwijde voorkeurwerkgever zal maken.”
VERTIV GEDRAGSCODE | 3
Inhoud
Over de Gedragscode............................................................................................................................. 4
Inleiding ................................................................................................................................................. 4
Wie moet zich aan de Code houden? ................................................................................................... 4
Richtlijnen voor de toepassing van de Code ......................................................................................... 4
Hulp zoeken of een probleem melden ................................................................................................... 5
Geen vergelding .................................................................................................................................... 6
De manier waarop we met elkaar omgaan ............................................................................................ 7
Diversiteit, Inclusie en Gelijke Kansen .................................................................................................. 7
Veiligheid en Gezondheid ..................................................................................................................... 8
Intimidatie .............................................................................................................................................. 8
Handelen in het belang van Vertiv ...................................................................................................... 10
Belangenconflicten .............................................................................................................................. 10
Bedrijfsmogelijkheden ......................................................................................................................... 12
Geschenken, gastvrijheid en entertainment ........................................................................................ 12
Het beschermen van de bedrijfsmiddelen en vertrouwelijkheid .......................................................... 14
Integriteit van financiële administratie ................................................................................................. 15
Beschermen tegen verspilling van middelen ....................................................................................... 16
Acceptabel gebruik .............................................................................................................................. 16
Handelen in aandelen en andere effecten ............................................................................................. 18
E-mails, sms-berichten, chatberichten en andere elektronische communicatie ...................................... 19
Beveiliging van informatietechnologie ................................................................................................. 19
Intellectuele eigendom ........................................................................................................................ 20
Gegevensprivacy ................................................................................................................................ 20
Namens Vertiv spreken ........................................................................................................................ 20
Werken met klanten en leveranciers ................................................................................................... 21
Concurrentie en eerlijke omgang ........................................................................................................ 21
Internationaal zakendoen .................................................................................................................... 23
Overheidscontracten ........................................................................................................................... 25
Leden van onze gemeenschap en de wereld ..................................................................................... 28
Naleving van de toepasselijke wetgeving ............................................................................................ 28
Publieke openbaarmaking en financiële rapportage ........................................................................... 28
Anticorruptie ........................................................................................................................................ 29
Geen politieke bijdragen...................................................................................................................... 33
Lobbyactiviteiten ................................................................................................................................. 33
Maatschappelijk verantwoord ondernemen......................................................................................... 33
Ontheffingen en amendementen van de Code ................................................................................... 34
Wat kunt verwachten als u een vraag stelt of een probleem meldt? ............................................... 34
Medewerking aan onderzoeken ........................................................................................................... 35
Conclusie ............................................................................................................................................... 35
Bevestiging ........................................................................................................................................... 36
VERTIV GEDRAGSCODE | 4
Over de Gedragscode
Inleiding
De bedoeling van deze Gedragscode (onze ‘Code’) is
om alle werknemers en leden van de raad van bestuur
(‘Bestuurders’) van Vertiv Holdings Co en zijn
verbonden ondernemingen (samen ‘Vertiv’) in de hele
wereld een leidraad te geven voor de manier waarop we
zakendoen. Deze code schetst de acties en het gedrag
dat wij verwachten van ieder teamlid van Vertiv, zodat
iedereen die met Vertiv te maken heeft, altijd kan
vertrouwen op onze integriteit.Tenzij anders
aangegeven in deze Code, omvat de term ‘werknemers’
de directieleden van het bedrijf.
Wie moet zich aan de Code houden?
Elke werknemer en Bestuurder, inclusief die van onze dochterondernemingen, verbonden
ondernemingen en andere entiteiten waarin Vertiv een controlerend belang heeft, heeft de persoonlijke
verantwoordelijkheid om onze Code te lezen, te begrijpen en na te leven.
Richtlijnen voor de toepassing van de Code
Deze Code beschrijft niet elke zakelijke praktijk en beantwoordt niet elke zakelijke vraag. Als u op een
bepaald moment niet zeker weet welke actie de juiste is, zorg er dan voor dat u de volgende vragen
met ‘ja’ kunt beantwoorden:
Komt de actie overeen met de waarden van Vertiv voor integriteit?
Zal mijn actie de reputatie van Vertiv als een bedrijf met integriteit beschermen en versterken?
Voel ik me ook zeker over mijn besluit als de hele wereld er kennis van zou nemen?
Als u niet zeker bent van een bepaling of verplichting die wordt vermeld in de Code of als u vragen of
problemen heeft, zoek dan hulp bij de personen of instanties die worden genoemd in ‘Hulp zoeken of
een probleem melden’ op pagina 5
Verantwoordelijkheden van het bedrijf
Het is de verantwoordelijkheid van Vertiv om:
Alle medewerkers duidelijke richtlijnen te geven over de waarden van Vertiv.
Deze Code uit te voeren en te verspreiden onder alle werknemers, managers en Bestuurders.
Goede communicatie te verzorgen en traingsprogramma’s aan te bieden om werknemers te
informeren over deze Code.
Alle medewerkers doorlopend te adviseren over het bedrijfsbeleid en de bedrijfsprocedures.
Naleving van deze Code af te dwingen.
Vergeldingsacties te verbieden voor het in goed vertrouwen rapporteren van een vermeende
overtreding van deze Code of van het bedrijfsbeleid of de bedrijfsprocedures.
Een hotline in stand te houden voor het ontvangen van vragen of meldingen over schendingen
of zorgen.
Spoedig te reageren op alle klachten na een adequaat onderzoek.
De raad van bestuur van het bedrijf regelmatig te voorzien van een overzicht van schendingen
en alle materiële zaken te bespreken.
VERTIV GEDRAGSCODE | 5
Verantwoordelijkheden van de werknemer
Vertiv doet zaken via zijn medewerkers. We hebben uw hulp nodig om te voldoen aan de toepasselijke
wetgeving en aan de regels en principes die zijn omschreven in deze Code. In een bedrijf van onze
omvang zullen zich van tijd tot tijd problemen en vragen aandienen.Als u een probleem ziet of als u een
vraag hebt of bezorgd bent, vraag dan om hulp. Het is het belangrijkste dat potentiële problemen
worden geïdentificeerd en gemeld, zodat tijdig passende maatregelen kunnen worden genomen. Vertiv
kan dit alleen doen met uw hulp.
Vertiv verwacht van werknemers dat zij helpen om overtredingen van onze Code te voorkomen en te
rapporteren door de aangewezen partijen te waarschuwen bij overtredingen van de wet of deze Code,
anoniem indien gewenst (zie ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ hieronder). Als u dit opzettelijk
nalaat, kan dit leiden tot disciplinaire maatregelen. Niet meehelpen om ongepast gedrag te stoppen
vormt een groot risico voor Vertiv en kan het succes van het bedrijf en mogelijk het succes van de
businessunit, waar uw levensonderhoud van afhangt, beïnvloeden.
Management
Management van Vertiv op alle niveaus heeft grotere verantwoordelijkheden uit hoofde van de Code. Ze
moeten de verwachtingen van Vertiv ten aanzien van de medewerkers effectief communiceren, een goed
voorbeeld geven door de Code te volgen en direct de juiste persoon waarschuwen als er een probleem of
potentieel probleem wordt geïdentificeerd. Ieder lid van het management dat zich bewust is van een
overtreding van deze Code en anderen hier niet over inlicht, en, indien van toepassing, niet helpt om het
probleem te corrigeren, is in overtreding van het ethische en complianceprogramma van Vertiv.
Hulp zoeken of een
probleem melden
Als u een vraag of probleem hebt,
kunt u een van de volgende
communicatiekanalen kiezen:
Uw manager of supervisor
Een medewerker van de HR-
afdeling van Vertiv
Een advocaat van Vertiv
Het Hoofd Compliance en
Integriteit van Vertiv
De wereldwijde hotline voor
compliance en integriteit van
Vertiv, die een optie voor
anonieme meldingen heeft
(de ‘Hotline’)
U kunt met een gerust hart contact op nemen met een van deze personen of de hotline als u hulp nodig
heeft.
Voor zover een executive officier of Bestuurder kennis krijgt van een potentieel probleem betreffende
de Code, moet deze de kwestie bespreken met de Chief Executive Officer van Vertiv, de raad van
bestuur (of de toepasselijke commissie) of de Hotline van Vertiv (dit laatste kan op anonieme basis).
Alle meldingen van schijnbare of potentiële schendingen van deze Code worden vertrouwelijk
behandeld voor zover dat is toegestaan volgens de toepasselijke wet. Individuele personen moeten niet
proberen om onderzoeken of interviews/ondervragingen te doen die verband houden met verdachte
VERTIV GEDRAGSCODE | 6
illegale of onethische gedragingen of activiteiten zonder eerst te overleggen met de HR-afdeling en de
juridische afdeling van Vertiv. De wereldwijde Hotline van Vertiv is beschikbaar om zorgen of feitelijke
of potentiële schendingen te melden, waaronder mogelijke boekhoudkundige of financiële
onregelmatigheden. Dergelijke meldingen kunnen anoniem worden gedaan. Het gaat om een gratis
dienst die 24 uur per dag en 365 dagen per jaar beschikbaar is. Hoewel de Hotline niet bedoeld is als
een vervangingsmiddel voor het direct aanspreken van management, biedt de gratis dienst u de
mogelijkheid om illegale of onethische gedragingen of activiteiten vertrouwelijk en anoniem te melden,
indien gewenst.
Om welke aangelegenheid het ook gaat, er is altijd een passende contactpersoon beschikbaar voor u.
Vertiv zet zich in om middelen te bieden waarmee kwesties kunnen worden gemeld, beoordeeld en,
waar mogelijk, opgelost.
Geen vergelding
Er zal geen vergelding of intimidatie volgen van personen die te goeder trouw hulp zoeken of bekende
of vermoedelijke overtredingen of andere zorgen melden. Personen die te goeder trouw meldingen
doen, zullen niet worden blootgesteld aan bedreigingen of vergelding, inclusief het inhouden van loon,
het intrekken van promotie, demotie, straf, ontslag, loonverlaging, negatieve beoordeling, verandering
van werktaken, gebrek aan tranings- of andere werkgelegenheidskansen, of vijandig gedrag in verband
met dergelijke meldingen. Wie zich schuldig maakt aan dergelijke vergelding of intimidatie, zal
disciplinaire maatregelen opgelegd krijgen, waaronder mogelijke beëindiging van het dienstverband.
Vertiv zal aantijgingen van vergelding of intimidatie zorgvuldig onderzoeken en zal rapporteurs van
vermeende wandaden proactief beschermen door het uitvoeren van periodieke beoordelingen van
benchmarks van carrièreprestaties. Onthoud echter dat Vertiv altijd actie kan ondernemen om slechte
prestaties van een werknemer aan te pakken, waaronder een rapporteur, en indien gerechtvaardigd en
afgemeten zijn dergelijke acties geen vergeldingsacties.
U kunt anoniem een melding doen bij de Hotline van Vertiv via:
http://www.VertivCo.EthicsPoint.com
(Gratis en lokale telefoonnummers voor de hotline zijn beschikbaar op de website van de
hotline.)
Ik heb met mijn manager gesproken over verschillende ongepaste opmerkingen die mijn collega
van een andere afdeling herhaaldelijk had gemaakt over de gewoontes van mijn familie, ook al
had ik deze persoon gevraagd om ermee te stoppen. Ongeveer drie weken na het rapport kreeg
ik een minder goede functie en werd mijn salaris aanzienlijk verlaagd. Wat kan ik doen?
Vertiv beschikt over processen en procedures om te voorkomen dat de carrière van een werknemer wordt
benadeeld alleen omdat deze werknemer te goeder trouw een melding heeft gedaan in het kader van de Code.
Los van deze waarborgen, als u denkt dat u oneerlijk wordt behandeld als gevolg van uw rapport (en niet
vanwege ontoereikende werkprestaties), maak dan gebruik van een van de contactmogelijkheden in de
paragraaf ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5.
Mijn melding heeft betrekking op mijn manager en andere werknemers van mijn afdeling. Kunnen ze
tegen mij samenspannen en ervoor zorgen dat ik word ontslagen?
Het Bedrijf verbiedt werknemers of andere personen die onder de Code vallen om represailles te nemen tegen
iemand die in goed vertrouwen een rapport heeft opgemaakt. Onze toewijding aan nultolerantie voor vergelding
betekent dat u niet in de problemen zult komen voor het melden van iets waarvan u te goeder trouw denkt dat
het een schending van de Code, de wet of het bedrijfsbeleid is.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 7
De manier waarop we met elkaar omgaan
Diversiteit, Inclusie en Gelijke Kansen
Vertiv stelt verschillende ideeën en standpunten op prijs en probeert om een cultuur van inclusie en
diversiteit te handhaven. We leven in één wereld, en er is één Vertiv, en daarom willen we dat onze
werknemers zich veilig en gewaardeerd voelen zodat ze hun volledige potentieel kunnen benutten,
ongeacht wie ze zijn en waar ze zijn. Inclusie is een hoeksteen van ons bedrijf, want als iedereen
betrokken is, worden er goede besluiten genomen, en goede besluiten leiden tot betere
bedrijfsprestaties. Daarom zet Vertiv zich in voor de bevordering van inclusie en gelijke kansen voor
iedereen met betrekking tot werving, arbeidsvoorwaarden, mobiliteit, opleiding, compensatie en
gezondheid op het werk, zonder discriminatie ten aanzien van leeftijd, ras, huidskleur, religie,
geloofsovertuiging, geslacht, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, genderidentiteit, genetische
informatie, burgerschapsstatus, afkomst, beschermde veteranenstatus, politieke overtuiging, handicap
of een andere status of kenmerk dat wordt beschermd door toepasselijke wetgeving. Dit is van
toepassing op personeelsbesluiten ten aanzien van werving, indienstneming, promotie, overplaatsing,
ontslag, ontbinding, compensatie, arbeidsvoorwaarden, training (inclusief stages), classificatie,
certificering, testen, behoud, verwijzing en andere aspecten van tewerkstelling. Beslissingen over het in
dienst nemen mogen alleen zijn gebaseerd op de behoeften van Vertiv, de vereisten van de functie en
de kwalificaties van de betreffende persoon, terwijl tegelijkertijd passende nadruk wordt gelegd op het
belang van diversiteit en het in dienst nemen van de beste persoon voor de functie.
VERTIV GEDRAGSCODE | 8
Vertiv heeft een zeer divers wereldwijd personeelsbestand en we zoeken altijd naar mogelijkheden om
die diversiteit te vergroten. U kunt daaraan meehelpen door de diversiteit van kandidatenpools te
vergroten, door u open en uitnodigend tegenover een verscheidenheid aan verschillende gezichtspunten
en achtergronden op te stellen, en in voorkomend geval door aanpassingen aan te bieden voor deze
verschillen, zoals het toevoegen van culturele inhoud aan trainingen en communicatie.
Vertiv is gericht op het bouwen en aanmoedigen van een inclusieve cultuur waarin alle werknemers
mogelijkheden hebben om te groeien, zich te ontwikkelen, te leiden en positieve veranderingen te
bewerkstelligen. We moedigen werknemers die enthousiast zijn over ons bedrijf en onze cultuur aan
om mee te helpen met het doorvoeren van veranderingen en het toepassen van effectievere
oplossingen. Wanneer toegewijde medewerkers uit het hele bedrijf samenwerken, belichamen ze veel
van de waarden en gedragingen van Vertiver, zoals handelen als een eigenaar, jezelf uitdagen in je
persoonlijke ontwikkeling, diversiteit benutten en innovatie en verandering stimuleren. Daardoor
bedenken ze vaak creatieve oplossingen. Een verscheidenheid aan culturen, ervaringen en
achtergronden leidt tot een verscheidenheid aan ideeën die uiteindelijk ten goede komen aan Vertiv en
al zijn belanghebbenden en waarmee we een betere toekomst voor iedereen opbouwen. We zetten ons
in voor diversiteit, inclusie en gelijke kansen, niet omdat het juridisch verantwoordelijk is, maar omdat
het de juiste keuze is, en uiteindelijk profiteert Vertiv daarvan.
Veiligheid en Gezondheid
Het beschermen van de veiligheid en de gezondheid van de werknemers is een kernwaarde van Vertiv.
Onze businessunits moeten over sterke veiligheids- en gezondheidsprogramma’s beschikken, waaronder
veiligheid van de werking van apparatuur, procedurele veiligheid, training, controles, corrigerende
maatregelen, rapportages en beloningen. Het is tegen het beleid van Vertiv dat iemand onder onveilige
omstandigheden of op een onveilige manier werkt. Informeer uw manager over problemen rond veiligheid,
gezondheid, of andere kwesties in de werkomgeving, of neem contact op met een van de contactpersonen
of instanties die worden genoemd in ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5.
Intimidatie
Vertiv respecteert en waardeert diversiteit en streeft ernaar een inclusieve werkomgeving te bieden die
positief en productief is en die door respect wordt gekenmerkt. We willen ook dat de werkomgeving vrij
is van alle vormen van ongepast gedrag, discriminatie of intimidatie. Intimidatie omvat aanstootgevend
gedrag dat de werkomgeving van anderen verstoort of dat een kwetsende, intimiderende of vijandelijke
werkomgeving zou creëren. Gedrag zal worden beschouwd als intimidatie ongeacht of het fysiek of
verbaal is en of het persoonlijk of met andere middelen (zoals briefjes, socialemediaberichten, e-mails
of sms-berichten) wordt geuit.
VERTIV GEDRAGSCODE | 9
Onder potentieel aanstootgevend gedrag vallen ongewenste seksuele avances of opmerkingen. Het
kan ook beledigingen, ongepaste grappen of kleinerende opmerkingen over onderwerpen zoals ras,
huidskleur, leeftijd, handicap, afkomst, geslacht, seksuele geaardheid of andere beschermde
categorieën omvatten. Houd er rekening mee dat het bepalen of gedrag aanstootgevend is of niet, in
het algemeen afhangt van de vraag hoe het wordt opgevat, en niet hoe het was bedoeld. Mensen
hebben vaak verschillende opvattingen over wat aanstootgevend is. Het feit dat sommige mensen zich
misschien niet beledigd voelen door bepaald gedrag betekent niet dat het gedrag acceptabel is. Vertiv
zal dergelijk gedrag niet tolereren.
Als u denkt dat u of iemand anders die u kent te maken heeft of heeft gehad met intimiderend gedrag,
meld dit dan direct aan uw manager, de plaatselijke HR-afdeling van Vertiv of een van de
contactpersonen die worden genoemd in de paragraaf ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op
pagina 5. U hoort zich vrij te voelen om elke vermoedelijke schending van deze Code of van een
andere wet of beleid te melden, zonder bang te zijn dat uw tewerkstelling daardoor nadelig wordt
beïnvloed. Vertiv verbiedt ten zeerste vergeldingsacties tegen personen wegens het te goeder trouw
melden van een mogelijke schending. Zie ‘Geen vergelding’ op pagina 6 voor meer informatie hierover.
Mijn manager lijkt bepaalde leden in mijn team te bevoordelen omdat ze dezelfde religie hebben.
Wat kan ik doen?
Als u het vervelend vindt om hier direct met uw manager over te praten, raden we u aan om hulp te zoeken bij
de afdeling HR van Vertiv of een van de contactpersonen die worden genoemd in ‘Hulp zoeken of een probleem
melden’ op pagina 5.
Op welke manier profiteert Vertiv van diversiteit?
Onderzoek heeft aangetoond dat individuele perspectieven leiden tot innovatieve ideeën, een completer
besluitvormingsproces, en uiteindelijk tot betere resultaten voor investeerders. Vertiv slaagt daarin door de
allerbeste medewerkers uit de wereldwijde, multiculturele talentenpool aan te werven en onze inclusieve cultuur
haalt het beste uit elk lid van ons team.
Hoe word ik beschermd tegen vergelding of intimidatie?
Vertiv zal aantijgingen van vergelding of intimidatie zorgvuldig onderzoeken en zal personen die te goeder trouw
wandaden rapporteerden proactief beschermen door het uitvoeren van periodieke beoordelingen van
benchmarks van de carrièreprestaties van de betreffende persoon. Onthoud echter dat Vertiv altijd actie kan
ondernemen om slechte prestaties van een werknemer aan te pakken, en indien gerechtvaardigd en afgemeten
zijn dergelijke acties geen vergeldingsacties.
Ze hebben me gevraagd om iets te doen op mijn werk wat niet goed voelt. Ik weet niet zeker of het
illegaal is of tegen het bedrijfsbeleid ingaat, maar ik voel me er ongemakkelijk bij. Ik heb dit duidelijk
gemaakt aan mijn manager, en ook aan haar manager, maar er wordt niets aan gedaan. Ik voel me echt
ongemakkelijk en heb het gevoel dat ik in de val zit. Wat kan ik doen?
We hebben allemaal een verantwoordelijkheid om Vertiv te beschermen door het juiste te doen. U kunt elk
communicatiekanaal gebruiken uit de paragraaf ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5, inclusief de
Hotline, om schendingen te melden of vragen te stellen over een potentieel probleem of iets waar u zich
ongemakkelijk bij voelt. U kunt 24 uur per dag, 365 dagen per jaar meldingen doen bij deze Hotline, en
meldingen aan de Hotline mogen anoniem worden ingediend.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 10
Handelen in het belang van Vertiv
Belangenconflicten
Als onderdeel van onze taak om de reputatie van Vertiv hoog te houden, moeten we relaties en gedrag
die belangenconflicten veroorzaken, vermijden. Een belangenconflict treedt op als uw persoonlijke
belang botst, of lijkt de botsen, met het belang van Vertiv. Het zou bijvoorbeeld een belangenconflict
zijn als u Vertiv meer laat betalen dan nodig is voor leveringen van een distributeur waarvan u of een
van uw vrienden of naaste verwanten eigenaar is, of om u positie bij Vertiv te gebruiken om
oneigenlijke voordelen te verkrijgen voor uzelf of anderen.
Breng Vertiv op de hoogte als u of een
direct familielid een financieel belang of
voordeel verwerft in onroerend goed,
patentrechten, effecten,
winstmogelijkheden of andere rechten
of eigendommen die voortvloeien uit of
rechtstreeks verband houden met uw
positie bij Vertiv. Er hoeft geen sprake
te zijn van echte belangenconflicten om
een probleem te laten ontstaan. Zelfs
de schijn van een belangenconflict
moet worden voorkomen. Als u niet
zeker weet wat u wel of niet mag doen,
vraag dan om hulp aan uw manager of
de juridische afdeling van Vertiv.
Onze aanpak van conflicten beschermt
u en Vertiv. Feitelijke of potentiële
belangenconflicten moeten worden
gemeld aan uw manager en de
juridische afdeling van Vertiv en als u
een Bestuurder bent of de Chief
Executive Officer aan de raad van bestuur. Alle gemelde feitelijke of mogelijke conflicten zullen worden
geëvalueerd door de juridische afdeling van Vertiv of door de raad van bestuur, naar gelang het geval,
die zal bepalen of er sprake is van een conflict, en zo ja, hoe dit het beste kan worden aangepakt.
Vertiv is misschien in staat om aanpassingen te doen of controles uit te voeren om een echt of
vermeend belangenconflict te vermijden, dus vergeet niet om feitelijke of mogelijke conflicten te
melden. Als u bijvoorbeeld een mogelijk conflict ziet in de keuze van een leverancier, kan Vertiv aan
een andere medewerker van Vertiv vragen om de leverancier te evalueren om zo alle feitelijke of
vermeende belangenconflicten te elimineren. Alle transacties die aanleiding kunnen geven tot een
belangenconflict waarbij een Bestuurder of een executive officier is betrokken, moeten worden
goedgekeurd door de raad van bestuur.
VERTIV GEDRAGSCODE | 11
Mag ik een familielid of goede vriend in dienst nemen van Vertiv om in mijn businessunit te werken?
Het in dienst nemen van een goede vriend kan leiden tot echte of vermeende belangenverstrengeling.
Voordat u de persoon inhuurt, moet u de kwestie voorleggen aan uw manager en de afdeling
personeelszaken of juridische zaken van Vertiv. Mogelijk kan er een oplossing worden gevonden om een
potentieel conflict te vermijden, zoals het benoemen van een onafhankelijk sollicitatiecomité of het in dienst
nemen van de betreffende persoon in een andere businessunit van Vertiv.
Mag ik lid zijn van de raad van bestuur van een beursgenoteerde onderneming die geen concurrent of
leverancier van Vertiv is?
Voordat u lid wordt van de raad van bestuur of een gelijksoortig bestuurlijk orgaan van een ander bedrijf (inclusief
een non-profitorganisatie), moet u eerst toestemming krijgen van de Chief Executive Officer en de Chief Legal
Counsel van Vertiv. Deelname of dienstverlening aan andere organisaties, of ze nu van nature maatschappelijke,
charitatieve, zakelijke, overheids-, publieke, private of nonprofitorganisaties zijn, mag niet (a) de volledige en tijdige
uitvoering van uw diensten voor Vertiv niet wezenlijk schaden of hinderen of (b) mogelijke of vermeende
belangenconflicten ten opzichte van Vertiv veroorzaken.
U bent inkoopmanager en uw echtgenoot/echtgenote wordt aangenomen door een van uw leveranciers. Wat
moet u doen?
U moet het mogelijke belangenconflict bekendmaken aan uw manager en de juridische afdeling van Vertiv, zodat de
juiste acties kunnen worden ondernomen. Mogelijk kan Vertiv met uw medewerking stappen ondernemen om
feitelijke of schijnbare belangenconflicten te vermijden.
U bent een medewerker van Vertiv met een ‘materieel belang’ (bezit of anderszins) in een bedrijf waarvan u
weet of vermoedt dat het een materiële klant, leverancier of concurrent van Vertiv is en u gebruikt uw
positie bij Vertiv om een transactie met dit bedrijf te beïnvloeden. Is dit toegestaan?
Nee. U kunt uw positie niet onjuist gebruiken om een transactie met een bedrijf waarin u een ‘materieel belang’
hebt, te beïnvloeden. Of u een ‘materieel belang’ heeft, zal verder worden vastgesteld door de jurdische afdeling
van Vertiv of de raad van bestuur, indien van toepassing, waarbij rekening wordt gehouden met alle relevante
omstandigheden, inclusief uw relatie met de klant, leverancier, of concurrent, en de specifieke transactie. Meldt bij
twijfel elk potentieel of feitelijk belangenconflict aan uw manager, om uw belangen en de belangen van Vertiv te
beschermen. In veel gevallen kan een conflict worden vermeden als het van tevoren bekend wordt gemaakt. Het is
belangrijk om te onthouden dat conflicten ook kunnen ontstaan wanneer de betrokken persoon een lid van uw
directe familie is.
U begint met een bijbaan naast uw vaste baan en werkt ‘s avonds en in de weekends aan dit nieuwe project.
In verband hiermee bent u benieuwd hoeveel wij aan bepaalde leveranciers betalen voor materiaal, dat u
misschien ook moet aanschaffen voor uw bijbaan. Kunt u deze informatie opzoeken en gebruiken voor uw
eigen voordeel?
Nee. Deze activiteit zou een belangenconflict veroorzaken. U mag geen zakelijke informatie van Vertiv gebruiken
voor uw eigen persoonlijke voordeel. Daarnaast mag u niet aan persoonlijke zakelijke aangelegenheden werken in
de bedri
j
fs
g
ebouwen van Vertiv of ti
j
dens de werkti
j
den van Vertiv.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 12
Bedrijfsmogelijkheden
Om namens Vertiv objectieve zakelijke besluiten te nemen, mogen we nooit concurreren met ons
bedrijf. We hebben een plicht ten opzichte van Vertiv om de legitieme belangen van Vertiv te
bevorderen wanneer de gelegenheid om dat te doen zich voordoet. Daarom mag u:
Geen persoonlijke voordeel verkrijgen of proberen te verkrijgen uit mogelijkheden die worden
ontdekt of ontwikkeld in verband met uw dienstverlening aan Vertiv (inclusief, maar niet beperkt
tot het gebruik van eigendom of informatie van Vertiv of uw positie bij Vertiv).
Geen eigendom of informatie van Vertiv voor uw persoonlijke gewin gebruiken.
Niet concurreren met Vertiv, direct of indirect, om zakelijke kansen te realiseren.
Geschenken, gastvrijheid en entertainment
Het geven en ontvangen van relatiegeschenken en entertainment op een bescheiden schaal is een
normale praktijk om goodwill op te bouwen en werkrelaties met leveranciers, klanten en andere derden te
versterken. Maar voordat u iets waardevols geeft of ontvangt, moet u eerst overleggen met uw manager
en bevestigd krijgen wat is toegestaan volgens de lokale wetgeving en de praktijken van de andere partij.
In veel gevallen zijn er strikte wetten of beleidslijnen tegen het geven of ontvangen van enige vorm van
geschenken of gastvrijheid, vooral wanneer er overheidsfunctionarissen bij betrokken zijn.
Wat als geschenk geschikt is, zal sterk verschillen, afhankelijk van de omstandigheden, maar het is van
cruciaal belang om ook maar de minste schijn van ongepast gedrag te vermijden. Vertiv verbiedt het
geven of ontvangen van contanten, cadeaubonnen, vouchers of andere geschenken die onder de
omstandigheden als overdadig of ongepast kunnen worden beschouwd. Als algemene regel geldt dat
medewerkers en Bestuurders van Vertiv geschenken mogen aanbieden of accepteren zolang het
geschenk wettig is en het:
Niet de schijn wekt of de verplichting schept dat de persoon of partij die het geschenk geeft, het
recht heeft op enig voordeel of enige voorkeursbehandeling in ruil voor het geschenk.
Vertiv of de andere partij niet in verlegenheid zou brengen als het openbaar werd.
Voldoet aan de regels opgelegd door het lokale management, indien aanwezig.
Is bekendgemaakt en goedgekeurd zoals wordt vereist door het beleid voor geschenken en
gastvrijheid van Vertiv.
VERTIV GEDRAGSCODE | 13
Personen die entertainment aanbieden of accepteren, moeten zichzelf de toepasselijke wetten eigen
maken. Entertainment waarbij medewerkers of Bestuurders van Vertiv zijn betrokken:
Mag niet vaak plaatsvinden.
Moet voldoen aan de geldende wetgeving.
Moet smaakvol zijn en plaatsvinden op een locatie die geschikt is voor bedrijven.
Moet redelijk en passend zijn binnen de context van de gelegenheid en de rang van de
medewerker.
Mag geen omkoping, smeergeld of ander illegale, ongepaste of onethische vorm van gedrag zijn;
Mag niet de schijn wekken dat Vertiv of een derde partij recht heeft op een
voorkeursbehandeling.
Moet zijn goedgekeurd en bekendgemaakt zoals wordt vereist door het beleid voor geschenken
en gastvrijheid van Vertiv.
Als u niet zeker weet of u een geschenk of entertainment mag accepteren, vraag het dan aan uw
manager, HR-contactpersoon of de juridische afdeling van Vertiv. Zoals bij elk belangenconflict is het
belangrijk om transparant te zijn over deze zaken. Vaak kunnen potentiële problemen worden
weggenomen voordat ze werkelijkheid worden door ze simpelweg te bespreken met de juiste
personen, inclusief uw manager. Als het een belediging zou zijn om een geschenk te weigeren
vanwege lokale gewoonten, en het geschenk of entertainment van grote waarde is, kunnen de
hierboven genoemde contactpersonen helpen bij het bepalen van de beste manier om u en Vertiv te
beschermen tegen de schijn van ongepast gedrag. Zie voor verdere richtlijnen over het geven en
ontvangen van geschenken, maaltijden, entertainment en andere waardevolle zaken de ‘Gifts,
Hospitality, and Travel Policy’ (Beleid voor geschenken, gastvrijheid en reizen) van Vertiv en neem
contact op met de juridische afdeling van Vertiv als u nog vragen heeft.
Zijn er wetten of regels van toepassing als de derde partij een overheidsinstantie of -functionaris
is?
Ja. Het aanbieden van een geschenk of entertainment aan een overheidsfunctionaris of medewerker
van een instantie die eigendom is van de overheid of door de overheid wordt gecontroleerd, is
onderworpen aan ingewikkelde wet- en regelgeving. Voordat u in een dergelijk scenario een geschenk
of entertainment aanbiedt of ontvangt, moet u eerst advies inwinnen bij de juridische afdeling van
Vertiv.Zie ‘Overheidscontracten’ op pagina 25.
Mag ik een leverancier vragen om mij mee te nemen naar een sportevenement?
Nee. Het is nooit toegestaan om te vragen om geschenken of entertainment die u persoonlijk ten goede komen,
ongeacht de waarde. Het bijwonen van een sportief evenement is echter gepast indien u wordt uitgenodigd door
een leverancier en indien het bijwonen van het event voldoet aan de regels die beschreven zijn in deze Code,
van redelijke waarde is, in overeenstemming is met normale industriepraktijken en toepasselijke wetten, en als u
en de leverancier beiden van plan zijn om het evenement voor een zakelijk doel bij te wonen. Zie voor verdere
richtlijnen over het ontvangen van geschenken, maaltijden, entertainment en andere waardevolle zaken de
‘Gifts, Hospitality, and Travel Policy’ (Beleid voor geschenken, gastvrijheid en reizen) van Vertiv.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 14
Het beschermen van de bedrijfsmiddelen en vertrouwelijkheid
Vertiv biedt bevoegde werknemers, Bestuurders, aannemers en andere betrouwbare bronnen zonodig
toegang tot zijn data en technologie om te voldoen aan de missie en doelen van het bedrijf. Vertiv zet
zich in voor het beschermen van vertrouwelijke gegevens, inclusief de juiste behandeling, bescherming
en verwijdering van bedrijfsinformatie. Bedrijfsinformatie is een waardevolle hulpbron voor Vertiv en
onjuist behandelde of bekendgemaakte informatie (al dan niet opzettelijk) kan leiden tot financiële
schade voor Vertiv of kan andere negatieve gevolgen hebben. Om te zorgen voor de juiste
behandeling, bescherming en verwijdering van bedrijfsinformatie, mag u:
Geen vertrouwelijke informatie verstrekken
die is verkregen tijdens het werken met
Vertiv, inclusief maar niet beperkt tot
materiaal met betrekking tot klanten,
ontwikkelingsprogramma’s, kosten,
marketing, handel, investeringen,
verkoopactiviteiten, intellectuele eigendom,
promotie, krediet- en financiële gegevens,
productieprocessen,
financieringsmethoden of plannen voor de
plannen of activiteiten van Vertiv, aan een
persoon of entiteit, behalve indien
toegestaan door een executive officer.
Niet-openbare informatie, verkregen terwijl
u bent verbonden met Vertiv, niet
gebruiken voor het persoonlijke voordeel van uzelf of anderen, inclusief maar niet beperkt tot
het handelen in effecten.
Geen documenten van Vertiv of andere informatie voor enig doel bewaren of zakelijke
praktijken, vertrouwelijke informatie of handelsgeheimen van Vertiv aan iemand anders
onthullen nadat u uit dienst bent gegaan bij Vertiv.
Na beëindiging van uw dienst voor Vertiv, moet u alle tastbare items en elektronische bestanden die
verband houden met de zaken van Vertiv teruggeven aan Vertiv. Ook is het belangrijk om te onthouden
dat uw verplichtingen blijven bestaan, zelfs nadat u niet langer verbonden bent met Vertiv.
Niettegenstaande het voorgaande, heeft niets in deze Code ten doel om individuen te beperken,
begrenzen of verbieden om mogelijke schendingen van wet- of regelgeving te melden aan een
overheidsinstantie of -lichaam, inclusief maar niet beperkt tot het ministerie van Justitie en de
beurscommissie, of om andere openbaarmakingen te doen die worden beschermd volgens
nationale of federale wet- of regelgeving. Werknemers en Bestuurders hebben geen
voorafgaande toestemming van Vertiv nodig om dergelijke meldingen of bekendmakingen te
doen, en deze personen zijn niet verplicht om Vertiv op de hoogte te brengen dat ze dergelijke
meldingen of bekendmakingen hebben gedaan.
VERTIV GEDRAGSCODE | 15
U heeft vertrouwelijke informatie van uw vorige werkgever die u deelt met uw manager van
Vertiv. Is dit gepast?
Nee. We moeten altijd integer handelen en afzien van het openbaren van vertrouwelijke informatie van onze
vroegere werkgevers.
In een lift hoort u toevallig twee mensen die informatie over de producten van een concurrent
bespreken, en deze informatie zou interessant kunnen zijn voor Vertiv. Kunt u deze informatie delen
met Vertiv?
Als de informatie niet illegaal is verkregen, niet illegaal met u is gedeeld, en het gebruik ervan niet zou leiden
tot een schending van antitrustwetten, kan deze informatie worden gedeeld en gebruikt. Wees u er echter van
bewust dat de wetten op dit gebied ingewikkeld zijn. Neem daarom contact op met de juridische afdeling voor
vragen over welke informatie geschikt is om te delen. Zie ook ‘Concurrentie en eerlijke omgang’ op pagina 21.
Integriteit van financiële administratie
Vertiv doet er alles aan om een nauwkeurige en volledige financiële en andere zakelijke administratie
bij te houden en om volledige, eerlijke, nauwkeurige en tijdige financiële resultaten en andere materiële
informatie te communiceren. Onze klanten, investeerders en zakelijke partners vertrouwen erop dat wij
nauwkeurige financiële informatie vastleggen en rapporteren. U mag financiële gegevens of
bedrijfsprestaties nooit verkeerd weergeven. Evenzo mag u nooit informatie in de boeken of
administratie van het bedrijf invoeren die met opzet de ware aard van een transactie, resultaat of
balans verbergt, misleidt of verhult. U dient zich altijd aan de wet en de algemeen geaccepteerde
boekhoudprincipes te houden.
De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en administratie is niet
alleen een taak van de afdelingen financiën en boekhouding. Ieder van ons moet integer omgaan met
financiële gegevens, inclusief onkostendeclaraties en verkooptransacties. Het vervalsen van een
onkostendeclaratie, zelfs als het om een klein bedrag gaat, is fraude en diefstal en kan leiden tot
disciplinaire maatregelen, waaronder beëindiging van het dienstverband en strafrechtelijke vervolging.
De integriteit van onze financiële verslaggeving is vooral belangrijk wanneer we een verkoopfunctie
hebben of een andere functie waarin we regelmatig quota moeten behalen. We mogen nooit toestaan
dat de druk om verkoop- of kostendoelstellingen te halen, of de mogelijkheid om extra
verkoopcommissie te verdienen, ons ertoe brengt om stappen te nemen om onze verkoopprestaties in
een bepaalde periode op een kunstmatige manier te verbeteren, versnellen of overschatten.
Voorbeelden van dergelijk ongepast gedrag zijn het invoeren van valse, misleidende of overdreven
verkoopcijfers en/of het overgaan tot kunstmatige verzendingen, leveringen, prijsstelling, benamingen
of andere regelingen met klanten, distributeurs of andere derden.
De integriteit van de financiële administratie van Vertiv is van cruciaal belang. Geen enkele
medewerker of Bestuurder zal enige actie ondernemen om op frauduleuze wijze de accountants of
consultants van het bedrijf, die bezig zijn met de uitvoering van een audit of controle van de financiële
administratie van het bedrijf, te beïnvloeden, te dwingen, te manipuleren of te misleiden met het doel
om de daaruit voortvloeiende financiële overzichten misleidend te maken.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 16
Beschermen tegen verspilling van middelen
Werknemers en Bestuurders moeten de middelen van Vertiv beschermen, hun efficiënte gebruik steunen,
en ze proactief beschermen tegen verlies, beschadiging, diefstal, verspilling en verkeerd gebruik. Diefstal,
verlies, oneigenlijk gebruik en verspilling van middelen hebben een directe impact op de winstgevendheid
van Vertiv. In het algemeen mogen de middelen van Vertiv alleen worden gebruikt voor legitieme zakelijke
doeleinden, en u mag, voor zover toegestaan door lokale wetgeving geen privacy verwachten wanneer u
bedrijfsmiddelen gebruikt. Naar eigen inzicht kan Vertiv verzoeken om de terugbetaling van de directe
kosten die verband houden met oneigenlijk gebruik of verlies van zijn middelen.
Acceptabel gebruik
De technologische middelen van Vertiv spelen een essentiële rol in het werk dat we doen. Deze
hulpmiddelen zorgen voor flexibiliteit in onze banen en helpen ons om creatiever en efficiënter te zijn in
onze inspanningen voor het bedrijf en onze klanten. Deze zelfde hulpmiddelen moeten echter
zorgvuldig en verantwoordelijk worden beheerd en worden gebruikt in overeenstemming met goede
zakelijke praktijken en toepasselijke wetgeving.
Alle computers, mobiele apparaten, software en andere informatietechnologie die Vertiv verschaft, zijn voor
zakelijk gebruik, hoewel Vertiv erkent dat miniem persoonlijk gebruik gepast kan zijn. Voor zover
toegestaan door lokale wetgeving, moet u geen verwachting van privacy hebben wanneer u
bedrijfsmiddelen gebruikt. Alle elektronische communicatie die wordt verzonden met behulp van IT-
middelen van Vertiv kan worden gecontroleerd en geopend door Vertiv, en zou kunnen worden ontdekt in
geval van een onderzoek of rechtszaak. Vertiv behoudt zich het recht voor, met inachtneming van alle
toepasselijke wettelijke beperkingen, om toegang te krijgen tot communicatie, gegevens en informatie, en
om communicatie, gegevens en informatie terug te zoeken en te onderzoeken, met behulp van middelen
van Vertiv, inclusief alle computer of andere elektronische apparaten, software en communicatiesystemen
van Vertiv. Dergelijke middelen en informatie zijn onderhevig aan toegang, inspectie, controle, onderzoek
en bekendmaking in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, overeenkomsten van de
ondernemingsraad en het bedrijfsbeleid, met het doel om de veiligheid en beveiliging van individuen en hun
persoonlijke informatie, de technologische middelen van Vertiv, intellectuele eigendom en vertrouwelijke
informatie te beschermen. Het is echter belangrijk om op te merken dat Vertiv zich niet zal bemoeien met
VERTIV GEDRAGSCODE | 17
persoonlijke informatie of communicatie, tenzij het gedrag of communicatie de werkprestaties schaadt, de
werkomgeving van Vertiv negatief beïnvloedt, de reputatie van Vertiv mogelijk beïnvloedt of kan leiden tot
een schending van de Code of toepasselijke wetgeving.
Preventieve controles omvatten algemene registratie en controle om de veiligheid van informatie en
systemen te beschermen tegen inbreuken en andere kwaadaardige activiteiten.
Werknemers en andere personen met toegang tot de middelen van Vertiv, inclusief maar niet beperkt
tot alle technologie, marketinginformatie, organisatiestructuur van het verkoopteam, of andere
bedrijfsinformatie, mogen geen privacy verwachten met betrekking tot alles waartoe ze toegang
hebben, wat ze aanmaken, downloaden, opslaan, verzenden, ontvangen, communiceren of anderszins
gebruiken, ongeacht het onderwerp, zelfs als het op een persoonlijk apparaat staat, tenzij de
toepasselijk wetgeving dergelijke privacyrechten biedt. U bent verantwoordelijk voor het beschermen
en behouden van de eigendommen en middelen van Vertiv door het volgende te doen:
Computers en andere eigendommen van Vertiv gebruiken voor bedrijfsdoeleinden en conform
het bedrijfsbeleid.
Beschermen van middelen van Vertiv tijdens gebruik en opslag.
Vertrouwelijke of gevoelige gegevens niet opslaan op niet-geautoriseerde persoonlijke apparaten.
Niet-geautoriseerde of niet-gelicentieerde software niet op computers van Vertiv of op andere
apparaten voor informatietechnologie (afgezien van onbelangrijke persoonlijke applicaties).
Veiligheidsfuncties die zijn geïnstalleerd op apparaten niet omzeilen.
Uw manager, de afdeling informatietechnologie van Vertiv of de beveiligingsafdeling,
naargelang het geval, op de hoogte brengen wanneer bedrijfseigendom verloren, gestolen of
anderszins aangetast is.
Uw manager, de afdeling informatietechnologie van Vertiv of de beveiligingsafdeling,
naargelang het geval, op de hoogte brengen van bekende of verwachte criminele activiteiten of
bedreigingen tegen het personeel of het eigendom van het bedrijf.
Vertiv erkent zijn verplichtingen jegens ondernemingsraden in Europa, vakbonden en soortgelijke
vertegenwoordigende werknemersorganisaties over de hele wereld. In die context zal Vertiv toegang
hebben tot bedrijfsmiddelen en deze inspecteren en controleren in overeenstemming met de vereisten
van dergelijke organisaties, de toepasselijke wetgeving en het bedrijfsbeleid.
Als ik zakelijke tekstberichten met betrekking tot Vertiv via mijn persoonlijke mobiele telefoon
verstuur, maar Vertiv daarna wordt genoemd in een rechtsgeding, kunnen mijn berichten dan ter
inzage worden gegeven?
Ja! Alles dat u stuurt of ontvangt, in gedrukte vorm of anderszins, zelfs als het een tekstbericht is van
uw persoonlijke mobiele telefoon, kan ter inzage worden gegeven.
Als iemand me vertelt dat ik mijn persoonlijke e-mail moet gebruiken om te onderhandelen over een
verkoopovereenkomst, omdat geen enkele advocaat voor Vertiv of het bedrijf erachter zou komen, is dat
dan waar?
Absoluut niet. Als een derde partij, of een collega, u aanmoedigt om methoden te gebruiken die zijn bedoeld om
een juridisch onderzoek te dwarsbomen, is dat een duidelijk teken dat u zo snel mogelijk de juridisch adviseur
van Vertiv moet benaderen om de zaak te bespreken, aangezien de kans groot is dat deze methoden deze
Code, ander bedrijfsbeleid, of de wet schenden.
Als ik een cc stuur aan een advocaat of als een advocaat aanwezig is bij een gesprek, is het thema van
het gesprek dan beschermd tegen onthulling in geval van een juridisch geschil?
Nee. De geheimhoudingsplicht tussen advocaat en cliënt geldt alleen voor een beperkt aantal omstandigheden
waarin een individu juridisch advies inwint of ontvangt. Het simpelweg cc’en van een advocaat via e-mail is op
zichzelf niet voldoende om de communicatie te beschermen. Verder kunt u maar beter nadenken over wat u
gaat zeggen als u het alleen maar zegt omdat er een advocaat aanwezig is, want tenzij er juridisch advies wordt
gegeven, is de conversatie niet beschermd en kunnen andere partijen de inhoud van uw conversaties onthullen
als ze een
g
etui
g
enis afle
gg
en.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 18
Handelen in aandelen en andere effecten
Terwijl u voor of namens Vertiv werkt, kunt u informatie ontvangen over ons bedrijf of een ander bedrijf
voordat deze informatie openbaar wordt gemaakt. Dergelijke informatie wordt vaak ‘inside-informatie’ of
‘materiële, niet-openbare informatie’ genoemd en wordt als ‘materieel’ beschouwd als dit een
investeerder zou kunnen beïnvloeden om aandelen of andere effecten van het bedrijf te kopen,
verkopen of aan te houden. U mag nooit materiële, niet-openbare informatie over Vertiv of een ander
bedrijf gebruiken of op onjuiste wijze openbaar maken met het oog op het kopen, verkopen of
aanhouden van aandelen of andere effecten. Verder mag u nooit proberen om de prijs van openbaar
verhandelde aandelen of andere effecten te manipuleren. Dit verbod is evenzeer van toepassing op het
tippen of delen van inside-informatie met een familielid, vriend of andere partij.
Volg de volgens regels om handel met voorkennis en marktmisbruik te voorkomen:
Koop, verkoop of verhandel nooit effecten van een beursgenoteerd bedrijf terwijl u in het bezit
bent van materiële, niet-openbare informatie (d.w.z. dat u moet wachten totdat de informatie
beschikbaar wordt voor het publiek en de markt voldoende tijd heeft gehad om dergelijk
informatie te beoordelen).
Deel inside-informatie alleen met collega’s, vertegenwoordigers of adviseurs van Vertiv die deze
informatie moeten kennen ten behoeve van Vertiv, en openbaar dergelijke informatie niet aan
iemand buiten Vertiv (met inbegrip van familieleden en vrienden).
Bescherm materiële, niet-openbare informatie tegen onopzettelijke openbaarmaking.
Verspreid nooit onjuiste informatie over Vertiv of een ander bedrijf.
Een schending van effectenwetgeving, als deze betrekking heeft op het onjuist handelen in effecten,
kan leiden tot beëindiging van het dienstverband en/of strafrechtelijke aansprakelijkheid. Zie voor
verdere richtlijnen over het handelen in aandelen en andere effecten de ‘Insider Trading Poliy’ (Beleid
met betrekking tot handel met voorkennis) van Vertiv en neem contact op met de juridische afdeling
van Vertiv als u nog vragen heeft.
VERTIV GEDRAGSCODE | 19
E-mails, sms-berichten, chatberichten en andere elektronische communicatie
Vertiv verstrekt zijn elektronische communicatiemiddelen hoofdzakelijk voor zakelijke doeleinden, niet
voor persoonlijke zaken, maar miniem persoonlijk gebruik kan gepast zijn. Zie de ‘Acceptable Use
Policy’ (Beleid acceptabel gebruik) van Vertiv. Electronische communicatie is een bedrijfsdocument en
u zou uw berichten moeten beschouwen als een brief en niet als een gesprek. Vermijd het sturen van
berichten die u of het bedrijf in verlegenheid zouden brengen als ze openbaar werden, en u zou in
electronische communicatie nooit ongepast moeten argumenteren of boosheid moeten uiten. Vertiv zal
niet tolereren dat zijn middelen worden gebruikt om te verzoeken om materiaal dat intimiderend,
bedreigend gewelddadig, seksueel expliciet of anderszins aanstootgevend of ongepast is of om
dergelijk materiaal te creëren, benaderen, op te slaan of te printen.
Als u betrokken bent bij een juridisch geschil of als u hoogte krijgt van een mogelijk juridisch geschil,
neem dan contact op met de juridische afdeling van Vertiv voor advies voordat u een e-mail stuurt met
betrekking tot de kwestie, of dat nu binnen of buiten het bedrijf is.
Beveiliging van informatietechnologie
Net als bij andere grote bedrijven proberen verschillende criminele groepen en zelfs door de overheid
gesponsorde inlichtingendiensten de IT-systemen van Vertiv in gevaar te brengen. Gebruikers van de
technologische middelen van Vertiv vormen de eerste verdedigingslinie en moeten voortdurend alert
zijn. Vertiv heeft een Trainingsprogramma voor veiligheidsbewustzijn met als doel het creëren van een
veiligheidsgerichte cultuur.Het is voor de veiligheid van Vertiv cruciaal dat alle gebruikers toegewezen
veiligheidstrainingen voltooien en veiligheidszorgen direct melden. Alle potentiële zorgen die de
veiligheid van Vertiv zouden kunnen beïnvloeden, moeten worden gemeld aan het Network Operations
Center (NOC) via +1-614-841-6000 of e-mail: [email protected]. Voorbeelden van
veiligheidszorgen zijn onder andere phishing- en spam-mails, een verloren of gestolen apparaat,
malware, en een vermoedelijk datalek.
Wat zijn voorbeelden van ‘inside-informatie’ of ‘materiële, niet-openbare informatie’?
Voorbeelden zijn, maar beperken zich niet tot:
• Financiële resultaten voordat deze resultaten openbaar worden gemaakt.
• Belangrijke wijzigingen in het management of de strategie van het bedrijf.
• Nieuwe zakelijke relaties.
• Toekomstige producten, diensten of marketingplannen.
• Informatie met betrekking tot rechtszaken of overheidsonderzoeken.
• Verwachte fusies, overnames of afsplitsingen.
U neemt deel aan een vertrouwelijke bijeenkomst en u hoort dat Vertiv overweegt om een bedrijf over te
nemen. Mag u die informatie gebruiken om aandelen in dat bedrijf te kopen?
Nee. Een dergelijke actie zou een belangenconflict kunnen vormen en kan een wetsovertreding zijn.
Met wie kan ik contact opnemen om er zeker van te zijn dat ik effectenwetten of het beleid van Vertiv niet
schendt?
Effectenwetten zijn ingewikkeld. Als u vragen hebt of hulp nodig hebt bij het bepalen of informatie die u bezit,
kan worden beschouwd als ‘inside-informatie’ of ‘materiële, niet-openbare informatie’, neem dan contact op met
de juridische afdeling van Vertiv.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 20
Intellectuele eigendom
Vertiv beschermt zijn intellectuele eigendom met verschillende middelen, waaronder patenten,
auteursrechten, handelsgeheimen, geheimhoudingsovereenkomsten en opdrachtovereenkomsten.
Vertiv heeft het intellectuele eigendom dat door werknemers wordt ontwikkeld tijdens het dienstverband
bij Vertiv of dat is gecreëerd met behulp van het eigendom of de middelen van Vertiv. U mag het
intellectuele eigendom van Vertiv niet zonder toestemming van Vertiv meenemen, weggeven of
openbaren. Als u bijvoorbeeld weggaat bij Vertiv en een bedrijf begint of bij een ander bedrijf gaat
werken, mag u geen intellectueel eigendom van Vertiv gebruiken ten behoeve van uw nieuwe bedrijf of
uw nieuwe werkgever, zelfs als u dat intellectuele eigendom voor Vertiv heeft ontwikkeld. Ook mag u
nooit in strijd met de wet of contractuele bescherming het intellectuele eigendom van een andere
persoon of een ander bedrijf meenemen of gebruiken terwijl u in dienst bent van Vertiv.
Gegevensprivacy
Vertiv verzamelt en gebruikt relevante, gepaste en gangbare persoonlijke informatie alleen voor legitieme
zakelijke doeleinden. Het is het beleid van Vertiv om alle persoonlijke informatie die door of namens Vertiv
wordt verwerkt te beschermen en om te blijven voldoen aan alle toepasselijke wetten en voorschriften voor
gegevensbescherming. Persoonlijke informatie mag door Vertiv niet worden geopenbaard aan derde
partijen zonder passende toestemming en voor zover toegestaan door toepasselijke wetgeving. Vertiv
heeft een programma voor gegevensbescherming en informatiebeveiliging ingevoerd dat is voorzien van
administratieve, technische, organisatorische en fysieke waarborgen die redelijkerwijs zijn ontworpen om
persoonlijke informatie te beschermen tegen bedreigingen, verlies en onbevoegde toegang of gebruik. In
alle gevallen zal Vertiv ernaar streven om zekerheid te bieden die in verhouding staat tot het gevoelige
karakter van de persoonlijke informatie die wordt verwerkt.
Namens Vertiv spreken
Als onderdeel van onze voortdurende inspanningen om de goede reputatie van Vertiv te versterken en
te beschermen, is het voor ons bedrijf van cruciaal belang om duidelijk en consistent met het publiek te
communiceren. Daarom mogen alleen bepaalde, getrainde personen namens Vertiv met het publiek
spreken. Als u, als onderdeel van uw werk, sociale media gebruikt om namens Vertiv te spreken, moet
u een socialemediatraining volgen en contact opnemen met de marketingafdeling van Vertiv om nieuwe
socialemediasites te registreren. Neem voor meer informatie over ons beleid met betrekking tot het
gebruik van sociale media contact op met de marketingafdeling van Vertiv.
U neemt uw laptop van Vertiv mee op een zakenreis en u werkt op de luchthaven op deze laptop.
Is dit een probleem?
Hoewel het niet per se voor een probleem zorgt, zijn er stappen die u moet nemen om problemen te voorkomen.
Wanneer laptops en gelijksoortige apparaten in openbare ruimten zakelijk worden gebruikt, moet u ervoor
zorgen dat u het scherm te allen tijde beschermt tegen toeschouwers. Daarnaast moet u uw apparaten niet
onbeheerd achterlaten.
Tijdens werkuren maakt u een geavanceerd softwareprogramma waar Vertiv van zal profiteren bij zijn
zakelijke activiteiten. Heeft u recht op royalties van Vertiv?
Nee. Alle intellectuele eigendom die voor Vertiv wordt ontwikkeld, is het eigendom van Vertiv. Met het oog
daarop heeft u geen recht op royalty’s van Vertiv in verband met deze uitvinding.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 21
Werken met klanten en leveranciers
Concurrentie en eerlijke
omgang
Vertiv zal succesvol zijn doordat
medewerkers en Bestuurders de
kernwaarden van Vertiv volgen. Wij
zullen ons niet inlaten met illegale
handelspraktijken. Voor het succes van
Vertiv is het essentieel om eerlijk,
gelijkmatig en openlijk om te gaan met
leveranciers en klanten, en om
agressief en onafhankelijk te concurreren.
Om u aan dit beleid te houden, mag u niet:
Prijs- of productinformatie, zoals fabricagekosten, productiecapaciteit, product-roadmaps,
biedingspraktijken of enige andere concurrentiegevoelige bedrijfsinformatie bespreken of
uitwisselen met een concurrent van Vertiv.
Overeenkomen met een concurrent om prijzen vast te stellen, bepaalde leveranciers of klanten
te boycotten, of producten, gebieden of markten verdelen.
Oneigenlijke middelen gebruiken om vertrouwelijke informatie of handelsgeheimen van een
concurrent te verkrijgen.
Welbewust vertrouwelijke informatie of handelsgeheimen van een concurrent gebruiken zonder
uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van een dergelijke concurrent.
Concurrenten of hun producten in diskrediet brengen door valse verklaringen of niet bevestigde
geruchten te gebruiken.
Tactieken toepassen uitsluitend om de concurrentie te elimineren in markten waarin Vertiv
leider is, zoals het verkopen onder de kostprijs.
Veel interacties met concurrenten zijn gunstig voor de concurrentie en zijn volkomen legaal. Daartoe
behoren de meeste activiteiten van handelsverenigingen, evenals adequaat gestructureerde
benchmarking, normbepaling, fusies, joint ventures en andere samenwerkingen. Omdat de wettigheid
van deze activiteiten echter afhangt van de omstandigheden en de structuur waarin ze worden
uitgevoerd, moet u de juridische afdeling van Vertiv raadplegen voordat u deelneemt aan
bijeenkomsten of gesprekken die concurrenten betreffen. De juridische afdeling van Vertiv zal de
voorgestelde activiteiten en werkzaamheden beoordelen om waarborgen te implementeren die de
bedrijfseigen informatie van Vertiv beschermen en naleving van toepasselijke wetgeving garanderen.
Met name medewerkers die direct contact hebben met leveranciers of klanten, evenals medewerkers
die betrokken zijn bij handelsverenigingen, benchmarking- of normeringsorganisaties, moeten op de
hoogte zijn van antitrustwetten en andere handelswetten en -voorschriften. Deze wetten en
voorschriften zijn ingewikkeld en van u wordt verwacht dat u bij vragen of bedenkingen contact
opneemt met de juridische afdeling van Vertiv. Ieder van ons moet eerlijk omgaan met elkaar en met
onze klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders en andere belanghebbenden en zal niet
oneerlijk profiteren van anderen door middel van manipulatie, verzwijging, misbruik van vertrouwelijke
informatie, verdraaiing van materiële feiten of andere oneerlijke praktijken.
Het niet naleven van de toepasselijke wetten en het bedrijfsbeleid kan leiden tot strafrechtelijke
maatregelen, waaronder gevangenisstraffen en/of boetes en beëindiging van het dienstverband. Als u
in een situatie terechtkomt waarvan u denkt dat die een onethische of illegale handelspraktijk zou
kunnen vormen, neem dan contact op met de juridische afdeling van Vertiv.
VERTIV GEDRAGSCODE | 22
Mijn vriend werkt voor een van onze concurrenten. Mag ik hem in een normaal gesprek vragen
naar de nieuwe producten of de kijk op de markt van zijn bedrijf?
Het is normaal om met vrienden of familie te praten over uw werk en de dingen waar u mee bezig bent. Het is
echter wel belangrijk om in gedachten te houden dat u geen informatie over nieuwe producten of strategieën
die niet al in het publieke domein zijn, ontvangt of deelt.
Ik heb informatie gevonden over een van onze concurrenten in een artikel dat beschikbaar is op een
openbare website. Mag ik deze informatie gebruiken in het voordeel van Vertiv?
Ja. Het verzamelen van openbaar beschikbare informatie is gepast.
Eén van onze concurrenten heeft een beveiligde website die alleen beschikbaar is voor zijn klanten en
die hen informatie over producten en diensten verschaft. Mag ik proberen om toegang tot deze site te
verkrijgen om informatie over de concurrent te verzamelen?
Nee. Het verkrijgen van informatie over producten of diensten door uzelf of uw bedoelingen verkeerd voor te
stellen, is een overtreding van deze Code en is mogelijk onwettig. Op dezelfde manier is het gebruiken van
informatie die een partij illegaal heeft verkregen van een derde partij ook niet toegestaan.
Een nieuwe medewerker van Vertiv heeft vroeger voor een concurrent gewerkt. Mag ik hem vragen
naar de marketingstrategie van de concurrent voor hun nieuwe producten?
Nee. Tenzij de marketingstrategie van de concurrent openbare informatie is die beschikbaar is op de website
van de concurrent of elders, betreft het waarschijnlijk vertrouwelijke informatie van de concurrent. Het
verkrijgen van vertrouwelijke informatie van een concurrent, zelfs van iemand die nu werknemer is Vertiv, is
onethisch en mogelijk onwettig.
Ik bezoek een beurs waar ook concurrenten van Vertiv aanwezig zijn. Tijdens een break-outsessie gaat
het gesprek over prijsvorming en hoe prijzen in de markt gestabiliseerd kunnen worden. Wat moet ik
doen?
Een dergelijk gesprek kan het bewijs vormen van geheime afspraken tussen concurrenten. U moet aangeven
dat het gesprek niet gepast is tussen concurrenten en de ruimte direct verlaten. Bovendien moet u contact
opnemen met de juridische afdeling van Vertiv en het incident melden.
Kan ik een vriend bellen die bij een concurrent van Vertiv werkt en informeren naar de prijzen die zij
vragen voor hun nieuwe producten?
Nee. In overeenstemming met antitrustwetten moet u alle gesprekken vermijden die opgevat zouden kunnen
worden als het vaststellen van prijzen tussen concurrenten. Dit zou een ernstige schending van federale of
internationale antitrustwetten kunnen inhouden. Neem bij vragen contact op met de juridische afdeling.
Als een klant u informatie geeft over een concurrent, kan Vertiv die informatie dan gebruiken?
Dat hangt ervan af. Als de informatie niet illegaal is verkregen door de klant, niet illegaal met u is gedeeld, en
het gebruik ervan niet zou leiden tot een schending van antitrustwetten, kan deze informatie worden gedeeld
en gebruikt. Wees u er echter van bewust dat de wetten op dit gebied ingewikkeld zijn. Neem daarom contact
op met de juridische afdeling voor vragen over welke informatie geschikt is om te delen.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 23
Internationaal zakendoen
Ongeacht hun geografische locatie moeten medewerkers van Vertiv in de hele wereld voldoen aan de
wetten van de Verenigde Staten, evenals aan plaatselijke wetten, regels en voorschriften. Dergelijke
wetten omvatten onder meer deviezencontroles, douanerechten en belastingen over de toegevoegde
waarde. Als u vragen hebt over de toepasselijke wetten of mogelijke conflicten tussen de lokale
wetgeving en de wetgeving van de Verenigde Staten, neem dan contact op met de juridische afdeling
van Vertiv voordat u verdere actie onderneemt.
Naleving van handelsvoorschriften – Internationaal handelsbeheer. Het internationaal
handelsbeheerteam (International Trade Management, ITM) van Vertiv houdt toezicht op de import-
/exportactiviteiten en heeft de uiteindelijke zeggenschap over dergelijke zaken. Elke businessunit van
Vertiv heeft een functionaris voor de naleving van handelsregels en elke regio heeft een coördinator
voor de naleving van handelsregels die getraind is op dit gebied van de wet. Zorg ervoor dat u de
regels kent die van toepassing zijn op de producten en technologieën waarmee u werkt en volg deze
regels in alle gevallen strikt op. Neem bij vragen contact op met het ITM-team:
[email protected] Noord-Amerika
[email protected] Centraal- en Zuid-Amerika
[email protected] Europa, Midden-Oosten en Afrika
[email protected] Azië-Oceanië
Boycots. De anti-boycotwetten en -voorschriften van de Verenigde Staten verbieden entiteiten van Vertiv,
of deze nu binnen of buiten de Verenigde Staten gevestigd zijn, om te voldoen aan een verzoek tot
ondersteuning van, uitvoering van of deelname aan een boycot van welk land dan ook dat in strijd is met de
wetten of het beleid van de Verenigde Staten, inclusief de boycot van Israël door de Arabische Liga. Vertiv
moet dergelijke verzoeken afwijzen en in sommige gevallen is Vertiv verplicht om de ontvangst van het
verzoek te melden aan de betreffende overheidsinstantie.Personeel van Vertiv dat kennis heeft genomen
van een boycotgerelateerd verzoek van een klant of een andere externe partij dient ITM daar direct van op
de hoogte te stellen en niet te reageren op het verzoek zonder begeleiding van ITM.
Exportcontroles. Het is ons beleid dat alle bedrijven van Vertiv, inclusief bedrijven die buiten de
Verenigde Staten georganiseerd en actief zijn, zich houden aan Amerikaanse wetten en voorschriften
met betrekking tot exportcontroles en sanctiewetten en -regelgeving. Verder is het ons beleid om de
exportcontroles en sanctiewetten en -regelgeving van andere landen na te leven, indien van toepassing
op Vertiv en indien niet in strijd met de wet- en regelgeving van de Verenigde Staten.
Exportcontroles moeten worden beschouwd als een kernelement voor alle zakelijke activiteiten van Vertiv,
inclusief maar niet beperkt tot zakelijke ontwikkeling, verkoop, invoer van bestellingen, inkoop, onderzoek
en ontwikkeling, productie, logistiek, personeelszaken en netwerkbeveiliging. Om ervoor te zorgen dat
Vertiv voldoet aan de toepasselijke wetgeving en ons beleid, moet u bepalen of voor items, zoals hardware,
software, technische gegevens, tekeningen of schema’s die u verstuurt of ontvangt, waaronder via e-mail,
uitvoercontrolevoorschriften gelden. Als u niet begrijpt op welke manier exportcontroles op uw functie van
toepassing zijn, vraag dit dan aan uw supervisor of de juridische afdeling.
VERTIV GEDRAGSCODE | 24
Immigratie. Vertiv vereist zonder uitzondering een strenge naleving van alle immigratiewetten. Het is
onaanvaardbaar wanneer medewerkers reizen en werken met een verkeerd visum of een verkeerde
werkvergunning. Daarnaast kan het invullen van documenten met onjuiste informatie een strafbaar feit
zijn, dat kan resulteren in strafrechtelijke aanklachten en de weigering van toekomstige visa en
werkvergunningen. Immigratiewetten zijn ingewikkeld. Om uzelf en Vertiv te beschermen, moet u de
juridische afdeling van Vertiv of een immigratie-expert om hulp vragen hoe u volledig kunt voldoen aan
de toepasselijke immigratiewetten.
Wat zijn een paar voorbeelden van boycotverzoeken?
Voorbeelden van ongeoorloofde boycottaal die kan zijn opgenomen in contracten, bestellingen of
andere documenten omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
“In het geval van overzeese leveranciers wordt deze bestelling geplaatst onder voorwaarde dat de
leveranciers niet op de boycotlijst van Israël staan, die gepubliceerd is door de Arabische Liga.”
“Goederen van Israëlische oorsprong zijn niet acceptabel.”
“Een ondertekende verklaring van het transportbedrijf waarin de naam, vlag en nationaliteit van het
vaartuig staan vermeld en waarin wordt bevestigd dat het is toegestaan om Arabische havens binnen
te varen.”
“Hebt u een vestiging of een hoofdbedrijf, fabriek of assemblagebedrijf in Israël of hebt u dat ooit
gehad of verkocht aan een Israëliër?”
“De contractant zal zich, gedurende de looptijd van het contract, houden aan en in alle opzichten
voldoen aan de regels en instructies die van tijd tot tijd worden uitgevaardigd door het Boycotkantoor
Israël in Irak.”
“In de vrachtbrief moet worden vermeld dat het schip dat de lading levert, niet op de “zwarte lijst” staat
en geen Israëlische havens aandoet.”
“Hierbij verklaren wij dat de begunstigden, fabrikanten, exporteurs en verkrijgers van dit krediet niet op
de zwarte lijst staan noch enige connectie hebben met Israël, en dat de voorwaarden van dit krediet
op geen enkele wijze in strijd zijn met de wet met betrekking tot de boycot van Israël en de
beslissingen die zijn uitgevaardigd door het Boycotkantoor Israel.”
Ik moet technische gegevens die onder controle van de regering van de Verenigde Staten vallen, aan
medewerkers van Vertiv sturen die geen burgers van de Verenigde Staten zijn, maar die op dit moment
aanwezig zijn in de Verenigde Staten. Mag ik de documenten naar hen emailen?
Nee. U moet er eerst zeker van zijn dat de medewerkers van Vertiv gemachtigd zijn om de technische
gegevens te ontvangen. U moet uw functionaris voor de naleving van handelsregels of de juridische afdeling
van Vertiv om advies vragen.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 25
Overheidscontracten
Vertiv is een verantwoordelijke leverancier van producten en diensten aan de Verenigde Staten en
andere overheden. Daarom zal geen enkele medewerker of Bestuurder, in verband met enige
transactie met enige regering, gedrag vertonen dat in strijd is met de wet- of regelgeving of anderszins
strijdig is met de normen van integriteit die nodig zijn om dat doel te bereiken. Alle bepalingen in deze
Code met betrekking tot regelmatig afgehandelde zaken van Vertiv en het beschermen van Vertiv en
zijn eigendom gelden eveneens in de context van onze interacties met overheidslichamen.
Toepasselijke wet- en regelgeving en de voorwaarden van overheidscontracten kunnen eisen stellen
aan de naleving van administratieve en sociaal-economische programma’s, het bijhouden en bewaren
van documenten, en certificeringen van naleving. Alle verklaringen, communicatie en representaties
aan vertegenwoordigers van de overheid moeten eerst worden goedgekeurd door de juridische
afdeling van Vertiv om te bevestigen dat ze actueel, nauwkeurig en volledig zijn.
Algemene basisrichtlijnen voor interacties met overheidsfunctionarissen zijn onder andere:
Alle verklaringen, waaronder verklaringen die betrekking hebben op prijzen, moeten
waarheidsgetrouw en volledig zijn.
Steekpenningen en smeergeldbetalingen aan of van een feitelijke of potentiële overheidsklant
zijn niet toegestaan.
Vertiv moet respectabele agenten, consultants en andere derde partijen contracteren wanneer
het gaat om contacten met de overheid.
We mogen gevoelige aanbestedingsinformatie die Vertiv een oneerlijk concurrentievoordeel zou
verschaffen niet oneigenlijk gebruiken.
Eisen voor het uitvoeren van contracten
Overheidscontracten moeten in goed vertrouwen worden aangegaan en uitgevoerd, inclusief het
gebruik van naarstig onderzoek bij het verstrekken van de nodige certificaten. Producten en diensten
van Vertiv moeten aan de contractuele specificaties voldoen of deze overtreffen. U mag de overheid
niet iets anders leveren dan wat is opgegeven of u niet houden aan testvereisten, behalve wanneer
vooraf schriftelijke toestemming van de overheid is verkregen.
VERTIV GEDRAGSCODE | 26
Prijsbepaling voor overheidscontracten
De prijzen van contracten met overheidsinstanties worden bepaald overeenkomstig de commerciële
marktprijzen van Vertiv, tenzij de prijsstelling in een schriftelijke overeenkomst anderszins overeen is
gekomen door de CEO van Vertiv en de instantie. Indien extra kosten ontstaan in verband met de
uitvoering van diensten of de levering van producten, zal Vertiv alleen kosten factureren aan de
overheid die zijn toegestaan en toewijsbaar zijn aan het contract volgens de wet- en regelgeving.
Nauwkeurigheid en consistentie zijn vereist bij het verzamelen en toewijzen van dergelijke kosten. Het
is de verantwoordelijkheid van iedere medewerker om tijd en andere kosten naar beste weten en
overtuiging in rekening te brengen. Het onjuist in rekening brengen van tijd of andere kosten is een
ernstige zaak die ten strengste verboden is en die zal resulteren in een onderzoek en mogelijke
disciplinaire maatregelen in overeenstemming met lokale regels en wetten, waaronder een mogelijke
beëindiging van het dienstverband.
Contractonderhandelingen
Bij het onderhandelen over de meeste overheidscontracten, subcontracten en aanpassingen van de
Verenigde Staten en buitenlandse overheden zal Vertiv prijsvoorstellen en offertes indienen gebaseerd
op de commerciële marktprijzen van Vertiv. Indien vereist vanwege statuut, verordening of individueel
contract, zal Vertiv alle prijsinformatie onthullen waarvan een redelijke koper of verkoper zou denken
dat ze de totale prijs van een contract of onderaanneming voor de overheid. Elke medewerker en
Bestuurder van Vertiv is er zelf verantwoordelijk voor om op eerlijke wijze om te gaan met de overheid
en om te voldoen aan de openbaarmakingsvereisten bij het voorstellen van en onderhandelen over
overheidscontracten en subcontracten. Het is belangrijk om op te merken dat de regels voor de
omgang met de overheid strikter en ingewikkelder zijn dan de regels voor de omgang met commerciële
klanten. Vergeet in dat verband daarom niet om passende ondersteuning te zoeken.
Geclassificeerde documenten
Overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving worden strenge beperkingen opgelegd aan de
acceptatie, bescherming en controle van geclassificeerde overheidsdocumenten (vertrouwelijk, geheim
of topgeheim). De strikte naleving van de wetgeving en het beleid voor vermogensbeheer van Vertiv is
vereist. Zoals wordt vereist door onze overheidscontracten en toepasselijke wetgeving, kan de
informatie alleen beschikbaar worden gesteld aan degenen die een zakelijk belang hebben om deze
informatie te kennen en die de juiste overheidstoestemmingen en andere goedkeuringen hebben
verkregen. U bent verplicht om een inbreuk op de beveiliging direct te melden bij uw manager of bij het
passende managementniveau, gegeven de omstandigheden.
VERTIV GEDRAGSCODE | 27
Mijn vriendin, die bij de overheid werkt, gaat met pensioen. Mag ik met haar praten over een
vacaturemogelijkheid bij Vertiv?
Om juridische risico’s te voorkomen, moet u contact opnemen met de afdeling HR of de juridische afdeling
van Vertiv voordat u een gesprek aangaat met een overheidsmedewerker dat verband houdt met een
vacature. Voor het voeren van gesprekken met dergelijke individuen kunnen unieke regels en procedures
gelden. Aangezien er regels bestaan die de werkzaamheden die voormalige overheidsmedewerkers mogen
uitvoeren namens Vertiv mogelijk beperken, moet u deze regels ook toepassen op bekende voormalige
overheidsmedewerkers.
Mag ik enige vorm van geschenken, gastvrijheid of entertainment aan een overheidsmedewerker
aanbieden?
Bied geen geschenken, gastvrijheid of entertainment aan een overheidsmedewerker aan zonder eerst contact
op te nemen met de juridische afdeling van Vertiv om na te gaan of die activiteit wettig is, binnen toepasselijke
limieten, en naar behoren geautoriseerd en bekendgemaakt.
Als Vertiv verkoopt aan een overheidsinstantie, doet het er dan toe als Vertiv verkoopt via een
distributeur of agent die daarna verkoopt aan de regering? Wie is er in dat geval verantwoordelijk?
Hoofdcontractanten werken direct met de overheid. Zij beheren onderaannemers en zijn verantwoordelijk voor
de bevestiging dat het werk is voltooid zoals dat in het contract is gedefinieerd. Op overheidsaankopen zijn
wetten en voorschriften [de Federale regeling voor aankopen in de Verenigde Staten] en relevante
agentschapsupplementen van toepassing, om aankoopbeslissingen eerlijk, transparant en van goede waarde
voor belastingbetalers te maken. Van een federale hoofdaannemer kan worden verlangd om meerdere
overheidscontractbepalingen aan zijn onderaannemers op te leggen en de hoofdaannemer is verantwoordelijk
voor de prestaties van zijn onderaannemers. In sommige landen, waaronder de Verenigde Staten, moet u uw
bedrijf eerst registreren bij de overheid om een hoofdcontractant te worden. Aangezien hoofdaannemers vaak
worden onderworpen aan speciale regels en vereisten, moet u de juridische afdeling van Vertiv inschakelen
voordat u optreedt als de hoofdaannemer voor een overheidscontract.
Als een overheidsklant u vraagt om een onderaannemer in te zetten waarvan u uiteindelijk vaststelt
dat deze niet de juiste vaardigheden bezit voor een project, en de onderaannemer is gerelateerd aan
de aannemer van de overheid, wat moet u dan doen?
Gezien het gebrek aan vaardigheden en het potentiële belangenconflict, moet u deze problemen bespreken
met uw manager of de juridische afdeling, aangezien Vertiv zou kunnen worden gehouden voor de
handelingen van derde partijen die Vertiv vertegenwoordigen.
Kan ik afwijken van een commerciële prijsstelling wanneer het een overheidscontract betreft?
In het algemeen berekenen we commerciële prijzen aan zowel overheids- als particuliere klanten, en onze
voorstellen voor overheidsaanbestedingen zijn gebaseerd op ons commerciële prijsmodel (en de meeste zijn
concurrerend geboden projecten). We bieden kortingen aan op basis van het competitieve karakter van de
aanbesteding aan overheids- en particuliere klanten, waarbij de kortingstarieven kunnen variëren op basis van
volume, project/achtergrond enz. Afwijkingen van deze aanpak moeten worden goedgekeurd door de CEO.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 28
Leden van onze gemeenschap en de wereld
Naleving van de toepasselijke wetgeving
Vertiv respecteert en houdt zich aan de wetten, regels en verordeningen die van toepassing zijn op zijn
activiteiten wereldwijd. Als vertegenwoordiger van Vertiv bent u verplicht om alle van toepassing zijnde
wetten, regels en verordeningen na te leven, overal waar wij zaken doen. Noch vermeende druk van
uw manager, noch eisen die het gevolg zijn van zakelijke omstandigheden vormen een excuus om de
toepasselijke wetten, regels en verordeningen niet na te leven.
Als bedrijf gevestigd in de Verenigde Staten is Vertiv onderworpen aan de wetgeving van de Verenigde
Staten en moet zich daar aan houden. Vertiv is tevens onderworpen aan de wetten van andere landen
waar wij zakendoen. Wanneer u zakendoet namens Vertiv, is het belangrijk dat u zich bewust bent van
en kennis hebt van de lokale wetten die van toepassing zijn op uw activiteiten, evenals van de manier
waarop u zou kunnen worden getroffen door de wetten van andere jurisdicties. Vraag uw manager of
de juridische afdeling van Vertiv altijd om hulp als u vragen hebt over de toepasselijke wetten of als u
een tegenstrijdigheid tussen zulke wetten hebt aangetroffen.
Publieke openbaarmaking en financiële rapportage
Vertiv heeft een verantwoordelijkheid om effectief en openhartig te communiceren met investeerders,
overheidsinstellingen en andere belanghebbenden, zodat zij een juist begrip hebben van de financiële
toestand en resultaten van het bedrijf. Vertiv verplicht zich tot het doen van volledige, tijdige en
nauwkeurige rapportages en openbaarmakingen. Alle medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de
voorbereiding van rapporten of openbaarmakingen, inclusief het opstellen, beoordelen, ondertekenen
of certificeren van informatie, moeten zorgvuldig bevestigen dat dergelijke rapporten en
openbaarmakingen volledig, eerlijk, nauwkeurig, tijdig en begrijpelijk zijn.
In aanvulling op het voorafgaande, moet de CEO van Vertiv en elke dochteronderneming van het
bedrijf (of personen die vergelijkbare functies uitoefenen) en iedere andere persoon die doorgaans
betrokken is bij de financiële rapportage van het bedrijf of het toezicht daarop, vertrouwd zijn met de
Terwijl u namens Vertiv zakendoet, ontdekt u dat een lokale wet of wettelijke vereiste in strijd is
met een Amerikaanse wet of het bedrijfsbeleid van Vertiv. Wat moet u doen?
U moet uw manager of de juridische afdeling van Vertiv om hulp vragen.
U ontdekt dat een leverancier van Vertiv het percentage lokaal aangevoerde content verkeerd heeft
weergegeven om aan de overheidsvereisten te voldoen. Wat moet u doen?
U moet u de kwestie voorleggen aan de verantwoordelijke inkoopmanager van Vertiv. Als de zaak niet wordt
opgelost of het gedrag wordt herhaald, moet u uw zorgen melden door contact op te nemen met een van de
contactpersonen of instanties die worden genoemd in ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5.
In uw functie als distributiemanager merkt u dat een zending van Vertiv wordt verzonden naar een land
waarvoor sancties gelden, waarbij de exportwetten van de Verenigde Staten geschonden worden. Wat
moet u doen?
U moet de zending stopzetten en de fout onderzoeken. Als u wanpraktijken of een mogelijke schending van de
wet of deze Code ontdekt, moet u uw zorgen melden door contact op te nemen met een van de
contactpersonen of instanties die worden genoemd in ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 29
openbaarmakingseisen die van toepassing zijn op het bedrijf, en met de zakelijke en financiële
transacties van het bedrijf. Als beursgenoteerd bedrijf is het van cruciaal belang dat de ingediende
informatie van Vertiv bij de Commissie voor Effecten en Beurzen nauwkeurig en tijdig is.
Als u enige informatie hebt over (a) vermeende significante tekortkomingen in het ontwerp of de
werking van interne controlemaatregelen en/of controlemaatregelen met betrekking tot de
openbaarmaking van informatie die een negatieve invloed zouden kunnen hebben op het vermogen
van het bedrijf om financiële gegevens te registreren, verwerken, samenvatten en rapporteren of (b)
fraude waarbij het management of andere werknemers die een belangrijke rol spelen in de financiële
rapportage, bekendmakingen of interne controles van het bedrijf, betrokken zijn, dan dient u deze
twijfels onmiddellijk te communiceren aan uw manager of aan een van de contactpersonen die worden
vermeld in de paragraaf ‘Hulp zoeken of een probleem melden’ op pagina 5.
Anticorruptie
Corruptie vermindert het vertrouwen van het publiek, belemmert eerlijke handel en bedreigt wereldwijd
de economische en sociale ontwikkeling. Veel landen hebben anticorruptiewetten ingevoerd die
bedrijven en personen verbieden om steekpenningen, smeergelden of andere corrupte acties te
gebruiken met als doel om zakelijke of ongepaste concurrentievoordelen te verkrijgen. Vertiv zet zich in
om zaken te doen in overeenstemming met alle van toepasselijke anticorruptiewetten.
Wat zijn voorbeelden van bedrijfsdocumenten van Vertiv?
Voorbeelden van bedrijfsdocumenten omvatten, maar zijn niet beperkt tot, het volgende, in papieren of
elektronische vorm:
Financiële gegevens
Werkurenregistraties
Onkostendeclaraties
Productinformatie en gegevensbladen
Testrapporten van producten
Rapporten over milieu, gezondheid en veiligheid
Wat zijn de gevolgen van het maken van vervalste bedrijfsdocumenten?
Het creëren van vervalste bedrijfsdocumenten kan leiden tot disciplinaire maatregelen, waaronder de
beëindiging van het dienstverband. Daarnaast kan dergelijk gedrag schade toebrengen aan de zakelijke
reputatie van Vertiv en leiden tot een rechtszaak voor het bedrijf en de verantwoordelijke medewerker.
Wat moet ik doen als ik constateer dat een medewerker valse bedrijfsresultaten rapporteert of op een
andere manier vervalste bedrijfsdocumenten maakt?
U moet uw zorgen direct melden aan een van de contactpersonen of instanties die worden genoemd in ‘Hulp
zoeken of een probleem melden’ op pagina 5. Als u het niet prettig vindt om het probleem aan de orde te
stellen bij uw manager, kunt u de kwestie anoniem melden aan de Hotline van Vertiv. Afhankelijk van de
omstandigheden kan de HR-afdeling of de afdeling juridische zaken van Vertiv de kwestie onderzoeken
zonder uw betrokkenheid te onthullen.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 30
Steekpenningen, smeergeld en andere corrupte betalingen zijn wereldwijd verboden. Het is
medewerkers en Bestuurders van Vertiv in alle omstandigheden verboden om direct of indirect enige
vorm van omkoping, smeergeld of andere corrupte betalingen aan te bieden, te geven, te ontvangen of
erom te vragen in relatie met personen of organisaties, inclusief overheidsinstanties, individuele
overheidsfunctionarissen, privébedrijven of werknemers van deze privébedrijven. Voor zover u zich
bewust wordt van een dergelijke actie, moet u deze direct melden aan uw manager of de juridische
afdeling. Dit verbod op corrupte betalingen geldt wereldwijd, zonder uitzondering voor vermeende
gebruiken, lokale gewoonten of concurrerentieomstandigheden. Daarnaast geldt dit verbod ook voor
personen of bedrijven die optreden namens Vertiv, zoals verkoopagenten, distributeurs,
vertegenwoordigers, serviceproviders, aannemers, leveranciers en joint-venturepartners.
Het niet naleven van de toepasselijke anticorruptiewetten kan leiden tot strafrechtelijke, civielrechtelijke
en regelgevende straffen voor zowel Vertiv als de betrokken personen. Daarnaast zullen medewerkers
en Bestuurders van Vertiv, aannemers en derden waarbij wordt vastgesteld dat ze deze wetten hebben
overtreden, te maken krijgen met disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het
dienstverband of contract.
Omkoping
Omkoping is geld of iets anders van waarde dat wordt aangeboden of gegeven om het oordeel of
gedrag van een persoon op ongepaste wijze te beïnvloeden of om een gewenste uitkomst of actie te
veroorzaken. Omkoping en ongepaste betalingen kunnen allerlei vormen aannemen:
Contant geld, geschenken, entertainment, maaltijden of reizen
Training, zakelijke kansen of een baan
Persoonlijke kortingen of kredieten
Hulp aan of ondersteuning van een gezinslid van een overheidsfunctionaris
Politieke of liefdadige bijdrage
VERTIV GEDRAGSCODE | 31
Raadpleeg voor meer informatie over waaruit omkoping kan bestaan de ‘Anti-Corruption Policy’
(Anticorruptiebeleid) van Vertiv. Wanneer u geschenken, maaltijden, entertainment en andere
waardevolle zaken verstrekt, moet u het zakelijke doel en de volledige naam, functie en werkgever van
de ontvanger invoeren in het systeem voor voorafgaande goedkeuring en onkostenvergoedingen van
Vertiv. Als u een geschenk ontvangt, moet u dit doorgeven aan uw manager. Zie voor verdere
richtlijnen de ‘Gifts, Hospitality, and Travel Policy’ (Beleid voor geschenken, gastvrijheid en reizen) van
Vertiv.
Faciliterende betalingen versus steekpenningen
Een faciliterende betaling is het betalen van een klein bedrag of het geven van een klein geschenk aan
een laaggeplaatste overheidsfunctionaris met als enige doel het bespoedigen of bewerkstelligen van
een routinematige, niet-discretionaire overheidshandeling. Faciliterende betalingen zijn te
onderscheiden van omkoping doordat deze betalingen worden aangeboden of gevraagd in ruil voor
een dienst waar een persoon of bedrijf al recht op heeft. Steekpenningen worden daarentegen
aangeboden in ruil voor ongepaste en illegale voordelen of diensten waar men nog geen recht op had.
Hoewel ze verschillend zijn, hebben veel landen een nultolerantiebeleid ingevoerd met betrekking tot
beide soorten betalingen, vanwege de
overeenkomsten tussen de twee. Omdat dit
deel van de wet bijzonder ingewikkeld is, moet
u voor richtlijnen voor alle faciliterende
betalingen de juridische afdeling raadplegen.
Kickbacks
Een kickback is een categorie van smeergeld.
Het is geld of iets anders van waarde dat
wordt aangeboden of gegeven om op
ongepaste wijze een gunstige behandeling
met betrekking tot een transactie te verkrijgen
of te geven.Een voorbeeld van smeergelden is
wanneer een onderdelenleverancier die biedt
op een contract om onderdelen te verkopen
aan Vertiv, ermee instemt om de
inkoopmanager van Vertiv een deel van het
geld te betalen dat de leverancier van Vertiv
zal ontvangen wanneer hij het contract krijgt,
in ruil waarvoor de inkoopmanager van Vertiv
het contract aan de onderdelenleverancier
toekent.
Handelingen van een distributeur of
wederverkoper kunnen een vorm van
omkoping zijn
Het geven van geschenken of andere waardevolle dingen om zakelijke besluiten op een corrupte
manier te beïnvloeden, is omkoping en in strijd met de wet. Werken via een derde partij, zoals een
distributeur of wederverkoper, maakt omkoperij niet minder crimineel of meer aanvaardbaar. Vertiv kan
anticorruptiewetten overtreden in een situatie waarin Vertiv op de hoogte was of had moeten zijn van
omkoperij door derden, zoals een distributeur of wederverkoper.
VERTIV GEDRAGSCODE | 32
Worden medewerkers van een bedrijf dat geheel of gedeeltelijk in handen is van de overheid
beschouwd als overheidsmedewerkers?
Ja. De definitie van ‘overheidsfunctionaris’ is breed en omvat medewerkers van bedrijven die in handen zijn
van of gecontroleerd worden door de overheid. Dit is vooral van belang in landen waar bedrijven in bepaalde
industrieën in handen zijn van of gecontroleerd worden door de overheid, zoals sommige telecombedrijven die
in handen zijn van de Chinese overheid.
U wilt een distributeur inschakelen in een gebied waarvan bekend is dat corruptie er wijdverspreid is.
Wat moet u doen?
U moet eerst contact opnemen met de juridische afdeling van Vertiv. De juridische afdeling van Vertiv zal een
redelijk due diligence-onderzoek uitvoeren naar de distributeur voordat ze deze zal inschakelen om op te treden
namens Vertiv. Alle distributeurs en andere derde partijen moeten de vaardigheden, het talent en de middelen
hebben om aan hun verplichtingen te voldoen en om integer en overeenkomstig deze Code te handelen.
U hoort een gerucht dat een van de distributeurs van Vertiv wellicht betrokken is bij corrupte zakelijke
praktijken. Wat moet u doen?
U moet uw zorgen direct melden aan de juridische afdeling van Vertiv. Besteed aandacht aan beschuldigingen
van of geruchten over corrupt gedrag Vertiv kan aansprakelijk worden gehouden voor het gedrag van zijn
distributeurs en andere derden, zelfs als Vertiv het corrupte gedrag niet heeft goedgekeurd of er direct bij
betrokken was.
Een leverancier biedt u contant geld aan als u het goedkeuringsproces voor leveranciers versnelt. Wat
moet u doen?
U moet het aanbod beleefd afwijzen en de poging tot omkoping aan uw manager melden.
Een bedrijf dat interesse heeft in het distribueren van producten van Vertiv benadert een
verkoopvertegenwoordiger van Vertiv en biedt de verkoopvertegenwoordiger een grote
‘bonusbetaling’ als het bedrijf de distributeur wordt voor het verkopen van producten van Vertiv een in
een bepaalde verkoopregio. Is dit acceptabel?
Nee! De verkoopvertegenwoordiger moet elke betaling weigeren en het incident direct melden aan de
juridische afdeling van Vertiv. Vertiv zal het uitlokken of ontvangen van ongepaste smeergelden in ruil voor het
toekennen van contracten niet tolereren.
U vangt een gesprek op tussen een andere werknemer van Vertiv en een potentiële leverancier van
Vertiv. Tijdens dat gesprek komt u erachter dat de werknemer een groot contract gaat toekennen aan een
leverancier, hoewel het voorstel van de leverancier in totaal niet het voordeligst is. Bovendien ontdekt u
dat de werknemer een groot bedrag zal ontvangen in verband met dat contract. Wat moet u doen?
U moet wat u heeft gehoord melden aan de juridische afdeling van Vertiv, aangezien het erop lijkt dat de
werknemer smeergeld accepteert, wat rampzalige gevolgen kan hebben voor alle betrokkenen, inclusief de
leverancier en Vertiv. De schending van normen van bedrijfsintegriteit zou mogelijke langetermijnschade aan
de reputatie en geloofwaardigheid van Vertiv kunnen veroorzaken, die alle voordelen van het binnenslepen
van een contract tenietdoet.
U bent in een land waar faciliterende betalingen acceptabel zijn voor bepaalde routinematige, niet-
discretionaire overheidshandelingen. Uw manager geeft u een klein geldbedrag om snel een certificaat
op te laten maken. Is dit toegestaan?
U moet vooraf advies vragen aan de juridische afdeling over de faciliterende betaling om er zeker van te zijn
dat de wetten van het betreffende land deze betalingen toestaan en dit moet gedocumenteerd worden en aan
de juridische afdeling worden verstrekt.
?
VERTIV GEDRAGSCODE | 33
Geen politieke bijdragen
Het is het beleid van Vertiv om geen politieke bijdragen te doen met zijn zakelijke middelen, in eigen
land en in het buitenland. Federale wetten van de Verenigde Staten verbieden aannemers voor de
federale overheid om bijdragen te doen, direct of indirect, die verband houden met federale
verkiezingen. Dit beleid vormt desalniettemint geen beperking voor een werknemer of Bestuurder om
persoonlijke politieke bijdragen te leveren, met inachtneming van toepasselijke wetten, of om op
persoonlijke titel in hun eigen tijd politieke activiteiten te ontplooien.
Het Bedrijf zal regelmatig zijn zakelijke activiteiten evalueren om te bepalen of het onderworpen is aan
staats- en lokale pay-to-playwetten en om naleving van alle toepasselijke wetten te bevestigen, met
inbegrip van het vooraf laten goedkeuren van gedekte politieke werknemersbijdragen.
Lobbyactiviteiten
Van tijd tot tijd kan Vertiv contact hebben met beleidsmakers op federaal, staats- en lokaal
overheidsniveau die de wetten en regels opstellen die onze zaken regelen om beleid en wetten te
promoten die veiligheid, beveiliging, energie-efficiëntie en infrastructuur verbeteren. De mogelijkheid
om overheden te voorzien van feiten en andere gezichtspunten is voor overheidsfunctionarissen
essentieel om goede besluiten te nemen waar de hele samenleving van profiteert. Vertiv kan ook
deelnemen aan industriegroepen om deze doelstellingen te promoten. Lobbyen is in eigen land en het
buitenland strikt gereglementeerd en alle lobbyactiviteiten van Vertiv zullen worden uitgevoerd in
overeenstemming met alle toepasselijke wetten. Neem voordat u namens Vertiv omgaat met
overheidsfunctionarisseneerst contact op met de juridische afdeling van Vertiv voor begeleiding.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een belangrijke waarde van Vertiv en maakt integraal
deel uit van de manier waarop wij wereldwijd zakendoen. We respecteren de waardigheid en
mensenrechten van individuen en eisen dat onze leveranciers en zakenpartners hetzelfde doen. Zie
voor gedetailleerde informatie over de inzet van Vertiv voor de eerbiediging van mensenrechten bij al
zijn activiteiten wereldwijd de ‘Statement on Efforts to Combat Slavery and Human Trafficking in Supply
Chains’ (Verklaring over inspanningen om slavernij en mensenhandel in toeleveringsketens te
bestrijden) van Vertiv (geplaatst op www.vertiv.com) en de ‘Human Rights Policy’
(Mensenrechtenbeleid) van Vertiv.
VERTIV GEDRAGSCODE | 34
Kinderarbeid
Vertiv verbiedt kinderarbeid ten strengste en zal voldoen aan alle lokale wetgeving met betrekking tot
leeftijds- en urenbeperkingen. We verwachten en eisen dat onze leveranciers hetzelfde doen.
Dwangarbeid
Vertiv verbiedt, zowel voor zichzelf als zijn leveranciers, het gebruik van contractarbeid of dwangarbeid,
slavernij of dienstbaarheid, en is toegewijd aan het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving
tegen slavernij en mensenhandel.
Bescherming van het milieu
Vertiv hecht veel waarde aan de zorg voor het milieu en respecteert de gemeenschappen waarin wij
zakendoen. Dit vereist dat we op een respectvolle wijze omgaan met ons milieu en dat we voldoen aan
de vereisten van de geldende milieuwetten en -voorschriften of deze zelfs overtreffen. Voor zover dit
praktisch haalbaar is, probeert Vertiv negatieve gevolgen voor de bodem, lucht en waterbronnen en de
gemeenschappen waarin we actief zijn, zoveel mogelijk te voorkomen.
Naleving door derden
Via de ‘Supplier Code of Conduct’ (Gedragscode voor leveranciers) (beschikbaar opwww.vertiv.com),
vereist Vertiv van zijn leveranciers dat ze zich houden aan de hierboven beschreven principes van
mensenrechten. Daarnaast selecteert Vertiv leveranciers die veiligheid promoten en die het milieu
beschermen door met ons samen te werken om duurzame producten en oplossingen voor onze klanten
te ontwikkelen.
Ontheffingen en amendementen van de Code
Elke ontheffing van een bepaling van deze Code voor een executive officer of een Bestuurder of elk
amendement (zoals hieronder gedefinieerd) van deze Code moet worden goedgekeurd door de raad van
bestuur (of aangewezen commissie) en zal bekendgemaakt worden op de website van Vertiv, indien
vereist door de toepasselijke wet- of regelgeving. Een ‘amendement’ betekent elk amendement van deze
Code, uitgezonderd kleine technische, administratieve of andere niet-substantiële wijzigingen ervan.
Iedereen moet zich ervan bewust zijn dat het niet de intentie is van Vertiv om ontheffingen van de
vereisten van deze Code toe te kennen of toe te staan. Het bedrijf verwacht volledige naleving van
deze Code.
Wat kunt verwachten als u een vraag stelt of een
probleem meldt?
Vertiv neemt zijn verantwoordelijkheden onder de Gedragscode serieus, inclusief het onderzoeken van
schendingen van de Code die te goeder trouw worden gemeld. Vertiv zal dergelijke meldingen
vertrouwelijk behandelen voor zover mogelijk, in overeenstemming met toepasselijke weten en door
middel van een gedegen onderzoek.
Wanneer Vertiv zich bewust wordt van een mogelijk complianceprobleem, wordt de kwestie
toegewezen aan de meest geschikte persoon of functie om dit te onderzoeken. Afhankelijk van de
situatie kan dat de afdeling HR, juridische zaken, financiën, milieu of een andere afdeling van Vertiv
zijn. In sommige gevallen kunnen we gebruikmaken van een externe onderzoeker en/of een melding
doen aan de juiste instanties.
VERTIV GEDRAGSCODE | 35
Onderzoeken verlopen veel soepeler als de persoon die het mogelijke probleem heeft gemeld,
gedetailleerde informatie deelt en voor tweerichtingscommunicatie met de onderzoeker zorgt. Het is
mogelijk om anoniem te blijven, al is het vanuit het standpunt van de onderzoeker beter om te weten wie
het probleem deelt, omdat het de communicatie verbetert en de aantijging geloofwaardiger kan maken.
Vertiv begrijpt dat sommige beschuldigingen niet kunnen worden bewezen, of simpelweg niet waar zijn.
Het is het beleid van het bedrijf om geen represailles te nemen tegen medewerkers omdat ze hun
bezorgdheid hebben gedeeld of beschuldigingen hebben geuit via het complianceprogramma op basis
van een overtuiging in goed vertrouwen of van feitelijk of mogelijk wangedrag. Een melding die ‘te
goeder trouw’ is gedaan, betekent dat uw melding voor zover u weet eerlijk en juist is. Vertiv zal geen
represailles tolereren als reactie op claims die te goeder trouw worden ingediend. Personen die
wraaknemen tegen een medewerker voor het melden van een bezorgdheid, overtreden zelf deze Code
en kunnen, afhankelijk van de lokale wetgeving, beleidsmaatregelen en regels, te maken krijgen met
disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het dienstverband. We hebben dit beleid
opgesteld zodat mensen niet zullen aarzelen om hun bezorgdheid te delen uit vrees voor vergelding.
Daar staat tegenover dat Vertiv niet zal tolereren dat er ongerechtvaardigde en ongegronde claims
tegen personen worden ingediend met als doel deze personen te treiteren of in diskrediet te brengen.
Indien mogelijk zal Vertiv aan het eind van een onderzoek feedback geven aan de medewerker die zijn
of haar zorgen heeft gemeld. Dat is echter niet mogelijk met anonieme beschuldigingen. Daarnaast
kunnen de bijzonderheden die we kunnen delen wat betreft het resultaat van een onderzoek worden
beperkt vanwege juridische of vertrouwelijkheidsproblemen Niettemin moet iemand die een probleem
meldt, erop kunnen vertrouwen dat Vertiv alle geloofwaardige zorgen zal onderzoeken en passende
maatregelen zal treffen om de vastgestelde problemen aan te pakken.
Medewerking aan onderzoeken
Medewerking aan onderzoeken naar mogelijke schendingen van toepasselijke wetten en
gedragsregels - inclusief wetten en regels die zijn omschreven in deze Code en die zijn voorzien in
lokale arbeidsreglementen en het bedrijfsbeleid - is verplicht. Niet meewerken aan een onderzoek, het
intimideren of ergens toe dwingen van interne of externe controleurs of onderzoekers, of proberen om
onderzoekers te misleiden, is een ernstige disciplinaire overtreding. Afhankelijk van de lokale
wetgeving en de toepasselijke arbeidscontracten of overeenkomsten of consultatieverplichtingen kan
dit resulteren in het beëindigen van het dienstverband en burgerlijke of strafrechtelijke vervolging.
Conclusie
Deze Code bevat algemene richtlijnen voor het consistent en integer uitvoeren van de activiteiten van
Vertiv. Neem bij vragen over deze richtlijnen contact op met uw manager, de HR-afdeling of de
juridische afdeling van Vertiv. Vertiv verwacht van alle werknemers en Bestuurders dat ze zich aan
deze normen houden.
Niets in deze Code is bedoeld om andere wettelijke rechten en plichten van Vertiv, zijn werknemers
(zoals ‘at will’-arbeidsovereenkomsten) en Bestuurders te veranderen. Deze Code is niet bedoeld om
een alomvattend beleid te vormen dat elke situatie behandelt die een teamlid van Vertiv tegen zou
kunnen komen. Verder heeft Vertiv een aantal aanvullende zakelijke vormen van beleid, procedures en
richtlijnen, waarvan er veel worden genoemd in deze Code, die specifiekere eisen beschrijven die
toepasbaar zijn in bepaalde situaties. Als u een situatie tegenkomt die niet wordt behandeld in deze
Code en u niet zeker bent of deze in overeenstemming zou zijn met deze Code en het beleid van
Vertiv, moet u advies vragen aan uw manager, of indien noodzakelijk, aan de HR-afdeling of de
juridische afdeling.
VERTIV GEDRAGSCODE | 36
Bevestiging
Van werknemers en Bestuurders wordt verwacht dat zij jaarlijks verklaren dat zij de Gedragscode
hebben bekeken en de Code naleven (in aanvulling op dezelfde verklaring die ze verstrekken op het
moment dat ze in dienst komen). Verder voert de interne auditafdeling van Vertiv jaarlijks een
onafhankelijk onderzoek uit van het inspectieproces van het bedrijf. De resultaten van dit onderzoek
worden jaarlijks gepresenteerd aan het auditcomité van Vertiv.
Ik heb deze Gedragscode zorgvuldig gelezen. Ik heb het doel en de bepalingen van de Code
begrepen, ik heb deze nageleefd en zal ze blijven naleven, behalve voor zover ik hieronder wellicht heb
genoteerd.
Vul deze bevestiging in en stuur terug naar de afdeling HR van Vertiv voor opname in uw persoonlijke
dossier.
Handtekening Werknemersnummer (indien van
toepassing)
Getypte naam of naam in blokletters
Datum
Opmerkingen (bijv. potentieel belangenconflict, compliancekwesties enz.):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Naam en adres van businessunit:
-
1
-
2
-
3
-
4
-
5
-
6
-
7
-
8
-
9
-
10
-
11
-
12
-
13
-
14
-
15
-
16
-
17
-
18
-
19
-
20
-
21
-
22
-
23
-
24
-
25
-
26
-
27
-
28
-
29
-
30
-
31
-
32
-
33
-
34
-
35
-
36
Vertiv Code of Conduct - Version 2.1 Handleiding
- Type
- Handleiding
Andere documenten
-
ESET NOD32 Antivirus 13 de handleiding
-
-
ESET Internet Security 13 de handleiding
-
-
ESET NOD32 Antivirus 14 de handleiding
-
-
HP Chromebox G2 Gebruikershandleiding
-
HP 11-ab000 x360 Convertible PC Handleiding
-
-
HP Stream - 14-cb120nr Handleiding